Постановлением Администрации Волгоградской области от 12. 04. 2010 №109-п, иными закон
| Вид материала | Закон |
- Об установлении тарифов на тепловую энергию для потребителей, 179.32kb.
- Положение о комиссии по поддержке субъектов малого и среднего предпринимательства;, 757.58kb.
- Отчет по основным направлениям деятельности Управления социальной защиты населения, 1235.18kb.
- Программа развития конкуренции в Волгоградской области на 2010-2012 годы утв постановлением, 1276.17kb.
- Постановлением Администрации Волгоградской области от 22. 11. 2010г. №607-П. Учредителем, 64.52kb.
- Всоответствии с постановлением Администрации Волгоградской области от 13 октября 2008г, 291.78kb.
- Приказ 23. 09. 2010 №3700 Об утверждении состава экспертной группы Комитета по образованию, 7269.88kb.
- Правительства Российской Федерации от 11 сентября 2008 г. №1313-р в Волгоградской области, 645.21kb.
- Заместителя Главы Администрации Волгоградской области управляющего делами Администрации, 1307.54kb.
- Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2005 г. N 679 о порядке разработки, 500.62kb.
Документальный фонд Госжилинспекции
Разработка и ведение номенклатуры дел
Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Госжилинспекции, с указанием сроков их хранения, и оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Госжилинспекции.
Ответственность за составление номенклатуры дел, формирование и оформление дел, обеспечение их учета лежит на организационно-аналитическом отделе.
Сводная номенклатура дел составляется на основании предложений структурных подразделений (приложение 25).
Начальник вновь созданного структурного подразделения Госжилинспекции в месячный срок представляет в организационно-аналитический отдел предложения по номенклатуре дел своего подразделения.
Методическую помощь при составлении сводной номенклатуры Госжилинспекции оказывает Экспертная комиссия Госжилинспекции (далее - ЭК).
Один раз в 5 лет сводная номенклатура дел Госжилинспекции согласовывается с ЭПМК Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области (далее - ЭПМК).
Сводная номенклатура дел Госжилинспекции подписывается начальником организационно-аналитического отдела, утверждается руководителем Госжилинспекции после согласования с ЭК не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.
В случае изменения функций и структуры Госжилинспекции сводная номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПМК.
Сводная номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах: в двух подлинных экземплярах (1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело организационно-аналитического отдела, 2-й - направляется в государственный архив Волгоградской области); 3-й и 4-й экземпляры (копии), заверенные надлежащим образом - используются как рабочие экземпляры в организационно-аналитическом отделе и в архиве Госжилинспекции Волгоградской области).
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Госжилинспекции Волгоградской области цифрового обозначения (кода) структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-01, где 02 - код структурного подразделения, 01 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.
Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например:
Приказы Госжилинспекции по основной деятельности
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.); название органа исполнительной власти Волгоградской области или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т.д.), например:
Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки).
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:
Переписка с органами исполнительной власти Волгоградской области по вопросам организации деятельности экспертных комиссий.
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:
Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с ЭПМК Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области срок хранения.
В графе 5 "Примечание" указываются уточнения сроков хранения документов, название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2009 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган исполнительной власти Волгоградской области для продолжения и др.
Если в течение года в Госжилинспекции возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).