Постановлением Администрации Волгоградской области от 12. 04. 2010 №109-п, иными закон

Вид материала

Закон

Содержание Организация работы с отправляемыми (исходящими) документами Регистрация отправляемых (исходящих) документов Пример: 04-05-09-02/856 Отправка исходящих документов

Подобный материал:

• Об установлении тарифов на тепловую энергию для потребителей, 179.32kb.
• Положение о комиссии по поддержке субъектов малого и среднего предпринимательства;, 757.58kb.
• Отчет по основным направлениям деятельности Управления социальной защиты населения, 1235.18kb.
• Программа развития конкуренции в Волгоградской области на 2010-2012 годы утв постановлением, 1276.17kb.
• Постановлением Администрации Волгоградской области от 22. 11. 2010г. №607-П. Учредителем, 64.52kb.
• Всоответствии с постановлением Администрации Волгоградской области от 13 октября 2008г, 291.78kb.
• Приказ 23. 09. 2010 №3700 Об утверждении состава экспертной группы Комитета по образованию, 7269.88kb.
• Правительства Российской Федерации от 11 сентября 2008 г. №1313-р в Волгоградской области, 645.21kb.
• Заместителя Главы Администрации Волгоградской области управляющего делами Администрации, 1307.54kb.
• Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2005 г. N 679 о порядке разработки, 500.62kb.

Организация работы с отправляемыми (исходящими) документами

Ответственность за составление и оформление отправляемого (исходящего) документа в Госжилинспекции возлагается на структурное подразделение или должностное лицо – основного исполнителя документа.

Проекты документов Госжилинспекции готовятся на бланках установленной формы.

В необходимых случаях осуществляется согласование проекта отправляемого (исходящего) документа с заинтересованными лицами (при наличии замечаний на проект отправляемого (исходящего) документа на оборотной стороне последнего листа проекта проставляется расписка заинтересованного лица с отметкой "С замечаниями", а также в обязательном порядке прикладываются соответствующие письменные аргументированные пояснения).

Осуществляется доработка проекта отправляемого (исходящего) документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае корректировки проекта документа проводится его повторное согласование).

В необходимых случаях осуществляется подготовка списка (указателя) рассылки отправляемого (исходящего) документа.

Проект отправляемого (исходящего) документа предоставляется на подпись (утверждение) руководителю Госжилинспекции.

Проекты отправляемых (исходящих) документов визируются основным исполнителем, а также руководителем структурного подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области или его заместителем, при необходимости – работниками других структурных подразделений (визы проставляются на лицевой стороне в нижней его части последнего листа второго экземпляра (копии) документа или на листе согласования).

Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

До предоставления на подпись руководству Госжилинспекции основной исполнитель проверяет правильность оформления отправляемого (исходящего) документа, его адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости – справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки и т.д.

Подлинники отправляемого (исходящего) документа хранятся в организационно-аналитическом отделе.

6. Регистрация отправляемых (исходящих) документов

Отправляемые (исходящие) документы, подписанные руководителем Госжилинспекции или его заместителем, передаются на регистрацию в организационно-аналитический отдел.

Работник организационно-аналитического отдела осуществляет проверку правильности оформления отправляемого (исходящего) документа, его комплектности и соответствия количества экземпляров отправляемого (исходящего) документа списку рассылки (неправильно оформленные отправляемые (исходящие) документы возвращаются на доработку).

Регистрация отправляемых (исходящих) документов осуществляется работниками организационно-аналитического отдела в день их подписания или на следующий рабочий день.

Сведения о регистрируемых отправляемых (исходящих) документах вносятся в РКК АСЭД, используемой для учета, поиска, хранения и использования электронных документов.

Регистрационный номер и дата отправляемого (исходящего) документа проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле организационно-аналитического отдела Госжилинспекции.

Копия отправляемого (исходящего) документа с приложениями заверяется отметкой "Верно: должность, подпись, расшифровка подписи и дата ответственного лица" и подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел Госжилинспекции.


Регистрационный номер исходящего документа в АСЭД имеет следующий вид:

Пример: 04-05-09-02/856,


Где:

04 - номер Госжилинспекции;

05-09-02 – индекс дела по номенклатуре дел Госжилинспекции:

05 - номер организационно-аналитического отдела;

09 - номер группы по номенклатуре дел Госжилинспекции;

02 – порядковый номер по группе по номенклатуре дел Госжилинспекции;

856 – порядковый номер исходящего документа.

6. Отправка исходящих документов

Отправку исходящих документов производит организационно-аналитический отдел Госжилинспекции.

Проверяется правильность оформления отправляемых (исходящих) документов, производится их сортировка по способу отправления (простая, заказная, международная и др.).

Неправильно оформленные отправляемые (исходящие) документы и документы неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются в структурное подразделение или должностному лицу Госжилинспекции – основному исполнителю.

Исходящие документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

Срочные исходящие документы подлежат отправке в первую очередь.

В случае направления копии отправляемого (исходящего) документа средствами факсимильной связи или электронным сообщением адресату досылается подлинник документа.

Исходящие документы, отправляемые средствами почтовой связи проходят упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется основным исполнителем отправляемого (исходящего) документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу в почтовое отделение связи.

Исходящие документы, отправляемые средствами почтовой связи в один адрес, вкладываются в один конверт.

На исходящие документы заказного характера, на документы с отметкой о конфиденциальности составляется реестр, который затем возвращается с распиской работников почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов.

Передача телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений осуществляется как организационно-аналитическим отделом, так и исполнителем документа с помощью средств электросвязи.

Исходящие документы, предназначенные для отправки средствами факсимильной связи, передаются как исполнителем документа, так и организационно-аналитическим отделом, при этом указывается номера телефона-факса адресата.

Обработка исходящих документов для отправки средствами почтовой связи осуществляется организационно-аналитическим отделом в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221, для отправки телеграфной связью - в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222.