Geum.ru

Постановлением Администрации Волгоградской области от 12. 04. 2010 №109-п, иными закон

Вид материалаЗакон

Содержание


3.7.5. Служебная переписка
Подобный материал:
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   ...   22

3.7.5. Служебная переписка



3.7.5.1. Служебная переписка – различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности Госжилинспекции.

3.7.5.2. Деловое (служебное) письмо – документ информационно-справочного характера, направляемый (полученный) средствами почтовой связи.

Телеграмма – документ информационно-справочного характера, направляемый (полученный) средствами телеграфной сети общего пользования.

Факсограмма (факс) – копия документа, получаемая на бумажном носителе (письменного, графического, изобразительного), и переданная по каналам факсимильной связи.

Телефонограмма – документ информационного характера, передаваемый и получаемый средствами телефонной связи.

Электронное письмо (электронное сообщение) – документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью.


3.7.5.3. Служебные письма Госжилинспекции готовятся как:

доклады о выполнении поручений Администрации Волгоградской области и Главы Администрации Волгоградской области;

исполнение поручений Администрации Волгоградской области и Главы Администрации Волгоградской области по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции органов исполнительной власти Волгоградской области;

сопроводительные письма к проектам законодательных актов Волгоградской области, проектов актов Администрации Волгоградской области и Главы Администрации Волгоградской области;

ответы на запросы различных организаций и физических лиц;

инициативные письма.


При оформлении служебных писем используются следующие реквизиты:

Герб Волгоградской области;

наименование органа исполнительной власти Волгоградской области – Государственная жилищная инспекция Волгоградской области;

должность лица, подписавшего документ;

справочные данные о Госжилинспекции Волгоградской области;

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование документа (заголовок к тексту);

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

текст документа;

отметка о наличии приложений;

виза;

подпись должностного лица;

отметка об исполнителе;

Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются гербовой печатью Госжилинспекции, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется отметка о конфиденциальности.

Служебные письма печатаются на бланках установленной формы.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более органов исполнительной власти Волгоградской области, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 (без бланка), при этом наименования органов исполнительной власти Волгоградской области – авторов документа, указываются в реквизите "Подпись должностного лица".

Сроки подготовки служебных писем-ответов устанавливаются правовыми актами или резолюциями руководства Госжилинспекции, сроки подготовки инициативных писем определяются руководителем Госжилинспекции.

Тексты писем-ответов должны точно соответствовать отданным поручениям, поступившим запросам, резолюциям руководства Госжилинспекции.

К служебным письмам составляется реквизит наименование (заголовок) документа, отвечающий на вопрос "О чем?" и формулирующий в краткой форме тему письма.

В служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый…!" – в начале письма (над текстом) и "С уважением," (по желанию адресанта) в заключительной части письма (перед подписью). Этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.

Служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа ("Просим предоставить информацию …", "Направляем на заключение проект …" и др.), от 3-го лица единственного числа ("Госжилинспекция не считает возможным …", "Госжилинспекция предлагает рассмотреть возможность…");

Служебные письма, проходят установленную процедуру согласования (при необходимости визирования) с заинтересованными лицами Госжилинспекции.

Служебные письма подписываются руководителем Госжилинспекции или его заместителями.

3.7.5.4. Телеграммы

При оформлении телеграмм указывается полный телеграфный адрес организации, а при ответе на поступивший документ - также его номер и дата.

Текст телеграмм излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), с сокращенными обозначениями знаков препинания (зпт, тчк, двтч), печатается на лицевой стороне без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.

Реквизит "Подпись" в телеграмме начинается с абзаца.

Телеграммы с одним и тем же текстом и подписью, адресованные в несколько пунктов и адресов, могут иметь подпись только на одном экземпляре и копироваться по количеству адресов.

В телеграммах, подписанных руководителями нескольких организаций, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации.

В нижней части телеграммы под чертой указываются: дата отправления телеграммы, исходящий номер, точный почтовый адрес отправителя, наименование организации, должность, фамилия, инициалы составителя телеграммы и при необходимости номер телефона.

Срочные телеграммы отправляются немедленно.

При осуществлении телеграфной связи применяется единое учетно-отчетное время - московское.


3.7.5.5. Телефонограммы


Телефонограммы - обобщенное название различных по содержанию и цели создания документов, выделяемых в особую группу в связи со способом передачи текста (передается устно по телефону и записывается получателем).

Телефонограммой обычно передаются краткие и оперативные распоряжения, информация для руководителя, приглашения на совещания и заседания, а также доводятся до сведения исполнителей конкретные срочные поручения.

Передаваемая (отправляемая) телефонограмма оформляется в одном экземпляре. Она составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя, который подписывает телефонограмму.

В случае передачи телефонограммы нескольким организациям к ней прилагается список адресатов и номера их телефонов.

Телефонограммы могут оформляться на чистом листе бумаги преимущественно формата А5 или в некоторых случаях могут записываться в книгу телефонограмм.

В состав телефонограммы входят следующие реквизиты (в последовательности, отражающей процесс передачи-приема): адресат, название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА), дата, регистрационный номер (в случае необходимости), текст, подпись, отметка о передаче, отметка о приеме, время приема-передачи.

Реквизит "адресат" оформляется в правом верхнем углу листа бумаги. Если телефонограмма передается в несколько однородных организаций, то адресат указывается обобщенно.

При адресовании телефонограммы руководителю организации наименование организации включается в наименование его должности. Например:


Главе Котельниковского

городского поселения

Котельниковского муниципального района

Волгоградской области

А.Г. Бабикову


Название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА) оформляется прописными буквами центрованно.

Дата оформляется цифровым способом (12.04.2003) ниже названия вида документа. Дата телефонограммы обычно является одновременно датой ее подписания и датой передачи и приема. Регистрационный номер оформляется в случае необходимости на той же строке, что и дата.

Например:

12.04.2011 N  21




Текст оформляется с красной строки через 2-3 межстрочных интервала ниже даты и номера и печатается, как правило, через 1,5 межстрочных интервала. Он должен быть кратким, точным и логически простым. Труднопроизносимые слова, сложные обороты, редко употребляемые слова при составлении телефонограммы не должны применяться.

Подпись оформляется через 2-3 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля. В передаваемой телефонограмме она состоит из наименования должности лица, от имени которого передается телефонограмма (включающей наименование организации-автора), личной подписи и ее расшифровки.

Для обеспечения правильности записи инициалов имя и отчество по телефону называются полностью.

Отметки о приеме-передаче телефонограммы размещаются двояко. Отметку о передаче можно оформить через 2-3 межстрочных интервала ниже подписи от границы левого поля. В передаваемой телефонограмме она состоит из слова "Передал", сокращенного наименования должности передающего лица, фамилии, инициалов и указания номера телефона, с которого передана телефонограмма. Например:

Передал - наименование должности _____________________

Тел.  55-21-45 (инициалы, фамилия)


Номер телефона оформляется через один межстрочный интервал ниже слова "Передал" от границы левого поля, группы цифр разделяются пробелами.

Отметка о приеме в этом случае оформляется ниже, через 2 межстрочных интервала, также от границы левого поля. В принимаемой телефонограмме она состоит из слова "Принял", сокращенного наименования должности лица, записавшего сообщение, его подписи, инициалов и фамилии, указания номера телефона, по которому принято сообщение. Ниже указывается время приема-передачи (в часах и минутах). Например:


Принял - наименование должности _____________ _____________________

Тел.  55-21-45 (подпись) (инициалы, фамилия)

11 ч. 10 мин.


Отметки о приеме-передаче телефонограмм могут проставляться в начальной части телефонограммы под реквизитами автора и адресата соответственно.

Пример оформления принимаемой телефонограммы представлен в приложении 19.

3.7.5.6. Передаваемые с помощью электронной почты (ЭП) официальные сообщения и запросы обязательно имеют оригинал (прообраз) исходного документа, на который распространяются все существующие правила, предусмотренные настоящей Инструкцией.

Не подлежат пересылке по электронной почте любые документы, имеющие грифы ограничения доступа.

Нормативные документы могут передаваться с использованием электронной почты только в качестве справочно-информационного материала, а при условии документирования информации в соответствии со статьей 5 Федерального закона от 20 февраля 1995 г. N  24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" - как документы, имеющие юридическую силу.

Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам связи, возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.

Подразделение-автор (отправитель) документа представляет в коммуникационную службу соответствующего уровня оригинал документа и его выверенную электронную копию. Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или с реестром адресатов для рассылки документа.

Организационно-аналитический отдел производит регистрацию документа и проставляет на бумажном и электронном варианте документа соответствующие реквизиты и отправляет документ по ЭП.

Оригинал документа после передачи информации возвращается отправителю с пометкой о времени отправки.

Документы справочно-информационного и технологического характера, не имеющие исходящего регистрационного номера, при отправлении бумажной копией не сопровождаются.

На документ, полученный по ЭП, распространяются обычные правила делопроизводства, как на входящий.

Документы справочно-информационного и технологического характера, не имеющие исходящего регистрационного номера, не подлежат обязательной распечатке и регистрации при получении.