Постановлением Администрации Волгоградской области от 12. 04. 2010 №109-п, иными закон

Вид материала

Закон

Содержание Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения Передача дел на архивное хранение Особенности работы с электронными документами

Подобный материал:

• Об установлении тарифов на тепловую энергию для потребителей, 179.32kb.
• Положение о комиссии по поддержке субъектов малого и среднего предпринимательства;, 757.58kb.
• Отчет по основным направлениям деятельности Управления социальной защиты населения, 1235.18kb.
• Программа развития конкуренции в Волгоградской области на 2010-2012 годы утв постановлением, 1276.17kb.
• Постановлением Администрации Волгоградской области от 22. 11. 2010г. №607-П. Учредителем, 64.52kb.
• Всоответствии с постановлением Администрации Волгоградской области от 13 октября 2008г, 291.78kb.
• Приказ 23. 09. 2010 №3700 Об утверждении состава экспертной группы Комитета по образованию, 7269.88kb.
• Правительства Российской Федерации от 11 сентября 2008 г. №1313-р в Волгоградской области, 645.21kb.
• Заместителя Главы Администрации Волгоградской области управляющего делами Администрации, 1307.54kb.
• Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2005 г. N 679 о порядке разработки, 500.62kb.

Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 30).

Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2007 году дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2011 года).

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на дела всей Госжилинспекции (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЭК Госжилинспекции одновременно).

Согласованные ЭК Госжилинспекции акты о выделении документов к уничтожению утверждаются руководителем Госжилинспекции только после утверждения ЭПМК описей дел постоянного срока хранения.

После утверждения руководителем Госжилинспекции актов о выделении документов к уничтожению, дела передаются на уничтожение или на переработку (утилизацию) по приёмо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

После уничтожения дел в сводной номенклатуре дел Госжилинспекции проставляется отметка “Уничтожено” в соответствии с актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 30).

5. Передача дел на архивное хранение

В архив Госжилинспекции передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу не ранее, чем через год и не позднее, чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение (передача в архив Госжилинспекции личных дел государственных гражданских служащих Волгоградской области, уволенных с государственной гражданской службы Волгоградской области, осуществляется кадровой службой Госжилинспекции, в которой хранились личные дела, по истечении 10 лет со дня увольнения с государственной гражданской службы Волгоградской области).

Передача документов в архив Госжилинспекции производится по утвержденным описям дел.

Дела временного срока хранения (до 10 лет) передаче в архив Госжилинспекции не подлежат (хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке).

Передача дел в архив Госжилинспекции осуществляется по графику, составленному организационно-аналитическим отделом и согласованному с руководителями структурных подразделений Госжилинспекции.

Прием дел производится работником организационно-аналитического отдела, ответственным за архив, в присутствии работника структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (на каждом экземпляре описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника организационно-аналитического отдела и лица, передавшего дела).

Дела и описи на сдаваемые документы передаются в архив Госжилинспекции руководителями структурных подразделений со справкой, в которой указывается количество дел и описей, передаваемых в архив Госжилинспекции (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдаче их в архив Госжилинспекции несет руководитель структурного подразделения, передающий документы).

При упразднении структурного подразделения Госжилинспекции руководитель структурного подразделения, в период проведения организационно-штатных мероприятий, формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в другое структурное подразделение, являющегося правопреемником по исполнению функций упраздненного структурного подразделения Госжилинспекции, или в архив Госжилинспекции, независимо от сроков хранения (передача дел осуществляется по описям дел и сводной номенклатуре дел).

При реорганизации (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование) органа исполнительной власти Волгоградской области, организационно-аналитический отдел, в период проведения реорганизационных мероприятий формируют все имеющиеся документы в дела, оформляют дела и передают их в другой орган исполнительной власти, являющийся правопреемником по исполнению полномочий реорганизованного органа исполнительной власти Волгоградской области, независимо от сроков хранения (передача дел осуществляется по описям дел и сводной номенклатуре дел);

при ликвидации Госжилинспекции, организационно-аналитический отдел, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляют дела и передают их в ГУ "Государственный архив Волгоградской области", независимо от сроков хранения (передача дел осуществляется по описям дел и сводной номенклатуре дел).

9. Особенности работы с электронными документами