Вопросы безопасности и организация работы с персоналом

Вид материала

Реферат

Содержание Общие признаки мошенничества Возможные варианты мошенничества 1.1.2 Кражи, совершаемые сотрудниками 1.2 Факторы влияющие на надежность сотрудников 1.2.2 Влияние на лояльность персонала и на количество и качество контрольных мер

Подобный материал:

• Резолюция научно-практической конференции, 134.23kb.
• Темы контрольной работы по предмету «Управление персоналом» Примерный перечень тем, 147.49kb.
• Вопросы к государственному экзамену по дисциплине «Управление персоналом» 080505, 36.15kb.
• Программа семинара «Банковская безопасность» Тема 1 Концептуальные основы обеспечения, 62.39kb.
• Программа дополнительного профессионального образования «Подбор и управление персоналом», 116.07kb.
• Комплекс образовательной профессиональной программы (опп) экономиста-менеджера по дисциплине, 203.81kb.
• Программа дисциплины направления и методы работы структур, осуществляющих работу, 260.9kb.
• Вопросы к экзамену по предмету «Управлению персоналом», 26.24kb.
• Экзаменационные вопросы по дисциплине «Управление персоналом», 97.13kb.
• Программа, тематический план и методические указания по изучению курса «Управление, 293.78kb.

Общие признаки мошенничества

Для того чтобы на ранней стадии подготовки распознавать мошеннические действия необходимо иметь информацию о характерных признаках таких действий. В процессе оправдания своих поступков либо убеждения в необходимости совершения тех или иных действий мошенники часто используют следующие формулы:

● чрезвычайная прибыльность данной сделки;

● срочность решения вопроса;

● заявления или намеки на возможность влиять на крупномасштабные события , чаще всего через высокопоставленных чиновников;

● посвященность в конфиденциальные вопросы;

● необычность (нестандартность) ситуации;

● неизвестность предлагаемого партнера при больших объемах сделки;

● временные финансовые трудности предполагаемого партнера.


Возможные варианты мошенничества

В процессе закупки
Возможные варианты мошенничества: производить закупки по завышенной цене и получать "откат"; можно закупить товара гораздо больше чем надо и сыграть на разнице оптовых цен, можно закупать у одного и того же продавца - иметь скидку и разницу брать себе; можно покупать у своей посреднической фирмы. Эти способы выявляются при помощи периодического анализа цен закупки товара исходя из данных в системе учета. Кроме этого желательно иногда на короткий период времени менять человека, занимающегося закупками на другого работника и сравнивать цены закупки товара. "Посредническую" фирму по данным учета легко выявить по следующим параметрам - изменения цен в обе стороны на один и тот же товар, более высокие цены закупки товара, преимущественно наличный способ расчета, "универсальный" ассортимент товара фирмы, отсутствие контактных данных, излишне крупные объемы закупок со сроком реализации партии более одного месяца.
В процессе поступления товара
Возможные варианты мошенничества: При приеме товара на склад кладовщик за определенный процент от стоимости товара может не принимать его на склад, а оставить его в машине поставщика. При этом способе мошенничества вынос товара с предприятия не происходит, но на складе недостача. Для выявления такого мошенничества необходимо вести склад предприятия в компьютерной системе "день в день" без отставания, а кладовщик не должен иметь возможность исправлять единожды введенные документы. Либо можно поступить хитрее - дать возможность кладовщику вносить изменения, но все эти изменения фиксировать програмно - тогда - сразу становится видно кто, что и когда меняет. Критические группы товаров, по которым не ведется методического списания должны еженедельно инвентаризоваться, а перед осуществлением крупных сделок следует производить снятие остатков достаточно дорогих товаров и состав их отгрузки. Накладная на прием товара со склада должна подписываться материально ответственными лицами непосредственно при передаче товара, а не "задним числом". Также в процессе хранения и отпуска товара со склада часто встречается искусственное создание излишков за счет обмана лиц получающих товар, и такое явление как пересортица товара.
В процессе производства
При производстве товара имеется реальная возможность за счет несоблюдения технологических процессов, завышенных процентов отхода в калькуляционных картах, или недовложений (недолива) сэкономить на себестоимости товаров. Но для получения дополнительного дохода у работников производства возникает необходимость выноса и реализации сэкономленных ингредиентов либо дополнительно выпущенной продукции. Поэтому особое внимание обращается на контроль за количеством произведенной продукции и недопущении ее выноса с участков производства.
В процессе реализации
Возможные варианты мошенничества:

● продажа разным мелким клиентам под видом одного большого, получение под этот заказ хорошей скидки и получение от клиентов "отката";

● продажа клиентам не своей продукции, а приобретенной у иной фирмы без участия компании;

● банальный обман клиента.

Поскольку для реализации излишка продукции необходим сговор того кто производит с тем кто реализует или продавца и покупателя - производится периодическое сравнение данных о соотношении объемов реализации между разными менеджерами, а также соотношения реализации различных групп товаров между различными сменами менеджеров. Периодически производиться подснятие остатков дорогостоящих групп продукции в местах реализации. Резкие колебания излишков и недостач одного и того же товара в пределах месяца свидетельствуют о возможной реализации(выносе) излишков данного товара или продукции с кухни. Поскольку при реализации услуг практически не происходит расхода продукции, единственный способ контроля - использование компьютерных касс (терминалов) и визуальное сравнение объема оказываемых услуг с текущими данными в системе. Услуги, оказываемые на повременной основе контролируются при помощи специальных приборов или включением услуги только после фиксирования ее в счете клиента на кассовом аппарате (терминале). Периодически производится сравнение кассовых отчетов с протоколом использования услуг. Возможна проверка оперативными методами: контрольная закупка, сверка с клиентом по конкретной сделке.
К сожалению объемы дипломной работы не позволяют охватить все аспекты выявления и пресечения мошенничества персонала на предприятиях. Кроме того, каждое предприятие имеет свои особенности, мошенники постоянно ищут новые способы воровства и сокрытия своих действий. Каждый случай необходимо рассматривать индивидуально.


1.1.2 Кражи, совершаемые сотрудниками


"Кража, то есть тайное хищение чужого имущества…" - ст. 158 УК РФ³

Случаи кражи встречается чаще в организациях занимающихся оптовой и розничной торговлей. Достаточно сказать, что сотрудники магазина наносят вдвое больший ущерб, чем покупатели. И это только по хищениям.

Но сотрудники имеют еще и иные возможности нанесения вреда товару, например, несоблюдение режимов и сроков хранения, умышленная порча товара, некорректное приходование, сговор с покупателями, хищение денег кассирами и т.д.

Легче всего совершить то преступление, для которого не требуются сообщник. Пользуясь отсутствием процедуры контроля входа-выхода сотрудников, товар выносится на себе. Поэтому товар более всего беззащитен со стороны сотрудников на этапе хранения, то есть при нахождении его в кладовых, в фасовочных и т.п. помещениях. Здесь у персонала есть время и возможности взять столько, сколько можно употребить или вынести. Также возможности открываются у сотрудников при реализации схем хищения в сговоре. Сговор с поставщиком товара (экспедитором), покупателем, кассиром, контролером или охранником.

Процедуры учета и контроля у администрации большинства магазинов примитивны и поверхностны. Введение каких-то контрольных мер перекрывает одну-две схемы хищения, что в свою очередь порождает появление двух других, и т.д. Набираясь опыта, от банального воровства люди переходят к сложным мошенническим схемам.

Пример такого "изобретательства": несколько магазинов объединены одной торговой маркой, где заведующие торговых точек заранее знали, когда у них будет проходить инвентаризация. Объединившись, они организовали небольшую торговую точку в пригороде и часть своего товара с прихода отправляли туда на продажу, а на время инвентаризации перемещали недостающий товар из магазина в магазин. Эта схема преступления была раскрыта только после ухода одного из заведующих.

По статистике, подготовленной специалистами агентства, наибольшим "спросом" у воров-сотрудников магазинов пользуются продовольственные, хозяйственные и парфюмерные товары. В магазинах, торгующих промышленными и товарами народного потребления, существует особая привязка к ассортиментной специализации для каждого направления (автозапчасти, строительные товары и т.д.). В любом случае предпочтение отдается товару мелкому или средних размеров, удобного для выноса, с подходящей ценой (подходящей либо для продажи, либо для личного пользования с учетом повышения собственного статуса).

Если говорить о воровстве сотрудников, то отделы магазина не имеют значение, если только этот сотрудник не кассир и не контролер в определенной секции или отделе. В этом случае в сговоре с покупателем они могут воровать только из этого отдела.

Чтобы предотвратить кражи товара сотрудниками, необходимо внедрить в жизнедеятельность организации и постоянно проводить ряд мероприятий. Разработан целый комплекс мер, направленных на снижение ущерба со стороны персонала, конкретизировать даже часть которых здесь невозможно. Принципиальные моменты, служащие основой для любых мер предотвращения потерь:⁴

• Эффективный учет всего товара на всех этапах товародвижения. Директор в любое время должен иметь возможность получить полную информацию о месте нахождения товара в магазине и его количествах.
  
• Работающая система коллективной и индивидуальной материальной ответственности продолжает играть заметную роль в предотвращении безразличия и круговой поруки. Кроме этого в материальной ответственности есть еще два положительных момента - администрация магазина на законных основаниях возмещает нанесенный ущерб (недостачу), а также имеет нравственную базу для получения частных сообщений о правонарушениях от обиженных коллег. Подробнее о материальной ответственности как инструмента предупредительных мер будет написано ниже.
  
• Неотвратимость наказания. Любое происшествие, любая недостача должна рассматриваться как ЧП - чрезвычайное происшествие и заканчиваться настоящим разбирательством с поиском виновных, приглашением сотрудников милиции или, например, рассмотрении службой безопасности внутри организации. На основе этого должна быть создана атмосфера нетерпимости к ворам в своем коллективе, которая, конечно же, должна подпитываться разумной системой мотивации.
  
• Использование негласных источников информации. Имеются в виду особо доверенные администрации магазина сотрудники, которые, болея душой за работу, но боясь преследований со стороны нечестных коллег, способны сообщать службе экономической безопасности о таких лицах и совершаемых ими действиях. В 90% случаев раскрытие хищений и выявление виновников происходило при получении информации именно таким, частным образом.
  
• Оптимизация технологического процесса с точки зрения предотвращения потерь. Руководство магазина должно выбрать время, пригласить специалистов (для "свежего взгляда") и очень тщательно проанализировать весь процесс товародвижения. Каким образом происходит перемещение товара на определенной стадии, кто это делает, кто учитывает, кто отвечает за документооборот, кто контролирует, кто имеет свободный доступ, кто охраняет, кто отвечает за режимы и т.д.
  
• Всеобъемлющий контроль:
  

- на всех этапах и стадиях производства и торговли;

- на всей территории;

- за всеми сотрудниками силами службы экономической безопасности и их самих.

Контроль заключается в проверках и постоянном наблюдении за технологиями. Проверочные мероприятия (инвентаризации, ревизии, сверки и пр.) должны проводиться и периодически и внезапно, по всему магазину и по отдельным секциям или товарным группам. Текущая деятельность состоит в наблюдении или надзоре со стороны службы экономической безопасности за перемещениями товара, которые в обязательном порядке должны быть подтверждены документально. Существуют два параллельных процесса товародвижение и соответствующий документооборот. Постоянное наблюдение за их совместимостью - основа контроля.

• Подбор и обучение персонала. Поскольку источником большинства проблем и потерь для торгового предприятия является его персонал, необходимо тщательно подходить к приему людей на работу.
  

При приеме людей на работу желательно использовать как можно больше средств и способов их проверки для выявления специфических наклонностей и скрытой мотивации. Если исключить проверочные мероприятия типа детектора лжи или сложных психологических тестов, рекомендуется обычно ограничиваться следующим стандартным набором инструментов:

• Тщательная проверка документов, удостоверяющих личность, и наличие постоянной местной прописки;
  
• Проверка рекомендаций с прошлых мест работы - обязательное условие. Вызывают подозрения кандидаты на вакансии, отказывающиеся сообщить адрес и телефоны организации, в которой они работали, рекомендующего;
  
• К наличию опыта в торговле отношение до сих пор неоднозначное - хорошо это или же плохо;
  
• Выяснение или обращение внимания на приверженность человека к вредным привычкам: алкоголю, наркотикам, азартным играм;
  
• Есть и еще один, пока не очень прижившийся, способ проверки кандидатов на благонадежность - черные списки. Агентство исследования и предотвращения потерь создало в Санкт-Петербурге специальную информационную службу "Ресурсы лояльности". На сегодняшний день в ней собрана информация о 7 тыс. работников, которые в свое время нанесли ущерб своим компаниям. За небольшие деньги работодатели-подписчики могут использовать ресурс как дополнительный инструмент проверки кандидатов. С юридической точки зрения база защищена, да и покопаться в ней нельзя - можно лишь сформулировать конкретный запрос. В Москве пока подобную базу создать не удалось, но попытки предпринимались⁵;
  
• Проверка человека на наличие судимости, особенно за корыстные преступления, а также на совершение административных правонарушений.
  

1.2 Факторы влияющие на надежность сотрудников


Как показывает практика, наибольший ущерб компаниям наносят их же сотрудники. Сегодня большинство работодателей это понимают, и во многих организациях для устройства на работу уже недостаточно профильного образования, опыта работы и квалификации. Помимо профессиональных навыков от будущих сотрудников ждут строгого соблюдения принятых в компании норм и правил поведения, то есть благонадежности.

Помимо факторов влияющих на благонадежность сотрудников, которые выделяют специалисты в три группы (документально зафиксированные факты биографии, сведения неформального характера, черты характера) и которые проверяются службой экономической безопасности, я бы выделил и факторы влияющие на повышение надежности вновь принятых или «старых» сотрудников, как-то: разработка и вступление в силу системы мотивации, способы влияния на лояльность персонала и на количество и качество контрольных мер.


1.2.1 Мотивация


Основа мотивации отражает как исторический преходящий характер управленческих концепций, так и общественно-историческую обусловленность развития мотивов. Рассмотрения «безопасности предприятия» в связи с мотивацией поведения людей представляется более конструктивным, чем узкая его трактовка (способы сохранения коммерческой тайны). Поэтому управление мотивацией сотрудников средствами кадровой политики (оценка, контроль, формирование) - есть одна из эффективных мер обеспечения безопасности наряду с другими.

Стратегия построения системы мотивации, которая удерживала бы сотрудников от неожиданного перехода на другое место работы или от сознательной передачи коммерческой информации конкурентам зависит от ее целей, возможностей, подобранного персонала и его потребностей.

Человеческие потребности безграничны, и любой уровень заработной платы со временем будет казаться недостаточно высоким. Ресурсы, которые могут использоваться для выплат работникам, ограничены, и руководителям волей-неволей приходится искать нематериальные способы мотивации и стимулирования персонала, что и показано в таблице 1.1⁶. (см. Приложение)

Сейчас в системе стимулирования переживают второе рождение уже подзабытые атрибуты советской эпохи: грамоты, «Доски почета», соревнования между отделами, рабочими группами и т. п. Критерий «оцененности труда» при росте профессиональной компетенции достаточно быстро становится определяющим. Человеку просто необходимо, чтобы его труд ценили и хвалили, важно осознавать собственную значимость. Не требуя никаких материальных затрат, этот способ мотивации при умелом применении вполне может потягаться по достигаемым с его помощью результатам с материальным поощрением.

Другими, уже современными инструментами мотивации являются тренинги, например, по коммуникативному общению, психологической совместимости, продажам и т. д., позволяющие объединить сотрудников в команду, повысить эффективность продаж или производительность труда. Каждый тренинг должен сопровождаться отчетом, который затем анализируется:

- рассматриваются ситуации, происходившие на семинаре,

- даются развернутые характеристики участников,

- анализ сильных и слабых сторон каждого участника по тематике тренинга. Этот анализ позволит как руководителю, так и службе персонала и сотрудникам СБ, не только выявить слабые и сильные стороны сотрудников, но и оценить их поведение в различных ситуациях, в том числе и экстремальных.

Однако наилучшим способом мотивации персонала является отождествление сотрудника и компании. «Мои цели - это цели компании. Мои интересы — это ее интересы». Если сотрудники рассуждают подобным образом, разделяют цели и миссию компании, то сманить их на сторону или выведать у них конфиденциальную информацию будет практически невозможно. Однако это возможно лишь в том случае, если люди будут уверены, что их карьера будет развиваться наилучшим образом именно в данной компании. Причем ее развитие будет зависеть не от прихотей вышестоящего начальства, а подчиняться долгосрочному плану, предусматривающему и материальную заинтересованность, и профессиональный рост сотрудника.

1.2.2 Влияние на лояльность персонала и на количество и качество контрольных мер


Как можно видеть из таблицы 1.2. и 1.3 ⁷ (см. Приложение), программы (мероприятия) предотвращения мошенничества должны охватывать практически все стороны деятельности предприятия, хотя бы потому, что проблемы создают люди и работают они везде.

Что же касается влияния на лояльность, а в таблице ясно видно преобладание проблем менеджмента, основная задача службы безопасности (СБ) - добиться понимания руководителями всех звеньев лояльности как определяющего фактора вообще устойчивости предприятия, а не только в связи с мошенничеством. После того, как они поймут это, оставьте им право и обязанность разрабатывать и внедрять свои, управленческие программы, тем не менее согласовывая их.

Для СБ все же больше работы будет при оказании влияния на контроль, чем по существу и должна заниматься такая служба во взаимодействии с другими контролирующими и учетными подразделениями (отделом персонала, аудитом, ревизионной комиссией и др.). Влияние выливается в разработку, реализацию, проверку пригодности и корректировку тех самых мероприятий.

Мы рассмотрели примеры того, на что необходимо воздействовать для предотвращения совершения мошенничества.

Следующими этапами работы СБ будут выявление, расследование, нормализация ситуации и т.д.

Несколько примеров вариантов "кидания" своими сотрудниками и должностными лицами работодателей в различных сферах хозяйственной деятельности.

1. Мошенничество в учете персонала:

- содержание "мертвых душ",

- "запоздалый" расчет при увольнении, например, на уволившегося физически сотрудника продолжает начисляться зарплата, и ее получают мошенники (должностные лица подразделения или сотрудники отдела учета персонала) в сговоре с бухгалтерией или другими должностными лицами,

- необоснованные выплаты различных пособий и компенсаций по подложным причинам или поддельным документам.

2. Мошенничество в отношениях с арендодателями:

- содержание представителей арендодателя на денежном довольствии (в штате) арендатора, например, как наемных временных работников или с другим обоснованием,

- завышение размеров сдаваемых в аренду площадей,

- завышение косвенных арендных оплат (коммунальные услуги, телефоны и пр.),

- завышение платы за использование арендованного оборудования и механизмов,

- двойное выставление арендодателем (вероятно, в сговоре с курирующим представителем арендатора) счетов к оплате - и в проплате основного договора аренды, и в текущих расчетах,

- прямое или непрямое вхождение представителей арендатора в руководство арендодателя (акционирование и пр.).

3. Мошенничество в отношениях с подрядчиками:

- завышение счетов к оплате (сметы) за услуги и/или материалы,

- увеличение сроков выполнения договоров со ссылками на "объективные" причины там, где одной из характеристик оценки выступает и срок проведения работ, особенно, если штрафные санкции за это не предусмотрены,

- привлечение подрядчиков, как правило "своих", для выполнения работ, которые можно произвести своими силами с меньшими затратами,

- оформление и оплата фальсифицированных контрактов там, где невозможно оценить качество и объем работ,

- включение в оплату счетов подрядчиков дополнительно своих, бюджетных расходов,

- выставление счетов за неиспользовавшиеся механизмы, оборудование и пр.,

- оформление договоров подряда на частично или полностью выполненные своими силами работы,

- учреждение или организация руководителями своих подразделений строительного и ремонтного профиля фирм такой же направленности.

4. Мошенничество с коммунальными организациями:

- двойная оплата коммунальных услуг и арендодателям и коммунальным службам, пользуясь невнимательностью или некомпетентностью бухгалтерии, а то и в сговоре,

- оплата коммунальных услуг за других пользователей при наличии определенной с ними договоренности,

- двойная оплата услуг - сначала вперед, а потом еще и текущие расходы.