Единый комплекс автоматизированного ведения бюджетного учёта внимание!!! Изменение централизованных настроек, перечисленных в «Описании Макета», строго запрещено

Вид материала

Документы

Содержание Регистрация документов и операций Кассовые документы Авансовые отчеты Входящие счета-фактуры Товарные документы ПАРУС-Учет лекарственных средств. Учет - Хозяйственные операции ПКМ – Печать Отработка документов в учете с помощью образцов хозяйственных операций ПКМ – Отработать в учете (F9) Автоматический поиск образца Раздел «Хозяйственные операции» Учет - Хозяйственные Бухгалтерская справка (ф. 0504833) Многографная карточка (ф. 0504054) Многографная карточка (ф. 0504054) Журнал хозяйственных операций Накопительные аналитические отчеты Перенос остатков на следующий учетный период

Подобный материал:

• Инструкция по бюджетному учету часть I. Организация бюджетного учета, 3990.85kb.
• Единый план счетов бухгалтерского учета 9 3 Допущения и способ ведения бухгалтерского, 3098.77kb.
• Приказ Министра Обороны Российской Федерации №250дсп от 7 мая 2008 г. «О финансовом, 169.3kb.
• Метод ведения бухгалтерского учета. Элементы метода ведения бухгалтерского учета, 173.48kb.
• Справка о работе Отделения по Кинель-Черкасскому району Управления Федерального казначейства, 47.79kb.
• Редприятие позволяет организовать эффективный бухгалтерский, кадровый, оперативный, 264.82kb.
• Учебный план по дополнительной образовательной программе, 44.58kb.
• Продолжительность: 1 день, 27.78kb.
• Правила ведения бухгалтерского учета в государственных учреждениях Раздел Общие положения, 6425.27kb.
• «ас фк», 193.67kb.

Регистрация документов и операций

1. Регистрация первичных документов

В Системе предусмотрены возможности создания и распечатки первичных документов, а так же их отработки в бухгалтерском учете. Раздел главного меню Документы включает:

Банковские документы – документы по безналичным расчетам: платежные поручения, выписки и т.п.

Кассовые документы – документы, отражающие движение наличных денежных средств в кассе учреждения: приходные и расходные кассовые ордера и т.п.

Внутренние документы - документы по оформлению движения материальных ценностей у материально-ответственных лиц внутри организации: доверенности на право получения товара у поставщиков, накладные на внутреннее перемещение ТМЦ между структурными подразделениями учреждения, ведомости расхода и акты списания ТМЦ и т.п.

Авансовые отчеты - документы, подтверждающих использование денежных средств (аванса) подотчетными лицами.

Исходящие счета-фактуры – счета-фактуры на поставку товаров или оказание услуг покупателям и заказчикам.

Входящие счета-фактуры – счета-фактуры, поступившие от поставщиков товаров или услуг.


Кроме того, в меню Документы существуют разделы, в которых отрабатываются документы, сформированные в других модулях Системы:

Товарные документы и Документы комплектования – это документы, созданные в модуле ПАРУС-Закупки. Склад. Распределение.

Документы учета лекарственных средств - это документы, созданные в модуле ПАРУС-Учет лекарственных средств.

Оставшиеся документы формируются из модуля Бюджетное финансирование: Реестры финансирования, Уведомления и Распоряжения на финансирование.

Выписки казначейства и Бюджетные обязательства могут создаваться как в модуле Бюджетное финансирование, так и в модуле Бухгалтерия.

В модуле Парус-Бухгалтерия можно только просмотреть документы других модулей и отработать их в хозяйственном учете. Доступ в эти разделы открывается только при наличии лицензии соответствующей комплектации.


В ЕК ввод первичных документов производится не через Учет - Хозяйственные операции, а через Документы.Регистрация проводок на основании уже введенных данных в разделах меню Документы, облегчает работу и обеспечивает контроль обработки документов

Если для ввода первичного документа не подходит ни один раздел из меню Документы, можно ввести его просто в хозяйственные операции. Но, только с 2 условиями:

1. Сформировать счета по методике "Быстрый старт" прямо в проводке ХО (См. тему «Формирование Плана счетов в проводке ХО»)

2. При создании из образца ХО поменять счета образца ХО на счета с нужными КБК. Поэтому удобнее отрабатывать через документы, т.к. в них можно указать ШФ или БКД, и КБК автоматически распространится на все проводки.

При работе с нефинансовыми активами, приход вводится добавлением в Документы, движение рекомендуется формировать либо из раздела Оборотная ведомость по материальным ценностям (материальные запасы), либо из раздела Инвентарная картотека (основные средства).


Регистрация документа в Системе осуществляется 3 способами:

1. ПКМ - Добавить, заполнить реквизиты документа, сохранить - ОК.
   
2. ПКМ - Образцы, выбрать образец документа, а затем заполнить аналогично.
   
3. ПКМ - Размножить - это оптимальный способ для ввода ряда однотипных документов, отличающихся только несколькими реквизитами.
   

В новом документе по умолчанию устанавливается текущая дата Системы. Нумерация документов ведется Системой автоматически, начиная с №1 с начала года, раздельно по каждому типу документов.

Печать документов производится через ПКМ – Печать или соответствующую кнопку на панели инструментов.

Документ можно отредактировать или удалить, пока он не отработан в учете.

2. Отработка документов в учете с помощью образцов хозяйственных операций

После того как первичный документ принят к учету, его необходимо провести в бухгалтерском учете, т.е. отразить факт хозяйственной деятельности в корреспонденции счетов. В Системе это называется «отработать в хозяйственном учете». Отработка происходит с помощью образцов, хранящихся в разделе Словари - Образцы - Хозяйственные операции.

Образец хозяйственной операции представляет собой почти полную копию «бланка» хозяйственной операции. Он состоит из заголовка хозяйственной операции и списка проводок.

При регистрации хозяйственной операции часть данных берется из образца (как правило, проводки и наименование операции), часть (фактические данные) – из отрабатываемого документа, а суммы проводок могут быть вычислены по формулам.


Задание: Отработка первичных документов с помощью образцов операций:

1. Выделить документы, подлежащие отработке, ПКМ – Отработать в учете (F9). Указать образец ХО и каталог ХО.
   
2. Просмотреть созданные проводки. Проконтролировав результат отработки, закрыть список хозяйственных операций и вернуться в список документов. Проверить признак Дата отработки в списке документов.
   

В ЕК рекомендуется использовать массовую отработку документов с автоматическим поиском образца. В банковских и кассовых документах образец привязывается к каждому отдельному документу; для других разделов настроен комплекс образцов с различными правилами отработки.


При включенном флажке Автоматический поиск образца Система будет создавать операции, используя образцы ХО, заданные в самих документах. Если в документе образец не задан, то Система начнет просмотр словаря Образцы хозяйственных операций для поиска наиболее подходящей записи. Поиск производится сравнением параметров документа с Правилами отработки (условиями отбора), имеющимися в образцах. Автоматический режим очень удобен для ускоренной массовой отработки документов.

Если подходящий образец не будет найден автоматически, Система предложит выбрать его вручную.


Если в образце ХО стоит флажок ДАТА ОТРАБОТКИ - «Документа», то можно спокойно отрабатывать и снимать отработку на большом списке документов с разными датами. Система точно подберет дату учета, равную дате документа особенно это важно для кассовых документов.

Однако банковские документы являются исключением из правил, они отражаются в учете датой выписки. Поэтому в ЕК в образцах ХО для банковских документов ДАТА ОТРАБОТКИ - «Текущая».

Это образцы ХО с проводками:

Дебет	Кредит
все, кроме 20104	30405
30405	все, кроме 20104
все, кроме 20104	20101
20101	все, кроме 20104

Рекомендуется отрабатывать именно банковские документы в следующем порядке: установить дату выписки как текущую дату Системы, выделить документы, прошедшие банк в этот день, и отработать их; затем следующий банковкий день и т.д.




Отработанные в учете документы невозможно удалить или изменить. Если в отработанном документе обнаружена ошибка, необходимо снять отработку документа в учете. Для этого нужно выделить необходимые документы и ПКМ - Снять отработку в хозяйственном учете. В результате удаляются отметки об отработке документов и соответствующие хозяйственные операции.

3. Раздел «Хозяйственные операции»

Заполнение хозяйственной операции «с чистого листа» необходимо изучить в любом случае, хотя работать в ЕК рекомендуется через Документы. Напрямую в разделе Учет - Хозяйственные операции рекомендуется вводить только бухгалтерские справки и другие подобные исключения, не являющиеся массовыми.


Но и для простого создания хозяйственной операции возможны варианты: «вручную» через пункты Добавить/Размножить или с помощью образцов хозяйственных операций – ПКМ - Образцы (F3).


Форма редактирования хозяйственной операции имеет две вкладки: ОПЕРАЦИЯ и ПРОВОДКИ.





Вкладка ОПЕРАЦИЯ:


ДАТА УЧЕТА и НОМЕР хозяйственной операции присваиваются новой записи автоматически, но могут быть изменены. По умолчанию дата учета совпадает с конечной датой временного периода, заданного в условиях отбора.

Если при попытке сохранения операции Система выдает сообщение «Такой номер операции уже существует», не спешите все закрывать и огорчаться. Это всего лишь значит, что пока Вы заполняли форму операции, другой пользователь успел ввести и сохранить операцию, которой Система присвоила следующий по порядку номер, совпадающий с номером Вашей операции. Для устранения этого недоразумения достаточно нажать «галочку» в поле НОМЕР.


Наиболее часто непонимание вызывает поле СУММА, недоступное для ввода и рассчитываемое Системой автоматически, при этом сумма операции может быть и не равна сумме всех проводок, и это не является ошибкой.

Если проводка одна, конечно, ее сумма равна сумме операции. Когда проводок несколько, но в них дебетуется или кредитуется один счет, то Сумма операции складывается из сумм всех проводок. В более сложных случаях Система руководствуется правилом: суммой операции считается максимальная сумма оборота по дебету или по кредиту одного из счетов, участвующих в проводках. Чтобы понять, как считает Система, мысленно составьте список дебетуемых счетов всех проводок и список кредитуемых счетов; для каждого счета этих двух списков найдите суммарный оборот проводок, где этот счет или дебетуется, или кредитуется; суммой операции должен быть наибольший оборот одного из счетов. Такой механизм разработан для того, чтобы видеть чистую сумму операции без вторых записей, которыми всегда изобиловал бюджетный учет.

Если сумма проводок задана в иностранной валюте, сумма операции выражена всегда в базовой валюте.

Операция содержит реквизиты трех видов ДОКУМЕНТОВ – ОСНОВАНИЯ, ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ОСНОВАНИЯ И ПОДТВЕРЖДЕНИЯ. Напомним, что реквизиты первичных документов, которые должны выводиться на печать в журналах операций, вводятся (или переносятся при отработке документов) как документы-подтверждения. Документы-основания могут влиять на раздельное формирование ведомостей взаиморасчетов, например, при ведении учета расчетов с поставщиками в разрезе договоров.


Поля КОНТРАГЕНТЫ: ОТ КОГО и КОМУ, а также БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ также не просто информационные. Их правильное заполнение имеет значения для корректного учета операций с дебиторами-кредиторами и материальными ценностями.

Нужно придерживаться следующей логики: контрагент, связанный по смыслу со счетом дебета проводки, вводится в поле КОМУ, а контрагент, связанный по смыслу со счетом кредита проводки, вводится в поле ОТ КОГО.

Например, для проводки удержания НДФЛ с внештатного сотрудника 030209830-030301730, ФИО сотрудника вводится в поле КОМУ, хотя при этом сотрудник ничего не получает, скорее наоборот.

Другой пример: нельзя ввести поступление ОС до 1000 и их списание одной операцией, так как проводка приобретения 010601310-030219730 требует в качестве контрагента ОТ КОГО организацию-поставщика, а проводка списания 040101271-010106410 - материально-ответственное лицо.


Поле БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ используется при регистрации проводок с аналитикой по подразделениям или подведомственным учреждениям в централизованной бухгалтерии.





Каждая из проводок операции содержит две вкладки: ПРОВОДКА и НОМЕНКЛАТУРА.


На вкладке ПРОВОДКА задаются счета дебета и кредита, с аналитическими счетами пяти уровней.

Работу с многоуровневой аналитикой облегчают кнопки ЗАПОЛНИТЬ АНАЛИТИКУ ИЗ КОРРСЧЕТА, которые копируют уже введенные значения аналитики одного счета в соответствующие поля другого.

Поле № ЖУРНАЛА ОПЕРАЦИЙ заполняется только в случае необходимости перенаправления проводки, привязанной к одному журналу операций, в другой. Как правило, журналы операций формируются автоматически на основе настройки Плана счетов. Значение № ЗАПИСИ в журнале операций в современном бюджетном учете неактуально.


СУММА и СУММА ЭКВИВАЛЕНТА равны друг другу, если не выбрана валюта, в таком случае СУММА ЭКВИВАЛЕНТА пересчитывается по курсу валюты на дату операции. Сумма проводки показана и на вкладке ПРОВОДКА, и на вкладке НОМЕНКЛАТУРА, это одна и та же сумма.


Вкладка НОМЕНКЛАТУРА становится доступной только после того, как будет задан хотя бы один счет, имеющий форму учета «Основные средства» или «Материалы, товары…». Здесь вводятся наименование и количество ТМЦ, а также с помощью кнопки ЦЕНА можно пересчитать сумму по алгоритму расчета цены списания, заданного для выбранного счета проводки. Расчет производится, если кредитуемый счет имеет типовую форму аналитического учета «Материалы, товары…». При расчете цены данные текущей проводки во внимание не принимаются, так как имеется в виду цена списания имеющихся в остатках ТМЦ. Если количество материальных ценностей отрицательно, то Система может рассчитать сумму проводки как сумму сторнирования. Если в Настройках Системы установлен флажок АВТОМАТИЧЕСКИЙ ПЕРЕСЧЕТ СУММЫ ПРИ ИЗМЕНЕНИИ КОЛИЧЕСТВА ТМЦ, то каждый раз, когда Вы вводите или изменяете количество ТМЦ, Система рассчитывает сумму проводки так же, как если бы Вы нажали кнопку ЦЕНА. Так же, как и кнопка ЦЕНА, только массово, действует функция РАССЧИТАТЬ ЦЕНУ контекстного меню списка проводок.


Рекомендуем создать в разделе Учет - Хозяйственные операции каталожную структуру с разбивкой по участкам учета. Тогда можно будет видеть группы однородных операций и «переходить» от одного участка к другому, не выполняя отбора ежеминутно. Кроме того, каждый из пользователей Системы будет работать в своих каталогах образцов и операций, без риска случайно повредить чужую работу. Контроль за разделением участков учета можно усилить, открыв каждому пользователю права на просмотр только своих каталогов хозяйственых операций и образцов.

1. Бухгалтерская справка (ф. 0504833)

Код формы	Наименование	Раздел вызова отчета	Печать формы	Описание
0504833	Бухгалтерская справка	Учет – Хозяйственные операции	ПКМ – Отчеты - Справка по ХО форма 4833	Начисление прочих платежей (земельный налог, налог на имущество, транспортный налог) в бюджет Начисление налога на прибыль. Начисление НДС. Зачет НДС.

2. Многографная карточка (ф. 0504054)

Код формы	Наименование	Раздел вызова отчета	Печать формы	Описание
0504054	Многографная карточка	Учет – Хозяйственные операции	ПКМ – Отчеты - Отчет по форме 283

3. Многографная карточка (ф. 0504054)

Код формы	Наименование	Раздел вызова отчета	Печать формы	Описание
0504051	Карточка учета средств и расчетов	Учет – Хозяйственные операции	ПКМ – Отчеты - Форма 0504051 (292)

4. Журнал хозяйственных операций

Код формы	Наименование	Раздел вызова отчета	Печать формы	Описание
-	Журнал хозяйственных операций	Учет – Хозяйственные операции	ПКМ – Отчеты - Журнал хозяйственных операций	Перечень хозяйственных операций по условиям отбора
-	Журнал хозяйственных операций (итоговый)	Учет – Хозяйственные операции	ПКМ – Отчеты - Журнал хозяйственных операций (итоговый)	Только итоги по корреспонденциям операций по условиям отбора

5. Накопительные аналитические отчеты

Код формы	Наименование	Раздел вызова отчета	Печать формы	Описание
-	Накопительные аналитические отчеты	Учет – Хозяйственные операции	ПКМ – Отчеты - Накопительные аналитические отчеты	Группировка данных по словарю Классификатор аналитических статей

4. Перенос остатков на следующий учетный период

Бухгалтерский учет имеет циклический характер. В течение учетного периода (месяца) накапливаются сведения о хозяйственных операциях, а после его завершения выполняется перенос остатков по счетам:

Функции - Перенос остатков по счетам

В процессе выполнения данной функции на основании входящих остатков и оборотов, отраженных в учете хозяйственными операциями, рассчитываются исходящие остатки, то есть остатки на конец учетного периода, которые переносятся в качестве входящих остатков на начало следующего учетного периода.

Нужно указать период, на который Система должна перенести остатки. Например, если зарегистрировали входящие остатки на 01.01.2008 г., затем произвели операции в январе 2008 г, и теперь необходимо перенести остатки на 01.02.2008 г. - указать начало и конец переноса остатков с февраля на февраль 2008 г.





Система позволяет произвести перенос только суммовых остатков по счетам, или полный перенос всех видов остатков - материальных ценностей, взаиморасчетов с дебиторами/кредиторами, сметы финансирования. Переносить остатки можно как на один месяц вперед, так и за несколько месяцев сразу

Можно выполнить перенос остатков только по одному счету, указав его в поле ОСТАТКИ ПО АНАЛИТИЧЕСКИМ СЧЕТАМ - СЧЕТ и, в зависимости от формы учета данного счета – в поле ДЕБИТОРСКО-КРЕДИТОРСКАЯ ЗАДОЛЖЕННОСТЬ - СЧЕТ или ОСТАТКИ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ - СЧЕТ, Однако при таком переносе остатков не следует забывать переносить остатки по корреспондирующим счетам.

Рекомендуем устанавливать флажок УДАЛЯТЬ ПОВИСШИЕ ОСТАТКИ - тогда нулевые остатки не будут переноситься в следующий учетный период.

Рекомендуем устанавливать флажок ВЫДАВАТЬ ПРЕДУПРЕДИТЕЛЬНЫЕ СООБЩЕНИЯ - тогда при переносе остатков дебиторско-кредиторской задолженности будет выполняться их проверка.

После заполнения необходимых полей формы – нажать кнопку ПЕРЕНЕСТИ.