Единый комплекс автоматизированного ведения бюджетного учёта внимание!!! Изменение централизованных настроек, перечисленных в «Описании Макета», строго запрещено

Вид материала

Документы

Содержание Работа со словарями Системы Словарь «Контрагенты» Банковские реквизиты Адреса - Добавить Словари - Контрагенты; каталог «Мы». ПКМ – Исправить Контакты - Добавить

Подобный материал:

• Инструкция по бюджетному учету часть I. Организация бюджетного учета, 3990.85kb.
• Единый план счетов бухгалтерского учета 9 3 Допущения и способ ведения бухгалтерского, 3098.77kb.
• Приказ Министра Обороны Российской Федерации №250дсп от 7 мая 2008 г. «О финансовом, 169.3kb.
• Метод ведения бухгалтерского учета. Элементы метода ведения бухгалтерского учета, 173.48kb.
• Справка о работе Отделения по Кинель-Черкасскому району Управления Федерального казначейства, 47.79kb.
• Редприятие позволяет организовать эффективный бухгалтерский, кадровый, оперативный, 264.82kb.
• Учебный план по дополнительной образовательной программе, 44.58kb.
• Продолжительность: 1 день, 27.78kb.
• Правила ведения бухгалтерского учета в государственных учреждениях Раздел Общие положения, 6425.27kb.
• «ас фк», 193.67kb.

Работа со словарями Системы

Словарь – это хранилище информации, не являющееся учетным регистром, но содержащее постоянно используемые вспомогательные сведения.

Использование словарей позволяет исключить неоднозначность заполнения реквизитов документов или учетных регистров. Например, чтобы один и тот же контрагент не появлялся в базе данных под разными именами, выход один – зарегистрировать его в словаре Контрагенты, откуда и выбирать ссылку на единственное значение. Именно по этой причине мнемокод, то есть значение, однозначно идентифицирующее запись словаря, должен быть уникальным. Конечно, нет ничего уникальнее цифрового кода, однако для удобства работы в Системе решено использовать именно значимые коды, которые легко вспомнить при выборе из большого списка, поэтому они и называются мнемокодами. А вот полное наименование объекта может и повторяться – главное, чтобы оно было точным, лучше в именительном падеже и единственном числе.

Также, начав работу с программой, лучше определиться, как вы будете вводить текстовые значения в словарях – либо с большой, либо с маленькой буквы. При сортировке Система сначала выстраивает все названия, начинающиеся с большой буквы, а затем – «вторую очередь», начинающуюся с маленькой буквы. Именно от таких мелочей зависит комфорт работы в программе и скорость нахождения нужной информации.

В словарях хранится нормативно-справочная информация, используемая многократно в других разделах. Многие объекты имеют множество характеристик - например, организация, кроме названия имеет банковские реквизиты, почтовый адрес, телефон, и т.д. Все эти данные можно занести в справочник, и при регистрации документа или операции указывать только название организации. По этому коду программа сама выберет все необходимые данные из соответствующего справочника.

Основная масса словарей поддерживает принцип ссылочной целостности – например, использовать в документе наименование контрагента возможно только добавив его в общий словарь и выбрав из этого словаря. Есть и такие словари, которые используются как заготовки, из которых данные копируются в новые записи, – например, образцы хозяйственных операций, документов, инвентарных карточек, а также классификатор адресов.

1. Словарь «Контрагенты»

Словарь Контрагенты служит для хранения информации о контрагентах: организациях, материально-ответственных и подотчетных лицах.

Организации описываются одним набором характеристик (различные наименования, ОКПО, ОКФС, ОКАТО, ФИО руководителя и главбуха), физические лица – другим (ФИО, пол, дата рождения, паспортные данные и т.п.). Есть и общие для обеих групп реквизиты – банковские, адресные и контактные.

Для удобства работы этот словарь лучше разбить на каталоги по смысловым признакам - отдельно банки, отдельно поставщики, отдельно – сотрудники учреждения. Контрагент «Мы» также должен находиться в отдельном каталоге, чтобы не приходилось тратить время на поиски его в общей массе.


В ЕК словарь имеет следующую структуру:

• Hаша организация (содержит контрагента «Мы» с банковскими реквизитами в «Банке» и «Казначействе»)
  
• Банки (содержит «Банк»)
  
• Общероссийский справочник банков
  
• Дебиторы-кредиторы (пустой каталог)
  
• Казначейства (содержит «Казначейство»)
  
• Сотрудники (пустой каталог)
  

Начиная работу в ЕК «с чистого листа», рекомендуется переименовать контрагента «Мы», «Банк» и «Казначейство» и использовать их в дальнейшем. (Контрагент «Мы» уже установлен в Администраторе, а «Казначейство» - уже зарегистрировано в словаре «Казначейства».)

Начиная работу в ЕК после конвертации, рекомендуется в Администраторе установить признак «Контрагент «Мы» - контрагенту, соответствующему Вашей организации в старой базе данных.


Задание: Добавить в словарь Контрагенты, в каталог «Сотрудники» сведения о физическом лице.

1. Войти в раздел Словари - Контрагенты; каталог «Сотрудники». ПКМ - Добавить;
   
2. Выбрать тип контрагента: физическое лицо, Ok;
   
3. В окне Контрагент: Добавление ввести информацию о контрагенте (полностью).
   

Обратите внимание, что при заполнении документа, удостоверяющего личность, используются шаблоны ввода, настроенные в словаре «Типы персональных документов» – Вы не сможете ввести реквизиты документа, не соответствующие общепринятому формату.


Задание: Добавить в словарь Контрагенты, в каталог «Поставщики» сведения о юридическом лице:

1. Войти в раздел Словари - Контрагенты; каталог «Поставщики». ПКМ - Добавить;
   
2. Выбрать тип контрагента: юридическое лицо, Ok;
   
3. В окне Контрагент: Добавление ввести информацию о контрагенте, включая вкладку Дополнительно.
   

Обратите внимание, что ИНН/КПП вводится в поле ИНН через знак “/”;

4. После добавления контрагента перейдите на вкладку Банковские реквизиты - Добавить; В окне Счет: Добавление укажите банк контрагента, расчетный счет и коррсчет.
   

Можно ввести наименование банка, БИК, расчетный счет и коррсчет, и не выбирая из словаря код банка. Но если выбрать код банка из словаря, наименование банка и БИК будут подставлены автоматически. Банк вводится в словарь точно так же, как любой другой контрагент, но обратите внимание, что необходимо указать признак «Банк».

5. Перейти на вкладку Адреса - Добавить; Введите отдельно юридический и фактический адреса.
   

Так как в ЕК загружен общероссийский классификатор адресов (КЛАДР), то при вводе адреса вы сможете проверить его точность, а почтовый индекс подставится автоматически. С использованием КЛАДРА адрес нужно вводить, последовательно выбирая из словаря страну, регион, район и населенный пункт или город, улицу. Важно установить тип адреса «юридический», если Вы хотите, чтобы он далее отражался в печатных формах.

6. Перейти на вкладку Контакты - Добавить; введите контактный телефон и дополнительную информацию;
   

Задание: Заполнить в словаре Контрагенты все необходимые для дальнейшей работы реквизиты контрагента «Мы»:

1. Войти в раздел Словари - Контрагенты; каталог «Мы». ПКМ – Исправить на контрагенте «Мы». Появится сообщение «Контрагент Мы указан в параметрах системы как соответствующий Вашей организации. Вы уверены, что хотите изменить его атрибуты?» - Да.
   
2. Ввести информацию о контрагенте, включая ИНН/КПП, ОКПО, ОКФС, ОКОНХ, ОКАТО и ОГРН. Выбрать из словаря Контрагенты руководителя, главбуха и кассира контрагента «Мы».
   
3. Перейти на вкладку Адреса - Добавить; ввести юридический адрес контрагента «Мы».
   
4. Перейти на вкладку Контакты - Добавить; ввести контактный телефон, который должен будет выводиться на печать в формах отчетности.
   

Выполнив полную настройку данных о своей организации, мы можем рассчитывать на правильное формирование документов, учетных регистров и отчетности.