Основы секретарского дела и делопроизводства (Учебное пособие для учащихся 10-11-х классов) Автор Бардо М. С. Москва, 2007 Делопроизводство и его определение
| Вид материала | Учебное пособие |
- Это нескучное делопроизводство, 58.75kb.
- Пособие предназначено для обучения секретарей-референтов, в помощь руководителям служб, 4960.9kb.
- Курс лекций делопроизводство и секретарское дело аннотация лекций курса делопроизводства, 99.53kb.
- Учебное пособие для учащихся 5 класса, 1780.81kb.
- Учебное пособие для учащихся 10 (11) классов «Экология Москвы и устойчивое развитие», 879.38kb.
- Учебное пособие Нижний Новгород 2007 Балонова М. Г. Искусство и его роль в жизни общества:, 627.43kb.
- Г. Я. Солганик стилистика текста учебное пособие, 2922.8kb.
- Указатель Биология Абрахина Н. О. Заповедники России: учебное пособие для учащихся, 1097.35kb.
- Программа разработана на основе Программы занятий с гирями 10-11 классы «Силовые упражнения., 79.24kb.
- Перова Инесса Николаевна Теория и практика написания сочинения учебное пособие, 811.45kb.
ОСНОВЫ СЕКРЕТАРСКОГО ДЕЛА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
(Учебное пособие для учащихся 10-11-х классов)
Автор Бардо М. С.
Москва, 2007
Делопроизводство и его определение
Любая управленческая деятельность связана с запечатлением информации в документе, и любое управленческое решение обязательно фиксируется в форме документа. Если создание документа обычно является функцией руководителей и специалистов, то их оформление, как правило, поручается секретарям-референтам (секретарям) или работникам службы делопроизводства. Таким образом, фактически все работники сферы управления занимаются оформлением документов.
Несмотря на высокие темпы компьютеризации в работе предприятий, организаций и учреждений, их деятельность пока невозможна без огромного количества бумажной документации, циркулирующей в сфере производства или в процессе принятия управленческих решений.
Расширение масштабов деятельности, усложнение выполняемых задач предполагают, что руководители должны больше заниматься решением стратегических вопросов и делегировать выполнение многих тактических и оперативных функций своим подчиненным. Незаменимым помощником руководителя в его разносторонней управленческой деятельности является секретарь. Качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется уровнем профессиональных знаний секретаря, его умением четко выполнять свои обязанности, освобождая руководителя от нерациональной траты времени.
Благодаря четко организованному делопроизводству руководители могут в любое время получить реальную картину деятельности организации, в противном случае работа ее сотрудников и все дальнейшее ее развитие будет носить хаотичный характер.
При отсутствии четко установленного порядка работы с документами руководство предприятия, организации, учреждения не сможет принимать юридически и организационно выверенные решения, в результате чего предприятие рано или поздно утратит свои позиции на рынке.
Документационное обеспечение — важнейшая сторона деятельности любого предприятия, организации, учреждения. Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических (граждан) и юридических лиц.
Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс Российской Федерации, определяющий правовое положение участников гражданского оборота, основания возникновения и порядок осуществления права собственности и других вещных прав, прав на результаты интеллектуальной деятельности, регулирует договорные и иные обязательства, а также другие имущественные и связанные с ними личные неимущественные отношения.
Нормативно-методическая база делопроизводства — это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу службы делопроизводства — ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.
Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:
- законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
- указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;
- правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
- правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
- правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству предприятий, организаций и учреждений;
- государственные стандарты на документацию;
- унифицированные системы документации;
- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
- Государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);
- нормативные документы по организации управленческого труда и охрана труда;
- нормативные документы по организации архивного хранения документов.
При оформлении документов необходимо учитывать некоторые особенности унификации и стандартизации. В соответствии с законом Российской Федерации «О стандартизации», принятым 10 июня 1993 г. стандартизация — это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества; технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции; качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологии, единства измерений; экономии всех видов ресурсов; безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций; обороноспособности и мобилизационной готовности страны.
унификация и стандартизация управленческих документов
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.
Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.
На территории Российской Федерации действуют следующие виды стандартов:
- государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТы);
- применяемые в установленном порядке международные (региональные) стандарты: правила, нормы и рекомендации по стандартизации;
- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
- стандарты отраслей;
- стандарты предприятий;
- стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных организаций.
Государственные стандарты разрабатываются на продукцию, работы и услуги, имеющие межотраслевое значение.
Все государственные стандарты, действующие на территории Российской Федерации, объединены в единую Государственную систему стандартизации — иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов. Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации:
- ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации;
- ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;
- ГОСТ 6. 10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения;
- ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца;
- ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации. Счет;
- ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
- ГОСТ 1487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
В целях сокращения количества применяемых в деятельности предприятий, организаций и учреждений документов, типизация из формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД) — совокупности взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности. Метод унификации — установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.
В перечисленной выше нормативно-методической базе делопроизводства была приведена Государственная система документационного обеспечения управления, которая является наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления. Этим документом является ГСДОУ — совокупность принципов и правил, которые устанавливают единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.
Основной целью ГСДОУ является упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.
Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизация их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.
Работа по унификации включает:
- разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
- внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;
- ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;
- разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также из государственную регистрацию;
- разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли;
Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике.
Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами (от лат. Requisitum — требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр.
Формуляр, характерный для определенного вида документов, называется типовым формуляром.
С 1 января 1998 г. введен в действие Государственный стандарт Российской Федерации Р 6. 30 – 97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации». Система ОРД устанавливает почти максимальный набор реквизитов для любого из управленческих документов и их месторасположение на бумажном носителе информации. Данный стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) — постановления, приказы, распоряжения, решения, протоколы, акты, письма и др., которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:
- федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;
- предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности;
Государственный стандарт Р 6. 30 – 97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации» устанавливает: требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.1
Состав реквизитов документов и их описание
01 — Государственный герб Российской Федерации — помещают на бланках документов в соответствии с положением о Государственном гербе Российской Федерации.
02 — герб субъекта Российской Федерации — помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) — помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Если на бланке помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации, то эмблема организации не воспроизводится на бланке.
04 — код организации — проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
05 — код формы документа — проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
06 — наименование организации — должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации.
07 — справочные данные об организации — почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
08 — наименование вида документа — регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренных УСОРД. В письмах наименование вида документа не указывают.
09 — дата документа — это дата подписания документа и его утверждения, для протокола — дата проведения совещания, заседания, для акта — дата события. Дата документа оформляют тремя парами арабских цифр в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например, 04. 03. 02. Дата документа может быть оформлена также — год, месяц, день месяца.
10 — регистрационный номер документа — состоит из порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
11 — ссылка на регистрационный номер документа — включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
12 — место составления или издания документа — указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и включает только общепринятые сокращения.
13 — гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) — проставляют без кавычек на первом листе документа, дополняют данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.
14 — адресат — может быть организация, ее структурные подразделения, должностные или физические лица.
Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже: