Основы секретарского дела и делопроизводства (Учебное пособие для учащихся 10-11-х классов) Автор Бардо М. С. Москва, 2007 Делопроизводство и его определение
| Вид материала | Учебное пособие |
- Это нескучное делопроизводство, 58.75kb.
- Пособие предназначено для обучения секретарей-референтов, в помощь руководителям служб, 4960.9kb.
- Курс лекций делопроизводство и секретарское дело аннотация лекций курса делопроизводства, 99.53kb.
- Учебное пособие для учащихся 5 класса, 1780.81kb.
- Учебное пособие для учащихся 10 (11) классов «Экология Москвы и устойчивое развитие», 879.38kb.
- Учебное пособие Нижний Новгород 2007 Балонова М. Г. Искусство и его роль в жизни общества:, 627.43kb.
- Г. Я. Солганик стилистика текста учебное пособие, 2922.8kb.
- Указатель Биология Абрахина Н. О. Заповедники России: учебное пособие для учащихся, 1097.35kb.
- Программа разработана на основе Программы занятий с гирями 10-11 классы «Силовые упражнения., 79.24kb.
- Перова Инесса Николаевна Теория и практика написания сочинения учебное пособие, 811.45kb.
Акционерной страховой
компании «АСКО»
Кураторам муниципальных
школьных округов
Северного административного
округа г. Москвы
При адресовании телефонограммы руководителю предприятия или организации наименование предприятия включается в наименование его должности, например:
Начальнику муниципального
ремонтно-строительного
предприятия № 24
Южного административного
округа г. Москвы
Петрову М. Ф.
Название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА) оформляется от границы левого поля прописными буквами в верхнем углу листа бумаги, а на бланке телефонограммы может быть изготовлено типографским способом с продольным расположением центровано.
Дата оформляется цифровым способом (12. 08. 2003) ниже названия вида документа, Дата телефонограммы обычно является одновременно датой ее подписания и датой передачи и приема. Регистрационный номер оформляется в случае необходимости на той же строке, что и дата. Например: 12. 10. 03 № 56
Передаваемые телефонограммы с приглашениями и извещениями о заседаниях, а также с информацией для сведения допускается не регистрировать.
Текст оформляется с красной строки через 2-3 межстрочных интервала ниже даты и номера и печатается, как правило, через 1, 5 межстрочных интервала. Он должен быть кратким, точным и логически простым. Труднопроизносимые слова, сложные обороты, редко употребляемые слова при составлении телефонограммы не должны применяться.
Секретарю, передающему телефонограмму следует, проверить правильность приема и записи текста повторным чтением (особенно цифр, терминов и понятий, названий и фамилий), а также диктовать слова, которые трудно воспринимаются на слух, с помощью разбивки по буквам (каждая буква слова обозначается простым, легко воспринимаемым на слух словом). Секретарь, принимающий телефонограмму, должен поддерживать связь во время всего телефонного разговора и также подтверждать правильность и точность восприятия текста (повторами, междометиями и т. п.). Текст телефонограммы в конце передачи проверяется повторным чтением. Подпись оформляется через 2-3 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля. В передаваемой телефонограмме она состоит из наименования должности лица, от имени которого передается телефонограмма, включающей наименование предприятия или организации-автора, если телефонограмма выполняется не на бланке, личной подписи и ее расшифровки.
Пример.
Руководитель
Департамента финансов
Правительства Москвы _________________ А. Н. Фетисов
(личная подпись)
На телефонограммах, извещающих об очередных заседания, содержащих приглашения и другую оперативную информацию, личная подпись руководителя может не проставляться.
Для обеспечения правильности записи инициалов имя и отчество по телефону называются полностью.
Отметки о приеме-передаче телефонограммы размещаются двояко. Отметку о передаче можно оформить через 2-3 межстрочных интервала ниже подписи от границы левого поля. В передаваемой телефонограмме она состоит из слова «Передал», сокращенного наименования должности передающего лица, фамилии, инициалов и указания номера телефона, с которого передана телефонограмма.
Пример
Передал – секретарь И. О. Петрова
Тел. 345-54-35
Отметка о приеме в этом случае оформляется ниже, через 2 межстрочных интервала, от границы левого края.
В передаваемой телефонограмме она состоит из слова «Принял», сокращенного наименования должности лица, записавшего сообщение, его инициалов и фамилии, указания номера телефона, по которому принято сообщение. Ниже указывается время приема-передачи (в часах и минутах).
Пример
Принял – Инспектор канцелярии
Тел. 343-49-49
11 час. 10 мин.
Пример
ТЕЛЕФОНОГРАММА Начальнику управления
20. 08. 2003 № 46 образования Южного
административного округа
г. Москвы
Битюковой Ю. И.
22 августа 2003 г. в 10 час. 00 мин. в зале заседаний Департамента образования (Семеновская пл., д. 4) состоится совещание о порядке финансирования учреждений образования в 2003/2004 учебном году.
Явка заместителя начальника управления по экономическим вопросам и кураторов муниципальных школьных округов обязательна.
Заместитель руководителя
Департамента образования
Правительства Москвы Л. В. Ковалев
Передал Инспектор Гаврилова И. О. Принял Начальник
Тел. 345-35-65 канцелярии Бутова В. С.
Тел. 347-59-58
12 час. 30 мин.
| Департамент образования Правительства Москвы | | Начальнику управления образования Южного административного округа г. Москвы Битюковой Ю. И. |
Передал Инспектор
Гаврилова И. О. Принял Начальник
Тел. 345-35-65 канцелярии Бутова В. С.
Тел. 347-59-58
12 час. 30 мин.
ТЕЛЕФОНОГРАММА Начальнику управления
20. 08. 2003 № 46 образования Южного
административного округа
г. Москвы
Битюковой Ю. И.
22 августа 2003 г. в 10 час. 00 мин. в зале заседаний Департамента образования (Семеновская пл., д. 4) состоится совещание о порядке финансирования учреждений образования в 2003/2004 учебном году.
Явка заместителя начальника управления по экономическим вопросам и кураторов муниципальных школьных округов обязательна.
Заместитель руководителя
Департамента образования
Правительства Москвы Л. В. Ковалев