Основы секретарского дела и делопроизводства (Учебное пособие для учащихся 10-11-х классов) Автор Бардо М. С. Москва, 2007 Делопроизводство и его определение

Вид материала

Учебное пособие

Содержание Минюст России Бухгалтерия Старшему экономисту Иванову И. П. Президенту АОЗТ УТВЕРЖДЕНО Протокол общего собрания акционеров От 15. 09. 02 № 12 16 — резолюция Прошу подготовить проект генерального 20 — отметка о наличии приложения 21 — подпись АОЗТ «Партнер» 22 — гриф согласования документа 24 — печать 25 — отметка о заверении копии 29 — отметка для автоматического поиска документа

Подобный материал:

• Это нескучное делопроизводство, 58.75kb.
• Пособие предназначено для обучения секретарей-референтов, в помощь руководителям служб, 4960.9kb.
• Курс лекций делопроизводство и секретарское дело аннотация лекций курса делопроизводства, 99.53kb.
• Учебное пособие для учащихся 5 класса, 1780.81kb.
• Учебное пособие для учащихся 10 (11) классов «Экология Москвы и устойчивое развитие», 879.38kb.
• Учебное пособие Нижний Новгород 2007 Балонова М. Г. Искусство и его роль в жизни общества:, 627.43kb.
• Г. Я. Солганик стилистика текста учебное пособие, 2922.8kb.
• Указатель Биология Абрахина Н. О.    Заповедники России: учебное пособие для учащихся, 1097.35kb.
• Программа разработана на основе Программы занятий с гирями 10-11 классы «Силовые упражнения., 79.24kb.
• Перова Инесса Николаевна Теория и практика написания сочинения учебное пособие, 811.45kb.

Минюст России

Управление систематизации

законодательства

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже:

АОЗТ «Болшевский текстиль»

Бухгалтерия

Старшему экономисту

Иванову И. П.

Президенту АОЗТ

«Ломоносовский фарфоровый

завод»

Сидорову О. П.

В состав реквизита Адресат может входить почтовый адрес, элементы которого указывают в последовательности, установленной Почтовыми правилами.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного

дела

101000, Москва, Центр,

Милютинский пер., д. 7а

При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например:

301242, Тверская область,

Бологовский район, г. Березайка,

ул. Железнодорожная, д. 4, кв. 24


Иванову О. И.

15 — гриф утверждения документа — документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АОЗТ «Болшевский текстиль»


________________ И. В. Петров

(личная подпись)

12. 09. 02

При утверждении документа несколькими должностными лицами из подписи располагают на одном уровне.

Если документ утверждается постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

Протокол общего собрания акционеров

От 15. 09. 02 № 12

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

16 — резолюция — пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись, дату, например:

Зайцевой И. П.

Иванову А. П.

Прошу подготовить проект генерального

соглашения с фирмой «Митек» к10.08. 02


________________

И. В. Петров

(личная подпись)

12. 09. 02

17 — заголовок к тексту — включает краткое содержание документа и должен согласоваться с наименованием вида документа. Заголовок к тексту должен отвечать на вопросы: О чем (о ком)?

Например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

Должностная инструкция секретаря-референта.

18 — отметка о контроле — отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

19 — текст документа — составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.²

20 — отметка о наличии приложения — оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. В приложении к распорядительному документу на первом листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

21 — подпись — в состав этого реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Исполнительный директор (Личная подпись) Н. А. Федоров

АОЗТ «Партнер»

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор (личная подпись) М. А. Медведев


Главный бухгалтер (личная подпись) Н. И. Логинова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель Министра Заместитель Министра

юстиции Российской Федерации финансов Российской Федерации


(личная подпись) В. М. Степанов (личная подпись) А. П. Миронов


В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии (личная подпись) Н. В. Куликов

Члены комиссии (личная подпись) К. М. Артемьева

(личная подпись) С. П. Матвеев

(личная подпись) В. А. Филатов

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

22 — гриф согласования документа — состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

При Правительстве Российской Федерации


____________________ А. Г. Грязнова

(личная подпись)

23. 04. 01


23 — виза — согласование документа оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату; при необходимости — должность визирующего, например:


Начальник юридического отдела

____________________ В. А. Сидоров

(личная подпись)


25. 11. 01

Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма). Иногда визы могут быть оформлены на отдельном листе.

24 — печать — проставляются на наиболее важных документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, подтверждая подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и по возможности должна захватывать часть наименования должности. Различаю печати гербовые и печати организации. В коммерческих организациях печати не используются.

25 — отметка о заверении копии — при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилия); дату завершения, например:


Верно

Инспектор отдела кадров (личная подпись) М. В. Колосов

07. 09. 01

26 — отметка об исполнителе — включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Петров или Петров Иван Васильевич

4530989 4523453


27 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело — включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

28 — отметка о поступлении документа в организацию — содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты). Можно проставлять данную отметку в виде штампа.

29 — отметка для автоматического поиска документа — может включать имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его разновидностью. Отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида.

К обязательным реквизитам прежде всего относятся постоянные реквизиты. Они заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом, с помощью компьютера или специального штампа, и образуют официальный бланк документа.

Бланк — это стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и отведено место для переменной

Для учреждений, предприятий, организаций, а также для должностных лиц предусмотрены следующие виды бланков документов:

• общий бланк;
  
• бланк письма;
  
• бланк конкретного вида документа.
  

Специальный бланк для писем разрабатывается в связи с тем, что на письме необходимо указывать адресные данные предприятия, организации, учреждения.

Реквизиты бланка письма:

• герб;
  
• эмблема предприятия;
  
• код по ОКПО;
  
• код по ОКУД;
  
• наименование министерства или ведомства;
  
• наименование предприятия, организации, учреждения;
  
• адресные данные.
  

На бланке ограничительными отметками — черточками и уголками — отмечают места для таких реквизитов, как: дата, индекс, ссылка на индекс и дату входящего документа, место адресата, заголовок к тексту, отметка о контроле.

Общий бланк, используемый для всех остальных видов организационно-распорядительных документов, кроме писем, имеет несколько отличий от бланка для писем.

Вместо реквизита «Адресные данные» в общем бланке оставлено место для проставление реквизита «Название вида документа». Вместо «Ссылки на регистрационный номер и дату документа» — «Место составления и издания» — эти реквизиты являются взаимоисключающими.

На общем бланке не проставляется код формы документа по ОКУД, т. к. этот реквизит зависит от конкретного вида документа и будет проставлен при его составлении.

Бланки могут иметь продольное и угловое расположение реквизитов.³

При продольном расположении реквизиты на бланке документа располагаются по центру вдоль верхней части листа.

Вариант бланка с угловым расположением реквизитов является более удобным и экономичным по использованию площади листа. Такое размещение является наиболее рациональным для писем, т. к. правый верхний угол письма используется для указания адреса получателя. Угловое расположение реквизитов предпочтительнее для тех видов документов, которые требуют утверждения, резолюции, т. к. эти реквизиты также располагаются в правом верхнем углу.

В соответствии со сложившейся практикой и зарубежным опытом в целях экономии площади листа адрес, номера телефонов, факсов и банковские реквизиты можно располагать на нижнем поле бланка.

Большинство служебных документов оформляется на бумаге формата А4 (210х297) и А5(210х148). Бланки документов должны иметь следующие поля (не менее): 20 мм — левое и верхнее; 10 мм — правое и нижнее.

Текст документа печатается через 1, 5 межстрочных интервала, расстояние между отдельными реквизитами 1, 5 — 3 межстрочных интервала. Если один из реквизитов растягивается на несколько строк, то расстояние между ними предполагает один межстрочный интервал.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 бланки с воспроизведением государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации являются полиграфической продукцией, которая подлежит учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме — карточке, журнале.


место секретаря в структуре управления учреждением

В современном мире принято считать, что каждый человек представляет собой уникальную личность. В психологии под личностью понимается более или менее автономная, устойчивая система социально значимых индивидуальных психологических характеристик человека, которая делает его именно таким, а не другим, определяющая его самосознание, поведение, способности, творческие возможности, отношение к себе и другим людям. Эти характеристики обусловлены природными особенностями людей — возрастом, полом, темпераментом и т. п., их потребностями, интересами, ценностными ориентациями и социальными ролями в обществе, но в то же время и прошлым жизненным опытом, приобретенными через полученные знания, умения, привычки, культуру предшествующих поколений, семейные традиции и т. п.

Каждый человек обладает индивидуальными особенностями психики, которые могут выражаться в его мимике, жестах, голосе, речи, состоянии здоровья, внешнем виде, а также в поступках и оценках, потребностях и моральных устоях. Личность всегда индивидуальна, неповторима.

Индивидуальные и социальные психологические качества можно изменить и пополнить. Путем специальных тренировок можно развить и укрепить память, улучшить дикцию, речь и здоровье, избавиться от дурных привычек, научиться навыкам общения, умению свободно держать себя в неформальной обстановке, терпеливо выслушивать других.

На основе полученных от природы данных любой человек может сформировать себя как личность, способную овладеть желаемой профессией, приносить пользу обществу и себе и получать удовлетворение от выполняемой работы. В полной мере все сказанное относится к профессии секретаря.

Профессия секретаря распространена во всем мире. Секретарь — лицо учреждения. По его работе и поведению судят о фирме, в имидж которой он, вносит свой «первый» вклад.

Имидж — реальное или воображаемое представление о фирме, которое складывается из фирменного стиля, включающего оформительский и деловой стиль. Фирменный стиль будет эффективно воздействовать на клиентов только при условии безупречности качества производимых фирмой товаров и услуг.

При первоначальной характеристике секретарской деятельности необходимо сделать упор на документах организационно-методической направленности — должностных и обучающих инструкциях.

Основными документами в РФ являются:

• единая номенклатура должностей служащих (ЕНДС);
  
• классификационный справочник должностей служащих;
  
• государственная система документационного обеспечения управления.
  

В рамках любого учреждения, организации может быть составлена должностная инструкция того или иного сотрудника, в том числе и секретаря (в этом документе должна учитываться специфика организации, учреждения и т. п.).

Примерный состав должностной инструкции:

• Общие положения — устанавливают область деятельности секретаря, порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия, требования к квалификации по разрядам оплаты (уровень образования, стаж и др.), подчиненность секретаря, должностные лица, которыми он руководит и т. п.
  
• Функции работника — определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за секретарем, перечень видов работ (операций), образующих отдельные функции, например, регистрация документов может слагаться из таких работ, как заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок и др.
  
• Должностные обязанности — указываются особенности, связанные с подготовкой секретарем документов, получением, обработкой и выдачей информации, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы;
  
• Права секретаря — закрепляются полномочия, которые предоставляются секретарю для самостоятельного решения всех вопросов, относящихся к его компетенции;
  
• Ответственность — регламентирует персональную ответственность секретаря за правильное и своевременное использование предоставленных ему прав;
  
• Взаимоотношения — указываются подразделения и работники, от которых секретарь получает и которым передает информацию, ее структура, сроки передачи, с кем они согласовываются и т. п.;
  
• Оценка работы — перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения секретарем своих функций и обязанностей, использования прав.
  

Специфика работы секретаря состоит в операциях с документами и многочисленных контактах с людьми, как непосредственных, так и по телефону, телетайпу, с помощью переписки. Эти функции, как правило, приходится осуществлять параллельно с выполнением нескольких, даже не связанных между собой работ и поручений. Это предполагает умение правильно распределять внимание, быстро и безошибочно переключаться с одного объекта на другой, оперировать с техникой и одновременно вести прием посетителей. Все вышеперечисленное необходимо выполнять на высоком профессиональном уровне, без нервозности, интеллигентно, тактично, доброжелательно и дипломатично.

Каждый секретарь должен обладать своим имиджем. Под этим понимается опрятный, красивый, но не броский внешний вид, умение держаться в деловой и неформальной обстановке, высокопрофессиональный стиль работы с документами и общения с людьми, содержание в порядке рабочего места и подсобных технических средств, внятную, грамотную и тактичную речь, бережное отношение к собственному времени и времени других, ровное, доброжелательное настроение и, как итог всего вышеперечисленного — укрепление авторитета фирмы, ее репутации у клиентов.

Основные должностные обязанности секретаря по работе с документами (в соответствии с Типовым положением о канцелярии учреждения (ЕГСДОУ)):

• учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству;
  
• оформление (в том числе печатание) и рассылка распорядительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов и т. п.;
  
• подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов;
  
• анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним;
  
• подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниями, совещаниям, съездам, конференциям, семинарам;
  
• оформление протоколов, рассылка выписок из них;
  
• контроль за исполнением решений дирекции;
  
• прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб граждан;
  
• организация приема посетителей;
  
• прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы.
  

Кроме работы с документами в обязанности секретаря входят также функции по бездокументному обслуживанию:

• техническое обеспечение работы руководителя;
  
• подготовка и организация материально-технического обеспечения заседаний, совещаний;
  
• организация приема работников и посетителей;
  
• телефонное обслуживание;
  
• подготовка командировок;
  
• организация презентаций и специальных приемов гостей;
  
• стенографирование;
  
• контроль за праздничными и юбилейными датами;
  
• обработка почты;
  
• машинописные работы;
  
• сбор деловой информации и ее реферирование по заданию директора;
  
• сбор материалов для докладов и речей руководителя;
  
• ведение табеля учета рабочего времени и т. п.
  

Организация рабочего места секретаря и руководителя.


Должностные обязанности секретаря-референта


Информационно-документационное обслуживание выступает главной обеспечивающей функцией управления, выполнение которой требует специальных профессиональных знаний. От того, как поставлена эта работа зависит оперативность, четкость, слаженность в деятельности любой организации, предприятия учреждения.

В сфере управления все работают главным образом с информацией и документами, выступающими ее носителями. Документ — объект и результат труда в сфере управления.

Информационно-документационное обслуживание выполняет специальное структурное подразделение: управление делами, общий отдел, канцелярия, секретариат или секретарь-референт — секретарь-помощник.

На базе достаточно высокого культурного уровня секретарь-референт должен знать:

• правовые основы управления: административное, трудовое и хозяйственное право;
  
• законодательно-нормативные акты, определяющие порядок работы организации того типа, где он работает;
  
• основы управления — систему органов власти и управления в стране и в своем регионе;
  
• принципы организации государственных, общественных, частных организаций;
  
• отрасль, в которой он работает, ее взаимосвязи;
  
• функции, задачи, структуру организации, в которой он работает, ее связи по вертикали и по горизонтали;
  
• основы менеджмента;
  
• основы научной организации управленческого труда: нормативно-методические документы по информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности;
  
• вычислительную и организационную технику;
  
• основы общей социальной психологии;
  
• делопроизводство: методы создания и оформления документов, организацию работы с документами;
  
• бездокументное обслуживание;
  
• архивное дело.
  

На основе этих знаний секретарь-референт должен уметь:

• обеспечить эффективную работу руководителя предприятия, организации, учреждения;
  
• оказать помощь в планировании рабочего дня;
  
• организовать рабочее место руководителя;
  
• ввести сроковый контроль за поручениями руководства;
  
• организовать информационное обслуживание руководителя: документное, бездокументное, уметь работать с периодикой (подготавливать обзоры печати);
  
• организовать прием посетителей;
  
• устанавливать контакты;
  
• организовать и обеспечить работу совещания;
  
• составлять и оформлять документы, в т. ч. и на персональном компьютере;
  
• оперативно размножать документы;
  
• обеспечивать быструю передачу информации с помощью средств связи (электронная почта, факс);
  
• вести работу с документами;
  
• прием, отправка, первичная обработка документов, распределение, регистрация, контроль, информационно-справочная работа по документам, текущее хранение, уничтожение;
  
• вести архив.