Основы секретарского дела и делопроизводства (Учебное пособие для учащихся 10-11-х классов) Автор Бардо М. С. Москва, 2007 Делопроизводство и его определение

Вид материала

Учебное пособие

Содержание 10. Системы документации 10. 2. Отдельные виды организационно-правовой документации. Общие положения Акционерный капитал (уставный капитал) Порядок деятельности Учет и отчетность; распределение прибыли Прочие накопления Зарегистрирован утверждаю Государственного предприятия Общие положения Основные задачи Права и обязанности Реорганизация и ликвидация III. Должностная инструкция Общие положения Должностные обязанности IY. Штатное расписание – Наименование организации Y. Инструкция 10. 2. Система распорядительной документации. ... Полное содержание

Подобный материал:

• Это нескучное делопроизводство, 58.75kb.
• Пособие предназначено для обучения секретарей-референтов, в помощь руководителям служб, 4960.9kb.
• Курс лекций делопроизводство и секретарское дело аннотация лекций курса делопроизводства, 99.53kb.
• Учебное пособие для учащихся 5 класса, 1780.81kb.
• Учебное пособие для учащихся 10 (11) классов «Экология Москвы и устойчивое развитие», 879.38kb.
• Учебное пособие Нижний Новгород 2007 Балонова М. Г. Искусство и его роль в жизни общества:, 627.43kb.
• Г. Я. Солганик стилистика текста учебное пособие, 2922.8kb.
• Указатель Биология Абрахина Н. О.    Заповедники России: учебное пособие для учащихся, 1097.35kb.
• Программа разработана на основе Программы занятий с гирями 10-11 классы «Силовые упражнения., 79.24kb.
• Перова Инесса Николаевна Теория и практика написания сочинения учебное пособие, 811.45kb.

10. Системы документации

10. 1. Система организационно-правовой документации

Основной управленческой функцией, реализуемых в деятельности учреждений является функция организации системы управления, включающей в себя:

• создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы;
  
• установление ее структуры;
  
• определение штатной численности и состава (номенклатуры) должностей;
  
• регламентацию деятельности структурных подразделений и работников;
  
• установление режима работы и системы охраны;
  
• организацию труда работников и оценки их труда и т. п.
  

К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации, положение о структурных подразделениях, штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности и др.

Организационно-правовые документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом - вышестоящей организацией, руководителем данной организации или другим органом. Целью разработки организационных документов является наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.

Организационные документы являются бессрочными и действуют до их отмены или до учреждения новых. В зависимости от характера и глубины изменений в деятельности учреждения организационно-правовые документы либо разрабатываются заново, либо в них вносятся необходимые изменения и дополнения распорядительными документами.

Разрабатываются организационно-правовые документы руководством учреждения с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения. Оформляются эти документы на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов:

• название учреждения, организации, предприятия;
  
• наименование вида документа;
  
• дата;
  
• номер документа;
  
• заголовок к тексту;
  
• подпись;
  
• гриф утверждения.
  

Текст организационно-правового документа в основном состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки эти документы обязательно проходят процедуру согласования со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой и пр.

10. 2. Отдельные виды организационно-правовой документации.

I. Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации учреждения.

Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруются арабскими цифрами:

1. Общие положения – указываются полное и сокращенное официальные названия организации, ее статус, почтовый адрес, основания, на которых создана организация, чем она руководствуется в своей деятельности, наличие филиалов, предмет и цели деятельности, наличие зарегистрированного товарного знака, фирменного бланка, печати;
   
2. Акционерный капитал (уставный капитал) – определяются размеры вкладов каждого учредителя, оговариваются условия увеличения (уменьшения) уставного фонда, регламентируются права участников на отдельные объекты, входящие в состав имущества организации;
   
3. Порядок деятельности – устанавливаются цели, виды деятельности, механизм отношения организации с другими организациями в вопросах финансово-хозяйственной деятельности, а также определяются права, которыми наделяются участники в процессе финансово-хозяйственной деятельности;
   
4. Управление – регламентируются состав органов управления и их полномочия, например, в акционерном обществе с большим числом акционеров это может быть: общее собрание акционеров, совет директоров, исполнительные органы и т. п.
   
5. Учет и отчетность; распределение прибыли – устанавливается порядок ведения бухгалтерской и статистической отчетности, порядок представления сведений о деятельности организации в налоговые и иные органы, порядок подведения итогов о финансовой деятельности общества, а также порядок распределения прибыли;
   
6. Прочие накопления – устанавливаются дополнительные фонды общества, кроме уставного, если они имеются;
   
7. Прекращение деятельности – устанавливается порядок ликвидации общества, его реорганизации, а также порядок рассмотрения споров организации с физическими и юридическими лицами.
   

Устав оформляется на стандартном листе с нанесением всех необходимых реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, место составления документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, отметка о регистрации устава, печать регистрирующего органа.


Образец оформления титульного листа Устава.


ЗАРЕГИСТРИРОВАН УТВЕРЖДАЮ

_____________________ Комитет по управлению

_____________________ госимуществом

_____________________ Московской области

_____________________

Москвы Председатель комитета

«____» ___________ 200__г. _____________________

инициалы, фамилия


Регистрационный №

«___» __________ 200__ г.

Распор. № ______________


Утвержден

Решением общего собрания

трудового коллектива

«____» _________ 200__ г.

УСТАВ

ГОСУДАРСТВЕННОГО ПРЕДПРИЯТИЯ

______________________________________________________________


г. Москва


II. Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения.

Положения могут быть типовыми и индивидуальными. При наличии типового положения конкретные положения разрабатываются на их основе. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций. Различаются положения об организации и положения о структурных подразделениях в составе организации.

На основании положения об организации действуют государственные бюджетные организации, например, высшие органы государственной власти и управления, федеральные органы исполнительной власти и пр.

Текст положения об организации включает следующие разделы:

1. Общие положения – даются официальные полное и сокращенное наименования организации, цели и основания ее создания с указанием наименования, даты и номера соответствующего правового акта; указывается, чем руководствуется организация в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, какие печати имеет;
   
2. Основные задачи – устанавливаются проблемы или комплексы проблем, которые призвана решать организация в процессе своей деятельности и которые определяют характер и направления ее деятельности;
   
3. Функции – перечисляются действия или виды работ, которые должна выполнять организация для решения поставленных перед ней задач;
   
4. Права и обязанности – содержится перечисление прав, которыми наделяется организации в лице ее руководителя. Право в данном случае – это юридически узаконенная возможность запрещать или требовать выполнения каких-либо действий. Права устанавливаются в объеме, необходимом для реализации возложенных на организацию функций. Например, в права включаются права на издание распорядительных и нормативных документов, ведение переписки и пр. В числе обязанностей перечисляются действия, которые организация должна выполнять для реализации своих функций;
   
5. Руководство – устанавливается, кем осуществляется руководство организацией, на каких принципах, кем назначается и освобождается от должности руководитель, сфера его компетентности;
   
6. Взаимоотношения и связи.
   
7. Контроль, проверка и ревизия деятельности – устанавливается кем осуществляется контроль за деятельностью организации, проверки и ревизии финансово-хозяйственной деятельности, их периодичность и сроки, порядок представления итоговых документов;
   
8. Реорганизация и ликвидация – устанавливается в каком порядке и кем осуществляется реорганизация и ликвидация организации.
   

Положение об организации оформляется на общем бланке. Обязательными реквизитами положения об организации являются: наименование вышестоящего органа, наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, печать.

Аналогичным образом оформляется Положение о структурных подразделениях, которые можно классифицировать на: положения о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах, положения о временных органах. Структура текста нормативно не закрепляется.

III. Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающей условия для его эффективной работы.

Должностные инструкции составляются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

1. Общие положения включают: наименование должности с обозначением структурного подразделения; кому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения на должность и освобождения от должности; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник на данной должности; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы); требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний;
   
2. Должностные обязанности устанавливают конкретное содержание деятельности работников, перечисляются виды работ, выполняемые работником на данной должности, характер выполняемых действий («руководит», «подготавливает», «утверждает», «рассматривает», «выполняет», «обеспечивает» и пр.);
   
3. Права – устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него обязанностей: право принимать определенные решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в рамках предоставленной ему компетенции, право обращаться с предложениями к руководителю, представительствовать от имени учреждения, право участвовать в совещаниях и пр.;
   
4. Ответственность – определяются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной;
   
5. Взаимоотношения – указывается от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет; с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов и пр.
   

Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации.

Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Подписывается должностная инструкция руководителем структурного подразделения, руководителем и т. п.


IY. Штатное расписание – правовой акт, определяющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях – с указанием разряда по Единой тарифной сетке).

Штатное расписание оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 альбомной ориентации с нанесением реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. В заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание. Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Указываются коды и наименования структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки и месячный фонд зарплаты по должностным окладам. Проект штатного расписания визируется руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации.

Образец штатного расписания

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ УТВЕРЖДАЮ

_______________ № _________ штатную численность в количестве

_________ чел. с фондом заработной

на 200 __ год Гербовая печать платы _____________ руб. в месяц

организации Подпись Инициалы, фамилия

руководителя

Дата

Или: Протокол заседания Совета

директоров (Правления)

от ______________ № ______

Код и наименование должности

Разряд ЕТС

Должностной оклад

Персональные надбавки

Прочие надбавки

Месячный фонд заработной платы

Фамилия, имя, отчество

(код подразделения и наименование подразделения)


Руководитель Отдела кадров

Подпись

Инициалы, фамилия


Y. Инструкция – правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц.

Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разбиваемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Текст инструкции должен начинаться с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели и причины издания документа, область распространения, основания для разработки и другие сведения общего характера. В тексте инструкции используются слова «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «запрещается» и т. п.

Инструкции оформляются на общем бланке организации. В заголовке к инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования, например, «Инструкция о ведении бухгалтерского учета на предприятии». Утверждается инструкция руководителем организации.

10. 2. Система распорядительной документации.

Независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов, руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов.

Основное назначение распорядительных документов – регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.

Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной структуры учреждения, характера содержания, средств и способов осуществления основной деятельности учреждений, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, т. е. от вышестоящего к подведомственному, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым документам.

С точки зрения сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

• правовые акты, действующие на федеральном уровне – акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти;
  
• правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации, - краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также их территориальных образований;
  
• правовые акты, действующие в пределах отрасли;
  
• правовые акты, действующие в рамках одной организации, учреждения, предприятия, фирмы.
  

Распорядительные документы, издаваемые органами федеральной исполнительной власти, относятся к категории ведомственных нормативных актов и делятся на:

• акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан Российской Федерации;
  
• акты межведомственного характера;
  
• акты, регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями.
  

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

• необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих организаций;
  
• необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.
  

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений – приказов, указаний, распоряжений включает следующие стадии:

1. Инициирование решения – обоснование необходимости издания распорядительного документа.
   
2. Сбор и анализ информации по вопросу.
   
3. Подготовка проекта распорядительного документа.
   
4. Согласование проекта документа.
   
5. Внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства.
   
6. Принятие решения (подписание документа).
   
7. Доведение распорядительного документа до исполнителей.
   

I. Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной и исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Юридическими основаниями для издания постановлений могут быть законы Российской Федерации, постановления Совета Федерации и Государственной Думы Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации и т. п.

Постановления должны иметь следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации, наименование вышестоящего органа и органа, издающего постановление, название вида документа, дата и номер постановления, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя органа, издающего постановление.

Текст постановления может иметь вступительную часть, если требуется дать разъяснение целей и мотивов издания постановления. Вступительная часть заканчивается ключевым словом – «ПОСТАНОВЛЯЕТ», например:

« В целях удовлетворения потребностей населения Российской Федерации в цитрусовых Правительство Российской Федерации ПОСТАНОВЛЯЕТ: …»

При необходимости вступительная часть может содержать ссылки на законы и ранее изданные постановления и другие ведомственные нормативные акты. Положения, имеющие нормативный характер, во вступительную часть не включаются.

Распорядительная часть постановления излагается в виде пунктов, нумеруемых арабскими цифрами, в каждом из которых содержится отдельное поручение. Пункты постановления, содержащие конкретные поручения, включают: наименование органа или организации, которой дается поручение, содержание самого поручения и при необходимости срок его выполнения.


Пример