Основы секретарского дела и делопроизводства (Учебное пособие для учащихся 10-11-х классов) Автор Бардо М. С. Москва, 2007 Делопроизводство и его определение
| Вид материала | Учебное пособие |
- Это нескучное делопроизводство, 58.75kb.
- Пособие предназначено для обучения секретарей-референтов, в помощь руководителям служб, 4960.9kb.
- Курс лекций делопроизводство и секретарское дело аннотация лекций курса делопроизводства, 99.53kb.
- Учебное пособие для учащихся 5 класса, 1780.81kb.
- Учебное пособие для учащихся 10 (11) классов «Экология Москвы и устойчивое развитие», 879.38kb.
- Учебное пособие Нижний Новгород 2007 Балонова М. Г. Искусство и его роль в жизни общества:, 627.43kb.
- Г. Я. Солганик стилистика текста учебное пособие, 2922.8kb.
- Указатель Биология Абрахина Н. О. Заповедники России: учебное пособие для учащихся, 1097.35kb.
- Программа разработана на основе Программы занятий с гирями 10-11 классы «Силовые упражнения., 79.24kb.
- Перова Инесса Николаевна Теория и практика написания сочинения учебное пособие, 811.45kb.
Префектура Северного
административного округа
г. Москвы
Центр делового сотрудничества
Адресование руководителю формулируется в дательном падеже (кому?):
Председателю
Московской лицензионной палаты
г-ну Лямину А. Е.
Адресование другому конкретному должностному лицу формулируется следующим образом:
Комитет по культуре
Правительства Москвы
(именительный падеж)
Начальнику отдела театров
И концертной деятельности
Можаевой Л. А.
(дательный падеж)
Заголовок к тексту – оформляется в левом верхнем углу под бланком от границы левого поля. Заголовок кратко отражает содержание документа, отвечает на вопрос «О чем?», начинается отглагольным существительным с предлогом «О» и обычно не превышаем 3-5 строк, напечатанных через 2 межстрочный интервал.
Текст – его структура зависит от цели создания докладной или объяснительной записки.
Например, текст инициативной внешней докладной записки состоит, как правило, из двух частей. В одной содержится точное и объективное описание события или ситуации, их оценка составителем и другая аргументированная информация о необходимости принятия тех или иных управленческих решений. В другой части текста формулируются выводы, предложения и рекомендации. Характерными для этой части текста являются глаголы «предлагаю (-ем)», «считаю (-ем) необходимым», «прошу (просим)».
Две части выделяются и в случае необходимости и в тексте объяснительной записки.
В одной – кратко констатируется или излагается содержание положений, пунктов и разделов основного документа или управленческой ситуации, фактов и событий. В другой – объясняются причины, приводятся расчеты, экономическое и юридическое обоснование и другие доказательства.
Информационные и отчетные докладные записки содержат, как правило, только одну часть текста – перечисление сведений о выполнении каких-либо заданий, поручений, планов и т. п.
Текст может быть представлен в виде сплошного связного текста, а также в форме таблицы или сочетании этих форм в соответствии с установленными требованиями.
Внешнюю докладную или объяснительную записку подписывает руководитель предприятия или организации.
Подпись – оформляется через 2-3 интервала ниже текста от границы левого поля и включает наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись и расшифровку подписи.
В случае необходимости в формуляр внешней докладной или объяснительной записки включается реквизит «Отметка о наличии приложения», которая располагается от границы левого поля ниже текста. Если приложения полностью названы в тексте, то форма отметки следующая:
Приложение: на 2 л. в 1 экз.
Если документы-приложения не названы в тексте, то в отметке необходимо перечислить их названия с указанием количества экземпляров:
Приложение:
- Договор о разработке научно-технической продукции от 20. 03. 03 на 2 л. в 1 экз.
- Акт сдачи-приемки научно-технической продукции по договору от 23. 04. 03 № 2 на 1 л. в 3-х экз.
Пример оформления внешней докладной записки
Муниципальное предприятие Заместителю председателя
при Правительстве Москвы Московской регистрационной
«Экспресс-реклама» палаты
г-ну Мазков В. В.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
03. 05. 04 № 14
Об утверждении формы
паспорта регистрации
вывесок торговых предприятий
Во исполнение распоряжения Правительства Москвы от 20. 04. 04 № 124-р «О приведении в порядок вывесок и витрин торговых предприятий в г. Москве» нами разработана автоматизированная система регистрации вывесок.
Для внедрения системы с 01. 06. 04 прошу Вас утвердить единую машиноориентированную форму «Паспорт регистрации вывески торгового предприятия в г. Москве».
Приложение: на 1 л. в 5 экз.
Генеральный директор / личная подпись / И. А. Истин
Пример оформления внешней объяснительной записки
Северный административный округ Начальнику Отдела
г. Москвы Госинспекции цен
Общество с ограниченной Префектуры Северного
ответственностью административного
«Продовольственный магазин округа г. Москвы
№ 35 «Наташа»
г-ну Костикову Л. П.
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
12. 04. 04 № 17
Москва
О размере торговой надбавки
Ассортиментный перечень продовольственных товаров, которые магазин будет реализовывать по социально низким ценам в подарочных наборах к Празднику 9 Мая, был утвержден Управлением потребительского рынка
02 апреля 2004 года.
В пунктах 4. «Сахар» и 6. «Кондитерские изделия» при расчете розничной цены процент торговой надбавки нашего магазина составил 10%, что полностью соответствует распоряжению Правительства Москвы от 25. 02. 2004
№ 46-р.
Генеральный директор / личная подпись / А. П. Андреев
Внутренние докладные и объяснительные записки, адресуемые руководителю предприятия, организации составляются часто и являются непосредственными основаниями для издания приказов по основной деятельности, по личному составу и распоряжений.
Внутренняя докладная или объяснительная записка оформляется на чистом листе бумаги с угловым расположением реквизитов по образу общего бланка. Формуляры этих документов совпадают и состоят из следующих реквизитов:
- наименование структурного подразделения – автора;
- название вида документа;
- дата;
- регистрационный номер (только в случае необходимости);
- заголовок к тексту;
- адресат;
- текст;
- подпись.
Описание вышеприведенных реквизитов:
Наименование структурного подразделения – автора (где непосредственный составитель документа занимает конкретную должность) оформляется в верхнем левом углу листа бумаги от границы левого поля.
Название вида документа – оформляется прописными буквами на следующей строке также от границы левого поля.
Дата – является датой составления и подписания документа и оформляется цифровым способом.
Регистрационный номер – на внутренних докладных и объяснительных записках оформляется только в случае необходимости.
Адресат оформляется в правом верхнем углу на уровне первой строки в наименовании структурного подразделения и формулируется в дательном падеже. В адресате указывается конкретное наименование должности, фамилия и инициалы руководителя.
Например:
Начальнику транспортного
отдела
Трофимову И. П.
При адресовании руководителю название предприятия, входящее в состав наименования его должности, указывается сокращенно:
Ректору МГУ
Садовничему С. А.
Заголовок к тексту – располагается через 2-3 межстрочных интервала ниже даты и номера в верхнем левом углу.
Если текст внутренней докладной или объяснительной записки не превышает 6-8 строк, то заголовок к нему допускается не формулировать.
Структуры текста внутренних докладных и объяснительных записок похожи.
Внутренняя докладная записка состоит, как правило, из двух логических смысловых частей.
В зависимости от цели создания докладной записки ее текст может представлять только предложения автора.
В первой части текста внутренней объяснительной записки содержится подтверждение событий, признание определенного поведения, совершенных действий, поступков, нарушений, а во второй – объяснение их причин, перечисление доказательств, оправданий, иногда – ссылка на оправдательные документы. Части текст подробной объяснительной записки могут не подразделяться на абзацы и входить в состав одного предложения, например:
«24 мая 2003 года я опоздал на работу на 30 минут, т. к. в метро был нарушен график движения и поезд простоял в тоннеле перед станцией «Университет» с 8. 30 до 8. 55».
Документы, служащие оправданием, могут быть приложены к объяснительной записке. Отметка об их наличии оформляется так же, как и во внешних докладных и объяснительных записках.
Подпись – оформляется через 2-3 межстрочных интервала ниже текста и состоит из наименования должности лица, составившего докладную или объяснительную записку, личной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия).
Пример оформления внутренней докладной записки
Аналитическая лаборатория Директору хлебозавода «Нива»
Горбуновой В. П.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
12. 05. 04
Лаборатория не может качественно осуществлять входной контроль поступающего вспомогательного материала и муки, т. к. лабораторная печь и лабораторная тестомесильная машина давно не работают.
Прошу дать указание отделу материально-технического снабжения срочно закупить необходимое оборудование.
Приложение: заявка на приобретение оборудования на 1 л. в 1 экз.
Заведующий лабораторией /личная подпись/ И. И. Истомина
Пример оформления внутренней объяснительной записки
Научно-исследовательский заместителю директора
отдел автоматики политехнического музея
Хитрову И. Н.
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
12. 04. 03
10 марта 2003 года в зале № 8 посетителями был сломан макет промышленного робота ПР-222, инвентарный № 711547.
Поломка была совершена в мое отсутствие, т. к. с 05 марта я замещаю на 0, 5 ставки музейного смотрителя отдела космонавтики и обхожу закрепленные за мной залы по специальному графику.
Музейный смотритель / личная подпись / Н. П. Ковалева
ТЕЛЕГРАММА
Телеграмма – обобщенное название различных по содержанию и цели создания документов, выделяемых в особую группу в связи с особым способом передачи текста – по телеграфным каналам связи.
От своевременности передачи и получения информации во многом зависят своевременность и правильность принятия решения. Поэтому, чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу.
В зависимости от того, насколько быстро необходимо передать информацию, составитель телеграммы указывает степень ее срочности: «Внеочередная», «Правительственная», «Срочная» и т. п. Категория телеграммы указывается перед адресатом.
В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер почтового отделения, улица, дом, наименование учреждения, фамилия получателя. Для удешевления телеграммы и упрощения ее обработки правительственные учреждения и многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращенный адрес:
Например:
КЕМЕРОВО КОЛОС ПЕТРОВУ
КРАСНОЯРСК КОБРА МАХИНУ
ТОМСК ГРАНИТ ПАХОМОВУ
Адресат телеграммы печатается прописными буквами. Текст телеграммы печатается на листе бумаги на одной стороне через два интервала прописными буквами. Между словами в телеграмме делается пропуск в два удара. Начало текста печатается с абзаца, далее абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст сжато, лаконично. Он должен состоять из одного логического элемента – заключения, только в исключительных случаях допускаю краткое доказательство. При составлении телеграммы большое значение придается выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется телеграмма особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Смысловые оттенки слов и их связь предаются порядком расположения слов в предложении и их окончаниями. Если знаки препинания все-таки необходимы, т. к. имеют смысловое значение, то они пишутся сокращенно строчными буквами: точка – тчк, запятая – зпт, двоеточие – двтч, кавычки – квч, скобки – скб.
Словами в телеграмме пишутся такие знаки как № - номер, — - минус, + - плюс, ! – восклицательный знак, ? – вопросительный знак, % - проценты, : - деление и др. Даты обозначаются арабскими цифрами – число, месяц, год. Между цифрами разделительные знаки не ставятся.
Формуляр телеграммы делится на две части:
1 часть (над чертой) – состоит из 3-х абзацев – адресат, текст, подпись – оформляется прописными буквами – оплачиваемые реквизиты;
2 часть (под чертой) – содержит: адрес отправителя, подпись – оформляется обычным текстом – неоплачиваемые реквизиты.
Слова в телеграммах для подсчета делятся на действительные и тарифные. Действительные слова необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграмма на телеграфных аппаратах. По количеству тарифных слов производится оплата телеграмм.
В ответных телеграммах перед текстом обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.
Телеграмма не может быть отправлена по каналам связи до тех пор пока, она не будет подписана – подпись ставится под чертой, на подпись ставится печать предприятия, организации, учреждения.
Примеры
ТЕЛЕГРАММА
ТОМСК 24 ОБЪЕДИНЕНИЕ ОКСИД
ПРОСИМ УСКОРИТЬ ОТГРУЗКУ ПИЛОМАТЕРИАЛОВ тчк
ДИРЕКТОР ПРЕДПРИЯТИЯ АНДРОН ПЕТРОВ
----------------------------------------------------------------------------------
630012, Новосибирск-12, ул. Крылова, 4
тел. 23-34-45. Р/с ____________________________
Директор Н. И. Петров
Исх. № _______________________
Дата __________________________
ТЕЛЕФОНОГРАММА
Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию и цели создания документов, выделяемых в особую группу в связи со способом передачи текста (передается устно по телефону и записывается получателем).
Телефонограммой обычно передаются краткие и оперативные распоряжения, информация для руководства в текущей деятельности, приглашения на совещания и заседания, а также доводятся до сведения исполнителей конкретные срочные поручения. Телефонограммы используются, когда необходимые для оперативного решения служебных вопросов и передаваемые по телефону сообщения требуют документального оформления.
Передаваемая (отправляемая) телефонограмма оформляется в одном экземпляре. Она может быть составлена, подписана и передана ответственным исполнителем, но чаще всего составляется и передается секретарем или исполнителем по поручению руководителя, который подписывает телефонограмму.
Принимаемая (поступающая) телефонограмма может быть сначала застенографирована, записана скорописью или с помощью современной звукозаписывающей техники, а затем расшифрована и оформлена также в одно экземпляре секретарем или исполнителем, получившим сообщение по телефону.
Передаваемая и принимаемая телефонограммы имеют одни и те же реквизиты, но на принимаемой телефонограмме отсутствует личная подпись должностного лица, от имени и по поручению которого передается информация.
В случае передачи телефонограммы нескольким предприятиям и организациям к ней прилагается список адресатов и номера их телефонов.
Телефонограммы могут оформляться на чистом листе бумаги преимущественно формата А5, на специально разработано бланке (если передаются или принимаются чаще 200 раз в год) или в некоторых случаях могут записываться в книгу телефонограмм.
Типовой формуляр телефонограммы сложился традиционно и обеспечивает удобство передачи и рациональность записи принимаемой информации.
В его состав входят следующие реквизиты (в последовательности, отражающей процесс приема-передачи): адресат, название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА), дата, регистрационный номер (в случае необходимости), текст, подпись, отметка о передаче, отметка о приеме, время приема-передачи.
При оформлении телефонограммы угловое расположение реквизитов является предпочтительным.
Реквизит «адресат» оформляется в правом верхнем углу листа бумаги. Если телефонограмма передается в несколько однородных предприятий или организаций, то адресат указывается обобщенно. Например:
Управляющим филиалами