Основы секретарского дела и делопроизводства (Учебное пособие для учащихся 10-11-х классов) Автор Бардо М. С. Москва, 2007 Делопроизводство и его определение

Вид материала

Учебное пособие

Содержание Основные качества секретаря-референта Основы организации труда работников организация рабочего места секретаря Приказ — издается Совещание — готовят, открывают, ведут, закрывают, переносят, проводят, устраивают Правильно неправильно Вместо: «Тарифы на проезд пассажиров городским пассажирским транспортом». Необходимо Вместо: «Было установлено, что существующие расценки завышены». Необходимо Вместо: «Проведение эксперимента по питанию школьников». Необходимо Неправильно правильно Неправильно правильно Общая классификация документов Вид документа Письменные (или рукописно - печатные) К графическим документам Акустические документы Типовые документы Примерные документы Трафаретные документы

Подобный материал:

• Это нескучное делопроизводство, 58.75kb.
• Пособие предназначено для обучения секретарей-референтов, в помощь руководителям служб, 4960.9kb.
• Курс лекций делопроизводство и секретарское дело аннотация лекций курса делопроизводства, 99.53kb.
• Учебное пособие для учащихся 5 класса, 1780.81kb.
• Учебное пособие для учащихся 10 (11) классов «Экология Москвы и устойчивое развитие», 879.38kb.
• Учебное пособие Нижний Новгород 2007 Балонова М. Г. Искусство и его роль в жизни общества:, 627.43kb.
• Г. Я. Солганик стилистика текста учебное пособие, 2922.8kb.
• Указатель Биология Абрахина Н. О.    Заповедники России: учебное пособие для учащихся, 1097.35kb.
• Программа разработана на основе Программы занятий с гирями 10-11 классы «Силовые упражнения., 79.24kb.
• Перова Инесса Николаевна Теория и практика написания сочинения учебное пособие, 811.45kb.

Основные качества секретаря-референта

Работа секретаря-референта отличается быстро изменяющейся ситуацией, разнообразием выполняемых операций и потребностью их оперативного решения, необходимостью часто вести параллельно несколько видов работ, многообразием контактов.

Поэтому при приеме на работу секретарю-референту предъявляется ряд требований, которые можно разделить на требования к деловым и личным качествам.

К деловым качествам относятся:

• профессиональные навыки, т. е. секретарь-референт должен иметь специальное образование, быть профессионально подготовлен;
  
• высокий уровень самоорганизации — на секретаря падает организационное обслуживание руководителя предприятия, организации, учреждения. Он обязан обеспечить своевременность подготовки совещания. Приема, оформления документа и т. д.;
  
• ответственность за своевременное и качественное выполнение поставленных задач;
  
• инициативность — умение принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу. При выборе секретаря выдвигается требование сохранения служебной тайны;
  
• умение сохранять дипломатичность в разговорах по телефону и личных контактах, тактичный уход от беседы, которая может нанести ущерб делу предприятия, организации, учреждения;
  
• пунктуальность — своевременность представления документов и информации для принятия решения, организация встреч, совещаний;
  
• умение предвидеть напряженные ситуации и уметь детально спланировать работу в этот момент;
  
• преданность фирме, предприятию, организации, учреждению.
  

К личным качествам секретаря-референта относятся:

• умение адаптироваться, т. е. быстро переключаться с одного вида работы на другой и способность одновременно выполнять несколько поручений;
  
• коммуникабельность — способность легко устанавливать контакты, связи;
  
• любезность;
  
• вежливость;
  
• доброжелательность;
  
• опрятность, умение одеваться с учетом деловой обстановки;
  
• стремление к постоянному пополнению и совершенствованию как общих, так и профессиональных знаний.
  

Деловые и личные качества работника, поступающего на должность секретаря-референта, как правило, проверяются тестированием.

ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ТРУДА РАБОТНИКОВ

СЛУЖБ ДОКУМЕНТАЦИИ

Слово «организация» произошло от латинского «организм», т. е. соединение частей в одно целое и упорядочение их. Организация труда работников служб документации, в т. ч. секретарей-референтов предусматривает методы, стиль и систему управления коллективом. Она создает оптимальные условия труда при достижении его максимальной производительности и эффективности.

Объем служебных документов ежегодно растет, как и численность персонала, обрабатывающего их. Внедрение компьютерной обработки документов не сократило их численность, а наоборот, привело к возрастанию. Простое увеличение численности управленческого персонала не может дать положительного эффекта, нужны большие усилия для решения многоаспектных организационных задач.

Именно организация работы со всеми видами документов внутри предприятия, организации, учреждения является той частью процессов управления, которая во многом определяет оперативность и четкость функционирования государственного аппарата. От правильной организации, наиболее полной механизации процессов обработки документов зависит повышение эффективности всего процесса управления.

Организация труда работников служб документации включает в себя решение следующих вопросов:

• четкое построение службы документации, выбор наиболее рациональной формы организации форм работы с документами;
  
• правильное разграничение полномочий между отдельными исполнителями и подразделениями по их квалификации, внедрение передовых приемов и методов труда;
  
• нормирование труда работников служб документации;
  
• регламентация должностного и количественного состава персонала служб документации, повышение его квалификационного уровня и культуры в работе;
  
• рациональная организация рабочего места и обеспечение благоприятных условий труда.
  

В практике работы предприятий, организаций, учреждений существует три основные формы организации работы с документами:

• централизованная — применяется в учреждениях с большим документооборотом — предполагает выполнение всех операций с документами в одном структурном подразделении — канцелярии. Централизованная система характерна и для организаций с очень малым документооборотом, в которых все работы с документами выполняет секретарь;
  
• децентрализованная — все операции выполняются в структурных подразделениях, которые разобщены территориально;
  
• смешанная форма (частично централизованная) — используется в крупных объединениях со сложной структурой и большим объемом документооборота. При этой форме часть операций по работе с документами (прием, отправка, контроль исполнения) берет на себя канцелярия, а остальные операции (регистрацию, формирование дел, текущее хранение и т. п.) выполняют структурные подразделения.
  

При выборе формы организации работы с документами для конкретного предприятия, организации, учреждения необходимо учитывать следующие факторы: объем документооборота, характер работы предприятия и его территориальное размещение, структуру предприятия и его подразделений, техническую оснащенность и квалификацию руководителей, специалистов и технических исполнителей.

Обычно предприятия по объему документооборота делятся на следующие категории:

I-я категория — предприятия с объемом документооборота свыше 100000 документов в год;

II-я категория — предприятия с объемом документооборота от 25000 до 100000 документов в год;

III-я категория — предприятия с объемом документооборота от 10000 до 250000 документов в год;

IY-я категория — предприятия с объемом документооборота до 10000 документов в год.

Должностной и численный состав персонала зависит от объема документооборота.

организация рабочего места секретаря

Рабочее место — это зона трудовой деятельности одного или нескольких исполнителей. Оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей.

В соответствии с действующими нормами площадь служебных помещений устанавливают из расчета 4 м² на одного работника.

Организация рабочего места — это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению. Организация рабочего места включает: оснащение рабочего места мебелью, специальным оборудованием и необходимыми средствами организационной техники с учетом антропометрических данных, технологическую планировку и совершенствование условий труда.

Свою трудовую деятельность секретарь осуществляет обычно в специальном (смежном с кабинетом руководителя) служебном помещении — приемной, которая и представляет собой рабочую зону (рабочее место) секретаря.

Правильно организовать рабочее место — значит, оснастить его мебелью, средствами связи, специальными средствами организационной техники, осветительными приборами, канцелярскими и вспомогательными материалами, необходимыми для работы, в том числе и справочной литературой. Необходимо помнить о свежем воздухе, внутреннем озеленении, эстетическом оформлении рабочего места, поддержании чистоты и порядка, а также соблюдении правил пожарной безопасности, а также специфических требований государственного надзора.

Существуют определенные требования к рабочему месту секретаря, вытекающие из принципов научной организации труда. В целом они предполагают учет антропометрических (возраст, рост, вес и т. п.) данных работников, рациональную технологическую планировку, ориентацию на удобство в работе, совершенствование условий труда и отдыха, повышение культуры труда.

Основные требования к рабочему месту:

• рабочее место секретаря должно располагаться рядом с кабинетом руководителя так, чтобы можно было легко и свободно входить в кабинет по вызову, и в то же время так, чтобы обеспечивался хороший обзор входящих посетителей;
  
• желательно, чтобы расположение рабочего места соответствовало технологическому процессу обработки документов, с тем, чтобы избегать ненужных перемещений, как документов, так и секретаря;
  
• в размещении рабочего места следует учитывать нормативную площадь на одного работающего, правильную освещенность (естественный свет должен падать слева или спереди, незагроможденность пространства ненужными для непосредственных рабочих операций предметами, обеспечение свободного и безопасного доступа к местам включения средств оргтехники в сеть, по возможности исключения отвлекающего неблагоприятного воздействия уличных раздражителей, теплового излучения от приборов отопления и светового излучения от экранов компьютеров, телевизоров и других аудиовизуальных средств;
  
• форма и габариты мебели должны обеспечивать удобное положение корпуса работника при выполнении трудовых операций, создавать хорошее зрительное восприятие и свободное положение;
  
• оргтехнику, средства механизации труда, канцелярские принадлежности, вспомогательную и справочную литературу, картотеки и другие средства и предметы труда необходимо размещать так, чтобы их можно было легко брать, читать, пользоваться, а те из них, с которыми секретарь работает постоянно, всегда должны находиться под руками и на удобном месте.
  

Для того чтобы секретарь не тратил зря рабочее время необходимо выработать определенную, оптимальную для его рабочих условий последовательность движений при пользовании материалами и средствами труда, подготовленными для работы заранее. Оптимальная рабочая зона определяется следующим образом: необходимо сесть за стол и протянуть руки в стороны, каждой рукой необходимо описать перед собой полукруг — это будет зоной досягаемости в положении сидя. Секретарь большую часть рабочего времени работает сидя, поэтому необходимо обеспечить возможность удобно вытянуть ноги, свободно встать, изменить позу.

В оборудование рабочего стола секретаря должно входить следующее:

• мебель — письменный (канцелярский) стол, стул или кресло, шкафы, полки, сейфы для размещения и хранения документов и дел, бланков, штампов, бумаги и канцелярских принадлежностей, тумба или вспомогательный стол для пишущей машинки, монитора компьютера, телефонов, факсов, цветочные подставки;
  
• технические средства — пишущая машинка, персональный компьютер, телефонный аппарат, диктофон, часы, копировальный аппарат, сшиватель документов, переговорное устройство, факс и т. п.;
  

Для организации нормальной работы секретаря также необходимо:

• естественное освещение, благотворно влияющее на работника. При использовании искусственного освещения необходимо помнить, что свет должен падать на рабочую поверхность письменного стала под углом более 30^о от горизонтальной линии взора, при этом поле зрения человека охватывает примерно 45% объектов во всех направлениях и любой свет в этих границах должен рассеиваться;
  
• температура в служебных помещениях в соответствии с установленными нормами не должна превышать 18 – 20^о С, а относительная влажность воздуха должна составлять зимой 45 – 50 %, летом — 50 – 55 %;
  
• уровень посторонних шумов в служебном помещении не должен превышать 40 дБ. Бороться с шумами, проникающими в служебные помещения извне, бывает довольно трудно, но все же можно снизить из уровень за счет звукоизоляции помещения и рабочих мест. Для снятия шумов, возникающих от работы внутреннего оборудования, необходимо звукоизолировать пол, стены, потолок, различные акустические перегородки (устанавливаются на 15 – 20 см выше головы сидящего человека), войлочные или поролоновые подкладки под пишущие машинки, глушители на телефонных аппаратах и др.;
  
• снижению утомляемости содействует определенный «зрительный» комфорт на рабочем месте, который складывается из окраски помещения в соответствии с требованиями технической эстетики (нежелательность слишком ярких, «ядовитых» цветов в отделке стен, мебели), размещения зеленых насаждений на стенках, на специальных поставках на полу (но не в проходах и оконных проемах);
  
• служебное помещение необходимо регулярно проветривать лучше всего с помощью кондиционеров, но можно и с помощью специально устраиваемых сквозняков на 5 – 8 минут (при этом работники должны выходить из помещения, а документы убираться со столов);
  
• режим труда и отдых работников определяется правилами внутреннего распорядка, где записано точное время начала и окончания рабочего дня, перерывов на обед, но кратковременный отдых в течение рабочего дня там не регламентируется. Рекомендации для лиц, имеющих дело с диктофонно - машинописной работой, такие: через каждые 45 минут работы делается 3 – 4 минутный перерыв на отдых, либо 3 – 8 минутные перерывы каждые 2 часа работы. Для физического здоровья и хорошего психического состояния полезно устраивать физкультурные паузы: первую — через 2 – 2,5 часа после начала трудового дня, вторую — через такое же время после окончания обеденного перерыва.
  

9. язык и стиль служебных документов

Языком делового общения является официально-деловой стиль — функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления. Речевое общение в сфере управления обладает рядом специфических особенностей. Участниками делового являются органы и звенья управления — организации, учреждения, предприятия, должностные лица и работники.

Специфика делового общения выражается в том, что независимо от того, кто являлся непосредственным составителем документа официальными авторам и адресатом документа являются организации в целом. Поэтому, несмотря на то, что документ подписывается одним лицом — руководителем организации, автором документа, является «коллективный субъект». То же можно сказать и об адресате документа. Другой важной характеристикой документного общения является адресность информации. Управленческая информация не может быть информацией вообще (как, теле -, радио -, газетная информация и некоторые ее виды). Существенным фактором делового общения, влияющим на характер управленческой информации, является повторяемость управленческих действий и ситуаций. Управленческая деятельность — это всегда игра «по правилам». Следствием этого является повторяемость управленческой информации, приводящая к регулярности использования одних и тех же языковых средств.

Еще одной характерной особенностью делового общения является тематическая ограниченность круга решаемых организацией задач, что является следствием определенной стабильности функций учреждения.

Исходя из вышесказанного, можно выделить следующие свойства управленческой информации, вытекающие из условий делового общения:

• официальный характер;
  
• адресность;
  
• повторяемость;
  
• тематическая ограниченность.
  

Работа с документами — это, прежде всего работа с текстом. При составлении и редактировании текста может возникать ряд типичных трудностей. Они связаны с выбором слова и его грамматической формы, а также с построением словосочетаний и предложений. Для того чтобы не создавать текстов, требующих огромной редакторской работы, составитель документа должен соблюдать определенные правила — условно говоря «технику стилистической безопасности».

9. 1. Лексика

Необходимо помнить, что не все слова сочетаются друг с другом, так как нам удобно. В русском языке, как и в любом другом, существуют правила и нормы сочетаемости слов.

Типичные для деловой речи сочетания слов:

Приказ — издается

Контроль — возлагается на кого-либо; осуществляется

Выговор — объявляется

Порицание — выносится

Архив — создают, обрабатывают, сдают (документ) в

Вакансию — имеют, замещают

Совещание — готовят, открывают, ведут, закрывают, переносят, проводят, устраивают

В сочетаниях слов «иметь значение» и «играть роль» никогда нельзя менять местами слова.

Одним из отличительных особенностей специальной лексики и терминологии является наличие единственного и четкого значения. Недопустима замена термина близким по смыслу словом. Термины, не понятные адресату должны быть расшифрованы в тексте. При расшифровке терминов необходимо пользоваться словарем (толковым, терминологическим, иностранных слов и др.), для того чтобы толкование было точным.

Применение иностранных слов должно быть целесообразным, т. е. вызываться необходимостью. Если при составлении текста предстоит сделать выбор между синонимами, одно из которых русское, а другое — заимствованное, необходимо, прежде всего, определить, существенна ли смысловая разница между ними. Выбор иностранного синонима слова оправдан в случае, если он имеет оттенки значения важные для изложения текста. Например, слова «удобный» и «комфортабельный» близки по значению, но прилагательное английского значения «комфортабельный» более точно передает оттенки смысла — «удобный в бытовом отношении, благоустроенный».

Одной из самых распространенных «болезней» официального стиля является плеоназм, который заключается в том, что в словосочетании оказываются избыточные, ненужные с точки зрения смысла слова.

Например⁴:

промышленная индустрия — слово «индустрия» само по себе обозначает «промышленность»;

форсировать строительство ускоренными темпами — глагол «форсировать» образован от фр. Forcer — ускорять темп деятельности;

тонкий нюанс — существительное «нюанс» образовано от фр. Nuance — оттенок, тонкое отличие;

своя автобиография — первая часть слова «автобиография» имеет греческое происхождение: autos — сам;

в апреле месяце — апрель не может быть ничем кроме месяца;

150 тыс. рублей денег — в рублях исчисляются только деньги;

прейскурант цен — в слове прейскурант есть французский корень prix — цена, но допустимо выражение «прейскурант розничных цен»;

маршрут движения — слова «маршрут» означает «направление движения»;

главная суть — «суть» это и есть главное.

Некоторые плеонастические словосочетания вошли в обиход, например, «реальная действительность», «практический опыт», «информационное сообщение», которые почти тождественны со словами «действительность», «сообщение», «опыт».

Еще одним недостатком составления текста служебных документов является повтор однокоренных слов в пределах одного словосочетания — тавтология, которая делает текст неблагозвучным, задерживает внимание, затрудняет понимание текста.

Примеры типичных для официальных текстов тавтологий:

Неправильная фраза Правильная фраза

Польза от использования — польза от применения чего-либо

Следует учитывать следующие необходимо учитывать следующие

факторы факторы

Данное явление проявляется в данное явление указывается в

указанных условиях указанных условиях

Адресовать в адрес направить в адрес

Необходимо также отметить некоторые недостатки составления служебных документов при использовании в тексте паронимов — родственных слов, близких по звучанию, но различных по значению и сочетаемости (от греч. Para — возле, onyma — имя). Например, оплатить — заплатить (разница состоит в грамматической сочетаемости этих глаголов: слово «оплатить» требует прямого дополнения: «оплатить что-либо», «заплатить» — косвенного «заплатить за что-нибудь»; командированный — командировочный (причастие «командированный» образовано от глагола «командировать»; «командированный» — «тот кого командировали» — «командированный сотрудник»; прилагательное «командировочный» произведено от существительного «командировка» и имеет значение «относящийся к командировке», «командировочное удостоверение».

При написании текстов служебных документов нередко возникают трудности с орфографией.

2. Правописание имен собственных

Лексический пласт собственных имен чрезвычайно подвижен: сдвиги в его составе отражают непрекращающийся процесс развития общественной жизни. Новые социальные институты, организации, предприятия, должности получают новые имена. Современные компьютерные программы, в которых предусмотрена проверка правописания не охватывает всех собственных имен. Для того чтобы не делать ошибок в написании имен и названий, необходимо руководствоваться несколькими общими правилами.

а) прилагательные, образованные от имен лиц

прилагательные, образованные от фамилий, пишутся со строчной буквы (например, пушкинское стихотворение, морозовское наследство) — кроме прилагательных на –ский, означающих «имени кого-либо», «памяти кого-либо», например, Пушкинские чтения;


б) географические названия

все слова названия пишутся с прописной буквы, кроме входящих в их состав служебных слов и родовых названий, например, Южная Америка, Северный Ледовитый океан, Организация Объединенных Наций;


имена нарицательные в составе названий пишутся с прописной буквы, если употреблены не в прямом значении, например, город Белая Церковь; но в названиях улиц Чистые пруды, Кузнецкий мост, Красные ворота, Сущевский вал, Каретный ряд — они пишутся со сточной буквы, т. е. исторически имели прямое значение. Иноязычные родовые наименования пишутся с прописной буквы, например, Рио-Колорадо (рио — река), Сьерра-Невада (сьерра — горная цепь), Йошкар-Ола (ола — гора), но иноязычные родовые наименования, вошедшие в присущем им значений в русский язык (фиорд, стрит) пишутся со строчной буквы;


названия титулов, должностей в составе названий пишутся с прописной буквы, например, острова Королевы Шарлоты, мост Лейтенанта Шмидта;


в названиях государств обычно все слова пишутся с прописной буквы, в неофициальных вариантах названий — отдельные слова — со срочной, например, Нидерландское королевство, Великое герцогство Люксембург, Соединенное королевство;


в) названия учреждений, организаций, предприятий


в названиях высших правительственных, важнейших международных организаций все слова пишутся с прописной буквы, например, Организация Объединенных Наций, Администрация Президента Российской Федерации;


в большинстве названий первое слово пишется с прописной, например, Комиссий по государственным наградам при Президенте Российской Федерации;


с прописной буквы пишется помимо первого слова первое слово той части словосочетания, которая сама по себе используется как название, например, Государственная Третьяковская галерея (Третьяковская галерея), Центральный Дом журналиста (Дом журналиста);


г) названия документов, памятников культуры


в составных названиях документов, памятников с большой буквы пишется первое слово и все собственные имена, например, Конституция Российской Федерации, Исаакиевский собор, собор Парижской богоматери, храм Василия Блаженного, Девятая симфония Бетховена


д) наименования должностей и званий


с прописной буквы пишутся наименования высших должностей и высших почетных званий, например, Президент Российской Федерации; другие — со строчной, например, начальник Государственно-правого управления Президента Российской Федерации.


3. Словообразование


В современном русском языке одним из самых «активных» способов словообразования является сокращение слов. Длинные слова и словосочетания затрудняют их употребление, поэтому в целях сжатия речи для обозначения понятий используются сокращения. Различают два основных вида сокращений:

лексические сокращения — аббревиатуры (от итальянск. Abreviatura) — сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или из частей слов: СНК, Москапемонт, зам., спецназ и т. п. Лексические сокращения функционируют как самостоятельные слова. Различают несколько видов лексических сокращений (аббревиатур):

• Инициальные сокращения — сокращения, образованные из начальных букв слов, обозначающих понятие; они в свою очередь подразделяются на:
  

• буквенные (при чтении произносятся буквы) — МЧ, ЖСК, СП, АОЗТ, КБ;
  

• звуковые (при чтении произносятся звуки) — ГОСТ, ГАИ, ТЭО, РЭУ, ДЭЗ, ТЭЦ, ЛЭП, ОТИС, ВОСВОД, вуз и т. п.;
  
• буквенно-звуковые (при чтении произносится часть слова по буквам, а часть — по звукам) — ГУВД, ТОО, ЦТСА, НИОПИК, УКГОиП и т. п.
  

Инициальные аббревиатуры независимо от того, являются они обозначениями собственного имени или нарицательного, пишутся заглавными буквами — ЕСД, МЭП, СНИП, ГТГ.

• Слоговые сокращения — сокращения, образованные из частей, слогов слов — зампред, Роскомзем, Мосзеленстрой, Мосжилстрой, Мосинтур, техред, главбух, завгар и т. п.. Эти аббревиатуры пишутся с прописной буквы, если обозначают индивидуальные названия организаций, учреждений, предприятий, например, Минздравмедпром, Мострансагенство;
  
• Частично сокращенные слова — образованы из части или частей слов и полного слова — Мослесопарк, Москоллектор, Мосрасчетбанк, хозрасчет, рембаза и т. п. Родовые наименования пишутся со строчной буквы — госархив, вуз.
  
• Усечения — зам., зав., спец., пред.;
  
• Телескопические сокращения — образованы из начала и конца составляющих слов — рация (из слова ра[диостан]ция), бионика (из слова био[логия] и электро[ника]);
  
• Смешанного типа — ВНИИторгмаш, МосАЭРО, МосгорБТИ.
  

графические сокращения — применяются при письме как сокращенные обозначения слов — г-н, тчк, ж.-д., кв. м, л, экз. и т. п.

Различают несколько типов графических сокращений:

• точечные — стр. – страница, др. – другие, т. п. – тому подобные, см. – смотри, эт. – этаж, ул. – улица;
  
• дефисные — г-н – господин, гр-н – гражданин;
  
• косолинейные — п/о – почтовое отделение, б/г – без года и др.;
  
• нулевые, или курсивные — как правило обозначаются физические величины — т, кг, см, л;
  
• комбинированные — ж.-д. – железнодорожный, сев.-зап. – северо-западный и др.
  

При оформлении служебных документов допускается употреблять только общепринятые графические сокращения, зафиксированные в государственных стандартах и словарях. Во множественном числе графические сокращения не удваиваются, за исключением — гг. – годы, пп. – пункты и т. п. Не допускается перегружать текст графическими сокращениями, применять несколько графических сокращений в коротком тексте.

Основным принципом сокращения является то, что они не должны усложнять понимание текста, двойное толкование текста.

Желательно отбрасывать максимального количество букв, но не больше, чем допустимо для правильного и однозначного понимания текста. Сокращение до одной буквы допускается, только если оно является общепринятым. Сокращение не может заканчиваться на гласную букву или букву «Й», в этом случае сохраняется следующая согласная — крайн., калийн., учен., маслян. При сокращении мягкий знак «Ь» опускается — сельский – сел. Удвоенная согласная не сохраняется, остается одна буква — металлический – метал. В сложных прилагательных, пишущихся через дефис, сокращают каждую часть слова по данным правилам — проф. - тех. В сложных прилагательных, пишущихся слитно, сокращают вторую часть — агролесомелиор., лесохоз. Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения. Сокращение не должно совпадать по форме с существующим словом или другим сокращением. Сокращение должно быть обратимым - разворачиваться в полное предложение.

Если в марках изделия буквенные сокращения предшествуют цифрам, то их отделяют дефисом — двигатель АЯЗ-200, но в марках материалов буквы и цифры пишутся слитно — алюминиевый сплав АЛ5, сталь Б3.

Цифровое обозначение учебного и финансового года пишется через косую черту, слово «год» употребляется в единственном числе — в 2002/2003 учебном году.

Рубль сокращается до руб. (реже — р.).

Сокращения должны быть единообразными на всем протяжении документа.

Форма P. S. (от лат. Post scriptum – «после написанного») в деловой переписке не употребляется.

Буквенные аббревиатуры не склоняются.

При включении в текст документа сокращения необходимо тщательно проанализировать следующие моменты:

• удобно ли такое сокращение для произнесения, запоминания;
  
• не совпадает ли такое сокращение с уже существующим сокращением для обозначения другого понятия в той же области или с названием фирмы, организации и пр.
  

Употребление языковых формул

Одной из особенностей деловой речи является широкое употребление языковых формул – устойчивых (стандартных, шаблонных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде.

Примеры устойчивых языковых оборотов:

• «Сообщаем, что в период с … по …»
  
• «Установлено, что в период с … по …»
  
• «Сообщаем, что по состоянию на …»
  
• «Акт составлен комиссией в составе: …»
  
• «Направляем (представляем, высылаем, возвращаем) Вам …»
  
• «Направляем Вам согласованный с …»
  
• «Проверкой установлено, что …»
  
• «Выражаем глубокую признательность за …»
  
• «Считаем целесообразность …»
  
• «В соответствии с договоренностью, достигнутой …»
  
• «Просим Вас рассмотреть вопрос о …»
  
• «Просим Вас изыскать возможность …»
  
• «Принимая во внимание, что …, просим …» и т. п.
  

Кроме выражения типового содержания языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компонента текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой.

Грамматика (морфология).

К области морфологии относятся правила изменения и грамматической сочетаемости слов.

Русский язык предоставляет говорящему и пишущему широкий выбор причинных предлогов: ввиду, вследствие, в силу, в связи с, из-за, по причине, благодаря. Выбор одного из них определяется оттенками значений, которыми они обладают:

Ввиду — чаще о причине, ожидаемой в будущем, например, ввиду предстоящего проведения конференции;

Вследствие — чаще о совершившемся факте, например, прошу предоставить мне отпуск вследствие болезни;

Благодаря — чаще о причинах, вызвавших желаемый результат, например, мы справились с задачей благодаря деятельной помощи работников министерства.

Нельзя говорить: согласно нижеприведенного перечня, согласно вашего запроса. Нужно говорить: согласно нижеприведенному перечню, согласно вашему запросу — существительное в дательном падеже.

Идентичный чему-либо — сходный с чем-либо — близкий к чему-либо;

Обращать внимание на что-либо — уделять внимание чему-либо;

Опираться на что-либо — базироваться на чем-либо;

Основываться на чем-либо — обосновывать чем-либо;

Отзыв о чем-либо — рецензия на что-либо (аннотация на что-либо, аннотация чего-либо);

Отчитаться в чем-либо — сделать отчет о чем-либо;

Превосходство над чем-либо — преимущество перед чем-либо;

Препятствовать чему-либо — тормозить что-либо;

Различать что-либо и что-либо — отличать что-либо от чего-либо;

Уплатить за что-либо — оплатить что-либо.

Типичные языковые ошибки в текстах документов

Ошибки, связанные с незнанием значений слов

К такого рода ошибкам относятся:

• неразличение слов-паронимов (паронимы – близкие по звучанию родственные, однокоренные слова, различающиеся значением), например: представить и предоставить; гарантийный и гарантированный; командировочный и командированный; поместить и разместить; проводить и производить; оплатить и заплатить и т. п.
  
• невнимание к оттенкам значений слов-синонимов (синонимы – слова, имеющие одинаковое или очень близкое значение): синонимы редко бывают абсолютно тождественны, они, как правило, отличаются оттенками значений, например:
  

ПРАВИЛЬНО НЕПРАВИЛЬНО

построить ферму возвести ферму

соорудить мост соорудить киоск

дефекты конструкции дефекты воспитания

• наличие в тексте слов-плеоназмов (плеоназмы – слова, близкие по смыслу), этот недостаток является следствием неумения выражаться точно и лаконично, часто он бывает вызван незнанием значения заимствованного слова (при соединении слов русского и иноязычного происхождения, обозначающих одно и то же), например: бесполезно пропадает, совместное сотрудничество, напрасно пропадает, передовой авангард, практические мероприятия, интервал перерыва, взаимная помощь друг другу, прейскурант цен, памятный мемориал, хронометраж времени и т. п.
  

Некоторые плеоназмы, уже приобрели терминологический характер, например информационное сообщение, или характер устойчивого словосочетания, например, целиком и полностью.

• наличие в тексте тавтологии (смысловых повторов), возникающей, если соседствуют однокоренные слова, например: «Достижения, которых достигло предприятие …»; «следует учитывать следующие факты …»; «данное явление проявляется в …».
  

Повторение однокоренных слов допустимо, если повторяемые слова являются единственными носителями значений, например:

Вместо: «Тарифы на проезд пассажиров городским пассажирским транспортом». Необходимо: «Тарифы на проезд городским пассажирским транспортом».

Вместо: «Программа мер по поддержке деятельности ветеранских организаций». Необходимо: «Программа поддержки деятельности ветеранских организаций».

Вместо: «Было установлено, что существующие расценки завышены». Необходимо: «Было установлено, что расценки завышены».

Вместо: «В своем выступлении он указал на отдельные недостатки». Необходимо: «В выступлении он указал на отдельные недостатки».

• употребление в одной фразе слов с противоположными значениями, часто взаимоисключающими, например: «Идея продуктовых заказов разрабатывалась совместно с ответственными работниками Мэрии, и товаров вполне хватает, чтобы обеспечить малоимущих горожан минимумом необходимых продуктов» (если товаров «вполне хватает», то почему «минимумом»? Следует писать: «товаров достаточно, чтобы обеспечить минимумом»);
  
• пропуск слов, особенно отглагольных существительных типа: организация, осуществление, обеспечение, проведение, утверждение и пр., например:
  

Вместо: «Проведение эксперимента по питанию школьников». Необходимо: «Проведение эксперимента по организации питания школьников».

Вместо: «О Программе социальной защиты малообеспеченных категорий граждан». Необходимо: «Об утверждении Программы социальной защиты малообеспеченных граждан».

Неправильное употребление стилистически окрашенной лексики

К такого рода ошибкам относятся:

• употребление слов, выражающих строго научные понятия, и «высокой» книжной лексики, например: «прогнозирует» вместо «предвидит»; «регламентируется» вместо «зависит от»; «испрашивал» вместо «запрашивал»; «увязывается» вместо «связывается»;
  
• употребление в письменной речи слов-профессионализмов, являющихся неофициальными заменителями терминов, например: «дострой» вместо «завершение строительства»; «незавершенка» вместо «незавершенный строительством»; «студенты-дневники» вместо «студенты дневного обучения»; «студенты-вечерники» вместо «студенты вечернего обучения»;
  
• употребление без пояснения терминов, которые могут быть непонятны корреспонденту, особенно это касается терминов, имеющих в разных отраслях различное значение, а также терминов, имеющих нетерминированные значения в книжной или разговорной речи;
  
• употребление слов иностранного происхождения, не вошедших в состав лексики русского языка и имеющих русский эквивалент, например: «анонс» вместо «объявление»; «пролонгировать» вместо «продлить»; «репрезентация» вместо «представительская встреча»; «спонсор» вместо «меценат», «покровитель», «попечитель»; «сериал» вместо «многосерийный фильм»; «ротация» вместо «довыборы»; «эксклюзивный» вместо «исключительный»;
  
• употребление архаизмов и историзмов – слов и выражений, вышедших из употребления, устаревших, например: не «при сем направляем», а «направляем»; не «означенный» («вышеозначенный»), а «названный»; не «вышепоименованный», а «указанный» («названный»); не «сего года», а «этого года» («текущего года»); не «настоящим сообщаем», а «сообщаем»; не «настоящий акт составлен», а «акт составлен».
  

Неправильное употребление предлогов

К ошибкам такого рода относится неправильное употребление предлогов ПО, В, С, БЛАГОДАРЯ и др.

а) конструкции с предлогом ПО и без него различаются стилистической окраской: конструкции без предлога – общеупотребительны, с предлогом – характерны для деловой речи, например:

меры по усовершенствованию

опыты по разведению

мероприятия по предупреждению

комплекс по переработке

расходы по ремонту

центр по подготовке

Не допускается употребления предлога ПО вместо предлога О (ОБ), если речь идет о конкретной теме, содержании беседы, разговора, выступления, например: отчитаться о работе; доклад об итогах работы; переговоры о новой сделке.

Предлог ПО не может указывать на цель действия и не должен употребляться вместо предлога ДЛЯ, например:

НЕПРАВИЛЬНО ПРАВИЛЬНО

«В районе немало сделано «В районе немало сделано

по улучшению торговли» для улучшения торговли»

Предлог ПО не должен употребляться вместо предлога ИЗ-ЗА, если указывается такая причина, которая связана с поведением, действиями кого-либо, например:

НЕПРАВИЛЬНО ПРАВИЛЬНО

«Машины не работают по «Машины не работают из-за

нераспорядительности нераспорядительности

администрации» администрации»

б) конструкции с предлогом С и без него практически синонимичны, но словосочетания с предлогом С более свойственны разговорной речи, без него – другим стилям.

в) предлог В обязателен в тех случаях, когда в словосочетании речь идет об объеме, размерах, количестве, например: под углом в 38 градусов; высотой в 36 метров; размером 19 – 20 метров; бригада в 33 человека.

г) предлог БЛАГОДАРЯ может употребляться только в тех случаях, когда речь идет о положительных изменениях; в случае негативных, отрицательных последствий возможен только предлог ИЗ-ЗА, например: «Благодаря высокой квалификации специалистов поставленная задача была решена на высоком техническом уровне», но «Из-за низкого качества строительных работ значительное время уйдет на устранение неполадок».

Ошибки, связанные с употреблением числительных

При употреблении числительных в текстах документов следует помнить:

• все числительные записываются цифрами, за исключением финансовых документов, где наряду с цифровой записью дается словесная расшифровка;
  
• собирательные числительные заменяются количественными: не «пятеро сотрудников», а «5 сотрудников».
  

Синтаксические ошибки

Синтаксические ошибки связаны с нарушением структуры предложения.

Место придаточного предложения в составе главного зависит от того, какой член главного предложения оно поясняет:

• если придаточное предложение поясняет какое-либо слово главного, оно, как правило, следует непосредственно за этим словом;
  
• если придаточное относится ко всему главному предложению или к группе сказуемого, то оно ставится перед главным, если акцентируются обстоятельства совершения действия, или после главного, если оно поясняет основную мысль предложения.
  

Общая классификация документов

Основные критерии классификации


Деятельность любого предприятия, организации, учреждения, фирмы оформляется, регламентируется и осуществляется на основе и с использованием большого количества документов, которые делятся на два больших блока: обязательные (указы, постановления, распоряжения, инструкции и другие акты государственных органов власти и управления; уставы, приказы, договорные, финансово-бухгалтерские и иные документы внутрифирменного характера, в том числе деловая корреспонденция) и необязательные (различные письменные материалы внутрифирменного характера, которые могут быть квалифицированы как документы). Служебная документация, отражающая деятельность фирмы, является юридическим источником, к которому можно обратиться всякий раз, когда в этом возникает необходимость.

Документы используются в самых различных областях человеческой деятельности, отраслях знаний. Наиболее характерным свойством документов является то, что они служат источниками и носителями информации. Слово «документ» в переводе с латинского означает «поучительный пример», "способ доказательства". Документы широко используются в повседневной деятельности. Они служат основанием для принятия решений, обобщений, справочно-информационной работы. Являются способом доказательства, так как имеют юридическую силу, историческими источниками. В документах закрепляется государственное устройство, они служат также средство общения между учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Большинство документов должно удовлетворять таки требованиям, как пригодность к длительному ранению, максимальная наглядность. Для того чтобы документ обладал этими качествами, он должен быть правильно составлен как по форме, так и по содержанию.

Документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленным формам необходимой для управления информации, т. е. в создании документов.

Документация группируется по следующим признакам:

• тематическому — в одну группу объединяются документы одинакового содержания, например, распоряжения, отчеты и т. п.;
  
• номинальному — объединяются документы, имеющие одно и то же название;
  
• хронологическому — по датам поступления или отправки;
  
• авторскому — протоколы правления, совета, отчеты сотрудников, материалы дирекции и т. п.;
  
• корреспондентскому — например, объединение в одном досье переписки с одним адресатом (получателем) или адресантом (отправителем).
  

Для выработки определенных принципов составления, оформления документов, формы и методы работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков. Избираемая классификация должна учитывать каналы прохождения документов по структурным подразделениям фирмы и быть тесно связана с контролем исполнения, формированием дел, организацией поиска и хранения документов.

В приведенной ниже таблице показано, какие документы, по каким признакам группируются

Вид документа	Признак
Отчеты, планы	Тематический, номинальный, авторский, хронологический
Инструкции, правила	Тематический, номинальный
Переписка	Корреспондентский, номинальный, тематический

Классификация документов — это деление документов на классы по наиболее общим призракам сходства и различия.

В различных учреждениях состав и количество создаваемых документов неодинаковы. Комплекс документов определяется:

• кругом вопросов, решаемых учреждением в процессе деятельности;
  
• объемом и характером компетенции учреждения;
  
• порядком разрешения вопросов (на основе единоначалия или коллегиальности);
  
• объемом и характером взаимосвязей с другими учреждениями.
  

Целью классификации является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей. Повышение ответственности исполнителей осуществляется путем разграничения функций структурных подразделений учреждения и обязанностей исполнителей, более четкого распределения информации между ними, ликвидации возможности субъективизма и случайностей в осуществлении процесса работы с документами.

Первичная классификация документов обеспечивает быстрый их поиск, повышает оперативность работы с ними, ускоряет исполнение и контроль.

При неправильной группировке документов значительно затрудняется работа архивных органов, в которых продолжается работа с ними.

В текущей работе классификация документов производится на этапе группировки их в дела — это первичная ступень классификации. Необходимость такой классификации обусловлена самим понятием дела. Дело — это совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, соответствующим образом оформленную.

Классификация документов — необходимое условия для проведения работ по их унификации, являющейся важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления.

В делопроизводстве приняты следующие признаки классификации документов:

• по способу фиксации (запечатления) информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, акустические и др.
  

Письменные (или рукописно - печатные) включают в себя все документы, созданные рукописным или машинописным способом, а также изготовленные на множительных аппаратах или типографским способом.

К графическим документам относятся чертежи, графики, карты, рисунки, схемы, планы.

Фото- и кинодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуре, на специальных носителях (кино- и фотопленка), они позволяют запечатлеть объекты и явления, которые другими средствами зафиксировать трудно или невозможно.

Акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации, широко используются в работе секретаря при составлении диктограмм, а также при протоколировании собраний, совещаний, заседаний и т. п.

• по содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, финансово - расчетные, снабженческо-сбытовые, по личному составу;
  
• по наименованию различают большое количество документов. Это приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, уставы, отчеты, акты, планы, письма, заявления и т. п.
  
• по видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные.
  

Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для организаций своей системы, но носят примерный, рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

Трафаретные документы изготовляют типографским способом. Причем, постоянная часть текста документа отпечатана типографским способом, а для переменной информации оставляют свободные места. Такие документы значительно экономят время на составление и повышают общую культуру и грамотность.

• по степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложны. Содержащие несколько вопросов. Предпочтительнее простые документы, так как их легко обрабатывать, контролировать исполнение, осуществлять поиск, хранение.
  
• по месту составления документы классифицируют на внутренние и внешние. Внутренние — документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов, и не выходящие за пределы учреждения. Внешние — входящая и исходящая корреспонденция учреждения.
  
• по срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные. Показателем этого признака является срок исполнения документа, который устанавливается законом и соответствующим правовыми актами. Такими документами являются телеграммы, телефонограммы, документы с пометками «срочно». Все остальные документы исполняют в сроки, установленные администрацией, и считаются несрочными.
  
• по происхождению документы бывают служебные и официально-личные (именные). В первую группу входят документы, созданные в учреждениях, на предприятиях по вопросам их деятельности, во вторую — касающиеся конкретных лиц, т. е. именные (заявления, письма, жалобы и др.);
  
• по степени гласности выделяют секретные документы и документы для служебного пользования (ДСП). На секретных документах и документах ДСП проставляется гриф ограничения доступа к документу. Гриф означает, что с данным документом может быть ознакомлен строго определенный круг лиц. За разглашение информации документов, имеющих гриф секретности, а также за их утрату виновные привлекаются к ответственности.
  
• по юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном законом порядке с соблюдением всех правил; подложными — документы, оформление или содержание которых не соответствуют истине. Подлинные документы подразделяются, в свою очередь на действительные и недействительные. Недействительным документ становятся в том случае, если он утратил юридическую силу по каким-либо причинам, например истечение срока действия.
  
• по назначению (стадиям создания) документы подразделяют на подлинники (оригиналы и копии), а также выписки и дубликаты. Подлинник — первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Как правило, созданию документ предшествует стадия черновика — документа в предварительной редакции. В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом заверенная, равноценны. Копия — точное воспроизведение реквизитов подлинника, в правом углу верхнего поля которого проставляется слово «копия», соответствующим образом заверенная. Существуют разновидности копий — отпуск, выписка и дубликат. Отпуск — это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, которая оформляется одновременно с подлинником под копирку на обычном листе бумаги и заверяется. Выписка из документа — копия части документа, а дубликат — второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой подлинника. Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу.
  
• по срокам хранения документы подразделяют на три основные группы: постоянного хранения, временного срока хранения свыше 10 лет, временного срока хранения до 10 лет.
  
• по роду деятельности документы классифицируют на системы документации: плановая, стандартов и технических условий, организационно - распорядительная, первичная учетная документация, расчетно-денежная, отчетно-статистичская, по ценообразованию, по торговле, по материально-техническому снабжению и сбыту, для строительства, конструкторская, технологическая, по изобретениям и открытия.