Основы секретарского дела и делопроизводства (Учебное пособие для учащихся 10-11-х классов) Автор Бардо М. С. Москва, 2007 Делопроизводство и его определение

Вид материала

Учебное пособие

Содержание Служебные письма Служебное (деловое) письма Фирма «Эконика» Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты … Форма реквизита Кемеровское ОАО «Гранит» Ректору Московского государственного Директору общества Об организации выездной торговли Пример Приложение

Подобный материал:

• Это нескучное делопроизводство, 58.75kb.
• Пособие предназначено для обучения секретарей-референтов, в помощь руководителям служб, 4960.9kb.
• Курс лекций делопроизводство и секретарское дело аннотация лекций курса делопроизводства, 99.53kb.
• Учебное пособие для учащихся 5 класса, 1780.81kb.
• Учебное пособие для учащихся 10 (11) классов «Экология Москвы и устойчивое развитие», 879.38kb.
• Учебное пособие Нижний Новгород 2007 Балонова М. Г. Искусство и его роль в жизни общества:, 627.43kb.
• Г. Я. Солганик стилистика текста учебное пособие, 2922.8kb.
• Указатель Биология Абрахина Н. О.    Заповедники России: учебное пособие для учащихся, 1097.35kb.
• Программа разработана на основе Программы занятий с гирями 10-11 классы «Силовые упражнения., 79.24kb.
• Перова Инесса Николаевна Теория и практика написания сочинения учебное пособие, 811.45kb.

СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА

Официальное письмо – один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешними предприятиями. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности и т. п.

Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и т. р., - объем переписки даже на небольших предприятиях весьма велик, но диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления. Вызывает острую необходимость в унификации делового письма. Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль. В частности, поскольку деловые письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы - интересы государственных учреждений, фирм, компаний и т. д., практически во всех странах письма сегодня составляются чаще всего от имени коллективного субъекта, т. е. унифицированный стиль изложения в деловой переписке в сфере промышленности и торговли имеет свою социальную базу, коллективный характер производственных отношений.

Служебное (деловое) письма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - пересылкой по почте.

Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующие стандарту. Письма составляются на бланках формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма.

Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенным типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамки» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителя, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

Оформление бланка, соответствующее принципам технической эстетики, положительно влияет на восприятие его содержания. Например, учитывая свойство человеческого глаза легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю – более «устойчивой».

Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая «геометрия» документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.

Реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ.

Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации-автора, почтовые реквизиты организации-автора, дата, номер документа, ссылка на дату и номер входящего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложения.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично и ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение.

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него.

В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений.

В заключении формулируется основная цель письма.

В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.

Текст письма излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем).

Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их исполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два и более различных вопросов, письмо должно быть однопредметным по содержанию. Объем письма не должен превышать двух страниц; в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста.

Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту, построенный по схеме «О чем?», например:

«О нарушении договорных обязательств»;

«Об оказании научно-технической помощи».

Если письмо является ответным, то в бланке письма указываются номер и дата письма, на который дается ответ.

Письма визируются руководителем подразделения, подготовившего письма, при необходимости – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации – куратором соответствующего направления, если письмо будет подписываться руководителем организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в архиве организации на хранение.

Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.

Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его подписания.

Пример

Фирма «Эконика» 105234, Москва, Рязанский проспект, 99, корп. 1 т.234-45-09, факс (095) 234-98-09 10. 05. 04 № 01-18/45

Директору павильона Всероссийского выставочного центра г-ну Турову В. С.

О предоставлении выставочной

площади


Просим Вас предоставить в аренду нашей фирме 300-400 кв. м выставочной площади для проведения с 13 ноября по 31 декабря 2004 г. Всероссийской рождественской ярмарки обуви.

Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты …


⁶Исполнительный директор Подпись А. А. Кочеров

Главный бухгалтер Подпись Г. В. Цихисели


Совокупность реквизитов официального письма называется формуляром. Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название вида документа. Все остальные документы имеют названия, например: «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка» и пр.


Описание реквизитов письма:

На бланках писем государственных учреждений помещается изображение Государственного герба.

Наименование организации – адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела – ВНИИДАД.

Произвольно сокращать название организации нельзя. Сокращенные наименования организаций образуются тремя способами:

• по первым буквам слов, входящих в наименования, например МВД (Министерство Внутренних Дел). Аббревиатуры пишутся слитно и буквы в них не разделяются точками;
  
• по начальным слогам букв, входящих в наименования, например, Уралмаш (Уральский машиностроительный завод);
  
• смешанным способом, когда сложносокращенные наименования образуются частично из начальных букв, частично из усеченных слов и пишутся в первой части прописными буквами, во второй строчными, например, ВНИИдормаш. Такие слова пишутся тоже слитно.
  

Названия учреждений сокращаются только в том случае, если сокращенное название указано в официальном документе. Почтовый и телеграфный адреса относятся к обязательным реквизитам официального письма. Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресах организации должны соответствовать Почтовым правилам.

Номера телефона, факса, номер счета в банке также необходимо указывать на бланке письма.

Дата проставляется в левом верхнем углу. Датой письма считается дата его подписания. Она служит поисковым признаком и используется при ссылке на письмо. Даты в письме должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке арабскими цифрами в такой последовательности: число, месяц, год. Число, месяц и год записываются тремя двухзначными цифрами, например, дату 24 октября 2003 года следует записать так: 24. 10. 03 (допускается и иная запись: 24. 10. 2003). Если число или месяц обозначаются одной цифрой. То перед ней ставится ноль. Например, 12. 03. 2004.

Индекс исходящего документа – номер письма и его условное обозначение – обычно состоит из нескольких частей. Сначала может быть записан индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего письма, например, № 2/13-2045 или 14/234.

Ссылка на индекс и дату входящего документа включает индекс и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже индекса и даты исходящего документа. Этот реквизит присутствует только на бланке для писем. Сопоставление дат отправки и получения писем дает представление о степени оперативности работы учреждения с корреспонденцией.

При ссылке на входящий документ слова «наш», «ваш», употреблять не следует.

Форма реквизита

На № ___________ от _________


Адресат – наименование и адрес получателя письма (наименование и адрес организации, структурной части организации, фирмы или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо, - указывается на верхней правой стороне бланка. В адресате название организации-получателя пишется в именительном падеже, например, ЗАО «Оксид»

При направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном, например:

Кемеровское ОАО «Гранит»

Смирнову А. И.

Если письмо адресуется руководителю организации, наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата, например:

Ректору

Московского государственного

университета им. М. И. Ломоносова


академику Садовничеву А. И.

В состав реквизита Адресат может входить почтовый адрес (проставляется на документах, направляемых в правительственные организации и постоянным корреспондентам – применяют конверты с напечатанными адресами).

Если письмо адресуется официальному лицу, сначала указывается должность, затем фамилия и инициалы, затем адрес организации, например:


Директору общества

с ограниченной ответственностью

«Кристалл»

Некрасову И. П.

193456, Москва, Скатерный пер., 12


Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «О» («ОБО»). Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа, например:

Об организации выездной торговли

О поставке угля по контракту

О закупке оборудования

Заголовок к тексту не должен превышать двух строк, если же строки две, то необходимо использовать абзац.

Заголовок должен составлять непосредственный исполнитель, который знает содержание документа. Сотрудник, разбирающий почту должен только прочитать заголовок и определить, к какой категории писем относится данное письмо и куда его следует направить, что особенно важно в тех случаях, когда в адресе не указывается конкретное лицо, которому адресовано письмо. Не рекомендуется в заголовке писать «по делу» - это выражение не принято в юридической практике.

Основной реквизит делового письма – текст. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет 17 см. Обычно строка вмещает 60-62 знака.

Отметка о наличии приложения печатается, если к письму приложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов.

Пример

Приложение:

1. Копия контракта с фирмой «АКС» на 4 л. в 2 экз.
   

Реквизит «Подпись» помещается слева под текстом письма. В состав подписи входят наименование должности лица подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка, т. к. деловые письма оформляются на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается.

Пример

Директор школы № 651 __________________ Л. Н. Пермякова

(подпись)

В особо важных документах, а также на документах, по финансово-кредитным вопросам ставятся две подписи – подпись руководителя учреждения, а также подпись главного бухгалтера. Подписи располагаются одна под другой в последовательности соответствующей занимаемой должности:

Директор института __________________ А. М. Марченков

(подпись)


Главный бухгалтер __________________ Ю. П. Волков

(подпись)


Все экземпляры писем, остающиеся в делах организации, должны содержать подлинные подписи должностных лиц.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте письма, отсутствует, письмо подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается должность лица, подписавшего письмо, например, «и. о.», «зам.» и его фамилия. Нельзя подписывать письма с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы.

Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона и помещается на лицевой стороне письма.

Некоторые виды писем:

1. Письма-просьбы. Излагается от первого лица единственного числа («Прошу…»), от первого лица множественного числа («Просим …»), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением – «Дирекция просит …», «Администрация просит…»), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением.
   
2. Письма-ответы (отказы). Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая:
   

1. повторение просьбы, на которую составляется ответ;
   
2. обоснование причины-отказа (если письмо – отказ);
   
3. констатация отказа.
   

3. Сопроводительные письма. Составляются при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Оно оправдывает себя лишь в тех случаях, когда содержит какие-либо дополнительные разъяснения к приложенным документам или если предлагаемые документы включают несколько листов.

4. Договорные письма – разновидность сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора.
   
5. Письмо-напоминание направляется тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении действий и мерах, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевыми словами в письме-напоминании является формы глагола «напоминать».
   
6. Информационные письма. Цель такого письма заключается в своевременном информировании другого предприятия или заинтересованного лица о свершившемся факте. Для информационного письма бывает достаточно подписи референта или секретаря. Нередко информационные письма являются пропагандой деятельности отдельных организаций.
   
7. Письма-приглашения могут адресоваться конкретному лицу либо нескольким лицам или массовому адресату.
   
8. Письма-предложения может представлять собой, например, заявление предприятия-продавца о желании заключить сделку с указанием конкретных условий.
   
9. Письма-разрешения содержат разрешение на выполнение той или иной просьбы.
   
10. Письма-подтверждения содержат сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т. п.).