Програма навчального модуля 4 Робоча програма 5

Вид материала

Конспект

Содержание 1.1 Мистецтво керування установою 1.2. Оперативне планування А. Визначення цілей. Б. Розробка практичних планів В. Розподіл часу. Г. Засідання: важлива роль планування/структурування.

Подобный материал:

• Програма навчального модуля 3 Робоча програма, 2385.1kb.
• Програма навчального модуля 3 робоча програма, 7451.19kb.
• Робоча навчальна програма розглянута І затверджена на засіданні кафедри менеджменту,, 138.81kb.
• Робоча навчальна програма розглянута І затверджена на засіданні кафедри менеджменту,, 239.86kb.
• Робоча навчальна програма кредитного модуля з дисципліни "Цифрова обробка сигналів", 410.54kb.
• Робоча навчальна програма для студентів спеціальності видавнича справа та редагування, 600.72kb.
• Робоча програма ( за кредитно-модульною системою) з дисципліни, 353.69kb.
• Робоча навчальна програма з мікробіології, вірусології та імунології на 2008-2009 навчальний, 741.66kb.
• Навчально-методичний комплекс: Програма, Робоча навчальна програма та практикум з дисципліни, 1247.82kb.
• Навчальна програма Інтелектуальна власність програма та робоча програма, 397.58kb.

1.1 Мистецтво керування установою

Що мається на увазі, коли говориться про зміни в діяльності установи та її керівника? В першу чергу це означає:

• заміну деяких елементів командної системи елементами менеджменту, орієнтованого на ринкову економіку;
  
• впровадження практики прийняття рішень як елемента само-самоуправління з боку самих працівників;
  
• делегування контролю, впровадження або вдосконалення систем заохочення новаторства і творчої ініціативи.
  

Що таке менеджмент?

Визначення цього поняття ґрунтується на філософії людської сутності.

Керівники поводяться з підлеглими залежно від своїх поглядів на людей взагалі і на службовців зокрема.

Керівники розглядають свою діяльність, головним чином, відповідно до двох основних, але не схожих поглядів, які умовно можна поділити на теорії X та теорія У.

Той, хто додержується теорії X, вважає, що:

• працівникам притаманна огида до праці, і вони при найменшій нагоді ухилятимуться від неї;
  
• звідси випливає, що необхідно змушувати працівників добиватися бажаних результатів силою або погрозами;
  
• працівники уникають відповідальності, вважаючи за краще, щоб ними керували інші; найвищою потребою більшості працівників є почуття безпеки. Працівникам бракує почуття здорового честолюбства та потреби ризикувати.
  

Прибічники теорії У гадають, що:

• працівники вважають працю такою ж природною, як відпочинок або розваги;
  
• звідси випливає, що працівники виявлятимуть самостійність і самоконтроль, якщо вони знатимуть, які цілі стоять перед ними;
  
• працівники погоджуватимуться брати на себе відповідальність і навіть прагнутимуть ще більшої відповідальності;
  
• хист до творчості і здатність приймати правильні рішення притаманні багатьом людям.
  

Вищезгадані теорії - це передбачення, які завжди справджуються: цілком імовірно, що насправді кожний керівник пізнає з досвіду саме те, що він сподівається пізнати.

І, відповідно, що ви сподіваєтеся сприйняти, те ви, напевно, і сприймете. Таким чином, керівники, які дотримуються теорії X, знайдуть докази своєї правоти і діятимуть згідно з цими „доказами”. Керівники, які додержуються припущень теорії У, знайдуть їм підтвердження.

Постає питання: котра з цих теорій краще відповідає дійсності? Різні ситуації призводять до різних висновків. Хто вірить у правильність теорії X, той вважає, що менеджмент - це „підштовхування людей”, а хто вважає слушною теорію У, той додержується тієї точки зору, що менеджмент - це „витягування” людей.

На наш погляд, більшість працівників прагнуть пишатися всім, до чого вони причетні, і при нагоді вони докладуть усіх зусиль, щоб було чим пишатися. Менеджмент повинен бути каталізатором.

Що це конкретно означає?

1.2. Оперативне планування

1. До ваших обов'язків як керівника входить нагляд за виконанням завдань і досягненням поставленої мети.

Щоб завдання виконувались, необхідно дотримуватися певної системи: назвемо її оперативним плануванням і розглянемо її складники.

А. Визначення цілей.

Потрібно чітко вказати людям, що робити, де, коли і як це зробити, а вже потім уважно стежити за ходом виконання завдань.

Цілі слід формально визначити, чітко описати. Вони повинні бути актуальними, достатньо складними, але реальними для досягнення.

Планування.

Без сумніву, це поняття вам дуже добре знайоме! Як відомо, соціалістична система віддавала перевагу процесу „наказів зверху”, згідно якого керівна верхівка розподіляла завдання і обов'яз­ки на нижчих рівнях.

Але планування може мати зовсім інше значення і мету. Цей процес покликаний реально допомагати керівникам:

- встановити обсяги роботи, точно визначивши, що слід виконувати щорічно для досягнення цілей, які стоять перед організацією;

• заохочувати службовців: щорічні завдання, висунуті в процесі планування, мобілізують людей і сприяють розумінню ними кінцевої мети;
  
• уточнити розподіл службових завдань: оскільки різні відділи установи взаємодіють між собою, узгодження щорічних завдань допомагає працівникам кожного підрозділу краще зрозуміти, яким чином їхня робота пов'язана з діяльністю інших відділів; залучати персонал до прийняття рішень: хоча й не всі працівники можуть приймати рішення в процесі планування роботи установи, та вони не повинні відчувати, що їх відсторонили від цього процесу. Абсолютно необхідно залучати службовців до розробки плану, адже саме їм належатиме втілювати його. Можна запропо­нувати службовцям нижчого рівня розглянути накреслений керівником план і подати свої коментарі та пропозиції. Цілком можливо, що завдяки такому обговоренню визначиться зро­зумілий, достатньо складний, але реалістичний план.
  

Б. Розробка практичних планів

Плани можна порівняти з картами автодоріг: успішний приїзд до місця не гарантований, проте скорочується час, який був би згаяний при неправильному виборі дороги. Подібно до цього, якщо ви не знаєте, куди ви їдете, то будь-яка дорога приведе до місця призначення, але скільки ж часу буде згаяно?!

Час - це життя (а не лише гроші!). На нашу долю випадає досить багато часу. Деякі люди дуже цінують час, інші - марнують. Якщо старанно спланувати витрати цього ресурсу, то можна багато дечого встигнути зробити в установі.

Це ж саме можна сказати і про час керівника: це ресурс, який слід чітко розподіляти, а не просто марнувати. Проблема полягає в тому, що керівники частіше реагують на події, а не діють. Чи помічали ви, що іноді ви не контролюєте свою діяльність, а вас просто затягує щоденний вир подій?

Це ні в якому разі не означає, що ми пропагуємо заяложене уявлення про спеціаліста з наукової організації праці з хронометром у руці. Ми лише маємо на увазі, що керівники повинні зрозуміти розподіл часу як результат правильних рішень і визначення черговості завдань.

Деякі перепони на шляху ефективного планування і способи їх подолання

Незважаючи на те, що правильне планування має велике значення для досягнення цілей, багато керівників переносять планування в кінець переліку важливих справ, які підлягають виконанню. Чому так трапляється?

Планування займає багато часу. У деяких установах службовці настільки заглиблені у вирішення щоденних кризових ситуацій, що їм навіть на думку не спадає зайнятися справою, яка не дає негайного результату.

Але ж час, витрачений на планування, скорочує час, згаяний на подолання кризових ситуацій. Залагодження криз - неефективна, виснажлива справа, яка призводить до перенапружень. Планування ж хоч і вимагає розумових зусиль, часто сприяє відновленню сил і зменшенню напруження, оскільки дозволяє оцінити реальну перспективу і визначити черговість завдань.

Планування негативно впливає на гнучкість керівника. Дійсно, план обмежує свободу дії людини, але, з другого боку, неможливо й усе осягнути - не вистачить ні часу, ні засобів. Краще виконати декілька першочергових завдань, ніж не завершити жодної справи, намагаючись зробити все.

Планування може викликати страх перед невдачею чи змінами. При плануванні ви усвідомлюєте мету. У вас може виникнути почуття страху, що ви чи ваші підлеглі не впораються з поставленою задачею, а тому процес планування може викликати опір.

Але в цьому випадку можна подолати страх, поєднавши передоручення керівних функцій, додаткову підготовку та широке залучення службовців до процесу планування.

План застаріває до моменту втілення у життя. Працюючи в установі, де постійно відбуваються зміни, ви можете подумати, що складання плану - марна річ. Проте планування означає визначення мети, хай навіть гіпотетичної, але це покращить ефективність роботи, підвищить інтерес службовців до праці і послабить занепокоєння серед персоналу, особливо в часи нестабільності.

В. Розподіл часу.

Розподіл часу - це оперативне планування на індивідуальному рівні.

Ефективний розподіл часу зумовлюється правильним графіком роботи.

Якщо ви ефективно використовуватимете час, ви зменшите напруження як у своїй особистій роботі, так і в діяльності організації в цілому.

Слід керуватись правилом: „Не треба працювати важче, треба працювати мудріше!”

Розрізняємо графіки роботи команди та особисті графіки роботи.

При складанні графіка роботи всієї команди слід визначити:

• складові види робіт, які підлягають виконанню;
  
• послідовність їх виконання в рамках загальної роботи;
  

- час, необхідний для завершення кожного виду робіт і всієї роботи в цілому;

- критичний, тобто найдовший шлях (у часових одиницях) від початку виконання завдання до його завершення. У процесі виконання це дасть змогу вживати коригуючи заходів.

Контролюйте хід виконання завдання. Слідкуйте, щоб його виконан­ня було на вірному шляху, а потім завершено.

При складанні особистого графіка роботи слід враховувати, що:

всі завдання можна умовно віднести до однієї з таких чотирьох категорій:

• важливі і термінові завдання (такі, приміром, як кризові стани або проекти, граничний термін виконання яких уже скінчився);
  
• важливі, але не термінові Завдання (наприклад, планування і розвиток професійних зв'язків);
  
• термінові, але не важливі завдання (це, в першу чергу, всілякі втручання: телефонні дзвінки, деякі засідання тощо);
  

- не важливі і не термінові завдання (тобто просто марнування часу).

- NB. Пам'ятайте: щоразу, коли ви, щоб уладнати чергову кризу, змінюєте або дозволяєте змінити те, що заплановано, ви заохочуєте своїх підлеглих боротися й відстоювати, а не запобігати й досягати.

Поки ви не почнете замислюватися над тим, як витрачається час, ви марнуватимете його, реагуючи на невідкладні обставини, більшість яких насправді не є важливими. Ваша мета - скоротити час, що витрачається на залагодження кризових станів, ситуацій, які вимагають негайного втручання (як наслідок - стреси, знесилення, нездатність до тривалого зосередження), та перенести свою діяльність з вирішення невідкладних проблем, що викликають стреси, до вирішення проблем важливих, але не термінових.

Як наслідок - матимете ширший погляд на речі, певну перспективу, виважену дисципліну та більш ефективний контроль.

А до того ж, зменшиться кількість кризових ситуацій у вашій станові.

Г. Засідання: важлива роль планування/структурування.

Засідання часом перетворюються на марнування часу. Багато керівників вважають за краще приймати самостійні рішення або ж обговорювати свої проблеми неформально в кулуарах, тому що, на їхній погляд, на офіційних засіданнях майже нічого не вирішується.

Чому бувають непотрібні, нудні засідання? Найчастіше тому, що відповідальні за їх проведення керівники поставилися не досить серйозно до своїх обов'язків і не доклали зусиль, щоб засідання відіграли покладену на них роль. Вони не міркували як слід над тими результатами, яких вони б хотіли досягти.

Стосовно засідань проблема полягає в тому, що їх розглядають як окремі епізоди в житті установи.

А насправді їх слід розглядати з тієї ж точки зору, що й прийняття їжі. Ми вживаємо їжу заради живлення й енергії. З кожним прийомом їжі ми отримуємо щось поживне для „організму” нашої установи, тобто для тіла і духу. Без поживи або вживаючи їжу на ходу ми втрачаємо силу і мету.

Можна багато їсти і, незважаючи на це, отримувати недостатнє харчування. Об'єм їжі сам по собі ще не гарантує, що кожна клітина отримає все необхідне для нормального функціонування.

Проте засідання можна перетворити на великий пожиток для себе. Правильно організовані та проведені засідання подарують вам багато вільного часу у вашому житті.

Проводьте засідання краще!

Наполягайте на ухваленні порядку денного для кожного засідання: його підготовка упорядковує засідання і дає майже повну гарантію того, що розмова не зійде нанівець.

Визначте початок і кінець засідання. Прослідкуйте за їх дотриманням.

Ведучий повинен провести хоча б короткочасну репетицію. Багато відповідальних працівників не вміють виступати із зв'язними промовами і розповісти про те, що їм добре відоме.