Програма навчального модуля 4 Робоча програма 5

Вид материала

Конспект

Содержание 11.6.Інформаційні системи Система ведення документації Правила зберігання документації Загальні принципи обліку і зберігання документації Відкриття доступу до інформації та її захист Програмне забезпечення Системи підготовки текстів Реляційні бази даних Передача повідомлень електронним шляхом Обмін електронними даними (EDI)

Подобный материал:

• Програма навчального модуля 3 Робоча програма, 2385.1kb.
• Програма навчального модуля 3 робоча програма, 7451.19kb.
• Робоча навчальна програма розглянута І затверджена на засіданні кафедри менеджменту,, 138.81kb.
• Робоча навчальна програма розглянута І затверджена на засіданні кафедри менеджменту,, 239.86kb.
• Робоча навчальна програма кредитного модуля з дисципліни "Цифрова обробка сигналів", 410.54kb.
• Робоча навчальна програма для студентів спеціальності видавнича справа та редагування, 600.72kb.
• Робоча програма ( за кредитно-модульною системою) з дисципліни, 353.69kb.
• Робоча навчальна програма з мікробіології, вірусології та імунології на 2008-2009 навчальний, 741.66kb.
• Навчально-методичний комплекс: Програма, Робоча навчальна програма та практикум з дисципліни, 1247.82kb.
• Навчальна програма Інтелектуальна власність програма та робоча програма, 397.58kb.

11.6.Інформаційні системи

Ефективний пошук інформації в безмежному морі знань, яке постійно розширюється, є і завжди буде важким, але реалістичним завданням.

Нагадуємо: ми вже розглядали ту важливу роль, яку відіграє вдосконалення руху інформації у прийнятті керівником кращих рішень.

Ми також підкреслювали важливе значення належного „дозування” і „подання” інформації для того, щоб службовці, яких ця інформація стосується, правильно її сприймали.

Система ведення документації

Ведення документації - це діяльність, спрямована на зберігання всієї документації, яка стосується основних напрямків і процедур роботи установи та прийнятих рішень, протягом того часу, поки ця документація має цінність.

Мета

Мати достовірну інформацію,

• доступну потрібній людині,
  
• у відповідній формі,
  
• в потрібний час,
  
• ефективно і з якомога нижчими витратами,
  
• для використання при прийнятті рішень,
  
• після чого належним чином розпорядитися цією інформацією.
  

Цілі

Зберігати документи вашої установи потрібно для таких цілей:

• задовольняти потреби, які виникають у процесі діяльності установи та при розробці стратегічних напрямків роботи;
  
• забезпечити при потребі інформацією ревізорів (відповідальність керівництва);
  
• для фінансового контролю;
  
• для юридичних цілей;
  
• пам'ять про діяльність та історію установи.
  

Сфери ведення документації

• Архів.
  
• Директиви.
  
• Електронні системи обробки інформації.
  
• Системи тематичного і предметного обліку та зберігання документів і матеріалів.
  
• Розробка та оновлення офіційних бланків.
  
• Збереження та ліквідація документації.
  
• Управління центром, де зберігається документація.
  
• Основоположні документи.
  

Обов'язки службовців

• Керівник або службовець, якому доручили виконувати це завдання, повинен розробити систему папок для документації службового користування.
  
• Службовці повинні зберігати документи для юридичного підтвердження роботи установи.,
  
• Один із службовців (можливо, координатор з питань зберігання документації) повинен передавати офіційні документи у вказаний архів.
  

Правила зберігання документації

Що треба зберігати?

Треба:

• Зберігати всю документацію, яка описує вашу установу, її струк­туру» функції, стратегію та іншу діяльність. Такі документи можуть бути у вигляді листів, службових записок, звітів, телексів, факсів, графіків, карт, фотографій, фільмів, електронних повідомлень, баз даних тощо.
  
• Для сучасних технологій: необхідно робити друковані копії елек­тронних повідомлень та ксерокопії факсів (оскільки термопапір з часом вицвітає).
  

Не треба:

• Зберігати дублікати, чернетки документів, конверти та супровідні листки.
  
• Зберігати матеріали, що мають короткочасну цінність. Наприклад:
  

• повідомлення, в яких сповіщається про приїзд у місто колег;
  
• листування щодо організації ділових поїздок, замовлення квитків, місць у готелі тощо;
  
• привітання зі святом чи з якихось інших приводів;
  
• різноманітні ілюстративні матеріали;
  
• робочі чернетки.
  

Система тематичного і предметного обліку та зберігання документів і матеріалів

В установі можна створити централізовану картотеку, для ведення якої призначити координатора з питань зберігання документації. Штатні співробітники можуть тримати копії матеріалів для безпосереднього ко­ристування в офісах, але недостатньо мати лише один примірник. Папки, які використовуються, слід зберігати або в декількох шафах, або в централізованій системній картотеці.

Система класифікації

Щоб бути ефективною, система має відповідати таким вимогам:

- Основні кроки при створенні картотеки:

• Розбийте на вузькоспеціалізовані теми.
  
• Алфавітний або цифровий покажчик.
  

- Охоплюйте всю офісну документацію і відображайте всі програми та види діяльності установи.

Запровадьте централізоване підпорядкування, постійне поповнення та оновлення документації за єдиним зразком з боку координатора з питань зберігання документації.

- Картотека має бути простою, доступною при користуванні, догляді та введенні змін.

Запровадьте логічне розташування згідно з категоріями, визначеними для кожного відділу.

Користуйтесь описовими та змістовними назвами розділів картотеки.

- Створіть покажчик папок.

Покажчик папок

Координатор з питань зберігання Документації повинен створити по­кажчик папок (ручний чи автоматизований), в якому мас бути перелік усіх назв папок, які використовуються. Покажчик має відображати організаційну ієрархію папок, його треба постійно оновлювати і роздавати співробітникам.

Ще раз про обов'язки координатора з питань зберігання документації (одна особа або виконання цих обов'язків по черзі).

• Регулярно перевіряє діяльність відділу зберігання документації, щоб забезпечити адекватний рівень якості та ефективності папок, якими користуються, системи папок і пов'язаних з ними служб для задоволення потреб користувачів;
  
• переглядає документацію для належної класифікації;
  
• щоденно підшиває документи, щоб уникнути їх накопичення; займається пошуком документів для службовців;
  
• визначає і поширює серед службовців правила підшивки та контролю за папками;
  
• займається оновленням системи обліку та зберігання документів і матеріалів та забезпечує її безперебійне функціонування; ліквідує папки, якими не користуються;
  
• час від часу перевіряє та оцінює рівень якості системи обліку та зберігання документів і матеріалів.
  

Загальні принципи обліку і зберігання документації

Як уникнути ситуації, коли інформація потрапляє "під сукно"?

Декілька порад:

Підшивайте документацію щоденно, аби уникнути її накопичення.

Сортуйте кореспонденцію за класифікаційною схемою.

Перевіряйте документацію, щоб упевнитись у тому, що є дозвіл на її зберігання.

Попросіть службовця, відповідального за певні документи, уточнити їх класифікацію.

Реєструйте та підшивайте кореспонденцію в папки у зворотному хронологічному порядку (документ з останньою датою зверху); підшивайте кореспонденцію не за датою отримання, а за датою відправки.

Підшивайте якомога менше. Перевірте, чи є дублікати, і вилучите їх. Якщо на документах с суттєві рукописні коментарі, залиште саме такі примірники.

Додаткові матеріали (наприклад, об'ємні звіти, доповіді) підшивайте окремо у спеціальні широкі папки з багатьма відділеннями, які знаходять­ся позаду відповідної папки з документацією. Позначте папку з відділеннями так само, як і папку з кореспонденцією, і надпишіть слово „Доповіді”. Занотуйте розташування додаткових матеріалів на листі з позначкою» де знаходиться дана папка, а на самих матеріалах проставте дату супровідного листа та назву і розташування папки.

Перш ніж започаткувати нову предметну папку, зверніться до координатора з питань зберігання документації. Назви нових папок мають бути внесені в класифікаційну схему. Після цього їм надається відповідний номер.

Започаткуйте новий том, коли папка вже майже заповнена; він повинен мати таку саму назву, але інший номер.

Вкладіть у папку з документами, яку ви закриваєте, контрольний листок; вкажіть дату початку та закриття; завжди закривайте папку наприкінці або в середині місяця, щоб уникнути плутанини.

Позначте відповідними назвами шафи та шухляди. Замініть старі або зіпсовані папки.

Зберігання/ліквідація. Папки треба зберігати доти, поки вони потрібні для роботи. Папки, якими не користуються, слід передати в архів або ліквідувати.

Відкриття доступу до інформації та її захист

Постійні повноваження (згідно з посадовою інструкцією). Для більшості категорій документів призначають декількох службовців, кожен з яких мас особисте право підписувати їх. Кожний окремий документ звичайно подають на підпис службовцю, який мас безпосереднє відношення до теми документа, але якщо цього службовця немає, документ слід подати на підпис іншому службовцю, що має право підпису.

Тимчасові повноваження. Якщо службовця, який має право підпису, протягом певного часу не буде в установі, він повинен подати своєму заступникові доповідну записку, вказавши в ній, кому з працівників передає повноваження підписувати документи на час своєї відсутності. Оригінал цієї доповідної записки слід надіслати до юридичного відділу або аналогічного підрозділу, а копії розповсюдити серед службовців або вивісити на дошці оголошень, щоб усі працівники знали про делегування повноважень. Слід розробити чіткі інструкції щодо надання службовцям права підпису згідно з характером письмових документів (тобто які стосуються діяльності установи, адміністративних справ, пов'язаних з основними напрямками роботи, зовнішніх справ, прийому або винагороди службовців, юридичних питань або питань щодо інформації, технологій, обладнання).

4. Підвищення ефективності роботи установи шляхом запровадження сучасних офісних технологій

А. Техніка та її застосування

Завдяки офісним технологіям можна різко підвищити якість і обсяги виконуваної в вашій установі роботи, якщо службовці мають відповідну підготовку для управління сучасним обладнанням.

Комп'ютери

Комп'ютери ще досі мають містичний ореол, завдяки якому їх сприймають як незвичайне офісне устаткування. Саме так ставилися й до інших технологій, коли їх упроваджували вперше.

Як друкарські машинки самі по собі не зроблять зміст листів яснішим, так і комп'ютери не зроблять дані зрозумілішими, якщо їх не про­аналізувати. Проте за наявності відповідної бази даних та ясного розуму службовці зможуть за допомогою комп'ютерів виконувати завдання, яких вони ніколи раніше не змогли б виконати, і виконуватимуть їх швидко.

Призначте службовця, який володіє літературною українською мовою (але не жаргоном!), відповідальним за комп'ютерну систему і доручіть йому спочатку виконувати те, що ви вже виконуєте, але краще за вас.

Програмне забезпечення

„Людина, яка керує програмовим забезпеченням, керує організацією”.

Програмне забезпечення - це набір інструкцій, за допомогою яких електронні функції комп'ютера переключаються у відповідні області і забезпечують відповідні результати.

Комп'ютери, звичайно, не мають інтелекту, вони просто здатні відповідати на команди програмового забезпечення. Всі комп'ютерні технології, на які ми так покладаємося, нічого не варті без відповідного програмового забезпечення.

На думку багатьох людей, програмове забезпечення надто складне з технічної точки зору, і вони вважають, що не зможуть його зрозуміти. А насправді це дуже чіткий процес, який може бути добрим або поганим залежно від того, скільки часу він потребує для виконання завдання.

Керівник, який не розуміється на системі, не контролює і її роботи. А тому жоден хороший керівник не може ігнорувати комп'ютерну техніку, якою б непривабливою вона не здавалася.

Системи підготовки текстів (наприклад, WordPerfect, Wang).

Ці програмові продукти виконують сотні функцій: від простого друкування до складного настільного видавництва.

Реляційні бази даних („Paradox” та „DBase II” - дві популярні марки цього виду програмного забезпечення). . База даних - це зібрання даних або інформації. Ваша адресна книжка, каталог, який обертається, шафа для зберігання папок, а також альбом візиток є збірками даних, а словник та бібліотечний каталог - це бази даних. Цифрові показники товарообігу, облік зайнятості, інвентарні відомості, списки клієнтів, розклади занять або замовлення на товари теж можуть вважатися базами даних. Електронна або комп'ютеризована база даних дозволяє розміщувати великі обсяги інформації на мінімальній площі.

За допомогою реляційної бази даних, можна аналізувати інформацію шляхом об'єднання різноманітних типів інформації в будь-який час і будь-яким потрібним вам способом, а також ставити за вашим бажанням будь-які запитання стосовно цієї інформації. Вона відзначається великою гнучкістю в зберіганні й пошуку інформації.

Телетайп: засоби телетайпного зв'язку є складовою частиною світової комунікаційної мережі. Вони використовуються при наявності в адресатів відповідного обладнання. Оплата за телетайпний зв'язок похвилинна, максимальна тривалість зв'язку від одної до трьох хвилин (за хвилину передається приблизно 600 знаків).

Телеграф: ним користуються в тому випадку, коли адресати не мають телетайпного або факсимільного обладнання. Телеграми надсилають електронним способом через міжнародні носії на місцеві телеграфні станції країни призначення. Потім повідомлення передають адресатам по телефону, через посильного або поштою. Оплата за телеграми визначається за кількістю слів, що складаються з десяти або менше знаків.

Система факсимільного зв'язку (починаючи з 70-х pp.): Факсимільний зв'язок - це передача документів через електронне середовище, завдяки якому на відповідному обладнанні у місці знаходження адресата отримують точну копію оригіналу документа. Цей вид зв'язку дозволяє передавати графіки, малюнки та мовні знаки, які не можна передати (або прочитати) за допомогою телеграми або телетайпу. На передачу однієї сторінки витрачається від однієї до шести хвилин, залежно від того, яке обладнання встановлено в місці прийому, та від якості телефонних ліній. Оплата за передачу факсів похвилинна згідно телефонних тарифів. Починаючи з 80-х років, можна придбати засіб передачі даних під назвою "факсимільний модем", який забезпечує передачу й отримання факсів через персональний комп'ютер.

Система обліку і зберігання інформації (MIS): Це широкий термін, який стосується того, що надходить у комп'ютер і що від нього одержується.

В часи паперу, олівців і друкарських машинок не було потреби мати таку інформаційну систему, оскільки всім було зрозуміло, як працювати в установі.

Тепер, коли все походить з бази даних, треба слідкувати за тим, щоб усі складники системи суміщалися одна з одною та з іншими програмами.

Системи передачі даних.

Сфери дії і визначення: зв'язок на відстань від декількох сантиметрів до практично необмеженого числа кілометрів. Передача здійснюється електромагнітними засобами. Радіохвилі - це електромагнітні хвилі. Радіо, телебачення, телефон - це приклади електромагнітної передачі.

Необхідне обладнання:

Обладнання для передачі даних:

• комп" ютер,
  
• засоби зв'язку для передачі та прийому даних,
  
• канал зв'язку, по якому можна пересилати дані.
  
• Програмні засоби передачі даних.
  
• Особа, з якою можна встановити зв'язок.
  
• Ще один комп'ютер з сумісним обладнанням,
  
• а також... трохи терпіння!
  

Взаємодіючі системи підготовки текстів

Робочі станції, призначені для підготовки текстів, можуть передавати одна одній документи. Системи підготовки текстів можна з'єднувати за допомогою обладнання для передачі даних і передавати документи від однієї установи до іншої. Приклад - електронне видавництво: автор готує рукопис в одному місці, потім цей рукопис передається електронним шляхом редакторам в інше місце, потім надсилається видавцям у третє місце, і при цьому копія рукопису жодного разу не з'являється на папері.

Передача повідомлень електронним шляхом

Приклад: комп'ютерні мережі загального користування, придбані або орендовані мережі передачі повідомлень, включаючи інформаційні послуги та електронні дошки оголошень. Ці мережі відкривають доступ до інформації кожному, хто мас комп'ютер і обладнання зв'язку.

Наприклад, абоненти цих послуг мають доступ до ділової та юридичної інформації, інформації щодо котирування акцій і цін на товари, служб новин, а також до інформації для споживачів та навчальної інформації.

Електронна дошка оголошень (BBS) - це „місце”, де можна розмістити або знайти повідомлення електронним способом. Дошки оголошень відрізняються від електронної пошти, оскільки інформацію може отримати кожен, хто має до них доступ. Електронна дошка оголошень може бути загального користування або приватною; як правило, її встановлюють з огляду на спільні інтереси.

Наприклад, користувачі персонального комп'ютера Macintosh встановили понад 60 дошок оголошень з метою передачі інформації один одному.

Електронна пошта (<Е-Маі1>)

Це зв'язок за допомогою електронних засобів, завдяки яким зникає потреба в фізичному пересиланні документів. Повідомлення готують в одному місці і надсилають в інше. Електронну пошту можна передавати по звичайних телефонних лініях, причому одне поштове відправлення можна одночасно надіслати сотням адресатів. Деякі послуги електронної пошти досить складні. Наприклад, у приватній системі електронної пошти можна за кожним користувачем „поштової скриньки” закріпити пароль і таким чином зберігати таємність. Люди можуть надсилати повідомлення кому-завгодно, але прочитати пошту в поштовій скриньці матиме змогу лише та особа, яка знає пароль. Внаслідок підвищення вартості поштових послуг на Заході, а також уповільненого процесу передачі поштової кореспонденції всередині установ, популярність електронної пошти зростає.

Обмін електронними даними (EDI)

Являє собою міжкомп'ютерний зв'язок між різними компаніями. Цей тип зв'язку застосовують для електронного обміну діловою інформацією, що раніше робили поштові служби. Електронний переказ коштів (EFT). В банках застосовують системи передачі даних для електронного переміщення коштів на противагу фізичному пересиланню чеків або документів. Система електронного переказу коштів включає банківські вікна-автомати, термінали в торговельних точках і банківські послуги вдома. Банківські послуги вдома, які іноді називають електронними банківськими операціями, дозволяють користувачу планувати платежі, перевіряти стан своїх рахунків і оплачені чеки, переказувати кошти з одного рахунку на інший і робити запит про залишки на рахунку. Для здійснення цих послуг потрібен персональний комп'ютер, здатний передавати та приймати дані.