Место и значение офис-менеджера в структуре управления современного предприятия
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
радиосвязь и т.п.);
е) организация приёма посетителей (ресепшнс).
В рамках документационной подфункции офис-менеджер осуществляет решение следующих задач:
а) организация эффективного документооборота офиса;
б) организация деловой переписки, ведущейся на предприятии от имени руководителя;
в) организация хранения управленческой документации, ведение электронного архива офиса;
г) организация взаимодействия с почтовыми и курьерскими службами;
д) организация исполнения управленческих (прежде всего организационно-распорядительных и организационно-методических) документов, поддержание служебной документации офиса в актуальном состоянии;
е) организация информационно-справочной работы в соответствии с поручениями руководителя предприятия.
В следующей, маркетинговой, функции офис-менеджмента также можно выделить две базовые составляющие: экономическую подфункцию и подфункцию кризисного реагирования. В рамках экономической подфункции офис-менеджер выполняет следующие основные задачи:
а) участие в организации маркетинг-деятельности предприятия с упором на инструменты интегрированной маркетинговой коммуникации: рекламу, PR, стимулирование сбыта и POS;
б) управление корпоративным Интернет-ресурсом;
в) организация внутрикорпоративных мероприятий;
г) консультирование руководителя предприятия по вопросам ИМК, относящимся к компетенции офис-менеджера.
Что касается второй подфункции, то её реализация предполагает осуществление под руководством офис-менеджера комплекс задач, основу которых составляют связи с общественностью в условиях кризисного управления предприятием.
Весьма значительным выглядит перечень задач, решаемых офис-менеджером в рамках хозяйственной функции. В отличие от предыдущих функций в ней представляется целесообразным выделить не подфункции, а самостоятельные направления деятельности.
1. Финансовое обеспечение.
2. Материальное обеспечение.
В рамках деятельности по финансовому обеспечению офис-менеджер решает следующие основные задачи:
а) управление финансовыми ресурсами офиса (в т.ч. бюджетирование, предполагающее оптимизацию расходов на офис и контроль за офисными расходами, а также контроль за оплатой счетов, оформление необходимой бухгалтерской документации, взаимодействие с банком и поставщиками товаров и услуг);
б) организация договорной работы (в части, касающейся вопросов обеспечения офисной деятельности);
в) контрольно-инвентаризационная деятельность.
В свою очередь, в деятельности офис-менеджера по материальному обеспечению также можно выделить самостоятельные направления работы.
1. Организация текущего жизнеобеспечения деятельности офиса.
2. Организация мероприятий по предупреждению (устранению, нейтрализации) событий (явлений), нарушающих нормальное функционирование офиса.
В перечень задач по первому из обозначенных направлений входят:
а) организация и поддержание надлежащих (в т.ч. эргономических, микроклиматических и санитарно-гигиенических) условий работы в офисе в течение дня;
б) организация и осуществление эксплуатации помещения (здания) и коммуникаций в соответствии с установленными порядком и правилами;
в) обеспечение функционирования рабочих мест персонала офиса посредством проведения ежедневных профилактических и сервисных работ, а также путём замены (восстановления) необходимого офисного оборудования, имущества и материалов (канцтоваров, оргтехники, ЗИП и расходных материалов к ней, мебели и т.п.);
г) организация работы по отдельным видам обеспечения сотрудников офиса, в т.ч. медицинскому (в частности, медстрахование), бытовому (питание), техническому (обеспечение связью, в том числе мобильной), транспортному (грузовые и пассажирские перевозки), досуговому (подписка на периодические издания и обеспечение своевременной их доставки на предприятие) и т.д.;
д) оперативное организационное обеспечение сотрудников в соответствии с содержанием поступающих от них заявок (на устранение неисправностей и сбоев в работе офисного оборудования, на получение паспортов, виз, командировочных и проездных документов, а также выписок и копий из прочих документов на транспортное, гостиничное и иное обслуживание, обусловленное спецификой содержания служебных обязанностей и т.д.).
К задачам второго направления, прежде всего, относят:
а) обеспечение физической безопасности сотрудников и материальных ценностей офиса путём установления и поддержания соответствующего режима охраны труда и техники безопасности, пожарной безопасности, информационной безопасности, а также надлежащей организации охраны офиса, включая особый (пропускной) порядок доступа на рабочие места;
б) обеспечение текущего и капитального ремонта помещения (здания), в котором располагается офис, регулярных инвентаризаций помещения (здания) и находящихся в нём материальных ценностей;
в) обеспечение эффективного управления офисной инфраструктурой.
2.4 Управление персоналом офиса
В качестве самостоятельной функции следует рассматривать и управление персоналом офиса. В подчинении офис-менеджера могут быть специалисты и технические исполнители (документоведы, специалисты по информационным технологиям, секретари, архивисты и др.) поэтому ему необходимо иметь чёткое представление о системе управления человеческими ресурсами, существующей на фирме, и эффективно выполнять функции по ?/p>