Место и значение офис-менеджера в структуре управления современного предприятия
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
В рамках организационно-управленческой функции офис-менеджер может решать следующие основные задачи:
а) организация работы офиса;
б) управление работой офиса в повседневном режиме;
в) управление работой офиса в условиях кризиса (кризисного реагирования);
г) организация рабочего дня руководителя;
д) организация личной повседневной работы (самоменджемент);
е) разработка административных процедур (технологии работы офиса).
В свою очередь, в рамках координационной подфункции офис-менеджер может решать следующие основные задачи:
а) координация работы сотрудников офиса между собой;
б) координация деятельности основных и вспомогательных подразделений офиса;
в) координация работы аппарата управления и структурных подразделений предприятия;
г) координация работы аппарата управления и филиалов (представительств) предприятия;
д) координация работы с арендодателями, коммунальными службами;
е) координация работы с деловыми партнёрами предприятия и СМИ.
Следующая функция в составе административного блока: регулятивная, которую также можно разделить на две подфункции плановую и отчётную. В рамках плановой подфункции офис-менеджер решает следующие основные задачи:
а) планирование личной работы;
б) планирование работы офиса (на день, неделю, месяц);
в) текущее и перспективное планирование рабочего времени руководителя;
г) участие в планировании деятельности предприятия (подготовка соответствующего раздела в ежемесячный и ежеквартальный план работы, годовую программу организационного развития предприятия и т.д.
д) составление графиков работы персонала офиса (в т.ч. сменных, а также графиков дежурств, уборок, выездов и т.п.).
В рамках отчётной подфункции офис-менеджер, как правило, решает следующие задачи:
а) ведение отчётности по установленным формам (по вопросам деятельности основных подразделений офиса);
б) анализ отчётности по установленным формам (по вопросам деятельности вспомогательных подразделений офиса);
в) составление отчётов по вопросам текущей деятельности офиса для руководителя предприятия (по форме планов);
г) подготовка записок по отдельным вопросам деятельности офиса и предприятия (по указанию руководителя);
д) ведение служебной документации, в которой накапливаются исходные данные для подготовки отчётных документов (книги учёта и движения материальных средств, журнал учёта документов, журналы маршрутизации движения водителей и др.).
Особое место в административном блоке занимает контрольная функция. Осуществление контроля за происходящим в офисе и вокруг него имеет исключительно важное значение для эффективности его деятельности об этом свидетельствуют и теория, и практика менеджмента. Контрольная функция также включает в себя две подфункции: оценочную и учётную.
В рамках первой из них офис-менеджер решает следующие задачи:
а) оценку качества работы персонала офиса и вспомогательных служб;
б) оценку исполнения сотрудниками офиса отдельных поручений руководителя;
в) оценку состояния офиса и рабочих мест сотрудников;
г) оценку состояния офисной оргтехники;
д) оценку состояния договоров, в т.ч. исполнение наиболее важных заказов, включая вопросы их комплектации и доставки и т.д.;
е) оценку состояния документации офиса.
Кроме того, для адекватной оценки различных процессов, и прежде всего повседневной деятельности сотрудников, офис-менеджер должен разрабатывать соответствующие оценочные критерии. В свою очередь, в рамках учётной подфункции офис-менеджер должен обеспечить своевременный и качественный документальный учёт оцениваемых показателей, в т.ч.:
а) учёт (количественный и качественный) работы персонала офиса и вспомогательных служб;
б) учёт полноты и своевременности исполнения сотрудниками офиса отдельных поручений руководителя;
в) учёт состояния офиса и рабочих мест сотрудников (и определение на этой основе необходимости проведения текущего и капитального ремонта помещений или реорганизации офисного пространства);
г) учёт состояния офисной оргтехники (и определение на этой основе необходимости оптимизации графика её обслуживания или её модернизации);
д) учёт состояния работы по договорам;
е) учёт состояния офисной документации.
2.3 Обеспечивающий функциональный блок
Обеспечивающий функциональный блок включает информационную, маркетинговую и хозяйственную функции.
Информационная функция офис-менеджмента при ближайшем рассмотрении распадается на подфункции: коммуникационную и документационную, тесно взаимосвязанные между собой. В рамках коммуникационной подфункции офис-менеджер осуществляет решение следующих задач:
а) обеспечение коммуникационного взаимодействия между офисом и руководителем предприятия;
б) обеспечение коммуникации деятельности руководителя предприятия (по различным техническим средствам и каналам коммуникации);
в) обеспечение коммуникационного взаимодействия между офисом и структурными подразделениями предприятия (в т.ч. его филиалами и представительствами);
г) обеспечение коммуникационного взаимодействия между офисом и деловыми партнёрами предприятия;
д) организация приёма, обработки и передачи информации по техническим средствам и каналам коммуникации (телефон, телефакс, электронная почта e-mail, телеграф, телекс, радиообмен, в т.ч. пейджинговая и