Место и значение офис-менеджера в структуре управления современного предприятия
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
?правлению персоналом. Представленная схема послужит методической основой практической деятельности офис-менеджера (Приложение 2).[5]
В рамках этой исключительно важной функции офис-менеджер, как правило, решает следующие основные задачи:
а) анализ потребности аппарата управления в персонале;
б) участие в поиске, отборе и найме офисного персонала;
в) определение пределов компетенции, делегирование полномочий офисному персоналу;
г) обучение и консультирование офисного персонала;
д) информирование офисного персонала по кадровым вопросам;
е) мотивация офисного персонала;
ж) контроль (оценка и учёт результатов) деятельности офисного персонала;
з) планирование деловой карьеры сотрудников офиса, инициация их перемещений для более целесообразного использования;
и) представление к увольнению сотрудников офиса по основаниям, предусмотренным трудовым законодательством;
к) ведение отчётности по офисному персоналу;
л) участие в документировании деятельности офисного персонала (трудовые договоры, приказы, должностные инструкции и т.п.)
м) повседневное руководство персоналом офиса.
Потенциальный круг задач, возлагаемый на офис-менеджера, представляется почти неограниченным. Наделяя офис-менеджера соответствующими обязанностями, не следует забывать о необходимости придания ему необходимых прав, а также, что ещё более важно, обеспечения достаточным числом помощников. В противном случае офис-менеджер, как бы ни был он компетентен, энергичен и настойчив, рискует не справится с обязанностями и захлебнуться в потоке дел.
2.5 Организация повседневной работы
офис-менеджера
В течение дня офис-менеджер обременён множеством обязанностей. В этой связи представляется целесообразным рассмотреть вопрос об организации повседневной работы офис-менеджера в хронологическом преломлении, т.е. в рамках обычного 8-часового рабочего дня, который, может легко растянуться с 8 утра… и до 8 вечера. Однако, как правило, это происходит отнюдь не по причине чрезмерной перегруженности офис-менеджера работой, а прежде всего в силу её недостаточно чёткой организации.
Условно рабочий день офис-менеджера может быть разделён на две части: утреннюю и вечернюю. Роль разграничительной линии между ними играет обеденный перерыв, хотя и в этот короткий промежуток можно совершить немало полезного для работы предприятия.[6]
Первый час рабочего времени, условно с 9.00 до 10.00 утра, можно обозначить как организационный. В силу особой важности организованного начала работы содержание мероприятий этого часа излагается по пунктам. Итак, по прибытии на работу, как правило за 15-30 минут до начала работы персонала аппарата управления, офис-менеджер должен выполнить следующее.
1. Доложить руководителю предприятия о начале работы, осведомиться у него о новых поручениях и указаниях, а также об изменениях в работе предстоящего дня.
2. Освежить в памяти (а при необходимости оперативно скорректировать) план личной работы, работы руководителя предприятия и работы офиса на день.
3. Проконтролировать качество уборки помещений офиса, состояние техники безопасности, сделать необходимые записи в контрольной документации офиса.
4. Проинструктировать дежурного администратора, смену охраны, водителей, убывающих в рейс. Выдать им необходимые документы (служебные удостоверения, доверенности, путевые листы и пр.), оборудование и принадлежности.
5. Изучить заявки на устранение неисправностей в работе офисного оборудования и оргтехники, дать соответствующие указания и поручения на их устранение, организовать контроль за исполнением заявок.
6. Получить от секретаря корреспонденцию, рассмотренную накануне руководителем предприятия, определить ответственных за исполнение документов согласно резолюциям и передать документы на исполнение, организовать за исполнением наиболее важных и срочных из них эффективный контроль.
7. Уточнить через ответственных лиц готовность к проведению (организации, обеспечению и пр.) мероприятий, намеченных на первую половину дня (совещания, переговоры, приём посетителей и т.п.). При необходимости принять дополнительные меры к их надлежащей подготовке и проведению.
8. Удостовериться в прибытии на работу всех подчинённых (лично или через своего секретаря). Заслушать краткие (возможно, телефонные) доклады подчинённых (в лице руководителей структурных подразделений аппарата управления и специалистов) о состоянии дел на порученных им участках работы.
С 10.00 до 11.00, как правило, проходят совещания с участием или под руководством офис-менеджера. В первом случае речь идёт о совещании руководства предприятия, во втором о совещании руководящего состава аппарата управления, на которое при необходимости могут быть приглашены и отдельные сотрудники (специалисты и технические исполнители) аппарата управления. Обычно о времени, месте, продолжительности и цели совещания офис-менеджер и другие участники совещаний извещаются заранее (например накануне вечером).
С 11.00 до 12.00 офис-менеджер обычно работает с документами, в частности рассматривает поступившие к нему проекты исполненных документов (например подготовленных в соответствии с указаниями и поручениями руководителя предприятия). Документы, исполненные в полном соответствии с установленными требованиями, подписываются (утверждаю?/p>