Место и значение офис-менеджера в структуре управления современного предприятия
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
?ть офис-менеджер. Как и в случае с требованиями к профессиональным знаниям и умениям, начнём с наиболее общих, минимальных. Среди них (в порядке убывания):
1) организаторские способности, т.е. способность руководить подчинёнными сотрудниками;
2) представительная внешность (в других вариантах также - презентабельная, располагающая);
3) деловая коммуникация, в частности умение чётко и недвусмысленно излагать распоряжения, а также писать и говорить по-русски грамотно и внятно;
4) профессиональный этикет, соблюдение правил организационного поведения (по-другому субординации) и корпоративной культуры;
5) стрессоустойчивость (тактичность, неконфликтность, доброжелательность).
В дополнение к этому списку необходимо также сказать о таких плюсах офис-менеджера, как: [19]
1) высокая работоспособность, в том числе в условиях кризиса, вызванного как объективными, так и субъективными причинами;
2) пунктуальность и, в частности, обладание крепкой памятью, а также способностью к самоорганизации;
3) исполнительность в сочетании с разумной инициативой и осмотрительностью в планах и действиях;
4) умение работать в команде, оставаясь при этом первым среди равных;
5) умение брать ответственность на себя, в особенности, когда шефа рядом нет, а решение принимать надо, причём немедленно.
Заключительная пятёрка критериев, характеризующая деловые достоинства офис-менеджера, по мнению работодателей, выглядит так:
1) целеустремлённость, умение расставлять приоритеты в работе;
2) обучаемость, а также умение самому обучать подчинённых сотрудников;
3) профессиональная интуиция, способность к предвидению развития ситуации;
4) настойчивость, впрочем, не имеющая ничего общего с бараньим упрямством;
5) оптимизм (основанный на реальном знании офисной обстановки).
Таковы наиболее общие ожидания работодателя в отношении способностей офис-менеджера.
Глава 2. Анализ деятельности офис-менеджера и разработка рекомендаций по повышению эффективности его деятельности в структуре (предприятия)
2.1 Компетенция офис-менеджера
Офис-менеджмент представляет собой специфическую разновидность управленческой деятельности, суть которой составляет управление (предприятием, организацией, учреждением, их отдельными структурными подразделениями или процессами, образующими в совокупности повседневную деятельность предприятия). Прежде всего, надо обратить внимание на основные критерии оценки такой деятельности. По причинам объективного характера (преимущественно экономического) на первое место в ряду этих критериев выходит эффективность. В узком утилитарном смысле эффективность означает рентабельность, прибыльность, соответствие реальных достижений предприятия ожидаемым (планируемым).
Отсюда следует, что в качестве цели офис-менеджмента выступает его эффективность, но эффективность, достигается не ради неё самой, а ради результативности деятельности предприятия в целом, обеспечивающей, помимо прочего, его поступательное экономическое развитие и лидерство в конкурентной борьбе.
Эффективный офис-менеджмент можно охарактеризовать как менеджмент малозатратный, гибкий и наступательный, что на практике означает следующее.
1. Совокупные затраты на осуществление офис-менеджмента должны быть несопоставимо малы по сравнению с общими затратами на организацию деятельности предприятия.
2. Усилия, предпринимаемые в рамках офис-менеджмента, должны быть не только подчинены генеральному плану действий и типовой управленческой технологии, но и служить объективным отражением реально складывающейся деловой ситуации на предприятии и вокруг него.
3. Решения, вырабатываемые офис-менеджером, должны предупреждать возможные негативные варианты развития деловой ситуации, а равно и отдельные события со знаком минус, наступление которых в состоянии крайне отрицательно повлиять на экономическое положение предприятия.
В конечном счёте, эффективность офис-менеджмента складывается из совокупности функциональных усилий по администрированию и всестороннему обеспечению повседневной деятельности офиса.
Достижение обозначенной цели возможно посредством реализации в рамках стандартных управленческих функций целого ряда практических задач, составляющих сущность деятельности офис-менеджера.
С учётом специфики содержания деятельности офис-менеджера можно выделить следующий ряд функций:
а) административная (организационно-управленческая и координационная);
б) регулятивная (планово-отчётная);
в) контрольная (оценочно-учётная);
г) информационная (коммуникационно-документационная);
д) маркетинговая;
е) хозяйственная (организация жизнеобеспечения офиса).
Кроме того, в качестве самостоятельного направления деятельности офис-менеджера следует выделить руководство персоналом (подчинёнными).
Перечисленные функции можно сгруппировать в два функциональных блока: административный и обеспечивающий (рис.1).
Рис.1. Цель и функции офис-менеджмента
2.2 Административный функциональный блок
В составе административной функции можно выделить две взаимосвязанные подфункции: организационно-управленческую и координационную.