Место и значение офис-менеджера в структуре управления современного предприятия
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
?и аппарата управления предприятия за оценочный период.
6.3. Основным критерием оценки работы офис-менеджера являются качество, полнота и своевременность выполнения им своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией и заключённым с офис-менеджером трудовым договором.
При этом следует помнить, что ни одна, даже самая подробная, инструкция не в состоянии отразить все нюансы и детали, связанные с осуществлением офис-менеджером своих должностных полномочий, - настолько они многообразны. Выручить в этой ситуации начинающего офис-менеджера могут дополнительные организационно-методические документы (инструкции по отдельным видам офисной деятельности), а также опыт повседневной работы.
1.4 Квалификационные требования к офис-менеджеру
и профессиональные качества
Помимо функциональных требований следует упомянуть и об отличиях в требованиях работодателей к профессиональной подготовке офис-менеджеров. Эти требования можно разделить (условно) на общие (базовые), дополнительные и специальные.
Общие требования к профессиональной подготовке офис-менеджера:
1. Опыт работы по данной профессии (в должности офис-менеджера или в аналогичной должности помощник руководителя, секретарь и др.) от полугода до трёх лет (в зависимости от статуса должности, на которую в данном случае претендует соискатель).
2. Высшее образование (предпочтительно по профилю предприятия, объявившего конкурс на соответствующую вакансию, в области управления или техническое).
3. Знание разговорного (как минимум) английского языка (для работы на предприятии, в организации или учреждении с персоналом из числа иностранных граждан знание второго иностранного языка).
4. Уверенные навыки в работе на персональном компьютере (ПК), предполагающие не только умение грамотно пользоваться установленным программным обеспечением (ПО), но и самостоятельно производить инсталляцию ПО, несложную настройку и профилактику ПК, подключение периферии и пр.
5. Знание основных компьютерных программ (минимально - операционная система Windows, MS Office, Internet Explorer).
Указанные требования являются минимальными.
В представленном перечне они перечислены по важности в порядке убывания. На практике это означает, что при принятии решений о назначении соискателя на должность офис-менеджера работодатель в первую очередь обратит внимание на наличие у него практического опыта работы, его образовательный уровень и степень владения иностранным языком.
В качестве дополнительных к профессиональным качествам офис-менеджера работодателями наиболее часто упоминаются следующие требования.
1. Наличие у соискателя опыта административно-хозяйственной работы и / или работы с персоналом.
2. Дополнительное образование (второе высшее, а также различные формы повышения квалификации, в первую очередь в области менеджмента и т.п.).
3. Продвинутый уровень владения иностранным языком, например, способность выполнять письменные и / или устный перевод, умение самостоятельно читать техническую документацию и специальную литературу на иностранном языке и т.п.
4. Умение обращаться с офисной оргтехникой (ксерокс, факс, сканер, мини-АТС, устройства бесперебойного питания, зарядные устройства), в идеале умение быстро выявить и устранить мелкие неисправности в них.
5. Владение информационными технологиями (в частности, основами программирования, HTML), умение работать с прикладным программным обеспечением (как правило, по профилю предприятия AutoCad, PhotoShop, FineReader, комплексы 1С: Бухгалтерия, Кадры, Предприятие, Торговля, Склад и т.п.), а также со справочными правовыми системами (СПС): Гарант, Консультант, Кодекс и т.п.
Что касается специальных требований, предъявляемых работодателями к соискателям на должность офис-менеджера, то их спектр необычайно широк. В то же время предъявление подобных требований к профессионализму офис-менеджера выглядит вполне оправданным, а их отсутствие может по меньшей мере существенно затруднить для новоиспечённого хозяина офиса эффективное исполнение им своих должностных обязанностей, и это, в свою очередь, крайне отрицательно скажется на организации работы аппарата управления предприятием в целом.
Чтобы сложилось объективное представление о характере специальных требований к профессиональной подготовке офис-менеджера, приведём наиболее типичные из них.
1. Понимание специфики деятельности предприятия, владение соответствующей терминологией и лексиконом.
2. Профессиональное владение методами руководства в условиях, аналогичных условиям предприятия (практический менеджмент от полугода и более).
3. Наличие некоторых специальных знаний, в частности финансов, бухгалтерии, маркетинга, логистики, методов экономического и статистического анализа и др.
4. Умение водить автомобиль, осуществлять и организовывать грамотную эксплуатацию иной специальной техники и вспомогательного оборудования (системы наружного наблюдения, средств автоматизации и механизации работ, ризографа, стиральной машины, сплит-системы или кондиционера).
5. Профессиональное владение специальным программным обеспечением либо умение самостоятельно программировать (Delphi, Oracle, Java-script, Visual Basic и т.п.).
Работодатели предъявляют и довольно суровые требования к деловым качествам соискателей на должно?/p>