Автоматизация процессов документооборота на предприятии ООО "Пермский фанерный комбинат"
Дипломная работа - Компьютеры, программирование
Другие дипломы по предмету Компьютеры, программирование
ация требований (требования к решению)
В настоящем разделе представлены различные требования к системе автоматизации процессов документооборота, определенные по результатам анализа требований, предъявляемых к современным СЭД. [1, 21, 24, 27]
Требования описывают предполагаемые принципы функционирования системы автоматизации процессов документооборота (далее - Система), её взаимодействия с пользователем.
В ходе внедрения системы электронного документооборота (СЭД) предприятие преследует следующие цели:
-Объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений предприятия с целью оптимизации и эффективного их взаимодействия;
-Оперативность доведения документов до исполнителя;
Сокращение количества операций по доступу, формированию, поиску, доставке документов;
Исключение дублирования работы по вводу информации на различных этапах работы с документами;
Повышение степени сохранности документов;
Сокращение времени на принятие и внедрение управленческих решений: согласования приказов, распоряжений;
Повышение исполнительской диiиплины;
Обеспечение взаимодействия с филиалами в рамках единого информационного пространства;
Возможность формирования аналитических отчетов по хранилищу (базе данных) документов;
Объединение в единый информационный блок всей документации предприятия.
Приведены следующие типы требований:
1.Функциональные требования: Описывается функциональность и свойства системы автоматизации документооборота, необходимые для решения задач предметной области.
2.Пользовательские требования: Приводятся требования к пользовательскому интерфейсу, быстродействию и надежности системы, обучению пользователей.
.Системные и инфраструктурные требования: Приводятся требования к инфраструктуре, программному обеспечению, необходимые для нормального функционирования системы автоматизации документооборота.
.Сведения о пользователях: Приводится описание пользователей в системе электронного документооборота. Один пользователь может выполнять в системе сразу несколько ролей.
Функциональные требования
Для наглядного восприятия требования разносятся по следующим смысловым таблицам:
ввод и регистрация документов
маршрутизация и контроль исполнения
аналитика и управление
архив
информационная безопасность
общие характеристики
1.Ввод и регистрация документов:
Автоматизация работы канцелярии является отправной точкой развертывания системы электронного документооборота на предприятии. Под автоматизацией канцелярии понимается автоматизация работы с документами в соответствии с правилами отечественного делопроизводства.
Это позволяет сделать документооборот компании эффективным средством управления применительно к специфике российских предприятий. В таблице Ввод и регистрация документов отображаются делопроизводственные возможности рассматриваемых систем.
Таблица 2.4 Ввод и регистрация документов
Ведение РК документовВедение номенклатуры делПрисоединение файловСканирование документовСовместимость ПО, обеспечивающим распознавание образов документовРегистрация документов из электронной почтыРегистрация на основе существующего документаСопровождение бумажных и электронных документовКонтроль заполнения обязательных полей в РКПроверка на дублирование при регистрацииИспользование справочниковДобавление новых справочниковСоздание и изменение словарей и справочниковПоддержка иерархических справочниковОбработка документов, имеющих ссылки, перекрестные ссылкиСоздание своих РК (графический дизайнер)Наличие шаблонов создаваемых документовВедение истории работы с документами
.Маршрутизация и контроль исполнения
Одной из главных задач, стоящих перед СЭД, является управление процессами движения и обработки документов. В современных СЭД имеются средства моделирования процессов документооборота и поддержка управления потоками работ (технология workflow). Развитые возможности системы по организации различных схем движения документов позволяют обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в процессе выполнения работ по документам, существенно сократить время согласования документов и принятия решений, контролировать выполнение заданий по документам.
Таблица 2.5 Маршрутизация и контроль исполнения
Поддержка последовательной и параллельной маршрутизации документов и задачРабота с типовыми маршрутами (регламенты)Работа со свободными маршрутамиВозможность изменения (расширения и сокращения) маршрута движенияНаличие визуального редактора процессов обработки документовАвтоматическая блокировка документа, взятого на редактированиеУведомление сотрудников о поступлении в их адрес документов и задач (системные либо по эл. почте)Автоматизация процесса приема/отказа поручений к исполнениюНастройка напоминаний и уведомлений о приближении, нарушении сроков исполнения документов, предупредительный контрольОперативный контроль за рассмотрением документовКонтроль за рассмотрением, исполнением документов и поручений в распределенной организации
.Аналитика и управление
Повышение эффективности предприятия после внедрения СЭД достигается, главным образом, за счет появляющихся возможностей по обработке и анализу информации. В таблице Аналитика и управление приведем оценки возможно?/p>