Автоматизация процессов документооборота на предприятии ООО "Пермский фанерный комбинат"
Дипломная работа - Компьютеры, программирование
Другие дипломы по предмету Компьютеры, программирование
продукта (анализ рынка, разработка технической документации, обучение персонала), непосредственно покупка СЭД, а также пуско-наладочные работы (приведение в соответствие технических средств).
Совокупность основных затрат на внедрение СЭД PayDox приведена в таблице 3.1.
Таблица 3.1 Затраты на внедрение СЭД PayDox
№Статья затратСумма, руб.1Приобретение программного обеспечения, 100 лицензий594 9502Обучение сотрудников, 2 чел26 4003Приобретение комплекса технических средств (КТС)04Работы по внедрению СЭД74 541,16Итого:695 891,16
Основной статьей расходов при внедрении программного продукта является покупка программного обеспечения данного продукта. Затраты на приобретение лицензий СЭД PayDox для одновременной работы 100 пользователей, использующих полный функционал системы составляет 695 891,16 руб. В данную сумму входит серверная часть продукта и конкурентные лицензии, а также стоимость технической поддержки на 1 год.
Кроме основного программного продукта для функционирования системы необходимо наличие дополнительного программного обеспечения (MS SQL Server). Данное ПО уже имеется в наличии у организации, соответственно затрат на его приобретение не требуется.
Сопровождением программного продукта занимаются обученные по направлению Администрирование СЭД PayDox сотрудники ООО ПФК. Вследствие чего, все затраты на сопровождение системы ограничиваются обучением сотрудников администрированию продукта. Стоимость обучения 2 администраторов составит 16 400 руб.
Работы по внедрению СЭД будут организованы силами специалистов отдела ИТТ, в сроки, установленные ООО ПФК (2 мес.). 74 541,16 руб.
Затраты на оплату труда работников занятых во внедрении проектного решения включают в себя заработную плату сотрудников, участвующих непосредственно в установке и отладке системы, а также сотрудников, проводящих обучение.
ЗФОТВ=17000*2*(1+1/12)*(1+0,015)+ 17000*2*(1+1/12)*(1+0,015)=74 541,16 руб.
где ОВi - оклад j-го сотрудника, участвующего во внедрении проектного решения, руб./мес.; ОВi =17 000.
ТОВПji - общее время на внедрение проектного решения, затрачиваемое j-м сотрудником, мес.; ТОВПji= 2 мес.Д - коэффициент дополнительной заработной платы работников, занятых внедрением проекта; kД= 1/12.У - региональный коэффициент. kУ =15%.
Дополнительного приобретения компьютеров или других КТС не требуется, следовательно, затраты равны 0.
Суммировав все вышеперечисленные статьи расходов, получаем, что стоимость внедрения СЭД PayDox составляет 695 891,16 рублей.
.3 Расчет экономии после внедрения СЭД PayDox на ООО ПФК
Внедрение системы электронного документооборота вызывает ряд предсказуемых эффектов, которые делятся на 2 группы: прямые и косвенные.
Схема, иллюстрирующая планируемую эффективность внедрения СЭД, изображена на рис 3.1.
Рис. 3.1 Экономическая эффективность внедрения СЭД PayDox
Начнем с оценки прямой экономии средств. Она включает стоимость бумаги, сэкономленной при внедрении и стоимость сэкономленного рабочего времени сотрудников.
Максимальную стоимость расходуемой в месяц бумаги можно подсчитать, исходя из данных по закупке офисной бумаги на предприятии. В месяц в ООО ПФК закупается 10 пачек бумаги (2 коробки), из них, в среднем, тратится 84%, что составляет 8,4 пачки/мес. В среднем, 1 пачка стоит 140 руб. Итак, получим месячные расходы на бумагу: 8,4*140=1176 руб./мес.
Теперь оценим стоимость сбереженного рабочего времени.
По данным статистических исследований средний % рабочего времени, которое сотрудники офиса тратят на рутинную обработку документов - 60%. (таблица 3.2). [Экономическая эффективность внедрения системы электронного документооборота PayDox]
Таблица 3.2 Затраты рабочего времени на обработку документов
На поиск и ожидание поступления документов20%На согласование и утверждение документов20%На передачу документов между подразделениями10%На подготовку стандартных отчетов о движении документов10%
При использовании PayDox:
на поиск документов тратятся не часы, а секунды или минуты; ожидания документов не требуется - документы одновременно доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам
процесс согласования и утверждения документов становится прозрачен и происходит в режиме реального времени
время на передачу документов между подразделениями не тратится вообще - карточки и файлы документов в режиме реального времени доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам
подготовка стандартных отчетов о движении документов делается одним нажатием кнопки.
Отсутствие ключевых сотрудников в офисе в связи с командировками не останавливает работу с документами - PayDox обеспечивает возможность удаленной работы с документами, как через web-браузер, так и по электронной почте.
Средний % экономии времени на вышеперечисленные виды обработки документов при использовании PayDox - 30%.[Экономическая эффективность внедрения системы электронного документооборота PayDox] Соответственно, использование PayDox может экономить 30%*60%=18% рабочего времени.
До внедрения системы электронного документооборота PayDox на ООО ПФК распространением и рассылкой документов занимались курьеры: в заводоуправлении - 1 человек, в производственных цехах - 2 человека. После внедрения - необходимость в данных сотрудниках была исключена.
Оценим ежемесячные затраты на сотруд