Автоматизация процессов документооборота на предприятии ООО "Пермский фанерный комбинат"
Дипломная работа - Компьютеры, программирование
Другие дипломы по предмету Компьютеры, программирование
нцелярию АХО вместе с копией ответа или другими документами, свидетельствующими об исполнении.
Основанием для снятия с контроля поручений руководства ООО ПФК является документ, свидетельствующий об исполнении, который предоставляется в канцелярию АХО.
Для снятия с контроля распорядительных документов ООО ПФК руководитель структурного подразделения предоставляет отчет о проделанной работе, после этого документ снимается с контроля с резолюцией генерального директора.
Документ снимается с контроля, если он признан утратившим силу.
Руководители структурных подразделений обязаны регулярно проверять состояние исполнительской диiиплины, рассматривать случаи нарушения установленных сроков исполнения.
В результате информационного исследования процессов документооборота на предприятии были составлены схемы движения документов (маршруты). Они отображены в Приложении 1 (Маршруты движения документов).
На основе перечисленной выше информации составлены алгоритмы движения документов (оперограммы). Они представляют более детализированную информацию об описании процессов документооборота по сравнению с маршрутами. Оперограммы процессов документооборота приведены в Приложении 2 (Оперограммы процессов документооборота).
2.1.3 Обоснование необходимости приобретения СЭД для автоматизации процессов документооборота, требования к решению
Рассмотрим необходимость автоматизации в масштабах ООО ПФК.
Затраты на работу с документами складывается из нескольких моментов. Это время на составление документа и на его регистрацию. Затраты времени на составление документов зависят от сложности документа, от наличия уже подобных готовых документов и от технического обеспечения (наличие современного персонального компьютера, программного обеспечения и принтера). Затраты на регистрацию документа состоят из времени согласования, регистрации у секретаря, утверждения и доведения до исполнителя. Проведём анализ количества документов обращаемых в организации, определим их основные потоки.
В результате просмотра журнала регистрации в приёмной организации у секретаря и анализа полученной информации была составлена таблица, где представлена сводная информация по каждому виду документа в динамике по годам (табл. 2.2). Из таблицы можно определить структурную характеристику документооборота и как она меняется по годам.
Таблица 2.2 Анализ структуры документооборота
Наименование документаКоличество документовТемпы роста, 092010в 2009 к 2010Входящие1475184420,0Исходящие1684230326,9Договора31745426,7Внутренние1845232420,6Итого в год:5321692523,2
При рассмотрении последней таблицы, где анализируется структура документооборота видно, что потоки документов в течение 2010 года возросли в среднем на 24,2%.
В ООО ПФК чаще всего используются следующие документы:
a.Приказ
b.Распоряжение.Договор.Служебная записка
Ниже, в следующей таблице произведён анализ объёма документооборота в течение одного года на примере 2010 года (таблица 2). Здесь разбивка происходит помесячно для выявления количества документов, обращающихся в месяц.
Таблица 2.3 Выявление объема документооборота 2010 г.
МесяцыВиды документовИтогоВходящиеИсходящиеДоговораВнутренниеЯнварь5326656147522Февраль11126043153567Март7031143165589Апрель9524128182546Май8022023221544Июнь6013977206482Июль4917392176490Август8014833202463Сентябрь11215231229524Октябрь3613110233410Ноябрь458326179333Декабрь53179482315115153Кол-во документов в месяц, среднее498
В результате проведённого анализа в этом подразделе выявлено, что количество документов растет и в среднем в месяц составляет 498.
В результате попытки автоматизировать частично документооборот за счет электронной рассылки с помощью Microsoft Outlook выявлено общее снижение потока документов, а также повышение оперативности ознакомления с документами и принятия управленческих решений. Исходя из полученных результатов, можно сделать вывод о необходимости дальнейшего совершенствования системы документооборота и внедрения современных информационных комплексных систем.
Перечислим ряд аргументов в пользу автоматизации бизнес-процессов и документооборота ООО ПФК:
. Оптимизация учета. Автоматизируются бизнес-процессы и документооборот предприятия. Исключается дублирование документов.
. Снижение издержек. Увеличивается интенсивность труда, снижаются требования к количеству и качеству ресурсов, необходимых для организации учета на предприятии. Например, после введения частичного документооборота было выявлено, что издержи на бумагу уменьшились.
. Оперативность обработки данных. Увеличивается скорость внесения информации в базу и обработка данных в базе. Новый документ после заведения в справочник моментально доступен для ознакомления. Документы оперативно попадают в систему и регулируют деятельность предприятия.
. Возможность построения распределенных систем учета. Решает актуальные задачи консолидированного учета в случае, если организация состоит из нескольких, территориально разнесенных подразделений, которые должны обмениваться данными и управляться из центра.
. Возможность гибко настраивать систему учета, а не подстраиваться под нее. Разграничение прав доступа на просмотр, на согласование
. Накопление, хранение и обработка данных по работе предприятия. Система автоматизации позволяет хранить, обрабатывать и анализировать данные за любой промежуток времени.
Специфик