Автоматизация процессов документооборота на предприятии ООО "Пермский фанерный комбинат"
Дипломная работа - Компьютеры, программирование
Другие дипломы по предмету Компьютеры, программирование
роцессов предметной области
Движение документов в ООО ПФК с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки образует документооборот ООО ПФК.
Документооборот должен отвечать следующим требованиям:
целенаправленное регулирование оперативного прохождения документов;
оправданное перемещение документа (с целью исключить возвратные перемещения документов, инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью);
максимальное единообразие в порядке прохождения и в процессе обработки основных категорий документов.
Документооборот в ООО ПФК осуществляется в виде потоков документов между:
1)теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководитель предприятия, специалисты и квалифицированные служащие);
)пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь)
Можно выделить три основных информационных потока - документопотока:
. Документопоток входящих в организацию документов (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.) Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь, адресована руководителю (от 85 до 90% всех поступающих на предприятие документов) и только 10-15% - инженеру, бухгалтерии и конкретным исполнителям.
. Документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри организации и передаваемых от одного сотрудника другому (приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.).
. Документопоток исходящих документов - информация, направляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.)
.1.2 Проблемы существующих процессов работы с документами
В ходе моделирования процессов работы с документами были идентифицированы следующие проблемы (табл. 2.1):
Таблица 2.1 Проблемы существующих процессов документооборота
Определение проблемыСледствие проблемыОтсутствие регламента и инструкции документооборота Отсутствие единого структурированного делопроизводительного циклаОтсутствие централизованной регистрации документов организации. Документы могут регистрироваться специалистом АХО, так и непосредственно в подразделениях. Некоторые виды документов (например, докладные записки) не регистрируются вовсе. Отсутствие оперативного доступа к документам, имеющим хождение в организации. Усложненные механизмы получения оценок по объемам документооборота организации Затруднение контроля за прохождением и исполнением документов Невозможность совместной работы с документами.Большой объем бумажных документов Поступающие документы передаются для рассмотрения, визирования или исполнения на бумажном носителе. Доставка документов внутренним адресатам осуществляется курьером. Увеличение сроков согласования и исполнения документов Увеличение сроков поиска документов Высокая вероятность утери документов Сложность отслеживания местонахождения документа Невозможность совместной работы с документами; Увеличение затрат на хранение, тиражирование и доставку документов.Недостаточно эффективные механизмы контроля исполнения документов и поручений Сроки исполнения документов и поручений контролируются специалистами отдела документационного обеспечения и аппарата управления. Исполнителям направляются сводки неисполненных документов за период. Сложность оперативного напоминания исполнителям о приближении сроков исполнения документов и поручений Сложность получения оперативной оценки по исполнительской диiиплине Увеличение вероятности нарушения сроков исполнения документов и поручений.
Объектом автоматизации являются процессы работы с документами. В данном разделе приводятся описания процессов, построенные совместно со специалистами ООО ПФК.
В результате взаимодействия со специалистами менеджмента качества предприятия был разработан регламент и инструкция документооборота.
Ниже приведены выдержки из этих документов.
.Обработка входящей корреспонденции
В среднем, в отдел поступает 40-60 входящих писем ежедневно.
Регистрационный номер - порядковый с начала календарного года.
Входящие документы в день поступления сортируются документоводом в Административно-хозяйственном отделе (АХО), регистрируется в журнале Входящей документации и передается на рассмотрение генеральному директору либо директорам по функциональным вопросам, а также может быть отправлен В дело, если по нему не требуется предпринимать каких-либо действий.
Руководитель рассматривает документ и ставит на него визу, содержащее поручение для исполнения.
После предварительного рассмотрения документы возвращаются в АХО и дальше поступают с отметкой в структурные подразделения.
Порядковые номера присваиваются документам в пределах каждого подразделения.
Контроль сроков исполнения документов осуществляется руководителями структурных подразделений. Контроль за своевременным решением вопросов, поставленных в документах, возлагается на исполнителей.
Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок. Изменение срока документируется: проставляется новый срок, дата изменения и подпись. Изменение регистрируются в журнале учета.
П