Автоматизация процессов документооборота на предприятии ООО "Пермский фанерный комбинат"
Дипломная работа - Компьютеры, программирование
Другие дипломы по предмету Компьютеры, программирование
?и информации в электронном документе, а также подделки подписи обладателя электронной цифровой подписи. В соответствии с законом ЭД на машиночитаемом носителе приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу. [25]
.1.1 Потоки документов, процесс движения документов на предприятии (жизненный цикл документа)
Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена - документопоток.
Для любой организации можно выделить три основных потока документов (таблица 1.1):
) Входящие. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или могут быть указаны непосредственно во входящем документе.[22]
) Исходящие. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).[23]
) Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации.
Таблица 1.1 Традиционная работа с документами в организации без использования автоматизированной системы документооборота
Форма документаДокументопотоквходящей информациивнутренних документовисходящей информацииЭлектронные документыСообщения электронной почты, факсимильная информацияСообщения в корпоративной сети, факсыОтветы и письма по электронной почте, факсимильная информацияБумажные документыПисьма, договоры и контракты, законодательные акты, нормативные документы, периодические издания, Книги, рекламаПриказы, инструкции, отчеты, служебные записки, командировочные документы, бухгалтерские документыПисьма, договоры и контракты, пресс - релизы
От правильной постановки делопроизводства в организации зависит оперативность, экономичность, надежность функционирования аппарата управления, организация и культура труда персонала управления.
Делопроизводство в организациях имеет три основные системы:
. централизованную;
. децентрализованную;
. смешанную.
Выбор системы делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры организации.
При централизованной системе все операции, связанные с документационным обеспечением управления сосредотачиваются в одном месте, в единой для всей организации службе или у секретаря (прием документов, их регистрация, контроль исполнения, хранение дел и др.), что позволяет значительно повысить качество их обработки.
При децентрализованной системе все виды работ с документами производятся непосредственно в структурных подразделениях организации, т.е. делопроизводство каждое функциональное подразделение ведет самостоятельно [8].
При смешанной системе делопроизводства одни операции (прием, отправка корреспонденции) осуществляются в одной из служб ДОУ, а другие (регистрация, оформление и составление документов, формирование дел) производятся в других функциональных подразделениях.
Порядок движения документов в организации включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.
Процесс движения документов от момента их создания (получения) до момента передачи в архив можно представить в виде схем, приведенных ниже (рис. 1.2).
Поступление документов на предприятиеСортирование документовРегистрация документовПередача документов руководителю предприятия (руководителям структурных подразделений)Принятие решений руководителемНаправление документов на исполнениеИсполнение документовТекущее хранение документовПередача документов в архивРис. 1.2 Жизненный цикл документа
.1.2 Цели автоматизации документооборота организации
Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей.
Необходимость автоматизации документооборота продиктована проблемами, возникающими в работе компаний всех организационно-правовых форм, которые по сути своей идентичны:
потеря документа, либо его долгий поиск (большой объем документации;
поиск документов в рамках организации затруднен из-за децентрализованной регистрации);
задержки прохождения и исполнения документов (сложные схемы согласования документов и человеческий фактор);
фактическая бесконтрольность исполнения (отсутствие информации об исполнении и испо