Автоматизация процессов документооборота на предприятии ООО "Пермский фанерный комбинат"
Дипломная работа - Компьютеры, программирование
Другие дипломы по предмету Компьютеры, программирование
риостанавливать исполнение документов, а также изменять их исполнение имеет право только Генеральный директор ООО ПФК.
2.Обработка исходящей корреспонденции
Обработка и отправка документов осуществляется централизованно, в АХО.
Кроме этого исходящие документы могут регистрироваться в структурных подразделениях, при этом каждое подразделение имеет свое обозначение например, 79-бух, 34-снаб.
Документы, предназначенные для отправки, принимаются с сопроводительным письмом полностью оформленные, подписанные, регистрируются в журнале исходящих документов.
За подготовку исходящего документа (проект ответа, информация о проделанной работе) отвечает исполнитель. Исполнитель - согласовывает проект ответа с заинтересованными лицами ООО ПФК и передает проект Секретарю генерального директора.
Секретарь Генерального директора готовит проект к докладу и передает на подпись Генеральному директору.
После подписания, документ передается на регистрацию в АХО. АХО осуществляет рассылку документа адресату.
Контроль за исполнением документа возлагается на исполнителя документа.
Для контролируемых исходящих документов, по которым ожидается получение ответа, выделятся специальная графа в журнале регистрации по срокам исполнения, приблизительный срок ответа на письмо проставляется на копии, которая остается у исполнителя.
3.Обработка распорядительных документов (приказы, распоряжения)
Регистрация приказов по производственной деятельности осуществляется в канцелярии АХО, приказы по личному составу и кадровые - регистрируются в отделе кадров и социальных вопросов согласно номенклатуре дел.
Контроль исполнения приказов и распоряжений ведется исполнителем.
Непосредственными исполнителями поручений по документам являются руководители и специалисты структурных подразделений, которые отвечают за фактическое исполнение документов в установленные сроки.
Для ознакомления приказ передается в бумажном виде через курьера.
4.Обработка указаний (поручений)Генерального директора
Генеральный директор дает указание (поручение), фиксируемое секретарем генерального директора.
Указание (поручение) передается исполнителю и ставится на контроль в канцелярии АХО.
Исполнитель готовит проект или исполняет поручение и готовит ответ об этом.
Исполненное поручение (в виде отчета о проделанной работе) передается секретарю генерального директора для доклада Генеральному директору и снятия с контроля.
По результатам доклада Генеральному директору указание (поручение) или снимается с контроля (с соответствующей отметкой об этом в журнале регистрации указаний (поручений)), или возвращается исполнителю на доработку
Ответственными исполнителями поручений являются руководители подразделений.
5.Обработка договоров и дополнительных соглашений
В АХО регистрируются все договоры кроме договоров подряда (регистрируются в кадровой службе). Допускается самостоятельная регистрация договоров в подразделениях.
Регистрационный номер договора формируется по маске: №п/п - индекс подразделения
Договор согласуется и утверждается по следующей схеме: Руководитель подразделения, инициировавшего договор - юридический отдел- директор по экономике и финансам - главный бухгалтер - директор по безопасности - начальник экономического отдела
Подписанные договоры хранятся в главной бухгалтерии.
6.Регистрация доверенностей
В АХО регистрируются доверенности на передачу полномочий на определенный срок.
Контролируются сроки действия доверенностей.
7.Обработка докладных (служебных) записок
Исполнитель на основе информации, поступившей или имеющейся у него, принимает решение о написании служебной (докладной) записки на имя Генерального директора с каким-либо предложением.
Исполнитель разрабатывает служебную (докладную) записку и представляет ее Секретарю генерального директора.
Секретарь генерального директора докладывает о данном документе Генеральному директору.
После резолюции генерального директора служебная (докладная) регистрируется в канцелярии АХО и передаётся для исполнения.
8.Организация совещаний (заседаний правления)
Протоколы заседаний, совещаний при Генеральном директоре составляются секретарем Генерального директора, утверждаются и номеруются в пределах календарного года.
Поручения по этим документам ставятся под контроль.
Ответственными исполнителями могут быть должностные лица, назначенные генеральным директором, руководители подразделений.
9.Снятие документа с контроля
После исполнения документа его снимают с контроля. На документах лицом снявшим с контроля, делается отметка В дело и ставится подпись и дата.
Документ считается исполненным и снимается контроля только после полного решения всех поставленных в нем задач и уведомление об этом всех заинтересованных организаций и лиц.
Промежуточный ответ, как и запрос по исполнительному документу, не является основанием для снятия документа с контроля и признания его исполненным.
Документы, представленные на подпись генеральному директору ООО ПФК и возвращенные на доработку, не считаются исполненными в срок.
Исполненные входящие (копии) контрольные документы представляются в ка