Автоматизация процессов документооборота на предприятии ООО "Пермский фанерный комбинат"
Дипломная работа - Компьютеры, программирование
Другие дипломы по предмету Компьютеры, программирование
лнителе в реальном времени);
проблемы контроля исполнения документа (отсутствие или плохая организация упреждающего контроля;
неисполнение документов или задержка их исполнения); избыточность документооборота (в т.ч. дублирование документов);
большой штат сотрудников, работающих с документами (рутинные технологические операции) и др.
Цели автоматизации документооборота организации, вне зависимости от организационно-правовых форм, довольно схожи и заключаются в следующем:
повышение качества и оперативности управления, и как следствие этого обеспечение конкурентоспособности предприятия на рынке;
объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений организации, включая территориально-удаленные;
обеспечение оперативного, и в то же время разграниченного доступа к информационным (документационным) ресурсам организации;
снижение трудовых и временных затрат и накладных расходов, и как следствие, получение экономического эффекта;
заложение основы постепенного перехода к электронному документообороту на предприятии, работа на перспективу.
Достижение поставленных целей возможно посредством решения задач автоматизации документооборота организации, которые условно можно систематизировать по следующим областям:
Подготовка и оформление документов.
повышение качества и оперативности подготовки документов, создаваемых в организации;
унификация процесса работы с документами на всех этапах его существования;
Организация документооборота и исполнения документов.
исключение дублирования ввода информации о документе на различных этапах работы с ним (процесс регистрации)
исключение возможности потери документа (создание документальной базы организации);
упорядочение документооборота организации (упрощение схем прохождения документов - маршрутизация);
повышение оперативности и качества работы исполнителей с документами;
сокращение сроков исполнения и прохождения документов;
своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах (исключение дублирования работы над одним и тем же документом);
Организация контроля исполнения документов.
объединение документационных потоков всех подразделений организации (в том числе территориально-удаленных);
оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;
обеспечение отслеживания этапов прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения (создания) до завершения работы с ними (исполнения);
Организация хранения документов, поисковая система.
обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронном виде, их графических образов и материалов к ним;
обеспечение возможности оперативного поиска и организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу;
обеспечение оперативного поиска и подборки документов (материалов) по тематическому набору реквизитов;
Таким образом, суммируя все выше сказанное можно сделать вывод: автоматизация документационного обеспечения управления организации, вне зависимости от организационно-правовых форм, ввиду комплексного подхода к решению проблем документооборота, повышает оперативность управления, эффективность работы ее сотрудников, а, следовательно, приводит к повышению конкурентоспособности на рынке.
.1.3 История развития информационных систем в управлении документами
Огромное увеличение объемов информации и большие изменения спроса информации стали предъявлять новые требования к организации информационно-документационного обслуживания в организации. Стали меняться требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. За рубежом их стали называть службой управления (или менеджмента) информационно-документационными ресурсами, в нашей стране - службой документационного обеспечения управления (ДОУ).
История развития информационных систем в управлении и цели их использования на разных периодах представлена в табл. 1.2.
Процессы, обеспечивающие работу информационных систем, условно можно представить в виде схемы (рис. 1.3).
Рис. 1.3 Процессы в информационной системе
Первые попытки автоматизации делопроизводства тесно связаны с разработкой в 1970-е годы автоматизированных систем управления. Вначале автоматизация затрагивала отдельные задачи документационного обеспечения управления (регистрацию документов, контроль исполнения и т.д.), а затем по мере накопления практического опыта, углубления научной проработки и научно-технического прогресса автоматизация стала распространяться на документационное обеспечение в целом.
Таблица 1.2 История развития ИС в управлении
Период времениКонцепция использования информацииВид информационных системЦель использования1960-1970Подготовка отчетовУправленческие информационные системы для производственной информацииУскорение процесса подготовки отчетности1970-1980Управленческий контрольСистемы поддержки принятия решения. Системы для высшего звена управления.Выработка наиболее рационального решения1980-2010Стратегическая информацияСтратегические информационные системы. Автоматизированные офисыВыжи?/p>