Автоматизация процессов документооборота на предприятии ООО "Пермский фанерный комбинат"
Дипломная работа - Компьютеры, программирование
Другие дипломы по предмету Компьютеры, программирование
номической эффективности внедрения СЭД.
Глава I. Теоретические основы документооборота на предприятии
.1 Документооборот. Понятие
На смену классическому бумажному делопроизводству приходит электронный документооборот, который ведется с использованием особого класса информационных систем - систем электронного документооборота.
Понятие документооборот и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев и др. были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов - распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки. Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте Общих правил документации и документооборота. В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов. Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., Единая государственная система делопроизводства установили единообразие понимания документооборота как движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Под документооборотом понимается движение документов на предприятии (в организации) с момента их создания или получения до завершающего исполнения или отправки.[3]
При организации документооборота предприятие сталкивается со следующими основными понятиями:
документ - это предусмотренная законом материальная форма получения, хранения, использования и распространения информации путем фиксации ее на бумаге, магнитной, кино-, видео-, фотопленке, оптическом диске или на другом носителе;
первичный документ - это документ, включающий в себя исходную информацию;
вторичный документ - это документ, представляющий собой результат аналитико-синтетической и другой переработки одного или нескольких документов;
электронный документ (ЭД) - документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, подписанных электронной цифровой подписью (ЭЦП), включая обязательные реквизиты документа;
электронная цифровая подпись (ЭЦП) - аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.
архивный документ - документ независимо от его вида, вида материального носителя, информации, места и времени, создания и формы собственности на него, который прекратил выполнять функции, для которых был создан, но хранится или подлежит хранению, учитывая значимость для лица, общества или государства или ценность для владельца так же, как объект движимого имущества;
официальный документ - документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке;
электронный документооборот (обращение электронных документов) - совокупность процессов создания, обработки, отправки, передачи, получения, хранения, использования и уничтожения электронных документов, выполняемых с применением проверки целостности и в случае необходимости с подтверждением факта получения таких документов;
регистрация документов - фиксирование факта создания или получения документов путем присвоения им порядкового номера и записи установленных сведений о них;
бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для изменяющейся информации;
индексация документов в делопроизводстве - это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения;
контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Организация контроля за исполнением документов должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение.[4, 9]
Как правило, документы различаются по типам носителей информации (рис. 1.1). [25]
Рис. 1.1 Типы документов и их взаимодействие
Для восприятия ЭД требуются специальные технические средства (экран монитора, принтер), программные средства, чтобы пользователь увидел документ в понятном для него виде. ЭД не привязаны жестко к определенному носителю информации, как это было ранее с бумагой. ЭД обладает рядом преимуществ по сравнению с бумажным документом:
-простотой внесения изменений,
-использованием заранее заготовленных форм документов, оперативностью при передаче документа по электронной почте,
-возможностью архивации,
-защиты их от несанкционированного доступа.
Структура ЭД состоит из двух частей: общей (содержание документа и информация об адресате) и особенной (электронная цифровая подпись). Ключ электронной подписи позволяет установить отсутствие утраты, искажения или поддел?/p>