Автоматизация процессов документооборота на предприятии ООО "Пермский фанерный комбинат"
Дипломная работа - Компьютеры, программирование
Другие дипломы по предмету Компьютеры, программирование
документа.
Наименования подразделений формируются в виде , например
ООО ПФК/ Бухгалтерия, разделителем служит знак /.
НАСТРОЙКА СПРАВОЧНИКА ДОЛЖНОСТЕЙ
Справочник должностей содержит информацию об используемых на предприятии названиях должностей.
НАСТРОЙКА СПРАВОЧНИКА НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
Работа с Номенклатурой Дел как со стандартным справочником системы позволяет добавлять записи к Номенклатуре Дел, редактировать информацию о Делах и вносить информацию о действиях с Делами в поле Примечание.
Справочник Номенклатура Дел может быть вызван при редактировании документов, например, для того, чтобы вставить в поле Номер Дела документа информацию о номере Дела.
В форме редактирования справочника Номенклатура Дел можно изменить данные и в поле Срок хранения занести информацию о нормативном сроке хранения документов данного дела - вручную либо из справочника.
Результаты работ по настройке справочников отображены в Приложении 4 (Результаты работ по настройке справочника)
ДОРАБОТКА СИСТЕМЫ ПОД ТРЕБОВАНИЯ ООО ПФК.
Система PayDox представляет собой хорошо проработанную систему, в которой учтены все необходимые требования для достижения целей внедрения СЭД. Тем не менее, любая программа требует доработки под нужды той или иной организации. Поэтому используемая система должна быть достаточно гибкой, чтобы вносимые изменения не нарушали ее целостность.
В процессе доработки системы были внесены следующие изменения в ASP-файлы:
.В настроечный файл DBUpdateBefore.asp добавлен код, не дающий активировать документ, если к нему не приложены файлы;
2.В настроечный файл UserShowDoc.asp добавлен код, не дающий утвердить подчиненный документ до родительского;
.В настроечный файл UserShowListComments.asp добавлен код запрета удаления файла через 10 мин после загрузки;
.В настроечный файл UserChangeDocSetValues.asp добавлен код для указания запрета редактирования некоторых полей некоторой категории документа для некоторых пользователей;
.В настроечные файлы UserChangeDocSetValues.asp, UserShowDoc.asp добавлены коды для назначения порядка следования реквизитов карточки документа при выводе и редактировании соответственно;
.В настроечный файл UserChangeDocSetValues.asp добавлен код для автоматического назначения индекса документа.
Полное описание программных кодов представлено в Приложении 3.
Настроечные ASP - файлы находятся в каталоге PayDox\UserASP\ и предназначены для кода функций, написанных на языке VBScript.
Настроечные ASP - файлы позволяют адаптировать систему под потребности заказчика, при этом обновления системы не затрагивают код настроечных ASP - файлов, что позволяет сохранить пользовательские настройки при проведении обновлений.
Работы, произведенные в рамках доработки системы, позволили оптимизировать и облегчить работу специалистов, участвующих в делопроизводстве.
.ОБУЧЕНИЕ ПЕРСОНАЛА.
Ознакомление пользователей с функционалом системы посредством презентаций, регламента электронного документооборота.
После произведенных действий запущена тестовая эксплуатация системы.
В результате этапов внедрения СЭД в ООО ПФК:
произведена доработка системы под требования ООО ПФК, выполнены программные настройки системы.
доработан регламент работы с системой электронного документооборота PayDox.
обучены руководители подразделений и специалисты, задействованные в тестовой эксплуатации системы.
запущено 20 мест СЭД PayDox в канцелярии и подразделениях с целью автоматизации централизованного учета документов и контроля исполнения поручений.
база данных СЭД PayDox аккумулировала сведения более чем о 150 зарегистрированных документах за апрель-май 2011г., их электронные копии и истории их исполнения.
В СЭД PayDox были реализованы такие задачи, как регистрация поступающей и отправляемой документации, служебной переписки между подразделениями, переход на электронный безбумажный корпоративный документооборот и контроль исполнения документов и поручений руководства ключевых подразделений.
Глава III. Обоснование экономической эффективности проекта по внедрению СЭД PayDox на предприятии ООО ПФК
.1 Экономическое обоснование
Любая коммерческая организация стремится увеличить свою прибыль. Данное увеличение достигается различными способами, одним из которых является модернизация информационно-технической базы предприятия.
Внедрение системы электронного документооборота PayDox во многом способствует увеличению прибыли организации за счет автоматизации процессов документооборота.
В свою очередь, это значительно снижает степень загруженности персонала выполнением рутинных операций, что приводит к сокращению временных затрат на выполнение работ каждого из сотрудников. А также сокращается степень потребления бумаги при внедрении этой системы.
Основной задачей проведения экономического исследования по внедрению СЭД PayDox является определение показателей экономической эффективности.
Целью проводимых расчетов является определение сроков окупаемости внедряемой системы.
.2 Расчет основных затрат
К основным затратам относятся затраты, связанные с подготовительными работами на внедрение программного