Документационное обеспечение управления Администрации городского поселения "Апрелевка"
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения лицо, ответственное за документы, составляет внутреннюю опись.
Лист-заверитель дела
Дела, предназначенные для архивного хранения, необходимо оформлять дополнительно. Все листы дела, кроме листов внутренней описи и заверительной записи, нумеруют арабскими цифрами. На пронумерованную единицу хранения составляют лист-заверитель, или заверительный лист, который подшивают в конце дела (в картотеках заверительную запись делают на чистой карточке, которую помещают в конце).
В заверительном листе указывают количество листов в деле, особенности нумерации, изменения в составе и состоянии дела. Его подписывает сотрудник, проводивший нумерацию листов в деле.
Опись дел
На все дела, подготовленные для архивного хранения, должны быть составлены описи. Опись составляют, как правило, на документы одного года. Дела располагают по степени важности и каждому из них присваивают порядковый номер. В случае если в опись вносятся документы за несколько лет, дела разбивают по годам и, таким образом, опись состоит из годовых разделов. Опись подписывается составителем и председателем экспертной комиссии (ЭК) предприятия, а затем она согласовывается и утверждается ЭПК (экспертно-проверочной комиссией) архивного фонда.
Архивная справка
Архивная справка - официально заверенный документ, имеющий юридическую силу и содержащий сообщение об имеющихся в архиве документах. Архивная справка должна содержать поисковые данные, т е. номер описи, номер дела, номера листов. Архивная справка составляется только на основе подлинников или заверенных копий, которые могут прилагаться к ней. Выдержки из документов заключаются в кавычки. При отсутствии соответствующих документов справка может быть выдана на основе имеющихся в офисе служебных печатных материалов. Справка подписывается ответственным за архив сотрудником и руководителем организации, после чего заверяется печатью.
Акт приема-передачи дел
При смене лица, ответственного за хранение документов, происходит прием-передача дел, что оформляется соответствующим актом. В этом акте фиксируют виды передаваемых документов, их количество и состояние. Акт должен быть подписан передающим и принимающим лицами и утвержден руководителем предприятия (организации, учреждения). Если прием-передача происходит в присутствии какого-либо должностного лица или специально созданной комиссии, акт должен быть подписан всеми присутствующими.
Таким образом, можно сделать следующие выводы:
Документы в Администрации городского поселения Апрелевка оформляются на бланках, которые моделируются на компьютере с соблюдением определенных правил и сложившихся традиций.
Для создания большинства документов в Администрации используется общий бланк: распоряжения, постановления, указания, акты, пояснительные записки, как приложение к основному документу, справки, выходящие за пределы организации, номенклатура дел Администрации городского поселения Апрелевка и др.
На бланке конкретного вида документа в Администрации городского поселения Апрелевка оформляются Положения о подразделении Администрации и Должностные инструкции. Хотя, как правило, данные документы оформляются на общем бланке Администрации.
Бланк письма Администрации городского поселения Апрелевка имеет угловое расположение реквизитов. На бланке письма Администрации городского поселения Апрелевкаотсутствуют ОГРН, ИНН/КПП организации.
Устав муниципального образования городское поселение Апрелевка оформлен на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, место составления документа, подпись, гриф утверждения, отметка о регистрации устава, печати организации и регистрирующего органа.
С учетом того, что правом подписи обладает не только руководитель Администрации, но и руководители структурных подразделений и некоторые должностные лица, то имеет смысл продумать и разработать бланки подразделений и должностных лиц кроме традиционных бланков (общего, для письма и для конкретного вида документа).
Документооборот - это технологическая схема движения документов по пунктам их переработки (подразделения, должностные лица) для выполнения необходимых операций, направленных на решения определенных задач (преобразования информации) с момента получения или создания документа до завершения исполнения и отправки адресатам или сдачи на хранение.
Основными характеристиками документооборота Администрации городского поселения Апрелевка являются: Направление; Содержание; Объём документооборота; Скорость движения документов; Стоимость выполняемых типовых операций.
Доставленные до Администрации городского поселения Апрелевка входящие документы проходят процедуру первичной обработки, включающую в себя распаковку, счет и сортировку. Получение входящих документов по техническим средствам коммуникации (телефон, телеграф, телефакс, а также электронная почта) осуществляется секретарем непосредственно в офисе. В целом, не всегда упорядоченная и тщательно организованная работа с документами Администрации городского поселения Апрелевка может привести к появлению спешки и увеличению вероятности совершения разного рода ошибок в процессе исполнения документов.
В Администрации городского поселения Апрелевка