Документационное обеспечение управления Администрации городского поселения "Апрелевка"
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
ативного хранения электронных документов, определяется круг лиц и критерии доступа. В настоящий момент в Администрации процент электронной документации не более 40%, регистрация электронных документов проводится в обязательном порядке. Для этого в журнале/карточке регистрации в регистрационную форму добавлена дополнительная графа, которая идентифицирует тип материального носителя: бумажный, факсовый, электронный документ. Так же выделена категория электронных документов, которые дублируются на бумажный носитель.
В соответствии с перечнем, имеющимся в Администрации городского поселения Апрелевка, все документы подразделяются на регистрируемые и нерегистрируемые документы.
Регистрация документа - запись необходимых сведений о документе и проставление на нем регистрационного номера (индекса) и даты регистрации. Основное назначение регистрации состоит в придании документу юридической силы, подтверждении его создания или поступления. Регистрация обеспечивает учет, контроль и поиск документов.
Документы регистрируются однократно: входящие - вдень поступления, исходящие и внутренние - в день подписания.
В Администрации городского поселения Апрелевка обязательной регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и последующего использования в справочных целях (распорядительные, кадровые, учетные, бухгалтерские и др.); документы, поступающие из вышестоящих, подведомственных или сторонних организаций; важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы и др.); заявления и жалобы граждан.
В Администрации существует наиболее эффективная централизованная система, которая заключается в том, что все регистрационные действия осуществляются одной службой (в данном случае - одним лицом). Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания и исполнения (в структурных подразделениях), т. е., например, приказы по кадрам регистрируют в отделе кадров, бухгалтерскую документацию - в бухгалтерии и т. д. При этом документы делят на группы, каждую из которых регистрируют отдельно (входящие документы, исходящие документы, внутренние документы, договоры и т. д.), используя валовую (порядковую) нумерацию в пределах каждой группы.
Индекс документа составляют исходя из принципа формирования дел, принятого для данного массива. Обязательный элемент индекса - порядковый номер в пределах регистрируемого массива (как правило, за год), в дополнение к которому указывают код места исполнения и хранения документа и т.д. Например, индекс 13/1-3 состоит из порядкового номера (13) и номера дела (1-3), в котором хранится документ. Документы в Администрации городского поселения Апрелевка регистрируют в журналах или на карточках, а также с использованием компьютерных технологий.
Регистрационный номер (индекс) входящего документа, фиксируемый в журнале регистрации входящих документов, состоит из порядкового номера дела по данному журналу и номера дела, в которое подшивают документ. Данные об исполнителе и сроке исполнения вносят исходя из указаний руководителя, содержащихся в резолюции.
Регистрационный номер, фиксируемый в журнале регистрации исходящих документов, может состоять, как в варианте, из порядкового номера документа по данному журналу или, из номера дела, в котором хранится копия документа, и порядкового номера. В графе Дополнительные сведения может быть указан номер документа-ответа.
Внутренние документы делят на группы (по видам), и каждую группу регистрируют отдельно. Документам присваивают регистрационные номера в пределах каждой группы, для чего используют, как правило, простую порядковую нумерацию.
Реквизиты, используемые для ведения регистрационных форм составляют основу информационно-справочных систем и обеспечивают информационную совместимость регистрационных форм.
Еще одной регистрационной формой являются регистрационно-контрольные карточки (РКК). Удобство регистрации документов на карточке состоит в том, что инициативные и ответные документы можно регистрировать на одной карточке. Календарная шкала карточки позволяет следить за сроками исполнения документов. На основе регистрационно-контрольных карточек строится справочная картотека, обеспечивающая поиск и контроль исполнения документов. Картотеки Администрации городского поселения Апрелевка делятся на две части - по исполненным и неисполненным документам.
При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество РКК, которые могут составить следующие справочные картотеки (по корреспондентам, по видам документов, по авторам, по географическим признакам и др.). Образец формы регистрационно-контрольной карточки представлен на рис. 5.
Рис. 5 Форма регистрационно-контрольной карточки, используемой в Администрации городского поселения Апрелевка
Основное отличие формы электронной регистрационной карточки от традиционной состоит в том, что в ней отсутствует графа Подпись исполнителя, а графы Номер, Дата поступления заполняются автоматически. Компьютерная база Администрации городского поселения Апрелевка данных ведется в соответствии с программным обеспечением. Выбор технологии ведения информационно-поисковой системы находится в сфере компетенции руководства организации.
Учет электронных документов осуществляется в соответствии с требованиями и п?/p>