Документационное обеспечение управления Администрации городского поселения "Апрелевка"
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
?ва.
Некоторые документы необходимы только для оперативной работы в течение организационного времени, другие имеют большое значение и должны сохраняться. В связи с этим возникает необходимость экспертизы ценности документов.
Экспертиза ценности документов - изучение документа на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора их для включения в состав Архивного фонда РФ.
Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче в архив.
Для проведения экспертизы создается экспертная комиссия (ЭК). Деятельность комиссии Администрации городского поселения Апрелевка регламентирована положением, оформленным на общем бланке организации и утвержденным руководителем Администрации.
Объектами рассмотрения комиссии являются: ежегодно составляемая номенклатура дел; описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения; акты об аннулировании и выделении к уничтожению документов.
Результатом работы ЭК является распределение документов на четыре группы: постоянного хранения в государственных архивах; временного хранения в ведомственных архивах (свыше 10 лет); временного хранения (до 10 лет); подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
2.8 Подготовка документов к сдаче в архив
Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов - создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.
Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой. Каждое дело должно содержать не более 250 листов. Если в деле больше листов, то его нужно делить на тома.
Номер тома указывается в заголовке дела, например: Входящая корреспонденция. Т. I.
Расположение документов внутри дела производится в соответствии с порядком разрешения вопросов, хронологией, индексацией и т д. Принципы расположения дел могут комбинироваться. Вопросный принцип систематизации предусматривает расположение документов в соответствии с последовательностью решения того или иного вопроса (документ-ответ подшивается вслед за инициативным документом, приложение, независимо от даты утверждения или составления, присоединяется к соответствующему документу). Хронологический принцип систематизации состоит в расположении документов в соответствии с их датировкой.
Различают две формы брошюровки - правую и левую. Если документы располагаются в порядке поступления, т. е. последний документ подшивается сверху, то это правая брошюровка; если наоборот - левая.
Предпочтительной является левая форма брошюровки. Для брошюровки документов постоянного и долговременного хранения используются папки-регистраторы, которые позволяют без затруднений вкладывать и изымать документы.
На обложке каждого дела указывают названия вышестоящей организации, данного учреждения и его структурного подразделения, а также номер дела по номенклатуре, его заголовок, дату, количество листов, срок хранения.
Для сдачи дел в архив необходимо провести экспертизу научной и практической ценности документов, оформить дела с постоянными и долговременными сроками хранения, составить описи на них. В начале каждого дела помещается внутренняя опись документов, которая включает индексы документов, краткое содержание, даты, номера листов. Архив принимает дела по описям и номенклатурам дел.
Оформление дел включает в себя комплекс работ: описание дела, брошюровку, нумерацию листов, составление заверительной надписи. Дела хранят в шкафах в вертикальном или горизонтальном положении. На дверце шкафа с внутренней стороны прикрепляют копию номенклатуры дел. Если какое-либо дело выдается на руки для временного пользования, то на его место ставят карточку-заместитель. Если из дела выдается какой-нибудь документ, то на его место подшивают листок-заместитель. Дела, выданные сотрудникам во временное пользование, должны быть возвращены в течение дня.
В процессе работы все документы можно подразделить на три группы:
предназначенные для архивного хранения;
подлежащие уничтожению;
необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве.
Для определения сроков хранения и подготовки документов к архивному хранению приказом руководителя предприятия, учреждения, организации создается постоянно действующая экспертная комиссия. Как правило, в нее входят заместитель директора, ведущий специалист и секретарь-референт Сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения". Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.
Внутренняя опись
В случае необходимости (т. е. если заголовок дела не раскрывает содержание документов или если в деле содержится специфичная документация - секретная, особо ценная и т. д.) для документов