Документационное обеспечение управления Администрации городского поселения "Апрелевка"
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
ия до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранения.
Последовательность выполнения операций конкретного процесса может быть представлена в виде технологической схемы, Которая наглядно фиксирует начало работы (процесса), характер их трудовых операций, возможность их механизации, а также их взаимосвязь.
Разбирая употребляемое в Постановлении Правительства РФ Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти при определении документооборота слово движение в общем случае изменение можно сделать вывод, что при движении документов с ними происходят изменения.
Таким образом, документооборот - это технологическая схема движения документов по пунктам их переработки (подразделения, должностные лица) для выполнения необходимых операций, направленных на решения определенных задач (преобразования информации) с момента получения или создания документа до завершения исполнения и отправки адресатам или сдачи на хранение.
Характеристики документооборота Администрации городского поселения Апрелевка:
Основными характеристиками документооборота являются:
Направление;
Содержание;
Объём документооборота;
Скорость движения документов;
Стоимость выполняемых типовых операций.
Остановимся более подробно на некоторых характеристиках.
Направления документооборота Администрации городского поселения Апрелевка. По направлению документооборот делится на:
Горизонтальные документопотоки, связывающие организации одного уровня;
Вертикальные документопотоки, связывающие организации разного уровня;
Документы, получаемые вышестоящей организацией от подчинённых организаций;
Документы, направляемые вышестоящим органам власти и управления подчинёнными организациями.
Содержание документооборота Администрации городского поселения Апрелевка. Документооборот по отношению к управленческому объекту характеризуется:
Входящий документооборот;
Документы вышестоящих организаций, директивные указания, нормативные и методические акты;
Документооборот от подведомственных организаций (отчёты о деятельности, инициативные докладные записки);
Документы от не подчинённых организаций (документы, направляемые на согласование).
Обращение граждан.
Схема документооборота (входящих документов) Администрации городского поселения Апрелевка представлена на рис. 1.
Рис. 1. Схема документооборота (входящих документов) Администрации городского поселения Апрелевка.
Исходящие документы;
Документы, издаваемые в данной организации и отправляемые за её пределы (инициативные и ответственные)
Схема документооборота (исходящих документов) Администрации городского поселения Апрелевка представлена на рис. 2.
Рис. 2. Схема документооборота (исходящих документов) Администрации городского поселения Апрелевка
Внутренний документооборот, документы создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за пределы организации;
Организационно-распорядительные документы
Плановые
Отчётные
Финансовые
Схема документооборота (внутренних документов) Администрации городского поселения Апрелевка представлена на рис. 3.
Рис. 3. Схема документооборота (внутренних документов) Администрации городского поселения Апрелевка
Схема документооборота всей Администрации городского поселения Апрелевка - это графическое изображение потока движения документа с изображениями операций работы над документами, как основных (над информацией, содержащейся в документе) так и вспомогательных (над самим документом).
Существует два вида схемы документооборота:
Без изображения исполнителя операции
Данные схемы документооборота разрабатывается специалистом первой категории отдела правового обеспечения, кадровой политики и муниципальной службы Администрации городского поселения Апрелевка для:
Отдельных групп документов (входящие, исходящие, внутренние)
Отдельных документов (балансовый отчёт, счёт-фактура и др.)
На схеме документооборота может быть показана трудоёмкость выполнения операции. Операции могут иметь условные обозначения.
Достоинства: возможность показать маршрут движения документов (отдельного документа), операции работы с документами, исполнителей операции, трудоёмкость операций.
Схема документооборота всей Администрации городского поселения Апрелевка представлена на рис. 4
Рис. 4. Технологическая схема процесса организации работы с документами Администрации городского поселения Апрелевка
Объём документооборота Администрации городского поселения Апрелевка - количество документов (создаваемых или определённых) за определённый период времени месяц, год. Объем документооборота позволяет определить: Число входящих документов в год; Число исходящих документов в год; Число внутренних документов в год; Равномерность документооборота (колебания документооборота по месяцам по отношению к среднему); Объём документооборота по структурным подразделениям; Объём документов в разрезе видов документов; Доля документов, поставленных на контроль (отношение числа документов, поставленных на контроль к общему числу документов);