Документационное обеспечение управления Администрации городского поселения "Апрелевка"
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
? местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций, находящихся в муниципальной собственности.
Акты оформляются на общем бланке или чистом листе бумаги.
Пояснительные записки, как приложение к основному документу, оформляются на общих бланках. Подписывает такую записку руководитель Администрации городского поселения Апрелевка.
Справки, выходящие за пределы организации, оформляются на общих бланках формата А 4. Они подписываются руководителем Администрации городского поселения Апрелевка и заверяются печатью. Внутренние справки оформляются с теми же реквизитами, но на чистом листе бумаги. Датой справки является дата ее подписания.
Проект инструкции по ДОУ оформляется на общем бланке Администрации городского поселения Апрелевка и утверждается либо непосредственно подписью руководителя, либо распорядительным документом - приказом, распоряжением. В приказе дается указание на срок введения инструкции, называются ответственные исполнители, перечисляются организационные мероприятия, необходимые для введения инструкции. При утверждении Инструкции распорядительным документом ставится отметка о том, что она является приложением к распорядительному документу.
Номенклатура дел Администрации городского поселения Апрелевка оформляется на общем бланке организации.
На бланке конкретного вида документа в Администрации городского поселения Апрелевка оформляется Положение о подразделении Администрации. Хотя, как правило, Положения о подразделениях оформляется на общем бланке Администрации. Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения и утверждаются руководителем организации.
Должностная инструкция Администрации городского поселения Апрелевка оформляется так же не на общем бланке организации, а на бланке конкретного вида документа. Должностные инструкции подписываются руководителем подразделения и утверждаются руководителем организации.
Разработка специального бланка для писем связана с тем, что в нем необходимо указывать наименование организации, адрес, справочные данные, ОГРН, ИНН/КПП предприятия. Письма оформляются на специальных бланках для писем Администрации городского поселения Апрелевка формата А4. Если письмо не превышает десяти строк, то его оформляют на бланке А5.
Бланк письма Администрации городского поселения Апрелевка имеет угловое расположение реквизитов. При угловом варианте на бланке создаются две зоны: левую отводят для реквизитов адресанта, а правую - для реквизитов адресата. Вариант бланка с угловым расположением реквизитов считается наиболее удобным и экономичным по использованию площади листа и рекомендуется для всех видов внешней и внутренней переписки (писем, служебных, докладных, пояснительных записок, справок и т.д.). Угловое расположение реквизитов предпочтительнее также для тех видов документов, которые требуют утверждения, резолюции; располагают их в правом верхнем углу.
Для оформления писем допускается применение бланков, как с продольным, так и с угловым расположением реквизитов. При продольном расположении реквизиты адресанта - автора документа - располагают по центру вдоль верхней части листа, а информацию об адресате - в правом углу ниже реквизитов автора документа.
На бланке письма Администрации городского поселения Апрелевка отсутствуют ОГРН, ИНН/КПП организации.
Письмо оформляют в двух экземплярах, факс - в одном. Первый экземпляр, оформленный на бланке предприятия, отправляют адресату, второй - подшивают в дело.
2.1.2 Анализ оформления отдельных видов документов
Устав муниципального образования городское поселение Апрелевка оформлен на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, место составления документа, подпись, гриф утверждения, отметка о регистрации устава, печати организации и регистрирующего органа.
Рис. 6. Оформление Устава муниципального образования городское поселение Апрелевка
Анализ организационно-правовых документов Администрации городского поселения Апрелевка показывает, что правом подписи обладает не только руководитель Администрации, но и руководители структурных подразделений и некоторые должностные лица, то имеет смысл продумать и разработать бланки подразделений и должностных лиц кроме традиционных бланков (общего, для письма и для конкретного вида документа).
2.2 Состав и объем документооборота
В соответствии с Постановлением Правительства РФ Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти под документооборотом понимается движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки. Однако данное определение недостаточно и необходимо рассмотреть другие (уточняющие) понятия документооборота.
Под документооборотом предприятия следует понимать упорядоченное перемещение документов в процессе работы с ними соответствующих подразделений и должностных лиц.
Под документооборотом понимается последовательность прохождения документа через исполнителей от момента его составления до момента сдачи на хранение или передачи во внешние организации.
Документооборот - это движение документов с момента их получения или создан