Документационное обеспечение управления Администрации городского поселения "Апрелевка"
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
? отправке, отправка в назначенные адреса исходящей корреспонденции, помещение контрольных экземпляров документов в дела Администрации в соответствии с номенклатурой дел.
Ведение учета движения входящей, исходящей и внутренней деловой корреспонденции, отражение соответствующих сведений в регистрационно-контрольной документации (журналах, книгах, карточках и т.п.) и базе данных по документам. Осуществление контроля над исполнением документов, в том числе за соблюдением сроков исполнения, выдача необходимых справок по зарегистрированным документам.
В соответствии с резолюцией Главы городского поселения Апрелевка, руководителей структурных подразделений Администрации передача документов на исполнение.
Передача и прием информации по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), своевременное доведение до адресатов информации, полученной по каналам связи.
Подготовка заседаний и совещаний, проводимых Главой городского поселения Апрелевка, ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.
Организация приема посетителей.
Систематизация и текущее (оперативное) хранение документов в соответствии с номенклатурой дел, выдача документов (дел) во временное пользование, контроль над их своевременным возвращением в места хранения, обеспечение сохранности документов (дел) в процессе хранения, обеспечение удобного и быстрого поиска документов текущего архива.
Подготовка к передаче и передача в архив документов, законченных делопроизводством, составление описи дел, подлежащих передаче на хранение в архив в соответствии с действующим законодательством.
Обеспечение сохранности проходящей служебной документации.
Осуществление взаимодействия с органами государственной власти Российской Федерации, Московской области и органами местного самоуправления, а также с предприятиями, организациями, учреждениями независимо от форм собственности, для выполнения возложенных должностных обязанностей.
Проведенный анализ документов показывает, что структурная организация администрации городского поселения Апрелевка определяет тип его делопроизводства: централизованное или смешанное. В данном случае, используется централизованная форма ДОУ, когда за создание, хранение, регистрацию, контроль документов отвечает конкретное должностное лицо. Организации со сложной структурой управления прибегают к смешанному типу делопроизводства, когда часть документов создается, регистрируется и хранится в подразделениях, а другая часть подлежит централизованной обработке.
Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.
Большинство видов деятельности в экономике и обществе является регулируемыми. Область делопроизводства также регулируется на государственном уровне. Содержание государственного регулирования определяется нормативными правовыми актами, принимаемыми на всех уровнях законодательной и исполнительной власти. Форма государственного регулирования определяется действующими механизмами доведения обязательных требований, контроля над их исполнением и применения санкций к нарушителям.
В настоящее время регламентация вопросов ДОУ на государственном уровне ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование; стандартизация; разработка нормативно-правовых и нормативно-методических документов. Высшей юридической силой обладают Конституция РФ и законы Российской Федерации. Отдельные направления деятельности организаций и предприятий регламентируются соответствующими законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ, приказами и распоряжениями органов государственной власти и управления. Деятельность каждой организации определяется положением о нем (Уставом). В действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста.
Сегодня уже сложилась достаточно обширная государственная система законодательных и нормативных актов, регулирующих сферу информации и документации. На основе законодательной базы, затрагивающей различные аспекты ДОУ, разрабатываются локальные нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления и архивному делу.
В Российской Федерации так же разработана национальная система стандартизации, определяющая порядок разработки и использования стандартов и объединяющая все государственные стандарты, действующие на территории России. Законом установлен статус стандарта, принципы стандартизации, виды документов по стандартизации и принципы их применения. Принципиальное отличие современных стандартов состоит в их рекомендательном характере - стандарты применяются на добровольной основе. В соответствии с законом установлены следующие категории документов в области стандартизации:
национальные стандарты;
правила стандартизации, нормы и