Серия Современное образованием

Вид материала

Документы

Содержание Кодирование и выбор канала С. Н. Князев Организация управленческой деятельности руководителя

Подобный материал:

• Список отечественных реферируемых журналов, 49.66kb.
• Об утверждении положения об оплате труда руководителей муниципальных учреждений Управления, 129.69kb.
• Программа «Информационные ресурсы исторической науки» направление подготовки «История», 164.44kb.
• Пособие предназначено для обучения секретарей-референтов, в помощь руководителям служб, 4960.9kb.
• Учебное пособие для технических вузов Серия «Современное высшее образование», 19249.92kb.
• Доннаса осуществляет подготовку по следующим направлениям (специальностям), 314.8kb.
• Образовательные программы подготовки управленческих кадров, 1795.07kb.
• Анализ работы рмо учителей географии за 2010-2011 учебный год, 59.89kb.
• Стратегическое управление муниципальным образованием, 173.37kb.
• П. А. Слепухин Институт Органического Синтеза Уро ран, 10.91kb.

почему нужны эти изменения, иначе они могут сделать вывод, что компания пытается выжи­мать из них побольше, а платить поменьше, и взбунтоваться.

Рабочие должны понять, каким образом следует осущест­вить изменения — качество продукции и уровень брака не должны измениться вследствие прироста объема производ­ства, иначе эффективность может снизиться, а не возрасти, как того требует в своем сообщении высшее руководство.

Руководители неудовлетворительно обмениваются инфор­мацией, поскольку по отношению к ним именно так действует высшее руководство. Дело в том, что руководители высшего звена часто служат ролевой моделью для поведения подчинен­ных. Однако вы находитесь в ином положении, чем ваше на­чальство. Поэтому вовсе необязательно действовать в том же духе, даже если это достаточно эффективно. Что в действи­тельности необходимо, так это осознать, какие идеи предназ­начены к передаче до того, как вы отправляете сообщение, и быть уверенным в адекватности и уместности ваших идей с учетом конкретной ситуации и цели.

КОДИРОВАНИЕ И ВЫБОР КАНАЛА

Прежде чем передать идею, отправитель должен с по­мощью символов закодировать ее, использовав для этого сло­ва, интонации и жесты («язык тела»). Такое кодирование превращает идею в сообщение.

Отправитель также должен выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. К общеиз­вестным каналам относятся передача речи и письменных мате­риалов, а также электронные средства связи, включая компь­ютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконфе­ренции.

Если канал не пригоден для физического воплощения символов, передача невозможна. Картина иногда достойна ты­сячи слов, но не при передаче сообщения по телефону. Под об-

241

ным образом может быть неосуществимым одновременный разговор со всеми работниками сразу. Можно разослать памят­ные записки, предваряющие собрания небольших групп, для обеспечения понимания сообщения и приобщения к проблеме.

Если канал не слишком соответствует идее, зародившейся на первом этапе, обмен информацией будет менее эффектив­ным. Например, руководитель хочет предупредить подчинен­ного о недозволенности допущенных последним серьезных на­рушений мер безопасности. Во время беседы за чашкой кофе или послав ему записку по случаю, вероятно, не удастся пере­дать идею серьезности нарушения столь же эффективно, как официальным письмом или на совещании. Подобным образом, направление подчиненному записки об исключительности его достижения не передаст идею о том, насколько важен сделан­ный им вклад в работу, и не будет в той же мере эффективным, как прямой разговор с последующим официальным письмом с выражением благодарности (премией).

Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Желательно использовать два или больше средств коммуникаций в сочетании. Процесс усложня­ется, поскольку отправителю приходится устанавливать по­следовательность использования этих средств и определять временные интервалы в последовательности передачи инфор­мации. Тем не менее, исследования показывают, что одновре­менное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем, скажем, только об­мен письменной информацией. Обсуждая результаты этого ис­следования, проф. Терренс Митчел указывает: «Главный вы­вод этой работы в том, что устное плюс письменное сообщение делают обмен информацией более эффективным в большей части случаев». Ориентация на оба канала заставляет тща­тельнее готовиться и письменно регистрировать параметры си­туации. Однако никоим образом каждый информационный обмен не должен быть письменным, иначе потоки бумаг станут неуправляемыми.

( Этап станет более понятным, если представить его себе как операцию упаковки. Многие действительно хорошие продук­ты не находят сбыта, пока не обретут такой упаковки, кото-j,, рую потребитель сочтет функциональной и привлекательной

С. Н. Князев

242

одновременно. Подобным образом многие люди с прекрасны­ми идеями не в состоянии упаковать их с помощью символов и вложить в каналы, значимые и притягательные для получате­ля. Когда такое происходит, идея, будь она даже распрекрас­ной, зачастую не находит сбыта.

ПЕРЕДАЧА

На третьем этапе отправитель использует канал для дос­тавки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Речь идет о физической передаче сообще­ния, которые многие люди по ошибке и принимают за сам про­цесс коммуникаций. В то же время передача является лишь одним из важнейших этапов, через которые необходимо прой­ти, чтобы донести идею до другого лица.

ДЕКОДИРОВАНИЕ

После передачи сообщения отправителем получатель деко­дирует его.

Декодирование — это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний бу­дет знать, что именно имел в виду отправитель, когда форму­лировалась его идея.

Если не требуется реакции на идею, процесс обмена ин­формацией на этом завершается.

ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ РУКОВОДИТЕЛЯ

7.1. Изучение обстановки как основы организации работы руководителя

Организация деятельности руководителя всегда связана с риском. Если попытаться коротко определить суть такого риска, то ее можно сформулировать как выражение и прояв­ление неопределенных обстоятельств, в которых предстоит принимать управленческие решения. В условиях возросшей разноплановой и разнохарактерной информации, а также мно­жества факторов неопределенности, связанных с иррацио­нальной стороной деятельности и поведения людей, степень риска постоянно возрастает. Поэтому риск в организации слу­жебной деятельности представляется значимым по той причи­не, что органам (подразделениям) необходимо постоянно изу­чать социальное общество, представляющее собой открытую систему, находящуюся в постоянном движении и изменении. Достижения науки последних лет кардинально меняют наши представления о характере развития процессов в открытых си­стемах и доказывают, что направление их эволюции крайне трудно предсказать по целому ряду причин. При этом выска­зываются следующие мнения:

• развитие системы определяется не столько ее предыстори­
  ей, сколько совокупностью случайностей, которые творят мир;
  
• огромное значение для социальных систем имеют ценности,
  определяющие разнообразные выборы человека как индивидуума;
  
• в каждый отдельный момент времени любая система мо­
  жет иметь не одно, а множество путей развития, из которых ре­
  ализуется только один;
  

• рост сложности и разнообразия систем (и объектов, их со­
  ставляющих) , а также их стремление к взаимодействию и интегра­
  ции определяет необратимость развития систем во времени;
  
• всем системам свойственен процесс самоорганизации;
  
• чем более прямолинейное давление оказывает управляю­
  щая подсистема на управляемую, тем выше степень ее сопро­
  тивления, а следовательно, и ниже конечный результат;
  
• более эффективным выступает не управляемое воздей­
  ствие в рассмотренном смысле, а направляемое, когда мы «ука­
  лываем» систему в наиболее чувствительные точки в унисон с
  ее колебаниями и таким образом подталкиваем ее развитие в
  необходимом для нас направлении.
  

В повседневной практике преодоление неопределенности в ситуации неизбежного выбора направления и характера дей­ствий с использованием количественной и качественной оценки вероятности достижения стоящей перед организацией цели призвано обеспечить понятие обстановки. Оно характе­ризует состояние и развитие социальной системы, доскональ­ное знание и учет особенностей которой позволяют нам рабо­тать прицельно и результативно.

В деятельности организации вообще и каждого руководите­ля в частности знание закономерностей развития социальной системы (или другими словами, знание обстановки) имеет боль­шое значение. Это позволяет руководителю (и работникам) сформировать реальное представление о стоящих перед ним це­лях и вытекающих из них задачах коллектива, а также своих возможностях и путях достижения намеченных рубежей.

Принимая во внимание названные выше причины, изуче­ние обстановки представляется достаточно трудоемким и сложным процессом. При этом следует отметить, что такая ра­бота в научной и практической деятельности — явление уни­кальное, так как ни одна из наук не может полностью взять на себя ответственность за анализ современной общественной, экономической и политической жизни в ее событийных прояв­лениях и в конкретных действиях конкретных лиц. Ведь уче­ту и анализу здесь подлежит реальная жизнь реальных людей и организаций, их совместная деятельность по достижению своих целей, которая проявляется во множестве конкретных

взаимосвязанных событий, происходящих в определенное вре­мя и в определенном месте.

Оценивая феномен служебной обстановки, мы должны исходить из понимания ее как сложноорганизованного систем­ного объекта. В то же время, рассматривая ее как системное целое, слагающееся из определенных частей (но не сводимое к ним), следует признать, что обстановка не может быть изуче­на целиком, без предварительного изучения ее частей. Необходимо понять, кто и при каких условиях осуществляет влияние на изменение обстановки, каковы роль и возможнос­ти отдельных личностей и организаций (объединений) в развитии обстановки, при каких условиях это развитие будет носить мирный, эволюционный характер.

v Обстановка — это совокупность условий, склады­вающихся в определенное время на конкретном участке деятельности, которые прямо или косвен но влияют на процесс принятия решений, а также определяют выбор сил, средств, форм и методов решения конкретных задач.

На понимание и оценку обстановки решающее влияние оказывают ряд условий, которые можно разделить на следую­щие группы:

• создающие угрозу деятельности организаций, а также от­
  дельных лиц (групп лиц), направленные на причинение ущерба;
  
• характеризующие практические действия органов управ­
  ления по выявлению и устранению данной угрозы;
  
• описывающие обстоятельства, в которых осуществляется
  деятельность органов управления по устранению названных
  выше угроз, в том числе: объективно существующие политичес­
  кие, экономические, социальные, географические и иные обсто­
  ятельства.
  

Каждая из названных групп достаточно сложна и многооб­разна. Поэтому естественно, что при изучении, оценке и ана­лизе обстановки каждую из них предстоит рассматривать в отдельности и во взаимосвязи друг с другом. Важно понимать, что изучение и оценка обстановки представляют собой процесс познания, включающий в себя несколько следующих друг за Другом этапов:

• определение цели и задачи изучения обстановки на кон­
  кретном участке служебной деятельности. Они могут быть раз­
  личными и зависят от участка (территория, линия, объект и др.),
  
• отбор исходных данных и их первичная оценка по качест­
  венным и количественным параметрам;
  
• систематизация данных по элементам обстановки с после­
  дующим уточнением или дополнением имеющейся информации;
  
• оценка элементов обстановки по существующим критери­
  ям, в первую очередь по важности и значимости;
  
• формулирование общих выводов о состоянии, динамике,
  тенденциях, закономерностях и прогнозе развития обстановки;
  
• документирование результатов изучения и оценки обста­
  новки.
  

Рассмотрим процесс познания оперативной обстановки подробнее.

Изучение обстановки — это начальный этап в цикле управленческой деятельности. Для руководителя (сотрудни­ка) он характеризуется сбором и систематизацией фактичес­кой информации. Успешность изучения обстановки будет все­цело зависеть от того, насколько руководитель (сотрудник) правильно определил цели и уяснил свои задачи на конкрет­ном участке служебной деятельности. Это будет влиять на отбор исходных данных и их первичную оценку по качествен­ным и количественным параметрам, а также последующую систематизацию данных по элементам обстановки.

Предмет изучения — состояние обстановки как сово­купности сложившихся на данный конкретный период связан­ных между собой качественных и количественных парамет­ров, характеризующих условия, влияющие на процесс органи­зации и осуществления работы на порученном участке.

Цель изучения — получение новых сведений о состоянии обстановки в целом или ее элементов в отдельности.

Задача изучения — познание общего состояния обста­новки, в том числе:

определение конкретных изменений обстановки (или ее эле­ментов) в конкретном месте и за конкретный период времени;

выявление скрытых тенденций и закономерностей в развитии любого из элементов обстановки и всей обстановки в целом.

Выше мы употребляли такое понятие как «элемент обста­новки». Согласно энциклопедическому словарю, элемент (от лат. е1етепШт — стихия, первоначальное вещество) — есть составная часть сложного целого. Применительно же к поня­тию обстановки (как системы) элемент — это относительно самостоятельная часть системы, обладающая системными свойствами, т.е. каждый элемент обстановки должен в свою очередь состоять из других элементов, которые в совокупнос­ти его поясняют и конкретизируют.

Обстановку образуют ряд структурных элементов, среди ко­торых можно выделить три основных, а также целую иерархию дополнительных, которые, конкретизируя основные элементы, позволяют осуществить их качественное изучение.

Обстановка на каждом участке служебной деятельности определяется исходя из степени обобщения информации и пе­речня элементов, характерных для конкретного участка. В за­висимости от решаемых задач теория рассматривает обста­новку как:

региональную, включающую в себя ситуацию в ряде сопре­дельных стран;

общегосударственную;

территориальную (на территории обеспечения).

Изучение элементов обстановки и их взаимосвязи, харак­терных особенностей, тенденций и динамики развития дает возможность правильной и объективной оценки складываю­щейся ситуации, выработки обоснованных управленческих ре­шений, планирования последующих организационных мероп­риятий, а также успешной работы в целом.

Восприятие обстановки в виде структуры с уже на­званными выше элементами, в которой существует внутренняя иерархия и объемы, позволяет адекватно оценить ее на каж­дом конкретном участке деятельности, а содержание элемен­тов, наличие структурных противоречий между ними опреде­ляют динамику развития обстановки

Оценка состояния обстановки — процесс выявления субъектом управления состояния и динамики развития обста­новки для выработки и принятия соответствующих управлен­ческих решений.

Эта оценка логически включается в систему действий, об­разующих одну из основных функций управления. При оцен­ке обстановки выявляются факторы и условия, затрудняющие или облегчающие выполнение поставленных перед органом (подразделением, сотрудником) задач, определяются меро­приятия по ослаблению неблагоприятных и эффективному использованию благоприятных факторов.

Кроме того, оценка обстановки может рассматриваться как результат анализа (процесса познания) обстановки по избран­ным критериям важности и значимости состояния и динамики ее развития как в целом, так и отдельных ее элементов в инте­ресах эффективного управления деятельностью. Другими слова­ми, оценка обстановки характеризует собой отношение субъекта управления к условиям осуществления деятельное ти органа (подразделения) на конкретном участке, опреде ляет их важность и значение для решения стоящих задач. Поэтому итогом процесса данной оценки является приобрете­ние новых знаний об обстановке, объяснение фактов и собы­тий, возникающих в ходе реализации функций управления.

В числе функций управления, которые выполняет оценка обстановки, могут быть названы следующие:

объясняющая, дающая обоснованные разъяснения проис­ходящих изменений обстановки и разрешающая, с учетом этого, организовывать деятельность возглавляемого органа (подраз­деления);

эвристическая (от греч. НеипзКо — нахожу), позволяю­щая приобретать новые знания об обстановке, что в значи­тельной мере способствует выработке и принятию оптималь­ных решений;

аксиологическая (от греч. ахюз — ценный), т.е. ценност­ная или собственно оценочная функция, дающая возможность устанавливать важность и значимость исследуемых факторов, явлений, событий для организации служебной деятельности, формировать оценку обстановки как результат познания и ре­ализовывать ее.

По охвату исследуемых элементов различают следующие виды оценок обстановки — общую и частную (поэлемент­ную). Во временном аспекте выделяют: ретроспективную (от лат. гего — обратно, назад + зрес1таге — смотреть) —

249

оценку состояния обстановки или отдельных ее элементов в прошлом, их развитие за определенный период; текущую — оценку нынешнего состояния; прогностическую — т.е. формирование прогноза развития обстановки или отдельных ее элементов.

Оценка состояния обстановки и прогноз ее развития опре­деляют организационную структуру подразделений и содер­жание управленческих мероприятий. При этом вносятся кор­рективы в расстановку сил и средств, а также методы их ис­пользования, в том числе взаимодействие между подразделе­ниями и сотрудниками.

Изучение (анализ) собственных сил и средств оста­ется, пожалуй, одной из самых серьезных проблем, так как этот элемент обстановки, в отличие от других, более всего вос­приимчив к интеллектуальному и властному воздействию. Ведь подбор и расстановка подчиненных с учетом их сильных и слабых сторон для создания на длительное время работоспо­собного и продуктивного коллектива зависят от искусства ру­ководителя. Неумелое распределение обязанностей в коллек­тиве ведет в результате к снижению эффективности его работы. А если к тому же у руководителя завышенная самооценка, он будет стремиться успеть везде сам и таким образом перегру­жать себя малозначительными и трудоемкими делами, что также скажется на эффективности работы коллектива. В те­кучке мелких забот у такого руководителя растворится основ­ной смысл деятельности лидера — видеть равномерно все участки работы и размышлять над общими задачами в по­исках наиболее оптимальных решений.

Необходимо также учитывать историко-этнические, эконо­мические, социальные и социально-психологические аспекты, свойственные участку служебной деятельности. Существенное влияние в формировании обстановки на участке оказывают:

• наличие промышленных предприятий и производствен­
  но-научных учреждений, а также их территориальная инфра­
  структура;
  
• ценностная ориентация, уровень притязаний и состояние
  массового сознания населения и др.
  

Иными словами, на фоне информации о конкретной мест­ности и имеющихся объектах политики, экономики, культуры

и т.п. мы изучаем сознание и систему гражданских взаимоот­ношений, а затем проживающих там людей, осуществляем оценку обстановки.

В свете сказанного правомочно заключить, что оценка об­становки и сделанные из этого выводы только тогда смогут выполнить свою функциональную роль и способствовать по­вышению эффективности работы, достижению конкретного конечного результата, когда соблюдаются общенаучные мето­дологические требования к процессу оценки (иногда их назы­вают принципами оценки). Это — объективность, всесторон­ность и полнота, принцип решающего звена, непрерывность, детерминизм, преемственность, конкретно-исторический подход, научность и творческий подход.

Объективность означает непредвзятость, строгое соот­ветствие выводов и оценок объективной реальности, обуслов­ливает необходимость постоянного наблюдения за развитием обстановки.

Объективность в оценке обстановки напрямую зависит от источников получения исходной информации. Ими могут быть и официальная статистика, и данные технических средств, кото­рые более полно и точно воспроизводят ситуацию и формиру­ют объективную оценку. В то же время устная информация, получаемая от руководителей объектов и др., часто изобилует субъективными суждениями, что обязывает критически подхо­дить к выводам, которые предлагают данные источники.

Всесторонность и полнота оценки важна, так как чем больше свойств исследуемого предмета (обстановки или ее конкретного элемента) рассматривается, тем вернее будет общий вывод. Всесторонность оценки исключает поверхност­ное суждение об пбстановке.

Принцип решающего звена позволяет субъекту управле­ния (прежде всего руководителю) выделять те элементы об­становки, а в самих элементах те ключевые вопросы или поло­жения, которые заслуживают наибольшего внимания, и, со­ответственно, те участки и направления служебной деятель­ности, сосредоточив усилия на которых, можно повысить ее эффективность в целом.

Непрерывность процесса оценки — принцип, который обусловливает необходимость постоянного слежения за разви-

251.

тием обстановки и своевременной оценки происходящих изме­нений. Особое его значение и актуальность определяются ди­намизмом современной обстановки и возросшей опасностью негативных последствий в случае опоздания с оценкой проис­шедших изменений. Соблюдение данного принципа позволяет иметь картину обстановки в движении и взаимосвязи ее эле­ментов по времени и месту, что в итоге обеспечивает своевре­менность реагирования на изменения обстановки.