Серия Современное образованием

Вид материала

Документы

Содержание Прямые связи Соотносительная важность 2 С. Н. Князев Принципы управления Функциональное разделение труда Технологическое разделение труда Квалификационное разделение труда

Подобный материал:

• Список отечественных реферируемых журналов, 49.66kb.
• Об утверждении положения об оплате труда руководителей муниципальных учреждений Управления, 129.69kb.
• Программа «Информационные ресурсы исторической науки» направление подготовки «История», 164.44kb.
• Пособие предназначено для обучения секретарей-референтов, в помощь руководителям служб, 4960.9kb.
• Учебное пособие для технических вузов Серия «Современное высшее образование», 19249.92kb.
• Доннаса осуществляет подготовку по следующим направлениям (специальностям), 314.8kb.
• Образовательные программы подготовки управленческих кадров, 1795.07kb.
• Анализ работы рмо учителей географии за 2010-2011 учебный год, 59.89kb.
• Стратегическое управление муниципальным образованием, 173.37kb.
• П. А. Слепухин Институт Органического Синтеза Уро ран, 10.91kb.

Структура представляет определенную последователь­ность органов управления, в зависимости от предназначения и иерархии в системе.

Так, в государственном управлении организации структу­рируют органы управления:

общей компетенции — руководство организации со своим центральным аппаратом;

межотраслевые — выполняющие координирующие функ­ции. Их называют еще функциональными, реализующими определенную функцию (функции) управления служебной де­ятельностью или ее обеспечение;

отраслевые — управления и самостоятельные отделы ор­ганизации, которые осуществляют в пределах установленной компетенции служебную деятельность по определенной линии (направлению) и управляют аналогичной деятельностью подчиненных органов управления;

территориальные — решающие в пределах установленной компетенции задачи управления деятельностью организации на определенной территории.

Известно, что каждая целостная система имеет определен­ный диапазон функционирования и развития, ограниченный

двумя критическими точками. При достижении верхней систе­ма начинает оптимально функционировать. Нижняя точка — предельная, за которой следует разрушение системы.

Одновременно процесс управления можно охарактеризо­вать с точки зрения содержания, организации и технологии.

Содержание управления определяется его целями, функ­циями, методами и т.д. и связано с особенностями направле­ний и участков деятельности различных структурных подраз­делений организации. Общие принципы и подходы к работе обязательно корректируются, исходя из специфики линий служебной деятельности.

Выделяются следующие стадии организации процесса управления:

« сбор, обработка и накопление информации;

• прогнозирование развития событий и принятие на его
  основе управленческих решений;
  
• анализ и планирование мероприятий;
  
• организация исполнения и координация усилий исполни­
  телей на достижение цели;
  
• контроль за исполнением принятых решений и отчет­
  ность о результатах выполнения поставленных задач;
  
• обеспечение (материально-техническое, информацион­
  ное, правовое и др.) деятельности исполнителей.
  

Технология управления представляет собой прежде чсего процесс получения, хранения и переработки различной информации, поступающей в ходе исполнения принятых управленческих решений.

Управление можно также представить в виде системы четко отлаженных прямых и обратных связей.

Прямые связи выражаются в форме управленческих реше­ний, идущих от субъекта управления к объекту.

Обратные связи выражаются в форме информационных сообщений, отражающих ход выполнения решений.

Желаемое достижимое состояние объекта и его отдельных параметров выражают цели управления. В своей основе они объективны, в них отражаются требования экономического, социально-политического и правового развития, а также инди­видуальные особенности конкретного объекта управления.

16

У Целью управления в служебной деятельности яв ляется решение стоящих перед организацией задач при рациональных затратах сил, средств и време­ни (сделать то и только то, что необходимо для решения поставленных задач).

Цели всегда должны быть осознанны. Они формулируют­ся конкретными людьми. Очень важна правильная постановка целей управления, так как именно они определяют содержа­ние основных видов управленческой деятельности (функций), выбор методов управления, структуру управления, подбор и расстановку кадров и т.д.

Для целей характерны такие свойства, как соподчинен-ность, развертываемость и соотносительная важность.

Соподчиненность выражается в том, что установление со­циально-политических целей предшествует выбору и опреде­лению производственно-технологических задач. Стратегичес­кие цели обусловливают тактические, а перспективные цели предшествуют средне- и краткосрочным целям.

Развертываемость проявляется в том, что более общая цель (по содержанию, времени или уровню) конкретизируется в нескольких локальных, частных целях, которые по отноше­нию к данной общей цели являются подцелями. Народнохо­зяйственная цель развертывается в цели отраслей, производ­ственных комплексов и территорий.

Соотносительная важность целей выражается в том, что отдельные цели имеют неодинаковое значение, «разную оцен­ку». Это позволяет ранжировать цели, устанавливать приоритет, выделять наиболее важные, относительно менее важные и т.д.

Соподчиненность, развертываемость и ранжирование це­лей положены в основу особого метода упорядочения целей, который получил название «дерево целей'».

Задачи— конкретный рубеж в достижении цели. Их осу­ществление желательно к определенному моменту в пределах жизненного цикла проекта, например «создать собственную систему сбыта к какому-то сроку» или «увеличить долю про­даж на рынке на 10% за 10 лет» — это задачи.

Цели могут быть недостижимы в пределах жизненного цик­ла проекта, но приближение к ним за это время должно быть возможным, например «выпускать только бездефектную про-

__ 17

дукцию». Задачи должны быть в принципе осуществимыми за период планирования, хотя не всегда можно требовать их бе­зусловного осуществления. Цель, которой никогда нельзя до­стичь, но к которой можно неограниченно приблизиться, назы­вают идеалом.

Основой построения любого «дерева целей» является си­стемный подход, представляющий собой образ мышления и методологию любых изменений, в том числе и на макроэконо­мическом уровне. При использовании системного подхода осо­бого внимания заслуживают четыре важные проблемы:

• определение границ системы и границ внешней среды;
  
• установление целей системы и перевод их на язык задач
  (в результате получится график выполнения задач);
  
• определение структуры программы действий и разложе­
  ние программы по элементам (матрица действий);
  
• описание управления системами.
  

Решению этих проблем подчинено деление метода «дерева целей» на этапы.

1. Определение границ исследования — формулируется
   проблема, уточняется генеральная цель и объекты исследования.
   
2. Подготовка перечня факторов, влияющих на объект ис­
   следования, — выделяются внутренние и внешние факторы.
   
3. Разработка сценариев будущего развития в терминах
   целей.
   
4. Построение первого варианта «дерева целей».
   
5. Определение результатов в виде показателей степени
   достижения целей.
   
6. Количественное определение потребности в ресурсах
   для достижения поставленных целей.
   
7. Определение альтернатив использования ресурсов, обес­
   печивающих достижение целей.
   
8. Итеративная корректировка сценариев, «дерева целей»,
   ресурсов и предварительная оценка результатов.
   
9. Составление окончательного варианта «дерева целей» и
   матрицы структурно-логического подхода.
   

Цели управления можно классифицировать по их содержа­нию, которое вбирает в себя всю сложность и многообразие деятельности субъекта управления.

2 С. Н. Князев

18

Цели различаются не только по содержанию, но и по уров­ням управления. Например, уровень государственного управ­ления непосредственно связан с властными полномочиями и компетенцией и определяется в нормативных документах, регламентирующих деятельность организации на уровнях:

• руководства;
  
• областных управлений;
  
• городских и районных аппаратов;
  
• работника на участке служебной деятельности.
  

Цели нижестоящего уровня выступают в качестве средств для достижения целей вышестоящего уровня управления. При формировании комплекса целей управления (организации в целом или ее подразделения) выделяют из общих целей част­ные, конкретизирующие их в различных нижестоящих звень­ях управления. Создается иерархия целей управления в раз­личных условиях, в зависимости от деятельности субъекта и объекта управления. В каждой подсистеме (на каждом уровне управления) возникают собственные цели, которые не сводят­ся к автоматическому выполнению поставленных свыше за­дач, а конкретизируются с учетом всех особенностей субъекта и объекта управления и условий среды их функционирования.

Не менее важен и временной аспект целей, которые под­разделяются на:

• долгосрочные (стратегические) цели (на 5 — 25 лет);
  
• среднесрочные (на 1—5 лет);
  
• краткосрочные (тактические) цели (до года).
  

Их реализация в практической деятельности выражается осуществлением перспективного (долгосрочного и среднесроч­ного) и текущего планирования.

Для успешного выполнения долгосрочные и среднесроч­ные цели должны быть конкретизированы в четкой последова­тельности краткосрочных задач, опираться на реальные дей­ствия по их достижению. В то же время отсутствие научно обоснованной перспективы при подготовке текущих планов и принятии плановых решений на тактическом уровне может привести к несоответствию, а в отдельных случаях и противо­речию с долгосрочными целями.

19 ПРИНЦИПЫ УПРАВЛЕНИЯ

Принципы управления — это наиболее общие положения и правила, в соответствии с которыми осуществляется управлен­ческая деятельность.

Наука управления любыми системами, известная как ки­бернетика, является постоянной составляющей управления каждой системы. Вклад кибернетики в любую систему управ­ления состоит прежде всего в разработке общих принципов уп­равления:

• иерархичности;
  
• контроля;
  
• необходимого разнообразия между объектом и субъектом
  управления;
  
• системности;
  
• управления по целям.
  

Фундаментальные принципы управления, которые опреде­лила кибернетика, применимы во всех сложных системах (мозг, компьютер), а также в социальных системах, элементами ко­торых являются люди или группы людей. Управление в этих системах основано на действующих в них законах.

В числе общих принципов управления социальными систе­мами обычно называют эффективность, плановость, опера­тивность, объективность, конкретность, оптимальность, разделение труда, выделение главных задач.

Эффективность — один из принципов формирования организационной структуры управления. Она считается эф­фективной, если обеспечивает достижение людьми целей при минимальных нежелательных последствиях или издержках. Причем «издержки» понимаются шире, чем обычно поддаю­щиеся измерению затраты в рублях, человеко-часах и т.п. В данном случае имеется в виду такая организационная структу­ра, которая:

• имеет четкие линии подчинения и распределения ответ­
  ственности;
  
• позволяет исполнителям принимать участие в решении
  проблем;
  
• не допускает потерь или ошибок и обеспечивает удовлет­
  ворение от работы;
  

20

• придает уверенность в будущем;
  

• предоставляет определенный статус и возможности для
  служебного роста;
  

• обеспечивает престижный уровень заработной платы.
Эффективность может рассматриваться и как принцип

планирования, в соответствии с которым план должен в максимальной степени способствовать осуществлению приня­тых решений, намеченных целей и задач. Далеко не всегда по­лученный результат адекватен затратам сил и времени на со­ставление и отработку плана. Планы будут неэффективны, если они не соответствуют интересам коллектива или даже отдельных исполнителей, не восприняты или не поняты ими, нереальны. Вместе с тем данный принцип отражает целесооб­разность разработки самого плана, особенно его документаль­ного оформления, на основе оценки возможной эффективности.

Плановость как принцип управления обусловливает по­стоянное совершенствование механизма управления, т.е. обес­печивает соответствие организации и содержания управлен­ческой деятельности постоянно изменяющейся обстановке, а также стоящим (и возникающим) задачам.

Данный принцип формирует также определенную зависи­мость между планомерным развитием системы и организаци­онной структурой управления такой деятельностью. Необхо­димость данного принципа в управлении обусловливается не­однородностью коллективов по степени общности (от руковод­ства организацией в целом до отдельного подразделения).

. Оперативность — качество системы управления, харак­теризующее ее способность быстро включаться в решение поставленных задач, легко переходить от выполнения одного вида работ к другому, принимать решения и действовать в из­меняющихся условиях.

Как вид данного положения может быть рассмотрено поня­тие оперативности решения, т.е. своевременность разработки и реализации управляющего воздействия на систему или отдельные ее элементы с учетом изменяющейся обстановки.

Объективность — свойство человеческих знаний, кото­рое отражает их независимость от воли и желания субъекта про­цесса познания. Как принцип обеспечения эффективного функ­ционирования системы управления (научность управления)

21

объективность означает необходимость познания внутренних закономерностей самой управленческой деятельности, тенден­ций развития обстановки, в которой приходится осуществлять эту деятельность, умение управлять ею в соответствии с уста­новленными закономерностями, принципами управления, на­правляя и координируя усилия исполнителей на решение по­ставленных задач.

Например, в оценке служебной обстановки объективность означает непредвзятость, строгое соответствие выводов и оце­нок объективной реальности, обусловливает необходимость постоянного слежения за развитием обстановки и изучения ее влияния на положение дел в органе (подразделении) организации.

Принцип объективности имеет большое значение и в оцен­ке руководителем деятельности подчиненных, требует строго­го соответствия выводов и оценок реальному положению дел, ибо только объективная оценка мобилизует сотрудника, спо­собствует росту его профессионального мастерства, тогда как необъективная, несправедливая — деморализует, расхолажи­вает, отрицательно сказывается на коллективе и авторитете его руководителя.

Как принцип выработки и принятия решения в организа­ции управления объективность отражает беспристрастную, не зависящую от воли и желания субъекта управления этой дея­тельностью необходимость принятия решения, адекватного из­менениям обстановки или возникшей управленческой ситуации.

В организации контроля принцип объективности означает, что:

• контроль должен быть непредвзятым, изначально ориенти­
  рованным на действительно объективную оценку положения дел;
  
• контроль должен способствовать выявлению не только
  негативных, но и позитивных отклонений в контролируемом
  процессе, отражению нового, передового, прогрессивного; уче­
  ту тенденций, а не случайных фактов;
  
• выводы по результатам контроля должны базировать­
  ся только на достоверных фактах, а не на слухах, домыслах,
  Непроверенной информации или личной позиции контроли­
  рующего;
  
• контроль должен учитывать все многообразие условий
  как внутреннего, субъективного характера, относящихся к дея-
  

22

тельности контролируемой системы управления, так и внешне­го свойства, отражающих влияние социально-политической и экономической обстановки на ход и результаты контролируе­мого процесса, на состояние служебной деятельности контро­лируемого органа (подразделения, сотрудника).

Конкретность — отражение чего-либо объективно су­ществующего, его реальных характеристик, свойств, в отли­чие от абстрактного, отвлеченного. Конкретность является непременным условием организации управления и реализует­ся целым рядом функциональных принципов.

В качестве принципа выработки и принятия решения конкретность требует точной постановки и формулировки це­лей и задач предстоящей деятельности, четкости изложения решения, не допускающей разночтения или недопонимания, а также возможности уклониться от его исполнения.

При планировании принцип конкретности реализуется в требовании четкого определения задач, способов, сил и средств, а также последовательности и сроков выполнения плановых позиций, которые вытекают из общего замысла пла­на (цели решения). При этом должна быть обеспечена воз­можность контроля над ходом реализации плана, проверка его исполнения. Это означает, что каждый пункт плана должен давать четкий ответ на вопросы:

что и для чего надо сделать;

где, когда, как и кто должен сделать;

кто несет ответственность за исполнение планируемого.

Конкретность как принцип организации исполнения приня­того решения (доведение решения до исполнителей) может быть реализован, прежде всего, четкостью изложения руково­дителем замысла своего решения, конкретизацией решения вышестоящего руководителя с учетом специфики складываю­щейся обстановки, в условиях которой подчиненным придется его выполнять.

Конкретность как принцип контроля означает, что конкрет­ными должны быть не только цель контроля, но и каждое вы­явленное или предполагаемое отклонение от намеченного хода реализации принятого решения. В каждой конкретной управ­ленческой ситуации необходимо принятие вполне конкретного корректирующего воздействия.

23

Оптимальность — такое состояние системы управле­ния, при котором обеспечивается достижение максимума или минимума значений каких-либо параметров. Данный принцип предполагает наличие критериев, по которым должна устанав­ливаться оптимальность достигнутых результатов. Это один из основных принципов организации управления. Оптималь­ность управления достигается преднамеренным выбором наи­более целесообразного содержания, форм, методов и приемов управляющего воздействия, обеспечивающих повышение эффективности управления.

В вопросах формирования организационной структуры государственного управления принцип оптимальности пред­полагает создание такой организационной структуры, которая обеспечивала бы достижение необходимых и максимально возможных результатов служебной деятельности органа при минимальной численности служащих.

Для обеспечения эффективного управления любой соци­альной системой принцип оптимальности предполагает, что при выработке и принятии решения создаются возможности для по­лучения наибольшего эффекта с наименьшей в данной конк­ретной ситуации затратой сил, средств, времени и других ре­сурсов.

При подготовке плана оптимальность достигается выбором не только наиболее рациональных способов решения той или иной задачи (достижением поставленной цели), но и оптималь­ными сроками, оптимальным подбором исполнителей и т.д.

Разделение труда — это дифференциация трудовой де­ятельности, приводящая к выделению и сосуществованию различных ее видов. Такая дифференциация позволяет прово­дить специализацию работников, сокращать время, затрачивае­мое на выполнение соответствующих операций, повышать ка­чество их выполнения и, в конечном итоге, добиваться более высокой производительности труда.

Разделение труда определяет организационную структуру системы управления и в то же время само во многом зависит от характера и темпов изменения этой структуры. В организа­ции управления различают функциональное, технологическое и квалификационное разделение труда.

24

Функциональное разделение труда — это расчленение труда в зависимости от характера участия в нем исполнителей (например, аналитики, сотрудники кадровой службы и т.п.).

Технологическое разделение труда осуществляется на основе расчленения управленческого процесса на стадии (по­лучение исходной информации и ее обработка и т.д.).

Квалификационное разделение труда вызвано неодинако­вой сложностью, ответственностью выполняемых работ, раз­личными требованиями, предъявляемыми к подготовке испол­нителя (этим, например, обусловлено выделение в некоторых органах управления групп разработчиков программ, консуль­тантов и др.).

Основной тип разделения труда в государственном управ­ления — функциональный. Это обусловливает появление в нем подразделений, групп и даже отдельных работников, спе­циализирующихся на выполнении управленческих работ, при­сущих какой-либо одной или нескольким управленческим функциям. Такими функциями могут быть:

• контроль (наблюдение) за деятельностью подчиненных
  органов или подразделений (например, инспекторское управле­
  ние на высшем уровне системы государственного управления);
  
• планирование служебной деятельности данного органа
  (подразделения);
  
• информационное обеспечение и информационное обслу­
  живание, аналитическое обеспечение управленческой деятель­
  ности и т.д.
  

Выделение главных задач (или принцип основного звена) предполагает выделение основных направлений дея­тельности органов, приоритетных проблем и задач, на реше­нии которых необходимо сосредоточить главные (основные) усилия. Реализация данного принципа позволяет исключить распыление сил и средств по второстепенным участкам (для конкретного подразделения).

С принципом основного звена в управленческой деятель­ности должна соизмеряться и способность руководителя (ор­гана, подразделения, сотрудника) видеть перспективу, наце­ливать коллектив на эту перспективу и своевременно обеспе­чивать предпосылки для ее обеспечения.

Указанные принципы управления распространяются на все уровни управленческой деятельности.