Подоплелова Надежда Николаевна, старший преподаватель кафедры документоведения, библиотековедения и библиографии учебно-методический комплекс

Вид материала

Содержание

Протокол №
«организация секретарского обслуживания»
Часть 2. Материалы, устанавливающие содержание и порядок промежуточной и итоговой аттестации
1. 2. Требования к уровню
1.3. Объем дисциплины
Аудиторные занятия
Самостоятельная работа
Текущий контроль
Курсовая работа
1.3.2. Распределение часов по темам и видам учебной работыФорма обучения - очная
Раздел I. Секретарь в структуре управления
Наименование разделов и тем
4. Содержание курса
1.1. История секретарских служб в России
1.2. Значение секретарской деятельности на современном этапе
1.3. Зарубежный опыт организации секретарского обслуживания
1.4. Категории секретарей.
1.5. Знания, умения и личностные качества секретаря
1.6. Трудоустройство секретаря
2.1. Общегосударственные нормативно-методические документы
...
Полное содержание

Подобный материал:

1 2 3 4 5 6 7 8 9 ... 19

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФГОУ ВПО «ПЕРМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ

ИСКУССТВА И КУЛЬТУРЫ»

СИСТЕМА КАЧЕСТВА

Ф

факультета)
акультет ___документально-информационных коммуникаций____

К

афедра _____документоведения, библиотековедения и библиографии___

Одобрено НМС «ПГИИК»

Протокол №

«______»___________200_г.

Председатель ____________

Н.Н.ПОДОПЛЕЛОВА

ОРГАНИЗАЦИЯ СЕКРЕТАРСКОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ

Учебно-методический комплекс

специальности: 032001.65 «Документоведение и ДОУ»

Рекомендовано кафедрой:

ПРОТОКОЛ №_________________

«_____»___________200_г.

Зав. кафедрой___________

Пермь 2009 г.

Автор - составитель:

Подоплелова Надежда Николаевна,

старший преподаватель

кафедры документоведения, библиотековедения и библиографии

Учебно-методический комплекс «ОРГАНИЗАЦИЯ СЕКРЕТАРСКОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ» составлен в соответствии с требованиями Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования, по специальности 032001.65 «Документоведение и ДОУ».

Дисциплина входит в федеральный компонент цикла дисциплин специализации и является обязательной для изучения.

Согласования со смежными кафедрами и библиотекой ПГИИК:

Зав. кафедрой (наименование)

уч. степень, уч. звание И.О. Фамилия

Зав. кафедрой (наименование)

уч. степень, уч. звание И.О. Фамилия

Зав. кафедрой (наименование)

уч. степень, уч. звание И.О. Фамилия

Зав. библиотекой ПГИИК…………………………………………И.О. Фамилия

СОДЕРЖАНИЕ

Часть 1. Рабочая учебная программа дисциплины……………….

1.1. Цели и задачи и предмет дисциплины

1.2. Требования к уровню освоения содержания дисциплины

1.3. Объем дисциплины

1.3.1. Объем дисциплины и виды учебной работы

1.3.2. Распределение часов по темам и видам учебной работы

1.4. Содержание курса

1.5. Темы семинарских и практических занятий

1.6. Список литературы …………………………………………………..

Часть 2. Материалы, устанавливающие содержание и порядок промежуточной и итоговой аттестации

2.1. Задания для самостоятельной работы студентов

2.2. Темы курсовых (контрольных работ), рефератов и методические рекомендации по их выполнению

2.3. Вопросы для подготовки к экзамену

2.4. Учебно-методическое обеспечение

2.4.1. Методические указания преподавателей….…………………………

2.4.2. Методические указания для студентов………………………………...

2.4.3. Методическое обеспечение дисциплины

2.4.2. Материально-техническое и информационное обеспечение дисциплины

Часть 1. Рабочая учебная программа дисциплины

1.1. Цели и задачи и предмет дисциплины

Цель курса – изучение особенностей организации современного секретарского обслуживания, выяснение основных проблем данной профессиональной деятельности.

В результате изучения дисциплины решаются следующие задачи:

- изучение процесса о складывания современных требований к секретарской деятельности

- рассмотрение законодательных, нормативно – методических актов, используемых секретарями в профессиональной деятельности;

- характеристика современных квалификационных требований к различным категориям секретарей, их должностных обязанностей;

- выяснение места секретаря в системе управления организации;

- определение типовых структур секретариатов;

- рассмотрение необходимых деловых и личных качеств секретаря;

- ознакомление студентов с требованиями к рабочему месту и организации работы секретаря;

- определение административных, организационных и делопроизводственных функций секретарского обслуживания;

- формирование практических профессиональных навыков по бездокумент-ному и документационному обслуживанию руководителя и организации.

Предмет курса – технологии секретарского обеспечения управления в организациях, учреждениях, органах государственной власти.

1. 2. Требования к уровню

освоения содержания дисциплины

Курс «Организация секретарского обслуживания» относится к циклу дисциплин специализации специальности 032001.65 «Документоведение и документационное обеспечение управления».

В результате изучения курса студенты

должны знать:

задачи, функции и место секретаря в структуре управления;
нормативно-методические документы, регламентирующие ведение делопроизводства в РФ;
профессиональные требования к различным категориям секретарей; необходимые знания, умения и личностные качества секретарей;
нормы эффективности организации рабочего места и планирования деятельности секретаря;
правила организации документооборота в организации;
обязанности секретаря по бездокументному обслуживанию руководителя, сотрудников, посетителей;
профессиональную этику, психологические основы общения.

должны уметь:

пользоваться нормативными документами, регламентирующими ведение делопроизводства;
обрабатывать все виды документов, организовывать их эффективное прохождение в организации; систематизировать, классифицировать документацию, готовить документы к архивному хранению
оформлять и представлять документы к докладу руководителю
эффективно организовывать рабочее место;
правильно планировать свой рабочий день в соответствии с планом руководителя;
передавать руководителю информацию, подбирать необходимые материалы; выполнять поручения руководителя;
подготавливать совещания, заседания руководителя, участвовать в их проведении;
организовывать командировки руководителя;
вести телефонные переговоры, передавать и принимать телефонограммы;
организовывать прием посетителей.

Дисциплина «Организация секретарского обслуживания» связана с другими курсами: «Документоведение», «Организация и технология ДОУ», «Документирование трудовых правоотношений», «Психология управления», «Менеджмент»; с различными правовыми дисциплинами: «Трудовое право», «Административное право» и др., а также с курсами информационного цикла. Обеспечивается связь с дисциплинами специализации: «Документная лингвистика», «Управление персоналом».

Лабораторно-практические занятия выполняются по темам, имеющим сугубо практическую направленность и прививающие студентам навыки работы. Они проводятся с использованием наглядных, учебно-методических пособий и других раздаточных материалов. При изучении III раздела курса занятия проводятся в компьютерном классе.

Программа курса составлена в соответствии с учебным планом и рассчитана на 72 часов (дневное отделение). Контроль за усвоением знаний осуществляется в ходе проведения семинарских занятий, зачета по итогам выполнения лабораторно-практических заданий. Изучение курса завершается сдачей экзамена.

1.3. Объем дисциплины

1.3.1. Объем дисциплины и виды учебной работы

Виды учебной работы	Количество часов по формам обучения
Виды учебной работы	Очная	Заочная
Аудиторные занятия:	72	24
лекции	36	16
практические / семинар.	16	2
тематические дискуссии, деловые игры
лабораторные работы (практикум)	20	6
Самостоятельная работа	72	274
Всего часов	144	120
Текущий контроль (количество, №№ сем.)	№№ 1,2,3,4,5	№4
Практические работы	№№ 1,2,3,4	№3
Курсовая работа (№ семестра)	-	-
Виды итогового контроля (экзамен, зачет) №№ семестров	экзамен - 8 сем.	экзамен – 8 сем.

1.3.2. Распределение часов по темам и видам учебной работы
Форма обучения - очная

№ п/п	Наименование разделов и тем	Всего по учеб. плану	В т.ч.
№ п/п	Наименование разделов и тем	Всего по учеб. плану	Лек-ции	Семи нары	Прак тичес кие	СРС
	Введение	2	2			2
1	Раздел I. Секретарь в структуре управления	24	11	9	4	24
1.1	История секретарских служб в России	4	2	2		4
1.2	Необходимость и значение секретарской деятельности на современном этапе	2	1	1		2
1.3	Зарубежный опыт организации секретарского обслуживания	2	2			2
1.4	Категории секретарей. Профессиональные требования к различным категориям секретарей	6	2	2	2	6
1.5	Знания, умения и личностные качества секретаря	4	2	2		4
1.6	Трудоустройство секретаря	6	2	2	2	6
2	Раздел II. Нормативно-методическая база работы и нормирование труда секретаря	16	4	6	6	16
2.1	Общегосударственные нормативно-методические документы по организации делопроизводства	6	4	2		6
2.2	Обязанности секретаря по работе с документами	6		2	4	6
2.3	Нормирование труда работников службы ДОУ	4		2	2	4
3	Раздел III. Организация работы секретаря	10	8		2	10
3.1	Приемы самостоятельной работы и самовоспитание секретаря	4	4			4
3.2	Рабочее место секретаря	4	2		2	4
3.3	Планирование использования рабочего времени	2	2			2
4	Раздел IV. Работа секретаря по бездокументному обслуживанию	20	10	2	8	20
4.1	Функции секретаря по бездокументному обслуживанию	1	1			1
4.2	Правила и приемы деловых взаимоотношений	4	4			4
4.3	Организация приема посетителей	4	2		2	4
4.4	Правила ведения телефонных переговоров	2			2	2
4.5	Организация и документирование совещаний, переговоров, презентаций	8	2	2	4	8
4.6	Подготовка служебных командировок	1			1	1
	ВСЕГО	144	35	17	20	72

Форма обучения – заочная

№	Наименование разделов и тем	Всего часов	В т.ч.
№	Наименование разделов и тем	Всего часов	Лек	Сем	Пр	СРС
1	Раздел I. Секретарь в структуре управления	8	6		2	36
	1.1. История секретарских служб в России Необходимость и значение секретарской деятельности на современном этапе. Зарубежный опыт организации секретарского обслуживания	4	4
	1.2. Категории секретарей. Профессиональные требования к различным категориям секретарей. Знания, умения и личностные качества секретаря. Трудоустройство секретаря	4	2		2
2	Раздел II. Нормативно-методическая база работы и нормирование труда секретаря 2.1 Общегосударственные нормативно- методические документы по организации делопроизводства. Обязанности секретаря по работе с документами. Нормирование труда работников службы ДОУ	2	2			20
3	Раздел III. Организация работы секретаря	6	4		2	28
	3.1. Приемы самостоятельной работы и самообразование секретаря	2	2
	3.2. Рабочее место секретаря. Планирование использования рабочего времени	4	2		2
4	Раздел IV. Работа секретаря по бездокументному обслуживанию	8	4	2	2	36
	4.1. Функции секретаря по бездокументному обслуживанию. Правила и приемы деловых взаимоотношений	4	4
	4.2. Организация приема посетителей. Правила ведения телефонных переговоров. Подготовка служебных командировок	2		2
	4.3. Организация и документирование совещаний, переговоров, презентаций	2			2
	ВСЕГО	24	16	2	6	120

4. СОДЕРЖАНИЕ КУРСА

ВВЕДЕНИЕ

Понятие «организация секретарского обслуживания» как объект изучения курса. Основной понятийный аппарат курса. Трактовка понятия «секретарь». Назначение курса и его место в подготовке специалистов документоведов. Связь курса со смежными научными и специальными дисциплинами, общественной практикой. Основные источники и литература по курсу, методическая обеспеченность дисциплины. Структура курса и особенности его изучения.

Раздел I. Секретарь в структуре управления

1.1. История секретарских служб в России

Этапы формирования российской государственности, их характеристика. Приказное чиновничество как ступень формирования должности «секретарь». Организация секретарской службы в России в период реализации реформ государственного аппарата Петром I. Статс-секретари Екатерины II. Исполнительное делопроизводство ХIХ века, введение должности личных секретарей. Секретарское обслуживание в России в ХХ в.

1.2. Значение секретарской деятельности на современном этапе

Секретарское дело как часть управленческого труда, имеющая развитое нормативно-методическое обеспечение, организационно-правовое устройство и правовую базу. Значение секретарской деятельности в организации эффективной работы управленческого аппарата. Секретарь как личный организатор руководителя. АСУ в секретарском деле. Необходимость знаний современных требований по организации ДОУ.

1.3. Зарубежный опыт организации секретарского обслуживания

Постановка и организация секретарского дела за рубежом. Требования к уровню знаний секретаря в условиях сотрудничества российских предприятий, организаций и фирм с зарубежными партнерами. Европейская ассоциация профессиональных секретарей. Категории секретарей за рубежом. Основные принципы организации секретарского труда за рубежом.

1.4. Категории секретарей.

Профессиональные требования к различным категориям секретарей

Квалификационный справочник должностей служащих о категориях секретарей. Секретарь-машинистка. Секретарь-стенографистка. Секретарь незрячего специалиста. Секретарь руководителя. Общие требования к различным категориям секретарей. Ступени карьеры современного секретаря. Секретарь-референт. Офис-менеджер. Секретарь-помощник руководителя. Категории секретарей. Деятельность секретаря в структуре аппарата управления. Квалификационные требования к работе секретаря, уровню образования, опыту работы, практическим навыкам. Регламентация должностных обязанностей секретаря в организационно-правовых документах. Назначение, содержание, порядок разработки должностной инструкции и обучающей инструкции секретаря определенной категории. Зависимость функций секретаря от уровня руководителя, направления деятельности организации, объема документооборота, системы документационного обеспечения. Взаимодействие секретаря с персоналом организации.

1.5. Знания, умения и личностные качества секретаря

Специфика секретарского труда и значение профессиональной подготовленности секретаря. Основные требования, предъявляемые к объему знаний секретаря. Умения и навыки, деловые и личностные качества секретаря. Профессиограмма секретаря. Пути становления секретаря-профессионала. Профессиональные качества. Деловые и организаторские способности. Характеристика личных качеств секретаря: коммуникабельность, внешний вид, умение создать психологический комфорт в офисе, доброжелательность.

1.6. Трудоустройство секретаря

Определение путей поиска работы. Характеристика документов для участия в конкурсе на должность. Резюме. Рекомендательные письма. Этапы собеседования и тестирования в ходе трудоустройства. Источники найма персонала офиса. Организация процесса отбора кандидатов на должность секретаря, методы подбора соответствующего персонала. Современные способы трудоустройства. Значение рекомендаций.

Этапы адаптации секретаря. Задачи этического, организационного характера, решаемые в процессе адаптации. Выяснение делопроизводственных функций. Изучение оборудования, организации снабжения офиса. Знакомство с коллегами и руководителем. Корпоративная культура и традиции. Фирменный стиль.

Раздел II

Нормативно-методическая база организации работы

и нормирование труда секретаря

2.1. Общегосударственные нормативно-методические документы

по организации документационного обеспечения управления

Структура законодательной и нормативно-методической базы по документационному обеспечению управления. Трудовой кодекс в работе секретаря. Федеральные законы, регулирующие отдельные аспекты документирования и работы с документами. Нормативно-методические акты по делопроизводству и архивному делу.

2.2. Обязанности секретаря по работе с документами

Делопроизводственные функции секретаря. Обязанности секретаря по организации и ведению делопроизводства. Функции по документированию и работе с документацией. Инструкция по делопроизводству в работе секретаря. Требования к оформлению документов. Подготовка проектов документов, регистрация, контроль за исполнением. Систематизация и хранение документации. Особенности работы с документами ограниченного доступа. Автоматизированные системы управления документацией в работе секретаря.

Аналитические функции секретаря. Референтская деятельность, работа с текстами управленческих документов при подготовке докладов, выступлений руководителя. Составление отчетов, сводок. Анализ и сбор информации. Создание баз данных по документам, корреспондентам и прочее. Особенности работы со специализированной литературой. Анализ публикаций в прессе. Составление аннотаций.

2.3. Нормирование и условия труда работников службы ДОУ

Общие требования к организации труда специалистов служб документационного обеспечения управления. Нормирование труда работников служб ДОУ. Нормирование и охрана труда секретаря. Нормативы времени на процессы работы с документами и бездокументному обслуживанию. Внутриучрежденческая регламентация деятельности в должностной и обучающей инструкции секретаря. Условия труда секретаря: температурно-влажностный режим, освещенность, шумовой режим. Эргономические требования к организации труда секретаря.

Раздел III. Организация работы секретаря

3.1. Приемы самостоятельной работы и самообразование секретаря

Методы организации самостоятельной работы секретаря по совершенствованию профессионального уровня знаний. Самообразование секретаря. Совершенствование техники и методов организации работы с информацией. Совершенствование техники чтения и техники скорописи. Социально-психологическая компетентность секретаря.

3.2. Рабочее место секретаря

Персональный менеджмент как метод работы, его преимущества. Рациональная организация рабочих мест. Рабочие зоны. Понятия «нормальная» и «максимальная» рабочая зона. Соблюдение санитарно-гигиенических условий. Рациональное цветовое оформление рабочего места. Оборудование приемной офиса техническими средствами. Компьютерные программы в работе секретаря. Средства связи. Организация и автоматизация рабочего места секретаря. Оптимальные помещения. Обеспечение офиса канцелярскими и хозяйственными принадлежностями. Эргономические требования к условиям труда секретаря. Основные документы, регламентирующие организацию рабочих мест, санитарные требования и нормы. Рациональное освещение, цветовое оформление, интерьер, фитодизайн приемной. Обеспечение офиса аптечкой и противопожарными средствами.

3.3. Планирование использования рабочего времени секретаря

Необходимость и целесообразность планирования секретарской деятельности. Принципы организации рабочего дня секретаря. Загруженность в течение рабочего дня. Режим труда и отдыха. Методика планирования личной работы секретаря. Примерный дневной план работы секретаря. Обеспечение эффективности использования рабочего времени руководителя. Использование программных средств планирования времени (Microsoft Outlook).

Раздел IV. Работа секретаря по бездокументному обслуживанию

4.1. Функции секретаря по бездокументному обслуживанию

Операции по бездокументному обслуживанию. Технические функции секретаря по обеспечению работы руководителя. Организация приема посетителей. Подготовка совещаний, заседаний. Подготовка командировок. Дополнительные функции секретаря по бездокументному обслуживанию. Сервисные функции секретаря: правила сервисного обслуживания приемов, презентаций. Сервировочные и хозяйственные операции. Угощение посетителей в кабинете руководителя. Организация фуршета, брейк-кофе, бизнес-ланча. Технические функции секретаря: обязанности секретаря по печатанию, тиражированию, рассылке документов; прием и передача факсограмм; передача документов в структурные подразделения. Обеспечение порядка в приемной и кабинете руководителя. Уход за растениями.

4.2. Правила и приемы деловых взаимоотношений

Профессиональная этика секретарского труда. Культура поведения и общения секретаря. Деловые контакты секретаря. Правила ведения деловой беседы. Служебный этикет и деловой протокол. Этика взаимоотношений руководителя и секретаря. Служебная субординация. Взаимодействие с коллегами, этикет в работе с посетителями. Правила приветствия, представления, обращения. Значение визитных карточек, их оформление, виды. Речевой этикет в деловом общении секретаря. Культура телефонного общения. Требования к ведению беседы.

Поведение секретаря в конфликтных ситуациях.

Допустимые подарки в служебной деятельности. Имидж секретаря. Требования к стилю одежды.

4.3. Организация приема посетителей

Организация приема посетителей: правила, организация работы, документирование. Категории посетителей и особенности работы с ними: прием посетителей из других организаций; командированных работников; делегаций; сотрудников своей организации по текущим и по личным вопросам; граждан по личным вопросам. Работа секретаря с обращениями граждан. Учет посетителей, создание баз данных. Деловое общение, его основные виды. Необходимость наличия у секретаря знаний в области психологии, этики, эстетики.

4.4. Правила ведения телефонных переговоров

Средства коммуникационной техники. Организация общения по телефону. Документирование процесса телефонных переговоров, учет телефонных сообщений. Этические правила ведения деловых телефонных переговоров.

4.5. Организация и документирование

совещаний, переговоров, деловых встреч

Особенности подготовки деловых встреч и переговоров руководителя. Типы совещаний, правила их подготовки, организации и проведения. Подготовка и проведение заседаний коллегиальных органов. Документирование совещаний и заседаний. Задачи секретаря в подготовке различных совещаний.

4.6. Подготовка служебных командировок

Содержание работы секретаря по организации командировки руководителя. Этапы подготовки командировки. Документирование служебной командировки.

1. 5. Темы семинарских и практических занятий

1. 5.1 Семинарские занятия

Раздел I. Секретарь в структуре управления

Семинарское занятие № 1

Тема «Основные этапы развития секретарских служб в России»

План семинара:

Приказное чиновничество как ступень формирования должности секретаря.
Исторический опыт организаций секретарской службы в России в период реализации реформ государственного аппарата Петром I
Роль статс-секретарей Екатерины II в документационном обеспечении управления в период царствования императрицы.
Исполнительное делопроизводство и введение должности личных секретарей.
Становление и развитие секретарского обслуживания в России в ХХв.

Список литературы:

Бондырева, Т. Н. Секретарское дело : практ. пособие / Т. Н. Бондырева. – М., 1989..
Статьи из журнала «Секретарское дело»:

Быкова Т. А. Приказные люди ХVII века – прообраз секретарей / Т. А. Быкова, Е. Н. Евсеева. - 1996.-№ 4 (2). - С. 123-129;
-Додонова М. И. Исторический опыт организации секретарской службы в России. - 1997. - № 1. - С. 123-126;
Конькова А. Ю. Статус канцелярских служащих в пореформенной России ХIХ века. - 1997. - № 2. - С. 123-131;
Райхцаум А. Л. У истоков организации секретарского дела в нашей стране. - 2001. - № 1. - С. 87-89.
Санкина Л. В. Статс-секретари Екатерины II. - 1996. - № 4 (2). - С. 115-122;
Санкина Л. В. Начало карьеры (М.М. Сперанский). – 1997. - № 1. - С. 127 - 132.

Семинарское занятие № 2

Тема «Категории секретарей. Профессиональные требования к различным категориям секретарей»

План семинара:

Занятие проводится в форме «круглого стола».

Целью занятия является - познакомить студентов со ступенями возможной карьеры секретаря, что в конечном итоге станет движущей силой для повышения их квалификации.

В лекции по данной теме приводились сведения о категориях секретарей и их обязанности согласно Квалификационного справочника должностей служащих. Вместе с тем указывалось, что реально существующие экономические отношения в стране, породившие множество форм предприятий и организаций, вызвали и необходимость новых категорий в области секретарского обслуживания.

Чтобы обсуждение проблемы «категории секретарей и их профессиональные качества» было предметным, на занятии присутствуют секретари – практики, имеющих различный профессиональный статус, квалификацию и опыт работы на предприятиях и организациях различного уровня (от секретарей-машинисток до руководителей общих отделов организаций).

Каждый из приглашенных рассказывает о сути своей работы, говорит о своей должности, обязанностях, требованиях, предъявляемых к их работе.

Студенты готовят вопросы:

об условиях труда;
о возможностях карьерного роста;
об особенностях взаимоотношений с руководителями и подчиненными;
об уровне заработной платы.

Семинарское занятие № 3

Тема «ЗНАНИЯ. УМЕНИЯ И ЛИЧНОСТНЫЕ КАЧЕСТВА

СЕКРЕТАРЯ»

План семинара:

Какие деловые качества необходимо развивать и воспитывать в себе секретарю современного учреждения ?
Какие из деловых качеств вы считаете наиболее важными и почему?
Какие личные качества необходимы секретарю?
Знание каких дисциплин необходимы современному секретарю в его профессиональной деятельности?
Какие умения и навыки должны быть сформированы у секретаря-референта?

Список литературы:

Бондырева, Т. Н. Секретарское дело : практ. пособие / Т. Н. Бондырева. – М., 1989.
Веселов, П. В. Вы – секретарь / П. В. Веселов. - М., 1993.
Власов, Л. В. Секретарь – помощник руководителя / Л. В. Власов, В. Н. Гладков. - Л., 1989.
Секретарь учреждения / Л. Н. Качалина [и др.]. - М., 1983.
Журналы «Секретарское дело», «Делопроизводство».

Раздел II

Нормативно-методическая база организации работы

и нормирование труда секретаря

Семинарское занятие № 4

Тема «ОБЩЕГОСУДАРСТВЕННЫЕ НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ ПО ОРГАНИЗАЦИИ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА»

План семинара:

Форма проведения занятия – комментированное чтение и анализ литературы.

Цели занятия :

студенты должны знать:

нормативные документы, регулирующие ведение делопроизводства в РФ в настоящее время;
задачи и функции службы ДОУ, место секретаря-референта в ней;
роль и функции секретаря-референта в организации;

студенты должны уметь:

пользоваться нормативными документами, регламентирующими ведение делопроизводства.

Список литературы для обсуждения на занятии:

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991.
Положение об Архивном фонде Российской Федерации. - М., 1994.
Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. - М., 2000.
Основные правила работы ведомственных архивов. - М., 1988.
ГОСТ 6.30-97. УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Семинарское занятие № 5

Тема «ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ ПО РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ»

Цель занятия: повторение студентами изученного ранее материала.

План семинара:

Подготовить развернутые планы ответов на следующие вопросы:

основные правила составления и оформления ОРД;
правила организации документооборота в организациях различных форм собственности и структуры;
правила прохождения и обработки входящих, исходящих и внутренних документов;
цель и организацию учета документооборота;
правила регистрации и индексации документов;
правила заполнения регистрационных форм на бумажных носителях;
сроки исполнения документов и организации контроля за исполнением;
правила построения картотек различных видов и работа с ними;
правила составления и использования номенклатуры дел; правила использования различных видов перечней с указанием сроков хранения документов;
правила формирования и оформления дел; составление описи дел;
общие требования к текущему хранению документов и дел; организация передачи документов и дел на архивное хранение.

Список литературы:

Андреева, В. И. Инструкция по документационному обеспечению деятельности фирмы. Составление и оформление документов. Обеспечение юридической силы документов. Технология работы с документами. Систематизация документов и их хранение : практ. пособие для негос. структур / В. И. Андреева, С. Н. Бактюк. - М., 1995.
ГОСТ 6.30-97. УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М., 1997.
ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., 1983.
Государственная система обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. - М., 1991.
Единая государственная система документационного обеспечения управления. - М., 1990.
Основные правила работы ведомственных архивов. - М., 1988.

1.5.2 Практические занятия

Раздел I. Секретарь в структуре управления

Практическое занятие №1

Тема: РОЛЬ СЕКРЕТАРЯ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ

Вопросы для обсуждения:

1. Значение секретарской деятельности в современных условиях.

2. Оптимальные структуры секретариатов, приемных руководителей, офисов, их должностной состав.

3. Карьера секретаря.

Задания для самостоятельной работы:

1. Определить виды секретарского обслуживания, названия профессий по квалификационному справочнику должностей руководителей и других служащих.

2. Выяснить типовые структуры приемных руководителей и секретариатов. Категории офисного персонала.

3. Оформить конспект по теме.

Литература

1. Основная литература

1.1. Рогожин, М. Ю. Настольная книга секретаря : учеб.-практ. пособие / М. Ю. Рогожин. – М. : ТК Велби : Проспект, 2005.

1.2. Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы) : учеб.-практ. пособие / В. В. Галахов [и др.] ; под ред. И. К. Корнеева. – М. : ТК Велби : Проспект, 2004.

2. Дополнительная литература

2.1. Додонова, М. И. Секретарь в структуре службы ДОУ / М. И. Додонова // Секретарское дело. – 2002. –№ 2. – С. 3–6.

2.2. Кузнецова, Т. В. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления) / Т. В. Кузнецова. – М. : Журн. «Упр. персоналом», 2004.

2.3. Ларин, М. В. Секретарь в структуре организации / М. В. Ларин // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2002. – № 10. – С. 6–10.

2.4. Малиновская, С. Идеальный секретарь: миф или реальность? / С. Малиновская // Секретарь-референт. – 2006. – № 3. – С. 54–56.

2.5 Филипс, К. Д. Роль и полномочия корпоративного секретаря / К. Д. Филипс // Рынок ценных бумаг. – 2003. – № 14. – С. 58–61.

2.6 Энциклопедия секретаря / В. И. Андреева [и др.]. – М. : МЦФЭР, 2004.

Практическое занятие №2

Тема: ДЕЛОВЫЕ И ЛИЧНЫЕ КАЧЕСТВА СЕКРЕТАРЯ

Вопросы для обсуждения:

1. Охарактеризовать профессиональные и деловые качества, которые должны быть присущи секретарю руководителя.

2. Личные качества секретаря.

Задания для самостоятельной работы:

1. Изучив квалификационные характеристики на должности секретарского обслуживания, выписать профессиональные качества секретаря.

2. Напечатать и оформить в установленном порядке характеристику на секретаря руководителя или секретаря-референта.

Литература

1. Основная литература

1.1 Домникова, Е. Ю. Секреты секретарства / Е. Ю. Домникова // Секретарь-референт. – 2004. – № 9. – С. 8–11.

1.2 Рогожин, М. Ю. Настольная книга секретаря : учеб.-практ. пособие / М. Ю. Рогожин. – М. : ТК Велби : Проспект, 2005.

1.3 Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы) : учеб.-практ. пособие / В. В. Галахов [и др.] ; под ред. И. К. Корнеева. – М. : ТК Велби Изд-во : Проспект, 2005.

1.4 Энциклопедия секретаря / В. И. Андреева [и др.] – М. : МЦФЭР, 2004.

2. Дополнительная литература

2.1 Кузнецова, Т. В. Путь к профессионализму / Т. В. Кузнецова // Секретарское дело. – 2001. – № 4. – С. 9–11.

2.2 Литвинцева, Н. А. Профессионально важные деловые и личные качества секретаря / Н. А. Литвинцева // Секретарское дело. – 2003. – № 3. – С. 5–10.

2.3 Привалова, М. Ю. Вы выбираете профессию секретаря / М. Ю. Привалова, М. А. Домникова // Секретарское дело. – 2001. – № 4. – С. 3–8.

2.4 Суняева, Р. Л. Международные требования к должности секретаря / Р. Л. Суняева // Секретарское дело. – 2006. – № 9. – С. 8–18.

Практическое занятие №3

Тема «Трудоустройство и адаптация к работе секретаря»

Цель занятия: выработать у студентов умения и навыки, необходимые для трудоустройства

Вопросы для обсуждения:

1. Внутренние и внешние источники найма офисного персонала, сотрудников секретариата. Современные способы трудоустройства.

2. Организация процессов отбора персонала для работы в приемной руководителя, в офисе.

3. Этапы и задачи адаптации секретаря на рабочем месте.

4. Корпоративная культура, фирменный стиль организации.

Задания для самостоятельной работы:

1. Определить возможные пути поиска работы для секретаря.

2. Выяснить по каким направлениям проходит адаптация секретаря к работе.

Литература

1. Основная литература

1.1. Иванова, Е. Обзор рынка труда секретарей / Е. Иванова // Справочник кадровика. – 2005. – № 4. – С. 116–119.

1.2. Кучер, Н. В. Адаптация в новом коллективе / Н. В. Кучер // Секретарь-референт. – 2005. – № 11. – С. 9–12.

1.3. Кучер, Н. В. Карьера секретаря в своем коллективе / Н. В. Кучер // Секретарь-референт. – 2006. – № 3. – С. 9–12.

1.4. Маусов, Н. К. Адаптация персонала в организации / Н. К. Маусов, Д. Петрушова // Упр. персоналом. – 2004. – № 13 (99). – С. 26–30.

1.5. Никифорова, Т. Роль секретаря в адаптации персонала / Т. Никифорова, Е. Скриптунова // Секретарь-референт. – 2005. – № 1. – С. 7–12.

1.6. Подоплелова, Н. Н. Проблема трудоустройства как составная часть курса «Организация секретарского обслуживания» / Н. Н. Подоплелова // Секретарское дело. – 2004. – № 3. – С. 41–42.

2. Дополнительная литература

2.1. Домникова, М. А. Где и как искать работу / М. А. Домникова, Е. Ю. Привалова // Секретарь-референт. – 2005. – № 2. – С. 9–12.

2.2. Кошелева, Г. В. Документирование процедуры новой должности / Г. В. Кошелева, Е. Ю. Привалова // Секретарское дело. – 2005. – № 2. – С. 11–15.

2.3. Крюкова, Е. Тонкое искусство собеседования / Е. Крюкова // Служба кадров и персонал. – 2005. – № 6. – С. 34–37.

2.4. Кузнецова, Т. В. Устраиваемся на работу / Т. В. Кузнецова // Секретарское дело. – 2004. – № 6. – С. 9–12.

2.5. Литвинцева, Н. А. Резюме, которое выбирают / Н. А. Литвинцева // Секретарское дело. – 2004. – № 2. – С. 13–15.

2.6. Серова, Г. А. Как найти работу через Интернет / Г. А. Серова // Секретарское дело. – 2004. – № 12. – С. 22–25.

Раздел II

Нормативно-методическая база организации работы

и нормирование труда секретаря

Blog

Подоплелова Надежда Николаевна, старший преподаватель кафедры документоведения, библиотековедения и библиографии учебно-методический комплекс

Содержание