Geum.ru

Подоплелова Надежда Николаевна, старший преподаватель кафедры документоведения, библиотековедения и библиографии учебно-методический комплекс

Вид материалаУчебно-методический комплекс

Содержание


Протокол №
«информационное обеспечение управления»
Часть 2. Материалы, устанавливающие содержание и порядок промежуточной и итоговой аттестации
Предмет изучения курса
1. 2. Требования к уровню
1.3. Объем дисциплины
Аудиторные занятия
Самостоятельная работа
Текущий контроль
Курсовая работа
1.3.2. Распределение часов по темам и видам учебной работыФорма обучения - очная
1.4. Содержание курса
2.1. Задачи информационного обеспечения
2.2. Структура информационного обеспечения управления
3.1. Задачи, принципы и методы унификации документов
3.2. Разработка унифицированных систем документации
3.3. Внедрение унифицированных систем документации
3.4. Ведение унифицированных систем документации
4.1. Виды документов, изготовляемых средствами ВТ
4.2. Требования, предъявляемые к документам
...
Полное содержание
Подобный материал:
  1   2   3   4   5   6   7   8


ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО КУЛЬТУРЕ И КИНЕМАТОГРАФИИ

ФГОУ ВПО «ПЕРМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ

ИСКУССТВА И КУЛЬТУРЫ»

СИСТЕМА КАЧЕСТВА


Ф

факультета)
акультет ___документально-информационных коммуникаций____

К


афедра _____документоведения, библиотековедения и библиографии___


Одобрено НМС «ПГИИК»

Протокол №

«______»___________200_г.

Председатель ____________


Н.Н.ПОДОПЛЕЛОВА

ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

Учебно-методический комплекс

специальности: 032001.65 «Документоведение и ДОУ»


Рекомендовано кафедрой:

ПРОТОКОЛ №_________________

«_____»___________200_г.

Зав. кафедрой___________


Пермь 2009 г.


Автор - составитель:

Подоплелова Надежда Николаевна,

старший преподаватель

кафедры документоведения, библиотековедения и библиографии


Учебно-методический комплекс «ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ» составлен в соответствии с требованиями Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования, по специальности 032001.65 «Документоведение и ДОУ».

Дисциплина входит в федеральный компонент цикла специальных дисциплин и является обязательной для изучения.


Согласования со смежными кафедрами и библиотекой ПГИИК:


Зав. кафедрой (наименование)

уч. степень, уч. звание И.О. Фамилия


Зав. кафедрой (наименование)

уч. степень, уч. звание И.О. Фамилия


Зав. кафедрой (наименование)

уч. степень, уч. звание И.О. Фамилия


Зав. библиотекой ПГИИК…………………………………………И.О. Фамилия


СОДЕРЖАНИЕ


Часть 1. Рабочая учебная программа дисциплины…………………

1.1. Цели и задачи и предмет дисциплины

1.2. Требования к уровню освоения содержания дисциплины

1.3. Объем дисциплины


1.3.1. Объем дисциплины и виды учебной работы

1.3.2. Распределение часов по темам и видам учебной работы


1.4. Содержание курса

1.5. Темы семинарских и практических занятий

1.6. Список литературы …………………………………………………

Часть 2. Материалы, устанавливающие содержание и порядок промежуточной и итоговой аттестации

2.1. Задания для самостоятельной работы студентов

2.2. Темы курсовых (контрольных работ), рефератов и методические рекоменда­ции по их выполнению

2.3. Вопросы для подготовки к экзамену

2.4. Учебно-методическое обеспечение

2.4.1. Методические указания преподавателей………………………………

2.4.2. Методические указания для студентов………………………………

2.4.3. Методическое обеспечение дисциплины

2.4.2. Материально-техническое и информационное обеспечение дисциплины


Часть 1. Рабочая учебная программа дисциплины

1.1. Цели и задачи и предмет дисциплины

Цель курса – дать студентам системное представление о теоретических, методических и практических вопросах разработки, внедрения и совершенствования информационного обеспечения управления (ИОУ) в условиях широкого внедрения в управление средств вычислительной и организационной техники и новых информационных технологий.

В результате изучения дисциплины решаются следующие задачи:

– изучение студентами унифицированных систем документации как основных носителей информации;

- изучение студентами классификаторов технико-экономической и социальной информации как стандартного языка формализованного описания данных;

- изучение студентами процессов их разработки и применения; процессов анализа и проектирования систем ИОУ.

Предмет изучения курса – унифицированные системы документации как основные носители информации и классификаторы технико-экономической и социальной информации как стандартный язык формализованного описания данных, а также важнейшие технологические процессы, связанные с их разработкой и применением.


1. 2. Требования к уровню

освоения содержания дисциплины

Курс «Информационное обеспечение управления» относится к циклу специальных дисциплин специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления».

В результате изучения курса студенты

должны знать:
  • основную терминологию курса, законодательные акты, нормативно-технические и организационно-методические документы по вопросам ИОУ;
  • требования, предъявляемые к структуре и составу ИОУ;
  • состав и структуру УСД и ЕСКК ТЭСИ РФ;
  • новейшие теоретические исследования и практические разработки в области ИОУ как в нашей стране, так и за рубежом;

уметь:
  • анализировать существующее информационное обеспечение управления и проектировать новые технологические процессы по ИОУ;
  • разрабатывать организационно-методические документы по ИОУ, первичные унифицированные документы и классификаторы ТЭСИ и осуществлять их ведение.

Курс «Информационное обеспечение управления» предназначен для студентов, обучающихся по специальности № 350800 – «Документоведение и ДОУ», и базируется на знаниях, полученных студентами при изучении курсов: «Документоведение», «Технология и организация ДОУ», «Информатика».

Лабораторно-практические занятия выполняются по темам, имеющим сугубо практическую направленность и прививающие студентам навыки работы. Они проводятся с использованием наглядных, учебно-методиче­ских пособий и других раздаточных материалов. При изучении III раздела курса занятия проводятся в компьютерном классе.

Программа курса составлена в соответствии с учебным планом и рассчитана на 72 часов (дневное отделение). Контроль за усвоением знаний осуществляется в ходе проведения семинарских занятий, зачета по итогам выполнения лабораторно-практических заданий. Изучение курса завершается сдачей экзамена.


1.3. Объем дисциплины


1.3.1. Объем дисциплины и виды учебной работы


Виды учебной работы
Количество часов по формам обучения

Очная

Заочная

Аудиторные занятия:
72
18

лекции
40
10

Семинарские занятия
2
2

тематические дискуссии, деловые игры




Практические работы

30
6

Самостоятельная работа
72
18

Всего часов
144
36

Текущий контроль

(количество, №№ сем.)
-
-

Практические работы

лаб. раб. №№ 1,2,3,4,5,6
•

Курсовая работа (№ семестра)
-
-

Виды итогового контроля (экзамен, зачет) №№ семестров
экзамен - 8 сем.
экзамен – 8 сем.



1.3.2. Распределение часов по темам и видам учебной работы
Форма обучения - очная



№

п/п
Наименование разделов и тем
Количество часов


Всего
В т.ч.

Лек.
Сем.
Прак.
СРС

1
Раздел I. «Информационное обеспечение управления»: назначение курса, источники и литература
2
2












1.1.Предмет, задачи и содержа­ние курса
1
1












1.2.Источники и литература по курсу
1
1









2
Раздел II. Задачи и струк­тура информационного обеспечения управления
8
2



2
4




2.1.Задачи информационного обеспечения

2
1






1




2.2.Структура ИОУ
6
1



2
3

3
Раздел III. Унифицирован­ные системы документации
36
12



8
18




3.1.Задачи, принципы и ме­тоды унификации доку­ментов
8
2



2
4




3.2.Разработка унифицирован­ны­х систем документации
12
6



2
4




3.3.Внедрение унифицирован­ных систем документации
8
2



2
4




3.4.Ведение унифицированных систем документации
8
2



2
4

4
Раздел IV. Документы, изго­товляемые средствами вы­чис­лительной техники

4
4












4.1.Виды документов, изготов­ляемых средствами ВТ
2
2












4.2.Требования, предъявляемые к документам, изготовляе­мым средствами ВТ
2
2









5
Раздел V. Классификаторы технико-экономической и со­циальной информации
56
18
2
10
30




5.1.Методы классификации и ко­дирования ТЭСИ
10
4



2
4




5.2.Международные класси­фика­ции информации
6
2






4




5.3.Единая система классифи­ка­ции и кодирования ТЭСИ
16
4
2
2
8




5.4.Организация разработки классификаторов ТЭСИ
12
4



6
2




5.5.Внедрение классификато­ров ТЭСИ
6
2






4




5.6.Ведение классификаторов ТЭСИ
6
2






4

6
Раздел VI. Обеспечение дос­то­верности и защиты ин­форма­ции в ИОУ
8
2






6




6.1.Понятие достоверности ин­формации

4
1






6




6.2.Защита информации в ИОУ
4
1






3




ВСЕГО
144
40
2
30
72

Форма обучения – заочная


№

п/п
Наименование разделов и тем
Количество часов

Всего
В т.ч.

Лек
Сем
Пр.
СРС

1
Раздел I. Назначение курса, источники и литература
2
2












1.1.Предмет, задачи и содержание курса
1
1












1.2.Источники и литература по курсу
1
1









2
Раздел II. Задачи и структура ИОУ

2
2












2.1.Задачи информационного обеспечения

1
1












2.2.Структура ИОУ
1
1









3
Раздел III. Унифицированные системы документации
14

4



2
8




3.1.Задачи, принципы и методы унифика­ции документов
2
2












3.2.Разработка, внедрение унифицирован­ных систем документации
6
2






4




3.3.Ведение унифицированных систем до­кументации
6






2
4

4
Раздел IV. Документы, изготовляемые средствами вычислительной техники

1
1












4.1.Виды документов, изготовляемых средствами ВТ. Требования, предъяв­ляемые к документам, изготовляемым средствами ВТ
1
1









5
Раздел V. Классификаторы технико-экономической и социальной информа­ции
16
4
2



10




5.1.Методы классификации и кодирования ТЭСИ
2
1






1




5.2.Международные классификации ин­формации
2
1






1




5.3.Единая система классификации и ко­дирования ТЭСИ
6



2



4




5.4.Организация разработки, внедрения и ведения классификаторов ТЭСИ
6

2






4

6
Раздел VI. Обеспечение достоверности и защиты информации в ИОУ
1
1












6.1.Понятие достоверности информации. Защита информации в ИОУ
1
1












ВСЕГО
36
14
2
2
18


1.4. СОДЕРЖАНИЕ КУРСА

Раздел I.

Назначение курса, источники и литература

1.1. Предмет, задачи и содержание курса

Информационные проблемы организации управления. Соотноше­ние функций управления и информационных процессов, обеспечиваю­щих эти функции. Взаимосвязь функций управления, систем докумен­тации, систем классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации технологических процессов ИОУ. Задачи комплексного совершенствования ИОУ в условиях новых информаци­онных технологий. Необходимость гармонизации информационной системы РФ с международными и зарубежными информационными системами.

1.2. Источники и литература по курсу

Конституция РФ. Гражданский кодекс РФ. Законодательные акты РФ. Стандарты РФ. Классификаторы ТЭСИ РФ. Правила по стандарти­зации РФ. Межгосударственные и международные классификаторы ТЭСИ. Унифицированные системы документации. Государственная система документационного обеспечения управления. Литература. Справочные издания. Периодические издания.

Раздел II.

Задачи и структура

информационного обеспечения управления

2.1. Задачи информационного обеспечения

Роль информации в управлении. Общая классификация видов ин­формации, используемой в аппарате управления. Документированная и бездокументная информация. Понятие системы документации. Функ­циональные и отраслевые системы документации. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 фев­раля 1995г. об информации как важнейшем виде ресурсов. Классифи­кация документированной информации по категориям доступа. Потоки информации и их структура.

2.2. Структура информационного обеспечения управления

Назначение и особенности отдельных составных частей ИОУ: сис­тем документации; систем классификации и кодирования ТЭСИ; сис­тем обработки, хранения и поиска управленческой информации. Ин­формационная взаимосвязь систем документации и классификаторов ТЭСИ. Информационная система как организационная форма реализа­ции ИОУ. Коммуникации как среда реализации ИОУ. Формальные и неформальные коммуникации.


Раздел III.

Унифицированные системы документации

3.1. Задачи, принципы и методы унификации документов

Цели и задачи унификации документов управления. Нормативная база унификации документов. Направления, принципы и методы уни­фикации документов. Использование классификаторов ТЭСИ при про­ведении унификации документов. Системная и межсистемная унифи­кация. Машиноориентация управленческих документов. Унифициро­ванные формы документов как результат унификации и последующего нормативного закрепления. Структура УФД. Категории УФД.

3.2. Разработка унифицированных систем документации

Цели и задачи создания УСД. Структура УСД. История разработки и состав УСД, используемых в аппарате управления. Состав органов, участвующих в разработке УСД. ПР 50.1-019-2003. о стадиях разра­ботки УСД. Состав исходных данных для разработки УСД. Техниче­ское задание на разработку УСД. Цель и методика проведения деталь­ного обследования документооборота и информационных потоков. Ин­струментарий обследования. Формуляр-образец как база проектирова­ния УФД, входящих в состав УСД. Требования, предъявляемые к про­ектированию документов на основе формуляра-образца. Инструкции по заполнению УФД.

Согласование проектов УФД и инструкций по их заполнению. Опытная проверка проектов УФД. Оформление результатов согласова­ния и опытной проверки.

Порядок разработки отраслевых (ведомственных) УФД и УФД предприятий.

Порядок утверждения УФД. Задачи и организация регистрации УФД. Внесение изменений в ОКУД. Включение утвержденных УФД в отраслевой (ведомственный) табель применяемых форм документов или табель документов предприятия. Коды, присваиваемые УФД.

Организация издания и распространения УФД.

3.3. Внедрение унифицированных систем документации

Нормативно-методические документы по внедрению УСД. Органи­зация внедрения УСД. Опытное и промышленное внедрение УСД. Приказ о внедрении УСД. Содержание плана организационно-техниче­ских мероприятий по внедрению УСД.

Государственный надзор и отраслевой (ведомственный) контроль за внедрением УСД. Организационно-методические документы по кон­тролю за внедрением УСД. Порядок осуществления государственного надзора и отраслевого (ведомственного) контроля за внедрением УСД.

3.4. Ведение унифицированных систем документации

Цели и задачи системы ведения УСД. Организационно-методиче­ские документы по ведению УСД. Структура системы ведения УСД. Задачи и функции органов системы ведения УСД. Состав информаци­онной базы системы ведения УСД. Формирование эталонов и кон­трольных экземпляров УСД и их корректировка. Технология внесения изменений в УФД, входящих в УСД. Справочно-информационное об­служивание абонентов системы ведения УСД.

Раздел IV.

Документы, изготовляемые средствами

вычислительной техники

4.1. Виды документов, изготовляемых средствами ВТ

Носители информации, применяемые в системах обработки дан­ных, и их особенности. Документы на бумажном носителе (машино­граммы) и их виды. Особенности документов на машинных носителях и машинограмм.

4.2. Требования, предъявляемые к документам,

изготовляемым средствами ВТ

ГОСТ 6.10.4-84 о придании юридической силы документам на ма­шинном носителе и машинограмм. ГОСТ 6.10.3-83 о коммуникативном формате записи информации унифицированного документа на машин­ный носитель.

Раздел V.

Классификаторы технико-экономической и

социальной информации

5.1. Методы классификации и кодирования ТЭСИ

Классификация как универсальный метод изучения явлений объек­тивной действительности и как основа построения систем хранения и обработки информации. Общие требования, предъявляемые к методам классификации ТЭСИ. Факторы, влияющие на выбор методов класси­фикации. Иерархический и фасетный методы классификации, их пре­имущества и недостатки. Формально-логические правила использова­ния методов классификации в классификаторах ТЭСИ.

Кодирование как процесс преобразования данных, направленный на их приспособление к каналу передачи данных или техническому устройству их переработки и хранения. Общие требования, предъяв­ляемые к методам кодирования ТЭСИ. Порядковый, серийно-порядко­вый, последовательный и параллельный методы кодирования ТЭСИ, их преимущества и недостатки. Критерии выбора методов кодирования ТЭСИ.

Формулы структур записи кодов. Автоматизация кодирования ТЭСИ. Штриховые (Линейные) коды и возможности их использования для кодирования информации.

5.2. Международные классификации информации

Значение международных классификаций информации для обеспе­чения информационной совместимости информационных систем раз­ных стран. Международные организации, осуществляющие разработку классификаций информации.

5.3. Единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации РФ (ЕСКК ТЭСИ РФ)
История разработки ЕСКК ТЭСИ РФ. Задачи и состав ЕСКК ТЭСИ РФ. Нормативно-методические документы по ЕСКК ТЭСИ РФ.
Категории классификаторов ТЭСИ, их статус, особенности, место и функции в ИОУ. Взаимодействие классификаторов разных категорий при их использовании в ИОУ. Сопряжение классификаторов между со­бой и с УСД. Виды структур построения классификаторов ТЭСИ. Функции классификаторов ТЭСИ в ИОУ. Виды информации, по кото­рым осуществляется разработка общероссийских классификаторов. Гармонизация ОК ТЭСИ с международными классификациями инфор­мации.

5.4. Организация разработки классификаторов ТЭСИ

Нормативно-методические документы по разработке классифика­торов ТЭСИ. ПР 50.1.020-2003 о технологическом процессе разработки общероссийских классификаторов ТЭСИ. Условия разработки класси­фикаторов в качестве общероссийских классификаторов ТЭСИ. Осно­вания для пересмотра или разработки ОК ТЭСИ. Задачи предваритель­ного обследования и важнейшие источники для сбора исходных данных для разработки классификатора. Предложение по разработке ОК ТЭСИ (техническое задание). Разработка проекта классификатора и его согла­сование. Требования к построению наименований объектов классифи­кации и классификационных группировок. Оформление проекта клас­сификатора. Экспертиза представленного на утверждение ОК ТЭСИ. Порядок утверждения ОК ТЭСИ. Задачи и организация регистрации классификаторов. Структура регистрационного индекса ОК ТЭСИ.

Особенности разработки классификаторов ТЭСИ других категорий.

Подготовка утвержденного классификатора ТЭСИ к изданию. Виды издания ОК ТЭСИ.

5.5. Внедрение классификаторов ТЭСИ

Нормативно-методические документы по внедрению классифика­торов ТЭСИ. Органы, осуществляющие руководство и координацию работ по внедрению классификаторов ТЭСИ. Направления применения классификаторов ТЭСИ в ИОУ. Комплекс документов, регламенти­рующих процесс внедрения классификаторов ТЭСИ в конкретных ор­ганизациях. Технология внедрения ОК ТЭСИ в действующие автомати­зированные системы обработки данных. Назначение и структура пере­кодировочной таблицы.

Назначение и организация контроля за внедрением классификато­ров ТЭСИ. Уровни контроля. Органы, участвующие в осуществлении контроля за внедрением классификаторов ТЭСИ.

5.6. Ведение классификаторов ТЭСИ

Цели и задачи системы ведения классификаторов ТЭСИ. Норма­тивно-методические документы по внедрению классификаторов. Структура системы ведения ОК ТЭСИ. Задачи и функции органов сис­темы ведения ОК ТЭСИ.

Основные технологические процессы в системе ведения классифи­каторов ТЭСИ. Неавтоматизированное ведение классификаторов ТЭСИ. Автоматизированная система ведения ОК ТЭСИ. Задачи и функции распределенного автоматизированного банка общероссийских классификаторов.

Раздел VI.

Обеспечение достоверности и защиты информации в ИОУ


6.1. Понятие достоверности информации

Допустимый уровень недостоверности информации в условиях традиционных методов обработки информации и в условиях автомати­зации информационных процессов. Виды контроля достоверности дан­ных.

6.2. Защита информации

в информационном обеспечении управления

Необходимость защиты информации в системах обработки данных. Объективные и субъективные факторы, представляющие угрозу сохранности информации. Классификация средств защиты документной информации. Причины большей уязвимости информации в условиях новых информационных технологий. Каналы утечки информации. Методы и средства защиты информации.


1. 5. Темы семинарских и практических занятий

1. 5.1 Семинарские занятия

Раздел V.

Классификаторы технико-экономической и

социальной информации

Тема: «История разработки, состав и задачи

единой системы классификации и кодирования

технико-экономической и социальной информации РФ»

План семинара
  1. История разработки ЕСКК ТЭСИ РФ.
  2. Задачи ЕСКК ТЭСИ РФ.
  3. Состав ЕСКК ТЭСИ РФ.
  4. Нормативно-методические документы по ЕСКК ТЭСИ РФ.
  5. Категории классификаторов ТЭСИ, их статус, особенности и место в ИОУ

Список литературы:
  1. Костомаров, М. Н. Единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации РФ. Ее задачи возможности. / М. Н. Костомаров // Секретарское дело. – 1998. – № 3. – С. 66-71.
  2. Костомаров, М. Н. Единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации РФ / М. Н. Костомаров // Делопроизводство. – 2002. – № 1. – С.42-46.
  3. Костомаров, М. Н. Общероссийские классификаторы информации о продукции, видах экономической деятельности, работах и услугах / М. Н. Костомаров // Делопроизводство. – 2003. – № 1. – С. 58 - 64.
  4. Костомаров, М. Н. Разработка общероссийских классификаторов ТЭСИ / М. Н. Костомаров // Секретарское дело. – 2001. – № 3. – С. 55 - 58.
  5. Костомаров, М. Н. Стандартный язык описания данных / М. Н. Костомаров // Делопроизводство. - 2002. - № 2. - С. 39 - 44.
  6. Костомаров, М. Н. Стандартный язык описания данных в автоматизированных системах управления производством / М. Н. Костомаров // Секретарское дело. - 2000. - № 4. - С. 43 - 46.
  7. Костомаров, М. Н. Стандартный язык описания данных в автоматизированных системах управления производством и финансами / М. Н. Костомаров // Делопроизводство. - 2003. - № 2. - С. 51 - 54.
  8. Костомаров, М. Н. Стандартный язык описания данных в информа­ционных системах / М. Н. Костомаров // Секретарское дело. - 2001. - № 1. - С. 56-60.
  9. Саков, А. А. Развитие работ по общероссийским классификаторам / А. А. Саков // Делопроизводство. - 2003. - № 4. - С. 24 - 26.


1.5.2 Практические занятия

Раздел II. Задачи и структура

информационного обеспечения управления

Практическое занятие №1

Тема: Задачи и структура

информационного обеспечения управления

Цель: изучение задач ИОУ и их реализации в различных организационных формах на предприятии.

Вопросы для изучения:

1. Взаимосвязь задач управления, информационной системы и ДОУ в организации.

2. Задачи службы ИОУ.

3. Варианты организации решения задач ИОУ на предприятии.

Практическое задание: разработка комплекса документов, регламентирующих работу службы ИОУ в организации.

Методические рекомендации:

Все задачи по организации ИОУ условно можно разделить на 3 группы:

1) связанные с организацией документационного обеспечения управления;

2) связанные с организацией движения и хранения бездокументной информации;

3) связанные с автоматизацией управления.

На практике, чаще всего, эти задачи распределены между различными службами или отдельными специалистами в организации. В условиях комплексной автоматизации деятельности предприятий всё актуальнее становится вопрос о единой службе, которая решала бы, во-первых, все поставленные задачи и, во-вторых, делала бы это комплексно, на единой концептуальной и методологической основе.

Поэтому главное требование к разрабатываемому студентами оргпроекту по службе ИОУ – это ее комплексность, т.е. выполнение всех задач по организации единого информационного пространства предприятия. Пакет документов должен давать представление о роли службы ИОУ в данной организации, основных направлениях ее деятельности, увязывать задачи и функции Службы с текущими и перспективными задачами организации. Для этого в пакет должны входить следующие документы:

1) Справка об организации. Ее задача – дать представление о направлениях деятельности организации, ее масштабе, численности работников, территориальной распределенности, структуре. Данный документ позволит оценить предлагаемую структуру и численность Службы, правильность содержания организационно-правовых документов Службы.

2) Положение о службе ИОУ. (Точное название службы ИОУ определяется разработчиками, исходя из ее задач, структуры, а также традиций предприятия). При разработке Положения авторы должны увязывать функции и задачи подразделения со стратегией предприятия. Из этого документа должна быть четко видна взаимосвязь работы службы с предприятием, ее роль в общей стратегии предприятия. Структура службы должна быть обоснована и исходить как из особенностей предприятия, так и из поставленных перед службой задач.

3) Должностные инструкции работникам Службы. Эти документы должны конкретизировать Положение о Службе. Основная учебная задача – увязать все направления работы Службы с конкретными задачами, стоящими перед исполнителями, не должно быть лакун, «пропадающих», «дополнительных» задач и функций.

4) Справка об информационной системе организации необходима для анализа содержания двух последующих документов. В справке должно быть отражено состояние информационный системы на данный момент времени. Из ее содержания должны быть видны достоинства и недостатки существующей системы. Содержание справки должно включать характеристику организации делопроизводства на предприятии, используемых систем автоматизации деятельности, технической и программной оснащенности организации.

5) Программа работы Службы на 5 лет. Должна быть увязана со справкой об организации, справкой об информационной системе, Положением о подразделении. Главная задача Программы – комплексное развитие, увязка всех действий в единое целое, вписывание результатов работы Службы в стратегию развития организации. Поэтому в программе должны быть не столько перечислены планируемые мероприятия, сколько представлена целостная, обоснованная картина предполагаемой деятельности Службы.

6) План-график работы Службы на ближайший год. При разработке данного документа студенты должны рассматривать возможность параллельного выполнения работ разных направлений Программы, учитывать их взаимозависимость и взаимосвязь. Немаловажной проблемой является и распределение конкретных видов работ между исполнителями – работниками Службы (в соответствии с их должностными инструкциями), а также организация взаимосвязи с другими подразделениями предприятия.

Все документы должны быть грамотно оформлены в соответствии с предъявляемыми к ним требованиями.

Литература:

1. Годин, В. В. Управление информационными ресурсами / В. В. Годин. - М., 1999.

2. Степанова, Е. Е. Информационное обеспечение управленческой деятельности : учеб. пособие / Е. Е. Степанова, Н. В. Хмелевская. - М., 2002.

3. Ларин, М. В. Применение методологии информационного менеджмента в документационном обеспечении управления [Электронный ресурс] / М. В. Ларин // Материалы к конференции "Автоматизация делопроизводства и электронный документооборот в органах власти. Опыт Совета Федерации и Государственной Думы". – Режим доступа : u/meropr/081002/081002o13.htm.


Раздел III.

Унифицированные системы документации

Тема: Классификация и унификация документов

на предприятии

Практическое занятие №2

Цель: отработка методики создания локального классификатора документов и Табеля унифицированных форм документов подразделения.

Вопросы для изучения:

1. Значение классификатора документов для предприятия. Применение на предприятии классификаторов документов разных категорий.

2. Применение методов классификации и кодирования ТЭСИ для разработки локального классификатора документов (ЛКД).

3. Табель унифицированных форм как ограничительная номенклатура УФД, применяемых на предприятии.

Практическое задание:

1. Разработка локального классификатора документов и Табеля унифицированных форм для подразделения организации.

2. По предложенным нормативным документам выписать и проанализировать развитие терминов:
  1. унифицированная форма документов
  2. первичный (входящий документ)
  3. машинограмма (выходной документ)
  4. машинограмма, обладающая юридической силой
  5. машиноориентированный (человекочитаемый) документ
  6. структура унифицированного документа
  7. зона формуляра-образца
  8. зона перфорации
  9. межотраслевая (межведомственная) форма документа

10)отраслевая (ведомственная) УФД

11)УФД предприятия.

Данные представить в виде таблицы:

№ п/п
Термины
ГОСТ

6.10.1-88
ГОСТ

6.10.4-84
ГОСТ

6.10.5-87
ПР 50.1.019-2003