Подоплелова Надежда Николаевна, старший преподаватель кафедры документоведения, библиотековедения и библиографии учебно-методический комплекс
| Вид материала | Учебно-методический комплекс |
- Подоплелова Надежда Николаевна, старший преподаватель кафедры документоведения, библиотековедения, 3284.26kb.
- Конькова Ольга Анатольевна, преподаватель кафедры документоведения, библиотековедения, 493.46kb.
- Павлова Анна Николаевна, старший преподаватель учебно-методический комплекс, 398.74kb.
- Бибик Светлана Ефимовна, старший преподаватель Мещанинова Ирина Николаевна, старший, 237.06kb.
- Шувара Надежда Николаевна ст преподаватель кафедры бухгалтерского учета и ахд ответственный, 281.6kb.
- Максименко Антон Сергеевич, преподаватель кафедры Экономики и управления на предприятиях, 1673.29kb.
- Пушкина Грицук Лариса Николаевна, преподаватель кафедры классической и современной, 1625.41kb.
- Учебно-методический комплекс удк составитель: Фирсов С. Н., старший преподаватель кафедры, 491.47kb.
- Баскаков Владимир Анатольевич, старший преподаватель кафедры Маркетинга и Рекламы учебно-методический, 1102.33kb.
- Парамонова Татьяна Николаевна д э. н., профессор Красюк Ирина Николаевна к э. н., доцент,, 1704.02kb.
ОСНОВА
Для проведения головной организацией и организациями-исполнителями детального обследования документооборота и всех информационных потоков
эталонный массив, куда входят УФД унифицированной системы документации, разработанной данным министерством (ведомством)
контрольный массив, включающий унифицированные формы документов разных УСД, используемые данным министерством (ведомством)
картотека изменений к УФД, используемых в данном министерстве (ведомстве)
Министерства (ведомства) разработчики УСД или назначенные ими организации вносят изменения в свой эталон соответствующего класса ОКУД и массивы унифицированных форм документов и обеспечивают в установленном порядке издание вновь утвержденных форм документов и доведение их до министерств-ведомств.
Министерство-ведомство, ответственное за разработку УСД, представляет рукопись форм в издающую организацию и осуществляют авторский надзор в процессе их издания. Формы документов, включаемые в альбом, и несброшюрованные комплекты форм должны печататься, как правило, с одних и тех же матриц.
Тираж альбомов форм. Используемых в качестве эталонных (контрольных экземпляров), определяется количеством, необходимым для обеспечения всех головных организаций по внедрению и ведению УСД в министерствах, а также необходимым резервом для удовлетворения последующих запросов этих и других заинтересованных организаций.
Руководители министерств издают приказ о внедрении УСД, в котором должны быть определены: головная организация по внедрению УСД, перечень АС, в которых проводится внедрение, сроки внедрения УСД.
Руководители предприятий (организаций), создающих и использующих автоматизированные системы обработки данных (АС), на основании приказа (постановления) министерства (ведомства) о внедрении УСД и прилагаемого к нему плана организационно-технических мероприятий издают свои приказы и планы мероприятий по внедрению УСД с учетом специфических особенностей функционирования конкретной организации.
Контроль над применением УСД в учреждениях и организациях: государственный надзор и отраслевой (ведомственный) контроль
Для проведения государственного надзора и отраслевого (ведомственного) контроля над внедрением УСД создаются специальные комиссии, в обязанности которых входит проверка наличия и хода выполнения приказа по внедрению УСД и плана организационно-технических мероприятий.
По результатам опытной проверки в УФД и инструкции вносятся окончательные изменения
Окончательная редакция УФД согласовывается с Госстандартом РФ и другими заинтересованными организациями. При положительных результатах согласования УФД утверждаются министерством (ведомством) -разработчиком УСД.
После утверждения общероссийские УФД представляются для государственной регистрации. Регистрация осуществляется с целью:
- обеспечения соответствия унифицированных форм документов требованиям государственных стандартов.
- исключения из обращения не унифицированных форм документов;
- обеспечения учета и систематизации используемых форм документов,
- контроля над составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления
- сокращения количества применяемых форм документов,
- рациональной организации контроля над применением унифицированных форм документов.
Комплект ОУФД представляется с необходимой сопроводительной информацией: сопроводительное письмо, копии документов об утверждении форм, инструкции по заполнению УФД. Обязательным требованием является наличие на каждой УФД предлагаемого для присвоения кода по ОКУД. Представление документации на гос. регистрацию осуществляется не позднее 15 дней с момента их утверждения. ВНИИКИ Госстандарта РФ обеспечивает в срок не более 15 дней проведение научно-технической экспертизы представленных материалов.
О результатах научно-технической экспертизы ВНИИКИ сообщает в организацию, при положительных результатах экспертизы ВНИИКИ присваивает и сообщает министерству – разработчику УСД коды по ОКУД принятой к применению УСД и форм документов, входящих в нее, вносит изменения в сводный эталон ОКУД, готовит тираж сборника изменений в адрес головных организаций по УСД и ОК ТЭСИ министерств – абонентов ВНИИКИ.
После государственной регистрации эти формы обязательны для применения во всех министерствах, в организациях независимо от их административной подчиненности, организационно-правовых форм и форм собственности.
В ходе обследования проводится сбор как самих документов, так и всей информации характеризующей эти документы
карточки документов, заполняемые на каждую форму документа и содержащие информацию о подсистемах и задачах в которых документ используется, о формате документа, периодичности его создания, авторе и адресате, а также о всех реквизитах и показателях документа с указанием занимаемой ими площади с координатами по конструкционное сетке
на все показатели входящие в анализируемые документы, составляются специальные карты описания показателей. При использовании для сбора информации компьютера могут пользоваться электронные формы этих карточек, что значительно сокращает в дальнейшем время на проведение анализа собранной информации.
заполняются таблицы взаимосвязи подсистем и задач АС и форм документов, составляются перечни показателей и форм документов
Вся информация служит базой для проектирования УФД, которое осуществляется на основе формуляра- образца с учетом требований ГОСТ6.10.5-87.
Унификация реквизитов и показателей разрабатывается на основе анализа карточек документов и карт описания показателей. В ходе анализа осуществляется сопоставление наименований реквизитов и показателей с наименованиями соответствующих позиций общероссийских классификаторов ТЭСИ.
Рассчитывается площадь, необходимая для размещения постоянной и переменной части каждого реквизита.
Формуляр-образец для общероссийских УФД утверждается министерством (ведомством) разработчиком УСД. На основе Ф-о разрабатываются проекты унифицированных форм документов и подготавливаются инструкции по их заполнению.
Проекты подготовленных вместе с инструкциями согласовываются с организациями обязательного согласования, ВНИИКИ и рассылаются на отзыв. Согласование должно соответствовать требованиям ГОСТ Р 1.2-92.
На основе полученных отзывов головная организация – разработчик подготавливает сводку отзывов, где по каждому замечанию дается обоснованное заключение об его .принятии или отклонении
По результатам согласования в формы вносятся изменения, они подготавливаются к проведению опытной проверки. Головная организация – разработчик подготавливает задание (или методику) проведения опытной проверки. Целью такой проверки является определение соответствия разработанных форм документов требованиям эффективного использования для решения задач в реальных условиях.
Для проведения опытной проверки головная организация подготавливает и согласовывает с Госстандартом РФ перечень организаций, в которых целесообразно провести опытную проверку. Затем УФД вместе с инструкциями по их заполнению рассылаются для прохождения опытной проверки. По окончании ее каждая организация, проводившая проверку, присылает головную организацию –разработчик на основе этих отчетов подготавливает сводный научно-технический отчет.
Состав ЕСКК ТЭСИ РФ
Состав:
