Подоплелова Надежда Николаевна, старший преподаватель кафедры документоведения, библиотековедения и библиографии учебно-методический комплекс

Вид материала

Учебно-методический комплекс

Содержание Организации обязательного согласования Госкомстат России Госстандарт России ГМЦ Госкомстата России Наглядно-презентационные материалы по курсу Информация и ее роль в управлении Раздел III. Унифицирован­ные системы документации ТЕМА 3.2.Разработка унифицирован­ны­х систем документации 1-я стадия 2-я стадия 4-я стадия Требования к составу основных реквизитов и их оформлению Удостоверение документов Иерархический метод классификации Фасетный метод классификации Порядковый и серийно-порядковый Последовательный метод кодирования Параллельный метод кодирования ТЕМА 5.2.Международные класси­фика­ции информации ТЕМА 5.3.Единая система классифи­ка­ции и кодирования ТЭСИ Принципы функционирования ... Полное содержание

Подобный материал:

• Подоплелова Надежда Николаевна, старший преподаватель кафедры документоведения, библиотековедения, 3284.26kb.
• Конькова Ольга Анатольевна, преподаватель кафедры документоведения, библиотековедения, 493.46kb.
• Павлова Анна Николаевна, старший преподаватель учебно-методический комплекс, 398.74kb.
• Бибик Светлана Ефимовна, старший преподаватель Мещанинова Ирина Николаевна, старший, 237.06kb.
• Шувара Надежда Николаевна ст преподаватель кафедры бухгалтерского учета и ахд ответственный, 281.6kb.
• Максименко Антон Сергеевич, преподаватель кафедры Экономики и управления на предприятиях, 1673.29kb.
• Пушкина Грицук Лариса Николаевна, преподаватель кафедры классической и современной, 1625.41kb.
• Учебно-методический комплекс удк составитель: Фирсов С. Н., старший преподаватель кафедры, 491.47kb.
• Баскаков Владимир Анатольевич, старший преподаватель кафедры Маркетинга и Рекламы учебно-методический, 1102.33kb.
• Парамонова Татьяна Николаевна д э. н., профессор Красюк Ирина Николаевна к э. н., доцент,, 1704.02kb.

Примечания:

1. Порядок расположения общероссийских классификаторов соответствует последовательности их государственной регистрации.

2. Ведение ОКПО и взаимосвязанных с ним общероссийских классификаторов, ОКДП и Классификатора ЕСКД осуществляется по отдельным положениям по их ведению.

О
Организации обязательного согласования

Территориальные

органы Гомстата России
рганизационная структура ведения общероссийских классификатор

Госкомстат России

Госстандарт России

Учреждения, ответственные за ведение общероссийских классификаторов

ГМЦ

Госкомстата России

ВНИИКИ

Госстандарта России

Головные организации

по ведению общероссийских

классификаторов,

их классов и (или)

группировок
ов
Наглядно-презентационные материалы по курсу

Раздел II.

Задачи и структура

информационного обеспечения управления

Тема:

Задачи информационного обеспечения.

Структура информационного обеспечения управления








Конспекты лекций

Раздел I. «Информационное обеспечение управления»:

назначение курса, источники и литература

Тема 1.1.Предмет, задачи и содержа­ние курса

Информация и ее роль в управлении

Информация (от лат. Informatio) означает первоначальные сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом. С середины 20-х годов ХХ века информация – это уже общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и машиной, автоматом и автоматом, обмен сигналами в животном и растительном мире, передачу признаков от клетке к клетке.

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях или процессах не зависимо от формы их представления. (Определение из ФЗ «Об ИИиЗИ» 1995 г.).

Существует 2 подхода к сущности информации:

1. Атрибутивный – информация рассматривается как неотъемлемое внутренне свойство всех материальных объектов
   
2. Функциональный – информации в неживой природе не существует, т.к. она образуется лишь в процессе деятельности.
   

Информация состоит из данных, которые приобретают характер информации когда их начинают обрабатывать и использовать в управлении. Информационный процесс – кругооборот информации в системе управления, движение информации от объекта к субъекту и наоборот.

Информация бывает (характеристики):

1. постоянная и переменная
   
2. первичная и производная
   
3. системная (=унифицированная) и несистемная
   
4. по форме отображения:
   

- визуальная

- аудио

- видео

- в электронном виде

5. входящая и исходящая
   
6. ретроспективная и оперативная.
   

В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все ор­ганы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движении. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и яв­ляются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению. Информация является основой управления. С ее помощью реализуют­ся связи между управляющей и управляемой подсистемами, между отдельными звеньями организаций. Информация, используемая для целей управле­ния, классифицируется по многим признакам, каждый из которых существенен для формирования информационных ресурсов. Информация на глобальном уровне выполняет множество задач в жизни общества, обеспечивая коммуникации между элементами обществен­ной системы, сохраняя и передавая знания, формируя память человечества. Необходимо выделить исключительную роль, которую информация играет в организациях, поскольку с ее помощью происходит эффективное взаимодей­ствие между уровнями иерархии управления, его субъектами и объектами. (Из диссертации Ларина М.В.).


Тема 1.2.Источники и литература по курсу


Законодательная и нормативная база ИОУ

1. Гражданский кодекс Российской Федерации, 1994, N 32, ст. 3301.
   
2. Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации», от 22.02.1995
   
3. Федеральный закон РФ «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002
   
4. Федеральный закон РФ «Об участии в международном информационном обмене» от 04.07.1996
   
5. Федеральный закон РФ «О техническом регулировании» от 27.12.2002
   
6. Постановление Правительства РФ "О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации" № 1212 от 1 ноября 1999 г.
   
7. Положение о разработке, принятии, введении в действие, ведение и применение ОК, утверждено Постановлением Правительства РФ от 10.11.2003 № 677
   
8. ГОСТ 6.01.1-87 Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации. Основные положения.
   
9. ГОСТ Р 1.2-92 Государственная система стандартизации (ГСС) РФ. Порядок разработки государственных стандартов
   
10. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. УСОРД. Требования к оформлению документов
    
11. ПР 50-0.19-2003. Правила по стандартизации. Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации Российской Федерации. – М., 1995.
    
12. ПР 50-0.20-2003. Правила по стандартизации. Порядок разработки общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации. – М., 1995.
    
13. Унифицированные системы документации
    
14. ОК ТЭСИ
    

Раздел II. Задачи и струк­тура

информационного обеспечения управления

Тема 2.1.Задачи информационного обеспечения

Большинство организаций представляют собой открытые системы, каждая имеет внешнюю и внутреннюю среду. Под внутренней средой понимаются элементы системы: люди, технологии, цели, задачи, структура, т.е. то, чем управляют с помощью менеджмента. Внешняя среда – то, чем нельзя управлять. В основе взаимодействия сред лежит обмен информацией, тогда внешняя среда = внешняя информационная среда. Она делится на:

1. Среду прямого информационного воздействия. Факторы влияния среды прямого воздействия: поставщики, законы и органы государственной власти, потребители, конкуренты.
   
2. Среду косвенного информационного воздействия. Ее факторы влияния: технологии, состояние экономики, социокультуры, политическое состояние, международное окружение, региональные и национальные факторы, экологические факторы.
   

Информационная среда организации – то, на основе чего, создается информационная инфраструктура организации. Информационная среда представляет собой совокупность источников информации, оказывающих воздействие на систему в целом. Информационная инфраструктура организации – это система жизнеобеспечения организации, она обеспечивает все элементы системы соответствующей информацией. (Элемент системы – пользователь). Центральную роль в этой инфраструктуре играет документированная информация. Еще две составляющие – информационная технология и информационный персонал.

То же самое другими словами: Внешние и внутренние источники информации, которые оказывают влияние на организацию, образуют ее информационную среду. На ее основе в процессе деятельности организации возникает информационная инфраструктура как специальная система жизнеобеспечения, предлагающая пользователям соответствующую информацию. Центральную роль в этой инфраструктуре играет документированная информация. Другими ее элементами являются информационная технология и информационный персонал

ИО рабочего места любого работника складывается из:

• личного информационного массива работника;
  
• информации, получаемой от источников внутри рабочей группы;
  
• информации, получаемой из других структурных подразделений или функциональных зон;
  
• информации, получаемой.из других организаций;
  
• информации, получаемой из информационных систем (внутренняя и внешняя сети);
  
• неформальной информации, полученной любым путем из любого источника.
  

Таким образом, информационная инфраструктура организации представляет собой сложную систему, сочетающую структурированную и неструктурированную информацию, информационные процессы, протекающие во взаимодействии с внешней средой организации и охватывающие информационные потоки, призванные объединить все уровни управления, включая отдельные рабочие места в эффективно действующий механизм достижения целей организации. Центральное место в информационной структуре занимает человек и особенно руководитель.

Отношение к информации как ресурсу означает, что по аналогии с другими ресурсами (финансы, оборудование, материалы, технологии, персонал) должен быть создан механизм управления информационными ресурсами, сформированы соответствующие структуры, выработаны новые техно­логии. Одной из важных характеристик информационного ресурса являются его качество, степень полноты для удовлетворения совокупных информаци­онных потребностей организации. Информация, информационные процессы и информацион­ные системы интегрируются в информационную инфраструктуру организа­ции, которая обеспечивает достижение управленческих целей на базе созда­ваемых информационных ресурсов.

Раздел III. Унифицирован­ные системы документации

Тема 3.1.Задачи, принципы и ме­тоды унификации доку­ментов

Унификация в широком смыс­ле слова представляет собой "приведение элементов заданного множества к единообразию по установленным признакам или сокращение числа элементов за­данного множества".Под унифи­кацией документов понимается выбор рациональных структур построения систем документации, приведение к единообразию на основе установления рациональ­ного количества их форм и типи­зации построения.

Основная цель унификации документов заключается в созда­нии стабильных комплексов доку­ментов, содержащих необходимую и достаточную информацию для эффективного решения задач уп­равления как в традиционных ус­ловиях, так и в условиях исполь­зования новых информационных технологий, при минимальных зат­ратах средств на сбор, обработку, передачу и хранение данных.

В качестве объекта унифика­ции могут быть документы на лю­бых видах носителей. Унификация может быть как самостоятельным направлением совершенствова­ния документов, так и составлять одну из стадий технологического процесса стандартизации. И в этом случае стандартизация яв­ляется нормативным закреплени­ем результатов унификации.

Нормативной базой для про­ведения унификации документов являются:

- Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);

- межгосударственные и го­сударственные стандарты РФ на унифицированные системы доку­ментации (УСД);

- Типовые методические ука­зания по проведению отраслевой /ведомственной/, республиканс­кой унификации документов, ис­пользуемых в автоматизирован­ных системах управления;

- Основные положения Еди­ной системы классификации и кодирования технико-экономи­ческой и социальной информа­ции и унифицированных систем документации в РФ;

- другие руководящие доку­менты Госстандарта РФ;

- общероссийские классифи­каторы технико-экономической и социальной информации. Боль­шое значение для проведения унификации документов имеют также ГОСТы, входящие в Госу­дарственную систему стандарти­зации РФ.

Проведение унификации опи­рается на реализацию следую­щих принципов:

1. унификация от общего к частному, заключающаяся в по­строении формуляра-образца документов, а на его основе раз­работке конкретных форм доку­ментов;
   
2. единообразие построе­ния форм документов и правил по­строения и оформления, обеспе­чиваемое путем максимальной ти­пизации и трафаретизации тек­стов, выработки единых требова­ний к документации различных уровней управления, унификации расположения данных по полю документа;
   
3. комплексность унифика­ции. При ее проведении должны предусматриваться все требова­ния к документу на всех стадиях его создания, исполнения, обра­ботки и хранения;
   
4. информативность, т.е. включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач или их комплексов с заданной точностью, а также для придания документам юридической силы;
   
5. группировка реквизитов в документах в соответствии с пос­ледовательностью их заполнения,
   
6. обоснованное определение минимально допустимых площадей для размещения реквизитов;
   
7. стабильность требований к документам, исходя из исполь­зования форм документов в тече­ние достаточно длительного пери­ода времени;
   
8. экономичность за счет обоснованного включения доку­ментов в систему документации и широкого применения бланков;
   
9. сопряжение с действую­щими системами классификации и кодирования технико-экономи­ческой и социальной информации.
   

При проведении унификации применяются методы содержательной и формальной унификации. Содержательная связана с анализом содержания конкретных форм документов и их систем. Она осуществляется на основе классификации документов по различным признакам. К методам содержательной унификации относятся:

• установление ограничительных номенклатур действующих форм;
  
• создание типовых форм;
  
• построение единой модели документов для групп однородных задач (построение формуляра-образца);
  
• унификация и стандартизация информационных элементов и используемых показателей.
  

В масштабе РФ такой ограничительной номенклатурой является ОКУД, представляющий собой систематизированный перечень унифицированных форм управленческих документов, разрешенных к применению во всех учреждениях и организациях РФ. В масштабе отрасли или конкретного предприятия или учреждения такими ограничительными номенклатурами являются отраслевые (ведомственные) классификаторы управленческих документов, аналогичные классификаторы документов предприятий или табели документов. Они представляют собой классификационные схемы разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации задач и функций, стоящих перед организациями-разработчиками Табелей, с указанием статуса, пользователей, технологии подготовки и прохождения. Для разработки такого табеля создается классификатор функций, выполняемых всеми подразделениями организации.

Методами формальной уни­фикации документов являются:

• унификация структуры докумен­тов;
  
• создание общих синтаксичес­ких правил построения докумен­тов;
  
• унификация методов контро­ля информации в документах;
  
• унификация типов носителей и форматов документов
  

Структура унифицированного документа

Основными носителями информации при автоматизированной обработке являются унифицированные документы, то есть носители информации утвержденной формы, имеющие юридическую силу.

Развитие системы автоматизированной обработки экономической информации, предусматривающей обмен информацией, потребовало унификации и стандартизации всей документации. По ряду документов разработаны единые унифицированные и стандартизированные формы бланков. Унификация выдвинула следующие требования к документам:

• стандартная форма построения,
  
• приспособление к автоматизированной обработке,
  
• минимизация показателей,
  
• исключение дублирования,
  
• включение всех необходимых для целей управления показателей
  

Структура унифицированного документа представлена ниже в виде таблицы:

Заголовочная часть	Наименование учитываемого объекта (предприятия, организации, работающего)			Характеристика документа (индекс, код по ОКУД)
	Наименование документа
	Зона для проставления кодов постоянных для документа реквизитов-признаков
Содержательная часть		Заголовок графы таблицы			Заголовок графы таблицы
	Название количественно-суммового основания документа	Значение			Значение
	Название количественно-суммового основания документа	Значение			Значение
	Примечание
Оформляющая часть	Дата заполнения документа		Подпись юридически ответственных лиц, за правильность составления документа

ТЕМА 3.2.Разработка унифицирован­ны­х систем документации

УСД состоят из совокупности взаимосвязанных унифицированных форм документов (УФД), обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах экономической деятельности; средств их ведения; нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению.

Для общероссийской унифицированной формы документов установлены следующие стадии разработки:

1-я стадия - организация разработки общероссийской унифицированной формы документов.

Начинается с проведения головной организацией по разработке УСД предварительного исследования вопроса. В ходе этого исследования изучаются законодательные и нормативные документы, устанавливающие определенные нормы, которые должны найти отражение в формах унифицированных документов разрабатываемой УСД. Кроме законодательных и нормативных документов изучаются:

- отраслевые (ведомственные) номенклатуры и перечни;

- руководящие документы;

- формы документов, используемых в традиционных условиях для решения задач, для которых предназначены разрабатываемые УФД.

Кроме того, определяется комплекс подсистем и задач, для которых предназначены разрабатываемые формы документов.

Результаты исследования служат базой для подготовки технического задания на разработку УСД. Содержание технического задания должно соответствовать ГОСТ Р 1.2-92 и включать следующие разделы: основание для разработки УСД; срок разработки; цели и задачи разработки УСД; характеристика объекта классификации; структура УСД и перечень основных требований, предъявляемых к ней; взаимосвязь с другими системами документации и нормативно-техническими документами; источники информации для разработки УФД; этапы работ и сроки их выполнения; дополнительные указания.

На этой же стадии головная организация подготавливает и представляет во Всероссийский научно-исследовательский институт классификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству (ВНИИКИ) для согласования перечень организаций обязательного согласования и перечень организаций, которым будут направлены на отзыв проекты УФД.

Техническое задание подписывается головной организацией по разработке УСД, организациями-соисполнителями и согласовывается с организациями обязательного согласования и ВНИИКИ. Затем данный документ утверждается министерством (ведомством), ответственным за разработку УСД, и после этого рассылается организациям обязательного согласования, ВНИИКИ, соисполнителям.

2-я стадия - разработка первой редакции проекта общероссийской унифицированной формы документов;

3-я стадия - разработка окончательной редакции проекта общероссийской унифицированной формы документов;

4-я стадия - утверждение и регистрация общероссийской унифицированной формы документов;

5-я стадия - тиражирование бланков форм документов.


Раздел IV. Документы, изго­товляемые средствами вы­чис­лительной техники

Тема 4.2. Требования, предъявляемые к документам,

изготовляе­мым средствами ВТ

Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации", определяет понятие "документ" - "документированная информация", как зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Требования к составу основных реквизитов и их оформлению. Требования к минимальному составу информационных элементов доку­ментов - реквизитов определяются двумя государственными стандартами на управленческую документацию: ГОСТ 6.10.4-84 "Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на ма­шинном носителе и машинограмме. создаваемым средствами вычисли­тельной техники. Основные положения" и ГОСТ 6.10.5-87 "Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца".

Оба норматива устанавливают состав реквизитов, придающих доку­ментной записи юридическую силу документа и поэтому называемых обя­зательными. Состав и форма их записи почти идентичны в обоих стандар­тах:

- наименование организации-создателя документа (которое допускается записывать на машиночитаемых документах только в сокращенной форме) и его код;

• наименование документа (формы) и его код;
  
• дата документа;
  

- подпись (код) лица, ответственного за правильность изготовления до­кумента, или код (подпись) лица, утвердившего документ;

- местонахождение организации - создателя документа или ее почтовый адрес, включаемый то в состав обязательных (по ГОСТ 6.10.4 - 84), то в состав дополнительных (по ГОСТ 6.10.5 - 87) реквизитов.

Код организации и код формы документа указывают на юриди­ческое признание права на существование не только данного документа, но и организации, его создавшей. Должны указывается в соответствии с классификаторами или табелем арабскими цифрами на верхнем поле до­кументов.

Индекс придает документу юридическую силу, подтверждая факт составления и отправки документа, и предназначен для учета, контроля за своевременным исполнением и организации системы поиска поступаю­щих или создаваемых в организации документов.

Индекс документа должен состоять из порядкового номера, который при необходимости дополняется буквенными обозначениями, индексом по номенклатуре дел или другому классификатору - названий документов, во­просов деятельности, корреспондентов, исполнителей и др. Составные части индексов отделяются косой чертой, например: 148/12-15, где 148 - порядковый номер корреспонденции, 12-15 - индекс дела, где хранится документ. Безусловно, цифровой индекс может быть дополнен буквенным, состав букв и их смысловое значение при этом определяется руководством фирмы, и должено доводиться до сведения сотрудников.

Все остальное отнесено к дополнительным реквизитам и использу­ется в соответствии со спецификой создания, использования и передачи конкретных документов.

Удостоверение документов. Важнейшей частью придания докумен­там юридической силы является выбор формы их удостоверения. Удосто­верение - это выражение ответственности за содержание и законность каждого конкретного документа. Основными способами удостоверения документа являются подписание, утверждение. заверение и проставление печати:

подпись является реквизитом, удостоверяющим документ, подтвер­ждающим ответственность подписавшего за все в нем изложенное. Под­пись придает документу юридическую силу. Документ подписывается должностными лицами в соответствии с их компетенцией, установленной действующим законодательством, приказом о распределении обязанно­стей или иными правовыми актами. В большинстве документов подписывается, как правило, только первый экземпляр. В состав подписи входит; обозначение должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на доку­ментах, оформленных на бланках), собственно личная подпись ( до сего времени не имеющая русского термина для своего обозначения) и ее расшифровка.

Две подписи проставляются на документах, принятых коллегиаль­ными органами. Две или более подписей проставляют на документах, если ответственность за их содержание несут несколько должностных лиц. На­пример, финансовые документы; документы проверок (ревизий), до­кументы, составленные несколькими организациями, и т.д.

Если документы должны подписывать несколько лиц равных долж­ностей, то их подписи располагают на одном уровне. В документах, со­ставленных комиссией, указывают не должности лиц, составивших доку­мент, а распределение обязанностей в составе комиссии;

утверждение - способ удостоверения документа после его подписа­ния, санкционирующий распространение действия документа на опреде­ленный круг организаций, должностных лиц и граждан. Документ, подле­жащий утверждению, приобретают юридическую силу только с момента его утверждения. Документы утверждаются соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение во­просов, изложенных в этих документах. Каждая организация с учетом своей специфики должна разрабатывать индивидуальный перечень докумен­тов, подлежащих утверждению.

Утверждение документа производится посредством грифа или изда­ния соответствующего распорядительного документа. Оба способа утвер­ждения имеют одинаковую юридическую силу.

На документах, требующих дополнительного удостоверения подлин­ности, ставится оттиск печати. В государственных организациях приме­няют гербовую печать и печать организации. В негосударственных органи­зациях - печать организации. Каждая организация на основании дейст­вующего законодательства и других нормативных документов разрабаты­вает перечень документов, на которые ставится печать.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захваты­вал часть наименования должности лица, подписывающего документ, или его подписи и позволял прочитать их и надписи на оттиске печати.

Организации выдают по заявлениям граждан, запросам других орга­низаций, при доведении до большого числа адресатов копии документов, исходящих от этих организации, а также копии имеющихся у них доку­ментов других организации, если по месту создания получить их затрудни­тельно или невозможно. Организации обязаны также заверять верность копий документов, необходимых для представления в эти организации, если законодательством не предусмотрено представление копий таких до­кументов, засвидетельствованных только и нотариальном порядке, например дипломы, свидетельства о рождении и т.п.

Копия документа должна быть заверена подписью руководителя ор­ганизации или уполномоченного на это должностного лица. При выдаче копии за пределы организации на ней также проставляется печать и дела­ется отметка о местонахождении подлинника документа (номер дела и номера листов).

Порядок изготовления и хранения печатей регулируется законодательс­твом Российской Федерации, а также специальными инструкциями министерств внутренних дел Российской Федерации и автономий.


Раздел V. Классификаторы

технико-экономической и со­циальной информации

ТЕМА 5.1.Методы классификации и ко­дирования ТЭСИ

ГОСТ 6.011-87 дал следующее определение понятию «классификация». Классификация – это разделение множества объектов на подмножества по их сходству или различию в соответствии с принятыми методами. Классификация фиксирует закономерные связи между объектами с целью определения места объекта в системе, которая указывает на его свойства. С этой точки зрения, классификация является важнейшим средством создания системы хранения и поиска информации. Классификация носит всеобщий характер вследствие той роли, которую она может играть как инструмент научного познания, прогнозирования и управления. Подлинно научная классификация отражает систему знаков, присущих отражаемым в ней объектам реальной действительности. Такая классификация содействует развитию науки. Являясь важнейшим инструментом научного и одновременно выполняя функцию объективного отражения и фиксации результатов этого познания, классификация находит широкое практическое применение во всех областях человеческой деятельности.

Названные возможности классификации обусловили ее использование и в такой сфере как управление. Поскольку с момента зарождения аппарата управления и до настоящего времени функционирование этого аппарата невозможно без четко налаженной работы с документами, классификация документов и разработка специальных схем классификации документов является очень важной проблемой.

Создание в России единого информационного пространства и объединение его с европейским и мировым информационным пространством давно уже стало одной из важнейших задач, от решения которых во многом зависит дальнейшее развитие страны. Решение же этой задачи возможно только при условии гармонизации российских и зарубежных информационных систем и обеспечении информационной совместимости всех взаимодействующих информационных систем. Под информационной совместимостью понимается взаимное соответствие различных частей на стыках, позволяющее объединять их друг с другом, что обеспечивает функционирование системы как единого целого. Достижении информационной совместимости обеспечивается унификацией и стандартизацией средств информационной техники, носителей информации, языка формализованного описания данных, структуры информационных систем и технологических процессов в них. И для осуществления всех этих задач необходима классификация информации, которая осуществляется при помощи методов классификации.

Иерархический метод классификации

ГОСТ 6.011-87 дал следующее определение понятию «классификация». Классификация – это разделение множества объектов на подмножества по их сходству или различию в соответствии с принятыми методами.

При использовании иерархического метода происходит последовательное разделение множества объектов на подчиненные классификационные группировки. Получаемая на основе этого метода классификационная схема имеет иерархическую структуру. В ней первоначальная информация классифицируемых объектов детализируется на каждой ступени классификации. Классификаторы, построенные на основе иерархического метода классификации, имеют неограниченную емкость, которая зависит от глубины классификации (число ступеней деления) и основания кода (число знаков в алфавите кода). Выбор необходимой глубины классификации и соответственно структуры кода зависит от характера объектов классификации и характера задач, для решения которых и предназначен данный классификатор.

Серьезным недостатком иерархического метода является жесткость классификационной схемы. Она обусловлена заранее установленным выбором признаков классификации и их использованием по ступеням классификации. Это ведет к тому, что при изменении состава объектов классификации, их характеристик или решаемых с помощью классификатора задач, требуется коренная перестройка всей классификационной схемы.

При разработке классификаторов следует учитывать, что иерархический метод предпочтителен для объектов с относительно стабильными соподчиненными признаками и для решения стабильного комплекса задач.

К классификаторам, построенным на основе иерархического метода, предъявляются определенные требования, соблюдение которых повышает качество классификатора и удобство его использования. Первым таким требованием является непересекаемость классификационных группировок, расположенных на первой ступени классификации. Это означает, что классификационные группировки, расположенные на первом уровне классификации, не должны включать аналогичных понятий.

2-е общее правило: на каждой ступени классификации для разделения вышестоящей группировки должны использовать только один признак.

3-е правило: логичность и последовательность деления группировок на нижестоящие ступени и полнота этого деления. В соответствии с этим на верхних ступенях классификации должны использоваться признаки, к которым в дальнейшем будет обращаться наибольшее число запросов. Полнота деления означает, что сумма подмножеств всегда должна давать делимое множество объектов и не должна оставаться какая-то часть объектов, не вошедших в состав классификационных группировок. Таким образом, достоинства иерархического метода обеспечили ему широкое использование в различных классификационных схемах.


Фасетный метод классификации

В современных классификаторах ТЭСИ широко используется и второй метод классификации – фасетный. Под ним понимается параллельное разделение множества объектов на независимые классификационные группировки. Т.е. заранее жесткой классификационной схемы не создается. Разрабатывается лишь система таблиц по признакам объектов классификации, называемых фасетами. При необходимости создания классификационной группировки для решения конкретной задачи осуществляется выборка необходимых признаков из фасета и их объединение в определенной последовательности. Такой принцип построения классификационных группировок делает классификатор очень гибким, хорошо приспособленным для использования в условиях большой динамичности характера решаемых задач. При изменении характера задач или характеристик объектов разрабатываются новые фасеты или дополнительными новыми признаками (значениями признаков) уп. существующие без коренной перестройки структуры всего классификатора.

При разработке классификатора на основе фасетного метода также должны соблюдаться определенные правила, несоблюдение которых затрудняет использование классификатора. В соответствии с этим правилом состав признаков одного фасета не должен повторяться в других фасетах этого же классификатора. Второе правило: включение в состав классификатора только таких фасетов и признаков на них, которые необходимы для решения конкретной задачи.


Порядковый и серийно-порядковый

методы кодирования

Кодирование представляет собой процесс перевода информации из одной системы знаков в другую, т.е. перевод записи на естественном языке в запись с помощь. Кодов

Порядковый метод кодирования – это такой метод, при котором кодами служат числа натурального ряда. В этом случае каждый из объектов классификационного множества кодируется с помощью текущего номера.

Данный метод кодирования обеспечивает довольно большую долговечность классификатора при незначительной избыточности кода. Таким образом, этот метод обладает наибольшей простотой, использует наиболее короткие коды и лучше обеспечивает однозначность определения каждого объекта классификации. Кроме того, он обеспечивает наиболее простое присвоение кодов новым объектам, появляющимся в процессе ведения классификатора (каждому новому объекту присваивается следующий по порядку номер).

Недостатки:

1) отсутствие в коде какой-либо конкретной информации о свойствах объекта;

2) сложность машинной обработки информации при получении итогов по группе объектов классификации с одинаковыми признаками;

3) не обеспечивает возможности размещения вновь появившихся объектов классификации в необходимом месте классификатора, т.к. резервные коды располагаются в конце ряда.

Т.е. метод не часто применяется отдельно при создании классификатора ТЭСИ. Чаще всего применяется в сочетании с другими методами кодирования. (Пример – классификатор валют).

Серийно-порядковый метод кодирования (например, ОКПДТР, классификатор специальностей по образованию)

- это метод, при котором кодами служат числа натурального ряда с закреплением отдельных серий этих чисел за объектами классификации с одинаковыми признаками. В каждой серии кроме кодов имеющихся объектов классификации, как и при порядковом методе кодирования, предусматривается определенное количество кодов для резерва. Резерв кодов располагается в середине или в конце серии, и это является большим преимуществом данного метода по сравнению с порядковым методом кодирования. Этот метод целесообразно применять для объектов, имеющих два соподчиненных признака.

Метод обладает всеми преимуществами и недостатками порядкового метода кодирования. Несмотря на наличие в кодах построенных по этому методу кодирования определенных элементов классификации, они чаще всего используются для идентификации объектов в сочетании с классификационными методами кодирования.

Последовательный метод кодирования

Сложные классификационные методы кодирования предполагают предварительное разделение множества объектов на классификационные группировки в соответствии с выбранными признаками классификации. Классификационные методы бывают двух видов – последовательный и параллельный.

Последовательный метод кодирования – метод, при котором код классификационной группировки или объекта классификации образуется с использованием кодов последовательно расположенных соподчиненных группировок, полученных при иерархическом методе классификации. В этом случае код нижестоящей группировки образуется путем добавления соответствующего количества разрядов коду вышестоящей группировки. Этот метод используется при иерархическом методе классификации.

Достоинства:

- логичность построения кода;

- большая емкость;

- возможность получения итогов по высшим разрядам кода.

Недостатки:

- обладает всеми недостатками, присущими иерархическому методу классификации;

- ограниченные возможности идентификации объектов;

- использование этого метода связано с определенными трудностями: в результате зависимости значений последующих разрядов кодов от предыдущих применять этот код по частям нельзя, группировать объекты по различным сочетания имеющихся признаков также сложно и практически невозможно вносить новые признаки и производить изменения в коде без коренной перестрой классификатора.

Применять последовательный метод кодирования целесообразно в тех случаях, когда набор признаков классификации и их последовательность стабильна в течение длительного времени.

Параллельный метод кодирования

Относится к классификационным метод код-я, как и последовательный. Параллельный метод кодирования – это метод, при котором код классификационной группировки или объекта классификации образуется с использование кодов независимых группировок, полученных при фасетном методе классификации. При этом методе кодирование признаки объекта кодируются независимо друг от друга. Для этого метода возможны два варианта записи кодов объектов:

1) каждый фасет или признак внутри фасета имеют свои коды, которые включаются в состав кода объекта. Такой способ записи удобно применять тогда, когда объекты характеризуются неодинаковым набором признаков и различным их числом. При формировании кода какого-либо объекта берутся только необходимые признаки.

2) для определенных групп объектов выделяется фиксированный набор признаков и устанавливается стабильный порядок их следования, т.е. устанавливается фасетная формула. В этом случае не надо каждый раз указывать значения какого признака приведено в определенных разряда кода объекта.

Достоинства:

- гибкость структуры кода, обусловленная блочностью его построения. Этот метод позволяет использовать при решении конкретных технико-экономических и социальных задач коды только тех признаков объектов, которые необходимы, что дает возможность работать в каждом отдельном случае с кодами небольшой длины. При этом методе кодирования можно осуществлять группировку объектов по любому сочетанию признаков;

- хорошо приспособлен для машинной обработки информации. По конкретной кодовой комбинации легко указать набором каких характеристик описывается рассматриваемый объект. При этом из небольшого числа признаков можно образовать большое число кодовых комбинаций. Набор признаков при необходимости может легко пополняться присоединением кода нового признака. Это свойство особенно важно при решении технико-экономических задач, состав которых меняется со временем. Этот метод целесообразно использовать для кодирования однородных объектов, т.к. в противном случае реальной становится лишь незначительная часть сочетаний признаков, и емкость классификатора будет использоваться неполностью. И это является недостатком данного метода кодирования.

Классификационные методы кодирования характеризуются тем, что даже при глубокой классификации объектов код несет информацию по классификационной группировке, но не всегда идентифицирует конкретный объект, а в отличие от них регистрационные методы, хорошо выполняя функцию идентификации объектов, не несут информацию об их свойствах. Поэтому и идентификационные, и классификационные методы чаще всего применяются в классификаторах в сочетании друг с другом.


ТЕМА 5.2.Международные класси­фика­ции информации

Значение международных и

государственных стандартов

для проектирования систем ИОУ

Обмен опытом и координация давно стали необходимостью во всех отраслях экономики, и разработка и внедрение стандартов – один из старейших, но по-прежнему эффективных механизмов, обеспечивающих согласованность действий и широкое распространение наилучших методов работы. Как государственные, так и международные стандарты носят обычно рекомендательный характер, но если стандарт становится общепринятым в какой-либо отрасли, он становится обязательным де-факто. Так произошло со стандартами ИСО 9000 по управлению качеством, и со стандартом требований к системам электронного документооборота DoD 5015.2.

Среди требований ISO9000 большое место уделяется правильной организации делопроизводства и документооборота: созданию и поддержанию многочисленных внутренних нормативных документов, тщательному документированию всех производственных и деловых процессов. Чтобы пройти сертификации, компания должна иметь достойное управление документацией. Широкое внедрение ISO9000 стало одним из главных факторов, стимулирующим инвестиции в развитие делопроизводства, повышение статуса службы ДОУ и ее сотрудников во внутренней иерархией компании.


ТЕМА 5.3.Единая система классифи­ка­ции и кодирования ТЭСИ

Структура и задачи ЕСКК

ЕСКК ТЭСИ РФ состоит из совокупности общероссийских классификаторов ТЭСИ, средств их ведения и нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению.

Объектами классификации и кодирования в ЕСКК ТЭСИ РФ являются технико-экономические и социальные объекты и их свойства, используемые в различных областях хозяйственной деятельности.

Задачи:

1. классификация и кодирование ТЭСИ;
   
2. упорядочение и унификация технико-экономических и социальных показателей;
   
3. обеспечение однозначности и сопоставимости данных, используемых при описании объектов;
   
4. создание условий для автоматизации процессов обработки информации, включая создание автоматизированных банков данных;
   
5. создание распределенного автоматизированного банка ОК;
   
6. обеспечение методического и организационного единства в области разработки, применения и ведения ОК и общероссийских форм документов;
   
7. создание комплекса взаимоувязанных ОК и общероссийских форм документов и обеспечение их ведения;
   
8. использование в отечественной практике международного и национального зарубежного опыта по классификации и кодированию информации;
   
9. гармонизация ОК с международными классификаторами и стандартами по классификации и кодированию объектов с учетом отечественной практики;
   
10. развитие практики прямого применения международных классификаторов, стандартов по классификации и кодированию объектов ТЭСИ;
    
11. упорядочение и минимизация информационных документопотоков.
    

Принципы функционирования:

- учет социально - экономических изменений в стране;

- открытость и общедоступность ЕСКК для пользователей в той части, которая не содержит сведений, составляющих государственную тайну;

- автоматизация процесса обработки технико-экономической и социальной информации;

- обеспечение методического и организационного единства ЕСКК;

- комплексность ЕСКК, предусматривающая наиболее полный охват технико-экономической и социальной информации, используемой при межотраслевом обмене;

- постоянная актуализация технико-экономической и социальной информации;

- обязательность применения ЕСКК при формировании государственных информационных систем и ресурсов;

- совместимость ЕСКК, государственных информационных систем и ресурсов и их взаимодействие в едином информационном пространстве Российской Федерации на основе использования ЕСКК;

- гармонизация ЕСКК с международными и региональными классификаторами и стандартами.


ТЕМА 5.4.Организация разработки классификаторов ТЭСИ

Категории классификаторов ТЭСИ и их статус

Классификатор ТЭСИ является нормативным документом, который представляет собой систематизированный свод наименований и кодов классификационных группировок и/или объектов классификации.

Уровни классификаторов/категории:

• международные;
  
• межгосударственные (внутри СНГ)
  
• общероссийские;
  
• отраслевые/вида экономической деятельности
  
• предприятия
  

Сейчас в РФ действующими является 31 классификатор, из них 10 выровнены на международный уровень (ОКСМ, ОКВД). Межгосударственный - ОК стандартов.

Общероссийский классификатор – это классификатор, принятый Госстандартом РФ и обязательный для применения в определенных сферах деятельности, установленных разработчиком по согласованию с министерствами и ведомствами.

ОК разрабатывается в тех случаях, когда они:

1. обеспечивают сопоставимость данных в различных областях и уровнях хозяйственной деятельности;
   
2. когда эти классификаторы обеспечивают гармонизацию с международными классификаторами;
   
3. когда они информационно связаны с действующими ОК;
   
4. когда он используется в общероссийских УФД.
   

ОК ТЭСИ относится к нормативным документам и по своему статусу соответствует ГОСТу. Порядок разработки ОК должен соответствовать правилам ПР 50.020-2003 «Порядок разработки ОК ТЭСИ».

Отраслевой классификатор – это классификатор, принятый министерством/ведомством и обязательный для применения всеми предприятиями данного министерства/ведомства, государственными корпорациями и объединениями, на которые возложены функции осуществления научно-технической политики в отрасли. Отраслевые классификаторы разрабатываются в тех случаях, когда они:

1. Включают информацию, которая создается в УФД (отраслевых) и отсутствует в ОК;
   
2. Представляют собой выборки из ОК, в которых допускается перекодирование объектов классификации, дополнение отсутствующими в них объектами и признаками классификации.
   

Статус этой категории классификаторов соответствует отраслевым стандартам.

Классификатор предприятия - это классификатор, принятый предприятием или объединением предприятий и применяемый эти хозяйственными субъектами. Классификатор предприятия разрабатывается в тех случаях, когда:

1. они включают информацию, которая создается в УФД предприятия и отсутствует в ОК и отраслевых классификаторах.
   
2. КП может быть выборками из ОК или отраслевого классификатора, допускаются перекодирование объектов классификации, дополнение отсутствующих в них объектами и признаками.
   

Статус КП соответствует стандартам предприятия. Порядок разработки, принятия, учета, ведения, опубликования и применения отраслевого классификатора и классификатора предприятия устанавливается соответственно министерством/ведомством или предприятием.

Структура классификаторов ТЭСИ

Создание интегрированных систем обработки информации, реализованных на основании автоматизированных банков данных, предъявляет определенные требования к построению классификатора. В соответствии с этими требованиями структура классификатора, как правило, должна иметь блок кодов (блок идентификации) и блок дополнительных признаков объектов на естественном языке.

Блочное построение классификаторов удобно для использования их в АС при организации автоматизированных баз или банков данных. Так как структура массивов информации в банке данных тоже имеет блочный характер. При блочном построении классификаторов может войти в банк данных и по наименованиям объектов на естественном языке и по идентификационным кодам и по набору кодов признаков объектов. Блочное построение классификаторов удобно и при ведении классификаторов, т.к. наличие набора кодов признаков объекта позволяет решать поисковые задачи, возникающие в процессе ведения классификатора. Кроме того, в структуре классификаторов могут выделяться и другие виды блоков, а также разделы.

Выбор структуры построения классификаторов определяются характером объектов классификации и типом задач, для решения которых предназначен классификатор.

Стадии разработки классификаторов ТЭСИ

Разработка любого ОК ТЭСИ, в том числе ОКУД в соответствии с Правилами по стандартизации 1994г., включает выполнение 5 стадий:

- организация разработки ОК;

- разработка первой редакции проекта ОК;

- разработки окончательной редакции и проекта ОК и представление его для принятия;

- принятие и государственная регистрация ОК;

- издание ОК.

Вносить изменения в технологический процесс разработки ОК можно только с согласия ФГУП Стандартинформ, Технология разработки ОК других категорий, т.е. отраслевых или классификаторов предприятий может включать выполнение меньшего количества стадий за счет совмещения и упрощения отдельных видов работ.


РАздел VI.

Обеспечение достоверности и защиты информации в ИОУ


Тема 6.1. Понятие достоверности информации

Достоверность информации определяется ее свойством отражать реально существующие объекты с необходимой точностью. Измеряется достоверность информации доверительной вероятностью необходимой точности, то есть вероятностью того, что отображаемое информацией значение параметра отличается от истинного в пределах необходимой точности.

Литература:

Информатика: Учебник, под ред.Макаровой.

Идентификация и установление подлинности информации на средствах ее отображения и печати

В вычислительных системах, с централизованной обработкой информации и относительно невысокими требованиями к ее подлинности на технических средствах отображения и печати, достоверность и сохранность информации гарантируется наличием системы защиты данной вычислительной системы.

Однако с усложнением вычислительных систем вероятность возникновения несанкционированного доступа к информации и ее модификации существенно увеличивается. Поэтому в более ответственных случаях отдельные сообщения или блоки информации подвергаются специальной защите, которая заключается в создании средств повышения достоверности информации и криптографического преобразования. Установление подлинности полученной информации, включая отображение на табло и терминале, заключается в контроле положительных результатов дешифрования полученной информации до отображения ее на экране. Подлинность информации на средствах ее отображения тесно связана с подлинностью документов. Достоверность информации на средствах отображения и печати, в случае применения средств защиты, зависит от надежности функционирования средств, доставляющих информацию на поле отображения после окончания процедур проверки ее достоверности. Чем ближе к полю отображения (бумажный носитель) приближается эта процедура, тем достовернее отображаемая информация.

Подлинность документа рассматривается с 2-х позиций:

1. получение документа, сформированного непосредственно данной вычислительной системой и на аппаратуре ее документирования;
   
2. получение готового документа с удаленных объектов вычислительной сети или АСУ.
   

В первом случае подлинность документа гарантируется вычислительной системой, имеющей средства защиты от несанкционированного доступа. Применение криптографического преобразования информации в этом случае является эффективным средством. Информация, закрытая кодом пароля, известным только передающему ее лицу и получателю, не вызывает сомнения в ее подлинности. Также используются также средства идентификации и установления подлинности документа как опечатывание и пломбирование носителей документов с обеспечением их охраны. При этом к носителю должны прилагаться сопроводительные документы с подписями ответственных должностных лиц, заверенными соответствующими печатями.

Литература:

Мельников В.В. Защита информации в компьютерных системах / В. В. Мельников. - М.,1997.