Подоплелова Надежда Николаевна, старший преподаватель кафедры документоведения, библиотековедения и библиографии учебно-методический комплекс

Вид материала

Учебно-методический комплекс

Содержание 2.2 Должностная инструкция секретаря

Подобный материал:

• Подоплелова Надежда Николаевна, старший преподаватель кафедры документоведения, библиотековедения, 1364.76kb.
• Конькова Ольга Анатольевна, преподаватель кафедры документоведения, библиотековедения, 493.46kb.
• Павлова Анна Николаевна, старший преподаватель учебно-методический комплекс, 398.74kb.
• Бибик Светлана Ефимовна, старший преподаватель Мещанинова Ирина Николаевна, старший, 237.06kb.
• Шувара Надежда Николаевна ст преподаватель кафедры бухгалтерского учета и ахд ответственный, 281.6kb.
• Максименко Антон Сергеевич, преподаватель кафедры Экономики и управления на предприятиях, 1673.29kb.
• Пушкина Грицук Лариса Николаевна, преподаватель кафедры классической и современной, 1625.41kb.
• Учебно-методический комплекс удк составитель: Фирсов С. Н., старший преподаватель кафедры, 491.47kb.
• Баскаков Владимир Анатольевич, старший преподаватель кафедры Маркетинга и Рекламы учебно-методический, 1102.33kb.
• Парамонова Татьяна Николаевна д э. н., профессор Красюк Ирина Николаевна к э. н., доцент,, 1704.02kb.

"О бухгалтерском учете" указав, что бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций, специальной статьей (ст.9) определил правила оформления первичных учетных документов. В ней подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами. При этом закон допускает создание первичных и сводных учетных документов на бумажных носителях и машинных носителях информации. В последнем случае организация должна изготовлять копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль.

Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ "Об акционерных обществах" и Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" наряду с правовыми нормами создания, реорганизации, ликвидации обществ значительное внимание уделяют порядку документирования их деятельности, правилам составления и оформления ряда документов. В ст.89 Закона "Об акционерных обществах" приведен перечень документов, которые общество обязано хранить. К таким документам относятся:

- договор о создании общества;

- устав общества, а также изменения и дополнения к нему, зарегистрированные в установленном порядке, решение о создании общества, документ о государственной регистрации общества;

- документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;

- внутренние документы общества;

- положение о филиале или представительстве общества;

- годовые отчеты;

- документы бухгалтерского учета и отчетности;

- протоколы общих собраний акционеров, заседаний Совета директоров, ревизионной комиссии общества и коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции);

- бюллетени для голосования, доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров;

- отчеты независимых оценщиков;

- списки аффилированных лиц общества;

- списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, имеющих право на получение дивидендов, а также иные списки, составляемые обществом для осуществления акционерами своих прав в соответствии с требованиями данного Закона;

- заключения ревизионной комиссии общества, аудитора общества, государственных и муниципальных органов финансового контроля;

- проспекты эмиссии, ежеквартальные отчеты эмитента и иные документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с Законом;

- иные документы, предусмотренные данным Законом, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, Совета директоров общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации.

В состав документов, которые обязано хранить общество с ограниченной ответственностью, входят:

- учредительные документы общества, а также изменения и дополнения к ним, зарегистрированные в установленном порядке;

- протокол (протоколы) собрания учредителей общества, содержащий решение о создании общества и об утверждении денежной оценки денежных вкладов в уставный капитал общества, а также иные решения, связанные с созданием общества;

- документ о государственной регистрации общества;

- документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;

- положение о филиале или представительстве общества;

- документы, связанные с эмиссией облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг общества;

- протоколы общих собраний участников или учредителей общества, заседаний Совета директоров, ревизионной комиссии общества и коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции);

- списки аффилированных лиц общества;

- заключения ревизионной комиссии общества, аудитора общества, государственных и муниципальных органов финансового контроля;

- иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников, Совета директоров общества и органов управления общества.

В ст.129 Федерального закона от 26.10.2002 № 127-ФЗ "О несостоятельности (банкротстве)" говорится о передаче документов, образовавшихся в деятельности обанкротившейся организации, в том числе и документы по личному составу, на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Об обязательности документирования говорится и в ряде других законодательных актов. Гражданское законодательство регулирует правовое положение юридических и физических лиц в процессах предпринимательской деятельности, а также документирование различных отношений, возникающих между ее участниками. Ряд статей Гражданского кодекса Российской Федерации устанавливает обязательность документирования, а также виды и разновидности документов, создаваемых при совершении актов гражданских взаимоотношений (их возникновении, прекращении). Так, виды учредительных документов юридического лица, например устав и учредительный договор, на основании которых действуют юридические лица, требования к их содержанию и оформлению содержатся в ст. 52 ГК РФ: "В учредительных документах юридического лица должны определяться наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержатся другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида". Понятие "другие сведения" раскрыто в ст. 98 Кодекса. В ряде статей Гражданского кодекса установлены нормы документирования, требования к форме документа, к составу его информации, т.е. к содержанию документа.

Государственное регулирование вопросов, связанных с хранением документов, нашло частичное отражение в Уголовном кодексе РФ, который предусматривает ответственность за контрабанду, утрату документов, содержащих государственную тайну, похищение или повреждение документов. В него включены нормы, устанавливающие ответственность за хищение предметов или документов, имеющих особую историческую, научную, художественную или культурную ценность (ст. 164 УК РФ). В Кодекс включены и нормы ответственности за уничтожение или повреждение памятников истории или культуры (ст. 243). Статьи 324, 325 относят к правонарушениям приобретение или сбыт официальных документов, похищение или повреждение документов, штампов, печатей.

В Кодексе РФ об административных правонарушениях (ст. 13, 20) к числу правонарушений относится несоблюдение правил хранения, комплектования, учета, использования архивных документов. Административная ответственность при этом может выражаться в вынесении предупреждения или наложении штрафа на граждан в размере от одного до трех минимальных размеров оплаты труда; на должностных лиц - от трех до пяти минимальных размеров оплаты труда.

Трудовой кодекс Российской Федерации устанавливает обязательность применения каждой организацией независимо от ее организационно-правовой формы ряда локальных правовых актов, таких, как коллективный договор, соглашение, правила внутреннего трудового распорядка, положение об использовании и защите персональных данных и др. В Трудовом кодексе названы документы, которыми документируется прием, перевод, увольнение, командирование, отпуска, поощрения и взыскания работников. Часть этих документов применяется давно (приказ, заявление, трудовая книжка и др.), относительно других введен новый порядок их составления и применения (трудовой договор); необходимость создания некоторых регламентирована впервые (уведомления). Кодекс не только устанавливает применение тех или иных документов, но и определяет структуру текста, порядок оформления некоторых из них (например, трудового договора). Трудовой кодекс содержит специальную статью (ст. 14), устанавливающую порядок исчисления сроков, а в некоторых случаях устанавливает и конкретные сроки подготовки документов. Например, приказ о приеме на работу (ст. 68), приказ о применении дисциплинарного взыскания (ст. 193), изготовление и выдача работнику копий документов, связанных с работой (ст. 62), предупреждение работника об увольнении (ст. 79, 80) - все эти документы должны быть оформлены в трехдневный срок.

Огромное значение при работе секретаря имеют и нормативно-методические акты.

Одним из основных общегосударственных нормативно-методических документов по организации делопроизводства является "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)", разработанная Росархивом в 1991 году. Государственная система документационного обеспечения управления - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, использования и хранения информации, совершенствование работы аппарата управления.

ГСДОУ устанавливает состав управленческих документов, правила оформления управленческих документов, а также рассматривает организацию работы с документами, в т.ч. организацию рационального документооборота, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль исполнения документов и подготовку документов к передаче в ведомственный архив.

Положения ГСДОУ получили развитие в "Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", утвержденной Приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 № 68. Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Типовая инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти.

В соответствии с Инструкцией организация, ведение и совершенствование системы делопроизводства на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях федерального органа исполнительной власти осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления - службой ДОУ.

Основные положения об организации архивного хранения документов изложены в Положении "Об Архивном фонде Российской Федерации", утвержденном Указом Президента от 17.03.1994 № 552 и в Положении "О Федеральном архивном агентстве", утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 № 290. Данные Положения регулируют формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими в целях обеспечения сохранности архивных документов и их всестороннего использования в интересах граждан, общества и государства.

В Положении "Об Архивном фонде Российской Федерации" четко закреплен состав Архивного фонда РФ, указан порядок и сроки временного и депозитарного хранения документов в учреждениях, организациях и предприятиях.

В Положении "О Федеральном архивном агентстве" определен статус Федерального архивного агентства, его права, функции и задачи, масштаб деятельности, внутренняя структура. Федеральное архивное агентство (Росархив) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в сфере архивного дела и контроль за сохранностью, комплектованием и использованием документов Архивного фонда Российской Федерации. Росархив ведет государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации и государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

Федеральное архивное агентство осуществляет свою деятельность непосредственно и через подведомственные ему организации во взаимодействии с другими федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, общественными объединениями и иными организациями.

Немаловажным нормативно-методическим документом в области хранения документов являются "Основные правила работы архивов организаций", одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами. Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности.

Несколько иным справочником, но также имеющим нормативный характер, является "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения", утвержденный руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000.

Данный документ предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при составлении номенклатуры дел организации, определении сроков хранения, отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов в деятельности организации (учреждения) и распространяется на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

"Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих" (утвержден Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37) является нормативным документом и рекомендуется для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм для наименования должностей и предъявляемых к ним квалификационных требований. Квалификационные характеристики, включенные в данный Справочник, являются нормативными документами, предназначенными для обоснования рационального разделения и организации труда, правильного подбора, расстановки и использования кадров, обеспечения единства при определении должностных обязанностей работников и предъявляемых к ним квалификационных требований, а также принимаемых решений о соответствии занимаемым должностям при проведении аттестации руководителей и специалистов. Наименования должностей служащих установлены в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР).

На основе квалификационных характеристик разрабатываются должностные инструкции для конкретных работников, а также производятся записи в трудовые книжки о наименовании должности работника.

При работе с кадровой документацией необходимы "Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей" (утверждены Постановлением Правительства РФ от 06.02.2004 № 51) и "Инструкция по заполнению трудовых книжек" (утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69).

В "Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", утвержденном постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 05.01.2004 № 1 приведен перечень форм первичной учетной документации, который состоит из двух разделов: по учету кадров и по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. В Альбоме представлены формы и инструкция по заполнению форм документов, таких как приказы (распоряжения) о приеме работников на работу, о переводе работников на другую работу, о предоставлении отпуска, о поощрении; о прекращении действия трудового договора, личная карточка работника, график отпусков; командировочное удостоверение; табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы; расчетно-платежная ведомость и др.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, а по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда - на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

Знание "Правил оказания услуг почтовой связи" (введены в действие Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221) и "Правил оказания услуг телеграфной связи" (утверждены Постановлением Правительства Российской от 15.04.2005 № 222) позволит секретарю грамотно оформить любое почтовое, телеграфное или телексное отправление.

Ключевую роль при оформлении документов играет ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы. Стандарт устанавливает состав реквизитов документов, требования к их оформлению и требования к содержанию информации бланка.

Пакет этих документов необходимо постоянно обновлять по мере замены нормативно- методических актов новыми.

2.2 Должностная инструкция секретаря

Должностная инструкция секретаря - это правовой акт, необходимый для регулирования правового положения секретаря. Должностная инструкция секретаря составляется в целях освещения всего спектра профессиональных прав и обязанностей данного работника. В ней определяются его права и должностные обязанности, а также ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовой функции.

Значение должностной инструкции секретаря очень велико. Она прежде всего необходима во избежание нарушений трудового законодательства и конкретизации обязанностей указанного работника, так как содержит основные требования, предъявляемые к секретарю в отношении специальных знаний, знаний законодательства, определенных методов и средств, которые секретарь должен уметь применять при выполнении своих должностных обязанностей.

Должностные инструкции могут разрабатываться "внешними" организациями, государственными или частными (например, консультативными, внедренческими фирмами), но чаще всего их разрабатывает отдел кадров организации по согласованию с юрисконсультом, а затем уже она утверждается руководителем организации.

Примерная последовательность работ по созданию должностной инструкции может быть следующей: изучение Гражданского кодекса РФ, Трудового кодекса РФ, отраслевых типовых инструкций и других нормативно-методических материалов в сфере ДОУ.

Наибольшую ценность представляет такой нормативный правовой акт, как "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих". Указанный справочник призван обеспечить рациональное разделение труда, создать действенный механизм разграничения функций, полномочий и ответственности, четкую регламентацию трудовой деятельности работников в современных условиях развития рыночных отношений. Квалификационный справочник содержит наименования должностей руководителей, специалистов и других служащих, а также их квалификационные характеристики, которые состоят из трех разделов: "Должностные обязанности", "Должен знать" и "Требования к квалификации". В должностных инструкциях допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-технических условиях, и устанавливаются требования к необходимой специальной подготовке работников. Каждая квалификационная характеристика является нормативным документом, регулирующим содержание выполняемых функций работников, способствующим обеспечению рационального разделения труда, высокой организованности, дисциплины и порядка на каждом рабочем месте, а также совершенствованию системы управления персоналом. Квалификационные характеристики должны применяться на предприятиях, в учреждениях и организациях любых форм собственности, организационно-правовых форм и отраслей экономики.

Должностная инструкция секретаря имеет определенную форму. При этом при ее разработке работодателю следует опираться на положение о структурном подразделении организации. Должностная инструкция и положение о структурном подразделении являются взаимосвязанными документами, которые дополняют друг друга. Эта взаимосвязь прослеживается в том, что обязанности каждого секретаря вытекают из задач и функций самого структурного подразделения организации.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке. Текст должностной инструкции секретаря включает в себя следующие разделы:

1) "Общие положения"; 2) "Функции"; 3) "Должностные обязанности"; 4) "Права"; 5) "Ответственность".

В разделе "Общие положения" содержится информация о порядке назначения, освобождения секретаря от должности, замещения его во время отсутствия, требования к квалификации секретаря и наличию специальных знаний, подчиненность работника. При этом требования к квалификации секретаря и к наличию специальных знаний устанавливаются в должностной инструкции на основе "Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих".

Требования к квалификации кандидата на должность секретаря устанавливаются по следующим направлениям:

- уровень образования (начальное профессиональное, среднее (полное) общее, высшее);

- практический опыт в этой должности, который называют стажем работы.

Сегодня от секретаря все чаще требуется высшее образование. В некоторых организациях в зависимости от специфики работы и иных обстоятельств к секретарям могут предъявляться и повышенные требования, например, знание одного или нескольких иностранных языков. Секретарь руководителя обязательно должен иметь высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы либо среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее двух лет.

Для исполнения своих обязанностей секретарю необходимо как минимум знать:

- законодательные и нормативные правовые акты, нормативно-методические документы по ведению делопроизводства;

- основы трудового законодательства;

- стандарты системы организационно-распорядительной документации;

- организацию и технологию документационного обеспечения управления;

- структуру и руководящий состав организации и его структурных подразделений;

- правила орфографии и пунктуации;

- архивное дело;

- машинопись;

- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- правила и нормы охраны труда.

Секретарь непосредственно подчиняется руководителю организации либо структурного подразделения. Во время отсутствия секретаря его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке.

В разделе "Функции работника" определяются предмет ведения или участок работы, закрепленный за секретарем, перечень видов работ (операций), образующих отдельные функции, например, регистрация документов может слагаться из таких работ, как заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок и т.д.

В разделе "Должностные обязанности" определены конкретные обязанности, выполняемые секретарем. В нем указываются как общие обязанности, свойственные для всех секретарей (например, организация приема посетителей, ведение телефонных переговоров), так и специальные обязанности, исполнение которых необходимо только этому секретарю (например, ученому секретарю - подготовка предложений к планам издания научных трудов).

Что касается должностных обязанностей секретаря, то в первую очередь он осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению деятельности руководителя организации или структурного подразделения, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, после рассмотрения которой передает ее в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.

Среди обязанностей, свойственных секретарям руководителя, можно выделить:

- ведение делопроизводства;

- использование компьютерной техники для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;

- передача и прием информации по приемно-переговорным устройствам (например, по телефону, факсу, телефаксу) и своевременное доведение до сведения руководства информации, полученной по каналам связи;

- организация телефонных переговоров руководителя;

- прием документов на подпись руководителя;

- обеспечение рабочего места руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники;

- по поручению руководителя перепечатка документов;

- организация приема посетителей;

- выполнение отдельных служебных поручений руководителя.

Конечно же, должностные обязанности некоторых категорий секретарей могут дополняться отдельными положениями. Так, например, секретарь учебной части может оформлять личные дела принятых на обучение, вести протоколы приемной комиссии, вести книги выдачи дипломов и дубликатов дипломов и удостоверений, алфавитную книгу обучающихся, учет часов учебной работы преподавателей и посещаемости занятий обучающимися, обрабатывать и оформлять сдачу личных дел обучающихся в архив, оформлять студенческие билеты обучающихся, а также готовить журналы учебных занятий. Секретарь руководителя осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения устных поручений руководителя, взятых на контроль. Такой секретарь ведет контрольно-регистрационную картотеку.

В процессе совершенствования организации труда, внедрения новейших технических средств, увеличения объема выполняемых работ круг обязанностей секретаря по сравнению с обязанностями, установленными квалификационными характеристиками, может значительно расшириться. В таком случае секретарю может быть поручено выполнение должностных обязанностей, предусмотренных квалификационными характеристиками других однородных должностей, но сама работа не требует другой специальности, квалификации или изменения должностного наименования. Иногда для выполнения своих служебных обязанностей секретарю необходимы специальные познания в различных сферах деятельности, наличие которых играет существенную роль во время выбора кандидата на эту должность. Так, например, секретарь незрячего специалиста должен знать рельефно-точечный шрифт Брайля и брайлевскую машинопись.

В разделе "Права" закрепляются полномочия, которые предоставляются секретарю для самостоятельного решения всех вопросов, относящихся к его компетенции.

Как правило, секретарь наделяется следующими правами:

- знакомиться с проектами решений руководства организации или учреждения, непосредственно касающимися его деятельности;

- получать иную информацию и документы, необходимые для осуществления своей деятельности;

- вносить на рассмотрение руководства в пределах своих полномочий предложения по усовершенствованию как своей деятельности, так и деятельности организации в целом, предлагать способы устранения имеющихся недостатков;

- запрашивать информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей;

- требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

Кроме того, секретарю может быть предоставлено право принимать в пределах своих полномочий решения, контролировать порядок оформления документов и т.д. Ученый секретарь может быть наделен правом привлечения специалистов структурных подразделений к решению задач, возложенных на него. Содержание анализируемого раздела напрямую взаимосвязано с функциями конкретного секретаря.

Раздел "Ответственность" регламентирует персональную ответственность секретаря за правильное и своевременное использование предоставленных ему прав. Он устанавливает личную ответственность секретаря за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, раскрывает содержание и формы ответственности за последствия своей деятельности, а также за несвоевременное принятие мер или действий, относящихся к его обязанностям.

Здесь должны быть указаны основания ответственности данного работника. К ним, в частности, относятся:

- неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией;

- совершение в процессе осуществления своей деятельности правонарушения.

При этом необходимо отметить, что по первому основанию секретарь несет ответственность в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации, а по второму - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

Таким образом, в должностной инструкции секретаря может быть установлена уголовная, административная, дисциплинарная и материальная ответственность работника.

За причинение материального ущерба секретарь несет ответственность в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ. Если работник привлекается к материальной ответственности в пределах, определенных трудовым законодательством, то на основании ст. 238 ТК РФ он обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение или восстановление имущества. Секретарь несет материальную ответственность как за прямой действительный ущерб, непосредственно причиненный им работодателю, так и за ущерб, возникший у работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам.

Уголовная ответственность секретаря возникает за совершение правонарушения, предусмотренного Уголовным кодексом РФ, административная ответственность - за совершение административного правонарушения, указанного в Кодексе об административных правонарушениях РФ.

Несмотря на то, что меры ответственности устанавливаются в соответствии с действующим законодательством, необходимо также учитывать и специфику работы организации. В любом случае при подготовке этого раздела за основу следует брать раздел "Должностные обязанности", в соответствии с которым и детализируются основания ответственности секретаря.

Желательно в должностной инструкции указать по каждому виду выполняемой работы конкретные меры ответственности.

Наряду с основными разделами в инструкцию могут быть включены и другие разделы. Например, раздел "Взаимоотношения", который призван регулировать взаимоотношения между секретарем и иными работниками, а также устанавливать определенные служебные связи с другими организациями. Здесь указываются подразделения и работники, от которых секретарь получает и которым передает информацию, ее структура, сроки передачи, с кем они согласовываются и т. д.

В разделе "Оценка работы" перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения секретарем своих функций и обязанностей, использования прав. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения. Качество работы определяется, в первую очередь, выполнением обязанностей, изложенных в должностной инструкции.

Помимо общепринятой структуры, в должностную инструкцию могут вводить новые разделы, например, "Личностные качества секретаря, необходимые ему при выполнении своих функций" или "Организация рабочего места и оптимальные условия труда".

После надлежащего оформления и согласования инструкции она подписывается, утверждается и доводится до исполнителя путем проставления ознакомительной визы

Должностные инструкции не являются постоянными по содержанию, они со временем могут изменяться и дополняться. Все существенные изменения в отношении прав и обязанностей работника вносятся в такие инструкции только на основании приказа руководителя организации.

На базе должностных инструкций разрабатывается трудовой договор для каждой должности, в том числе секретаря. Таким образом, происходит персонификация труда. В этом случае должностная инструкция выступает в качестве своеобразного "щита", защищающего работника в случае возникновения конфликтной ситуации с работодателем, поскольку фактически разделяет трудовые обязанности между всеми работниками организации.