Подоплелова Надежда Николаевна, старший преподаватель кафедры документоведения, библиотековедения и библиографии учебно-методический комплекс
| Вид материала | Учебно-методический комплекс |
- Подоплелова Надежда Николаевна, старший преподаватель кафедры документоведения, библиотековедения, 1364.76kb.
- Конькова Ольга Анатольевна, преподаватель кафедры документоведения, библиотековедения, 493.46kb.
- Павлова Анна Николаевна, старший преподаватель учебно-методический комплекс, 398.74kb.
- Бибик Светлана Ефимовна, старший преподаватель Мещанинова Ирина Николаевна, старший, 237.06kb.
- Шувара Надежда Николаевна ст преподаватель кафедры бухгалтерского учета и ахд ответственный, 281.6kb.
- Максименко Антон Сергеевич, преподаватель кафедры Экономики и управления на предприятиях, 1673.29kb.
- Пушкина Грицук Лариса Николаевна, преподаватель кафедры классической и современной, 1625.41kb.
- Учебно-методический комплекс удк составитель: Фирсов С. Н., старший преподаватель кафедры, 491.47kb.
- Баскаков Владимир Анатольевич, старший преподаватель кафедры Маркетинга и Рекламы учебно-методический, 1102.33kb.
- Парамонова Татьяна Николаевна д э. н., профессор Красюк Ирина Николаевна к э. н., доцент,, 1704.02kb.
Основные термины и определения понятий
в области документирования управленческой деятельности
(приведены номера и содержание некоторых статей по ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения)
Общие понятия
1. Делопроизводство; документационное обеспечение управления: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
3. Документ; документированная информация: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
21. Автор документа: физическое или юридическое лицо, создавшее документ.
23. Официальный документ: документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
24. Служебный документ: официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.
25. Юридическая сила документа: свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
26. Подлинный документ: документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
27. Подлинник документа: первый или единичный экземпляр официального документа.
28. Дубликат документа: повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.
29. Копия документа: документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
30. Заверенная копия документа: копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
31. Дублетный документ: один из экземпляров копии документа.
2.2. Делопроизводство
2.2.1. Документирование
32. Документирование: запись информации на различных носителях по установленным правилам.
33. Правила документирования: требования и нормы, устанавливающие порядок документирования.
34. Система документации: совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
35. Унифицированная система документации; УСД: система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной деятельности.
36. Вид письменного документа: принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.
37. Наименование документа: обозначение вида письменного документа.
38. Организационно-распорядительный документ: вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
39. Реквизит документа: обязательный элемент оформления официального документа.
40. Постоянная часть реквизита документа: неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении.
41. Переменная часть реквизита документа: изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.
42. Формуляр документа: набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.
43. Формуляр-образец документа: модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.
44. Бланк документа: набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
45. Унифицированная форма документа; УФД: совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
48. Табель унифицированных форм документов: перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов.
49. Оформление документа: проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.
50. Подпись: реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.
51. Гриф ограничения доступа к документу: реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа.
52. Гриф согласования: реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.
53. Гриф утверждения: реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.
54. Дата официального документа: реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.
55. Заголовок официального документа: реквизит документа, кратко излагающий его содержание.
56. Виза официального документа: реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
57. Резолюция документа: реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.
58. Текст официального документа: информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.
Краткий словарь основных видов и разновидностей документов
Акт –
1. Обобщенное наименование документов, имеющих правовое значение и оформленных в установленном порядке (законодательный акт, правовой акт).
2. Официальный документ, составленный несколькими лицами (лицом) или комиссией и подтверждающий установленные факты или события (акт ревизии, акт проверки, акт приемки и др.).
Альбом форм документов – сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации.
Гарантийное письмо –
1. Служебное письмо, содержащее гарантию оплаты или предоставления услуг.
2. Во внешней торговле – документ, излагающий характер и объем обязательств, которые принимает поручитель по части определенных условий контракта (условий транспортировки, платежа и др.).
3. В банковском деле – документ, подтверждающий представленные к оплате документы, если они не вполне соответствуют предусмотренным условиям.
Доверенность – документ, дающий полномочия предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.
Договор – документ, фиксирующий соглашение двух или более сторон об установлении, изменении или прекращении правоотношений.
Доклад –
1. Письменный документ, содержащий изложение определенных вопросов с выводами и предложениями составителя, предназначенный для устного прочтения.
2. Устное выступление на заседании.
Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса, при необходимости - с выводами и предложениями составителя.
Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый для регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы
Заказ – документ, содержащий требование на изготовление, продажу, доставку, выдачу чего-либо, производство каких-либо работ.
Заключение – документ, содержащий мнение учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу.
Записка – см. Докладная записка, Объяснительная записка, Пояснительная записка.
Заявка – официальный документ, автор которого изъявляет намерение получить определенные товары или услуги.
Заявление –
1. Сообщение правительства, государственного учреждения, общественной организации, государственного или общественного деятеля по особо важным вопросам.
2. Документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу.
Извещение – разновидность служебного письма, содержащего информацию о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции и др.).
Информационное письмо – письмо, разъясняющее положения отдельных нормативных документов и (или) содержащее методические положения по их применению.
Инструкция – правовой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений и служб), должностных лиц и граждан.
Классификаторы ТЭСИ – нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов с присвоенными им кодами.
Нормативно-правовой акт – правовой акт, изданный в установленном порядке уполномоченным на то органом государственной власти, органом местного самоуправления или должностного лица, устанавливающий правовые нормы (правила поведения), обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанные на неоднократное применение, действующие независимо от того, возникли или прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные актом.
Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.
Организационно-распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Отзыв – документ, содержащий мнение специалиста по какому-либо документу или вопросу.
Отчет – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу.
Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Переписка – письменные сообщения информационного характера, оформленные в соответствии с правилами документирования, передаваемые по каналам почтовой связи и электросвязи между организациями, учреждениями, предприятиями и частными лицами (см. письмо, телеграмма, телефонограмма, телекс, электронное сообщение).
Перечень – систематизированный список документов, предметов, объектов, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.
Письмо –
1. Почтовое отправление в виде почтового конверта с письменным сообщением.
2. Обобщенное наименование различных по содержанию документов, передаваемых с помощью средств почтовой связи.
План – документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), сроки, ответственных исполнителей.
Положение –
1. Документ, устанавливающий статус, задачи, функции и порядок деятельности организации, органа управления, структурного подразделения.
2. Правовой акт, содержащий свод правил, регулирующих определенный вид деятельности.
Постановление – правовой акт, принимаемый органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, установления стабильных норм, правил.
Пояснительная записка – документ, разъясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета, проекта документа).
Правила – правовой акт, содержащий свод обязательных для выполнения требований, норм, положений.
Предложение – документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу.
Представление – документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника организации.
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации (ее структурного подразделения), действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач в деятельности организации.
Программа – плановый документ, содержащий обоснование и основные направления развития, или этапы и срок осуществления крупных работ, испытаний.
Протокол заседания – документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, собраниях, совещаниях, заседаниях, переговорах.
Распоряжение – правовой акт,
а) издаваемый единолично руководителями законодательных, исполнительных органов государственной власти, судебных органов РФ, субъектов РФ, органов местного самоуправления в пределах компетенции, определенной законом, нормативно-правовыми актами;
б) издаваемый руководителем коллегиального органа для единоначального решения оперативных вопросов;
в) издаваемый органами государственного управления, руководителями организаций, учреждений и предприятий по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного или вышестоящего органа управления, а также по производственным, хозяйственным и административным вопросам.
Регламент – правовой акт, регламентирующий порядок деятельности аппарата управления, коллегиального или совещательного органа.
Решение –
1. Правовой акт, принимаемый некоторыми коллегиальными и совещательными органами в целях решения наиболее важных вопросов их компетенции.
2. Совместный акт, издаваемый несколькими неоднородными органами (коллегиальными и действующими на основе единоначалия, государственными, общественными и др.).
Сводка – документ, содержащий обобщенные данные из различных источников по какому-либо вопросу.
Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Служебная записка – см. Докладная записка
Сопроводительное письмо – письмо, составляемое для отправки приложенных к нему документов, не имеющих адресной части, или для подтверждения факта отправки материальных ценностей.
Список – документ, содержащий перечисление лиц или предметов, составленный в целях информации, регистрации или учета.
Справка –
1. Документ информационно-справочного, аналитического или отчетного характера, представляемый руководству.
2. Документ, подтверждающий сведения биографического или служебного характера.
Стандарт – документ, в котором в целях добровольного многократного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг. Стандарт также может содержать требования к терминологии, символике, упаковке, маркировке или этикеткам и правилам их нанесения.
Структура и штатная численность – документ, который закрепляет наименования структурных подразделений организации и должностей, а также количество штатных единиц по каждой должности.
Табель форм документов – перечень унифицированных форм документов, разрешенных к применению в организации.
Телеграмма – краткое текстовое сообщение, передаваемое средствами телеграфной связи.
Телекс – обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по абонентской телеграфной сети.
Телефакс – см. Факсограмма (факс).
Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по телефону и записываемых на специальных бланках.
Указ – правовой акт, издаваемый Президентом Российской Федерации.
Указание – правовой акт, издаваемый руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других правовых актов данной или вышестоящей организации.
Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Устав – правовой акт, устанавливающий статус, цели, порядок и характер деятельности предприятия, организации.
Учредительный договор - договор, устанавливающий порядок деятельности учредителей по созданию юридического лица.
Факсограмма (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.
Штатное расписание – правовой акт, определяющий структуру, численность, должностной состав и оплату труда работников организации.
Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.
Электронное сообщение – документ, переданный по системе связи между автоматизированными базами данных, получаемый в виде видеограммы или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере.
2.4.2. Материально-техническое и информационное
обеспечение дисциплины
перечень технических средств обучения,
используемых в учебном процессе
– компьютерное и мультимедийное оборудование;
– пакет прикладных обучающих программ;
– видео- аудиовизуальные средства обучения.
ОБРАЗЕЦ ВЫПИСКИ ИЗ ПРОТОКОЛА ЗАСЕДАНИЯ КАФЕДРЫ
Кафедра __документоведения, библиотековедения и библиографии
ВЫПИСКА
из протокола № ______заседания кафедры от «_____»_________200___г.
Присутствовали:
_
(должности и ф.и.о.)
___________________________________________________________________
Слушали:
О
(название дисциплины)
бсуждение УМК-Д ____ Организация секретарского обслуживания________
д
(шифры и название специальностей)
ля специальностей____000000 «Документоведение и ДОУ"________________
(ф.и.о., ученые степень и звание)
Автор (ы)_______Подоплелова Н.Н., страший преподаватель_____________
Постановили:
Одобрить представленный УМК-Д и рекомендовать к утверждению на заседании научно-методического совета института.
З
(подпись)
(ф.и.о.)
ав. кафедрой _____________________ ______________________
С
(подпись)
(ф.и.о.)
екретарь ________________________ ______________________
1 Обзор итогов развития журнала к 5 и 10-летию содержится в статьях главного редактора Т.В. Кузнецовой, опубликованные в № 1 за 2001 год и № 2 за 2006 год.