Подоплелова Надежда Николаевна, старший преподаватель кафедры документоведения, библиотековедения и библиографии учебно-методический комплекс

Вид материала

Практическое занятие №3
Задания блока 1 «Составление и оформление ОРД»
Повестка дня
Задания блока 2 «Организация работы с документами»
2. Дополнительная литература
1. Основная литература
2. Дополнительная литература
1.6. Список литературы

Подобный материал:

1 2 3 4 5 6 7 8 9 ... 19

Практическое занятие №3

Тема «ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ ПО РАБОТЕ

С ДОКУМЕНТАМИ»

Цель занятия. студенты должны подтвердить знание правил по работе с документами и продемонстрировать свои навыки, выполняя различные задания по двум блокам:

 «Составление и оформление организационно-распорядительной документации»

 «Организация работы с документами»

Задания блока 1 «Составление и оформление ОРД»

Составьте приказ об итогах работы с документами в 2000 году в АО «Сильвинит». В констатирующей части укажите на низкую требовательность руководителей подразделений к качеству подготовки документов и контролю за их исполнением. В распорядительной части обратите внимание на повышение требовательности к сотрудникам в части работы с документами. Дайте задание сотруднику, отвечающему за делопроизводство, по разработке мер, связанных с улучшением данной работы.
Составьте письмо-ответ типографии издательства «Наука» малому предприятию «Сорбент» о возможности выполнения заказа на изготовление бланков учета и отчетности.
Составьте информационное письмо о продаже частным и государственным предприятиям персональных компьютеров по договорной стоимости и возможности принимать заказы на составление программ.
Составьте письмо-просьбу коммерческой фирмы «Новосибирскснабсбыт» французской фирме «Окситроль» об организации встречи для установления сотрудничества в поставках точной измерительной аппаратуры.
Составьте краткий протокол производственного совещания сотрудников планово-экономического отдела завода медпрепаратов, на котором был рассмотрен вопрос о досрочной разработке техпромфинплана на 2001 год. После обсуждения производственное совещание приняло решение разработать техпромфинплан на три дня раньше установленного срока. Остальные данные укажите самостоятельно.
Составьте докладную записку о причинах несвоевременного представления информации и выполнении приказа директора. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.
Составьте приказы (недостающие реквизиты укажите самостоятельно):

о приеме на работу бухгалтером Ивановой Ирины Петровны;

об увольнении переводом в другую организацию.

8. Найдите ошибки в оформлении приведенных ниже документов. Добавьте недостающие реквизиты, покажите, как правильно они должны оформляться:

Документ 1

Наименование организации

Адрес № телефона Главе администрации Ф.И.О.

Уважаемый____________________________

Сибирская инженерно-техническая компания «Сибинтек» (г.Новосибирск), просит Вас ознакомиться с краткой информацией о направлениях деятельности фирмы и оказать содействие в решении вопросов, затрудняющих деятельность фирмы.

Заранее благодарны за оказанную помощь,

по поручению дирекции фирмы «Сибинтек»,

генеральный директор В.Г.Иноземцев

Приложения:

1. Бизнес-план фирмы «Сибинтке», количество листов.

2. Заявление фирмы «Сибинтек» в Министерство экономики и финансов РФ о выделении квоты на экспорт на 2001 год.

Документ 2

Герб

Наименование организации

Директору завода «Спецжелезобетон»

В.А.Борисову

копия: главе администрации

К.К.Петрову

копия: начальнику ГНИ

В.Ф.Антонову

ТЕКСТ

Генеральный директор Подпись А.А.Петрунников

Печать

Документ 3

Герб

Наименование организации

Адрес Петрову Г.И.

____№__________

ТЕКСТ

Директор МП «Индивидуал» Подпись Гусейнов Г.Г.

Документ 4

Герб

Наименование организации

Адрес Директору предприятия

______№______________ «Адрон»

Н.В.Григорьеву

ТЕКСТ

Генеральный директор

АО НЗХК А.И.Белосохов

Документ 5

Наименование организации

В администрацию

Адрес на 1755/2 Новосибирской области

от 03.03.99

При этом сообщаем следующее: взаимозачеты за полученное сырье с Оренбургского комбината хлебопродуктов №3 производились своевременно. Текущая задолженность на время пробега документов 10.03.99 составляет 12,5млн.рублей.

Директор А.И.Сидоров

Главный бухгалтер Е.И.Кривошеина

Документ 6

Герб

Адресат

В администрацию

Новосибирской области

ТЕКСТ

Директор Доволенской ИПС Д.С.Мовчан

Документ 7

Наименование организации

ПРИКАЗ

_____№________

Об итогах работы комиссии

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.________________________________________________________

2.________________________________________________________

3.________________________________________________________

Директор Подпись Григорьев П.П.

Визы

Документ 8

Наименование организации

СПРАВКА

Дана Петрову Геннадию Ивановичу в том, что его месячный оклад составляет З тысячи рублей.

Директор Сидоров И.Н.

Документ 9

ГЕРБ

Наименование организации

ПРОТОКОЛ

заседания комиссии по……

Председатель – Смирнов С.С.

Секретарь- Антонова М.И.

Присутствовали: 5 человек

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О порядке подготовки к конференции.

Доклад Иванова П.И.

1. Слушали:

Иванова П.И. – текст доклада прилагается.

Выступили:

Петров Н.И. – Я в своем выступлении……

Председатель Подпись С.С.Смирнов

Секретарь Подпись М.А.Антонова

Документ 10

ГЕРБ

Наименование организации 1.УТВЕРЖДЕНО

АКТ Должность _________ инициалы,

___№_________ (Подпись) фамилия

______________

(Заголовок текста)

Составлен комиссией__________________________________________

Председатель_________________________________________________

(Должность, Ф.И.О.)

_____________________________________________________________

ТЕКСТ

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр:

2-й экземпляр:

3-й экземпляр:

Для проведения занятия по блоку 1 использовано учебное пособие М.В.Кирсановой и Ю.М.Аксенова «Документационное обеспечение управления» (Новосибирск, 1994).

Задания блока 2 «Организация работы с документами»

1. Прием, обработка и отправление корреспонденции:

проверьте правильность доставки и целостность вложений корреспонденции в конверте; поставьте регистрационный штамп;
рассортируйте документы на регистрируемые и нерегистрируемые:

приказ начальника Главка; заявка на оборудование для компьютерного класса; сообщение о заседании Ученого совета института; служебное письмо (о поставке компьютеров); график дежурства в праздничные дни; акт ревизии; приказ об освобождении от занимаемой должности начальника отдела; докладная записка; Учебный план и программа по курсу «Организация секретарского обслуживания»; приказ ректора ПГИИК; протокол заседания профсоюзного комитета института; командировочное удостоверение; расписка; справка о вводе предприятия в эксплуатацию; нормы расходов материалов; доверенность; телефонограмма;

установить, кому следует передать на исполнение документы, указанные выше.

Задание выполняется в виде таблицы:

№п/п	Регистрируемые документы	Нерегистрируемые документы	Кому передан документ

2. Письменный опрос по темам «Организация контроля за исполнением документов» и «Хранение документов»:

для каких документов устанавливаются сроки исполнения?
кто устанавливает индивидуальные сроки исполнения?
с какого момента исчисляется срок исполнения и контроль за исполнением документов?
каков порядок продления срока исполнения документов?
какие требования следует соблюдать при формировании дел?
почему не рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителя?
как располагают документы внутри дел?

Практическое занятие №4

Тема: ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ СЕКРЕТАРСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Вопросы для обсуждения:

1. Структура законодательной и нормативно-методической базы, используемой в работе секретаря.

2. Регламентация Трудовым кодексом Российской Федерации правил оформления кадровой документации, применяемой в деятельности секретаря.

3. Нормирование и охрана труда секретаря.

4. Внутриучрежденческая регламентация деятельности секретаря.

Задания для самостоятельной работы:

1. Сделать извлечения из законодательных актов (конспект в виде таблицы).:

Наименование правового акта, номер статьи	Наименование статьи	Наименование вида документа	Требования к оформлению, технологии обработки документа

2. Подготовить выписки из статей Трудового кодекса, называющих виды документов (данные включить в таблицу).

3. Определить нормативно-методические документы, регламентирующие:

а) порядок документирования;

б) организацию работы с документами;

в) хранение документов.

Оформить конспект по данному вопросу.

Литература

1. Основная литература

1.1. Кузнецов, С. Л. Новый стандарт в области ДОУ / С. Л. Кузнецов // Делопроизводство. – 2007. – № 3. – С. 35–39.

1.2.Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы) : учеб.-практ. пособие / В. В. Галахов [и др.] ; под ред. И. К. Корнеева. – М. : ТК Велби : Изд-во Проспект, 2005.

1.3. Энциклопедия секретаря / В. И. Андреева [и др.]. – М. : МЦФЭР, 2004.

2. Дополнительная литература

2.1. Крылова, И. А. Правовое и нормативно-методическое регулирование вопросов организации текущего хранения документов в коммерческих структурах / И. А. Крылова // Секретарское дело. 2003. – № 5. – С. 16–19.

2.2. Кузнецов, С. Л. Новое в законодательстве по автоматизации делопроизводства в 2006 году / С. Л. Кузнецов // Делопроизводство. – 2007. – № 1. – С. 46–49.

2.3. Кузнецова, Т. В. Организационные и нормативно-методические документы организации, необходимые в работе секретаря / Т. В. Кузнецова // Секретарское дело. – 2003. – № 9. – С. 4–6.

Раздел III. Организация работы секретаря

Практическое занятие №5

Тема: ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ И УСЛОВИЯ ТРУДА СЕКРЕТАРЯ

Вопросы для обсуждения:

1. Организация работы и оснащение приемной руководителя офиса.

2. Программное обеспечение работы секретаря.

3. Планирование работы секретаря.

4. Фотография рабочего дня секретаря.

Задания для самостоятельной работы:

1. Составить и напечатать перечень необходимого для офиса оборудования:

а) технических средств;

б) канцелярских принадлежностей;

в) хозяйственного оборудования;

г) необходимых продуктов питания.

2. Охарактеризовать эргономические, санитарные, пожарные требования к условиям труда секретаря.

3. Проанализировать функциональное назначение компьютерных программ, рекомендуемых для использования в работе секретаря.

4. Перечислить требования к организации рабочего места секретаря.

5. Составить фотографию рабочего дня секретаря конкретной организации (самофотографию).

Литература

1. Основная литература

1.1. Рогожин, М. Ю. Настольная книга секретаря : учеб.-практ. пособие / М. Ю. Рогожин. – М. : ТК Велби : Проспект, 2005.

1.2. Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы) : учеб.-практ. пособие / В. В. Галахов [и др.] ; под ред. И. К. Корнеева. – М. : ТК Велби : Проспект, 2005.

1.3. Энциклопедия секретаря / В. И. Андреева [и др.] – М. : МЦФЭР, 2004.

2. Дополнительная литература

2.1 Большова, С. И. Выбираем помещение офиса / С. И. Большова // Секретарь-референт. – 2004. – № 9. – С. 82–85.

2.2. Емышева, Е. М. Планирование дня / Е. М. Емышева // Секретарское дело. – 2005. – № 8. – С. 64–74.

2.3. Емышева, Е. М. Рабочее место секретаря / Е. М. Емышева, О. В. Мосягина // Секретарское дело. – 1998. – № 2. – С. 54–58.

2.4. Крылова, Н. Рабочее место секретаря (условия труда, компьютер, оборудование, интерьер) / Н. Крылова // Упр. персоналом. – 2000. – № 2. – С. 50–53.

2.5. Кузнецова, Т. В. Организация рабочего времени и оборудование рабочего места / Т. В. Кузнецова // Секретарское дело. – 2005. – № 4. – С. 5–8.

2.6 Пшенко, А. В. Оснащение и организация рабочих мест / А. В. Пшенко // Секретарское дело. – 2004. – № 2. – С. 29–31.

В форме деловых игр проводятся

практические занятия:

(Задания для участников занятий определяются в ходе семинарских занятий)

№6. Тема «Организация рабочего места секретаря»;

№7. Тема «Организация приема посетителей»;

№8. Тема «Правила ведения телефонных переговоров»;

№9. Тема «Организация и документирование совещаний,

заседаний, переговоров».

Основная литература по всем темам:

Домникова, М. А. Секретарь: успешная карьера / М. А. Домникова, М. Ю. Привалова. – М. : Современник – БИС, 1997. – 320 с. : ил.
Кузнецова, Т. В. Секретарское дело / Т. В. Кузнецова. - Изд. 6-е, испр. и доп. – М. : Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2006. – 288 с.
Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы) : учеб.-практ. пособие / В. В. Галахов [и др.] ; под. ред. И. К. Корнеева. – М. : ТК Велби : Проспект, 2004. – 608 с.

№4. «Организация рабочего места секретаря»

Дополнительная литература

Архипова, Н. И. Эффективность труда и качества секретаря / Н. И. Архипова, О. Л. Седова // Секретарское дело. – 2001. – № 2. – С. 55 – 57.
Бирюкова, С. А. Современные требования к профессии секретаря / С. А. Бирюкова, Л. М. Вялова // Секретарское дело. – 2000. - № 3. – С. 6 – 9.
Вильгельм, И. В. Научная организация труда современного секретаря / И. В. Вильгельм, Н. Н. Подоплелова // Секретарское дело. – 2004. - № 1. – С. 35 – 39.
Вялова, Л. М. Бездокументное обслуживание руководителя / Л. М. Вялова // Секретарское дело. – 1997. - № 3. – С. 73 – 78.
Гуреева, Н. Ю. Офисная техника и здоровье секретаря / Н. Ю. Гуреева, О. Л. Седова // Секретарское дело. – 1998. - № 2. – С. 54 – 58.
Емышева, Е. М. Рабочее место секретаря / Е. М. Емышева, О. В. Мосягина // Секретарское дело. – 2004. - № 3. – С. 37 – 40.
Кузнецов, С. Л. INTERNET для секретаря / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. – 2004. - № 3. – С. 17 - 21.
Пшенко, А. В. Офисные средства организационной техники и их классификация / А. В. Пшенко // Секретарское дело. – 2004. - № 1. – С. 32 – 34.
Шатина, М. В. Информационное обеспечение приемной офиса / М. В. Шатина // Секретарское дело. – 2000. - № 2. – С. 41 – 44.
Шатина, М. В. Организация работы приемной офиса / М. В. Шатина // Секретарское дело. – 1997. - № 1. – С. 63 – 70.

№5. «Организация приема посетителей»

Дополнительная литература

Алексеева, С. И. Искусство нравиться (практический курс) / С. И. Алексеева // Секретарское дело. – 2004. - № 1. – С. 52 – 54.
Емышева, Е. М. Деловой этикет: французский стиль / Е. М. Емышева, О. В. Мосягина // Секретарское дело. – 2004. - № 3. – С. 37 – 40.
Емышева, Е. М. Подготовка программы пребывания для зарубежных партнеров / Е. М. Емышева, О. В. Мосягина // Секретарское дело. – 2004. - № 4. – С. 57 – 61
Емышева, Е. М. Прием посетителей. Деловой этикет / Е. М. Емышева, О. В. Мосягина // Секретарское дело. – 2000. - № 3. – С. 52 – 53.
Кирьянова, Е. Н. Эффективное деловое общение / Е. Н. Кирьянова // Секретарское дело. – 2004. - № 1. – С. 45 – 49.
Литвинцева, Н. А. Как достойно реагировать на критику / Н. А. Литвинцева // Секретарское дело. – 2001. - № 4. – С.78 – 81.
Литвинцева, Н. А. Человек имеет право … / Н. А. Литвинцева // Секретарское дело. – 2003. - № 1. – С.52 – 55.
Логинова, А. С. «Общение на работе: некоторые вопросы этикета обращения» / А. С. Логинова // Секретарское дело. – 2004. - № 3. – С. 33 – 36.
Мосеев, Р. Н. Тяжелая ноша делового этикета / Р. Н. Мосеев // Секретарское дело. – 2004. - № 3. – С.29 – 32.

№6. «Правила ведения телефонных переговоров»

Дополнительная литература

Емышева, Е. М. Деловой этикет: «У меня зазвонил телефон…» / Е. М. Емышева, О. В. Мосягина // Секретарское дело. – 2002. - № 1 – С. 44 - 45.
Вороцков, И. В. Рационализация работы секретаря на телефоне / И. В. Вороцков // Секретарское дело. – 2002. - № 2. – С. 66 - 67.
Логинова, А. С. Телефонный разговор. Некоторые вопросы делового этикета / А. С. Логинова // Секретарское дело. – 2000. - № 4. – С. 55 – 59.

№7. «Организация и документирование совещаний,

заседаний, переговоров»

Дополнительная литература

Быкова, Т. А. Подготовка совещаний и заседаний : практ. пособие / Т. А. Быкова, Т. В. Кузнецова. - М. : Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000. – 96 с.
Кузнецова, Т. В. Подготовка совещаний / Т. В. Кузнецова // Секретарское дело. – 1997. - № 3. – С. 10 – 17.
Максимович, Г. Ю. Презентация как важный аспект деловой жизни / Г. Ю. Максимович, В. И. Берестова // Секретарское дело. – 2001. - № 4. – С. 61 – 65.

1.6. Список литературы

Основная:

Blog

Подоплелова Надежда Николаевна, старший преподаватель кафедры документоведения, библиотековедения и библиографии учебно-методический комплекс

Практическое занятие №3