Информационно-методический
| Вид материала | Доклад |
- Развитие региональной методической службы, 18.25kb.
- Информационно методический центр, 276.8kb.
- Архангельский областной информационно-аналитический и методический центр по культуре, 453.63kb.
- Информационно-методический сборник "Область культуры" №3 2011г. Рубрика «официально», 57.5kb.
- Муниципальное учреждение «Информационно-методический центр» Рассказовского района, 263.64kb.
- Совместная деятельность мо школы и школьного информационно-методического центра в решении, 65.41kb.
- Лекция Информационно-вычислительные сети Понятие и виды информационно-вычислительных, 158.39kb.
- Чекмарев Юрий Васильевич, кандидат технических наук, профессор кафедры информационных, 573.49kb.
- -, 813.9kb.
- Муо учебный информационно – методический центр, 768.71kb.
АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ ПРИМОРСКОГО КРАЯ
ИНФОРМАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКИЙ
БЮЛЛЕТЕНЬ № 89
г. Владивосток
2010
Информационно-методический бюллетень № 89. - Владивосток:
Архивный отдел Приморского края, 2010. - 72 с.
Редакционная группа:
А.П.Попович (руководитель редакционной группы),
Н.С.Гонохова (ответственный составитель), Л.В.Ходова
Компьютерный набор Л.Н.Кузевичева,
компьютерная верстка Л.В.Ходова,
публикация на сайте И.А.Богданец
СОДЕРЖАНИЕ
Стр.
| КОЛЛЕГИЯ АРХИВНОГО ОТДЕЛА ПРИМОРСКОГО КРАЯ……….............. | 3 |
| Решение коллегии архивного отдела Приморского края от 31.03.2010 № 1 «Об итогах работы архивных учреждений Приморского края за 2009 год и задачах на 2010 год»…………………………………………………………..…..… | 3 |
| Доклад начальника архивного отдела Приморского края, председателя коллегии А.П.Попович «Об итогах работы архивных учреждений Приморского края за 2009 год и задачах на 2010 год» ………………………….… | 4 |
| Информация об итогах работы архивных отделов администраций городских округов и муниципальных районов Приморского края за 2009 год………….…... | 14 |
| Доклад заместителя директора ГУ «Государственный архив Приморского края» Е.И. Танцуренко «Об итогах работы государственного учреждения «Государственный архив Приморского края» за 2009 год……………………….... | 16 |
| Решение коллегии архивного отдела Приморского края от 31.03.2010 № 2 «О ходе реализации архивными учреждениями Приморского края Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации» ……………… | 21 |
| Сообщение консультанта архивного отдела Приморского края И.А.Богданец «О ходе реализации архивными учреждениями Приморского края Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации»……………..… | 22 |
| Сообщение директора ГУ «Государственный архив Приморского края А.С.Пасевина «О ходе реализации госархивом Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации, утвержденной Указом Президента Российской Федерации от 07.02.2008 № 212»………….…… | 25 |
| Решение коллегии архивного отдела Приморского края от 31.03.2010 № 3 «Об опыте работы по созданию и организации работы муниципального архива в Уссурийском городском округ»…………………………………………... | 28 |
| Сообщение директора МУ «Архив Уссурийского городского округа» В.К. Шатохина «Об опыте работы по созданию и организации работы муниципального архива Уссурийского городского округа»………...……….…… | 28 |
| Решение коллегии архивного отдела Приморского края от 31.03.2010 № 4 «Об итогах проверки наличия и состояния особо ценных документов на бумажной основе в ГУ «Государственный архив Приморского края» .………. | 32 |
| Сообщение главного хранителя фондов, заведующего отделом государственного учета и обеспечения сохранности документов ГУ «Государственный архив Приморского края» М.С.Шулеповой «Об итогах проверки наличия и состояния особо ценных документов на бумажной основе в ГУ «Государственный архив Приморского края».............. | 32 |
| Решение коллегии архивного отдела Приморского края от 31.03.2010 № 5 «О ходе выполнения решений коллегии архивного отдела Приморского края за 2009 год».………………………………………………………………………….... | 34 |
| Сообщение главного специалиста-эксперта архивного отдела Приморского края, секретаря коллегии Л.В. Ходовой «О выполнении решений коллегии архивного отдела Приморского края за 2009 год»………………………………...................... | 34 |
| СЕМИНАР РАБОТНИКОВ АРХИВНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ ПРИМОРСКОГО КРАЯ……………………….…….………………………………. | 38 |
| Сообщение заместителя начальника архивного отдела Приморского края Н.С.Гоноховой «Об административном регламенте архивного отдела Приморского края по предоставлению государственной услуги по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства»………………………………….…… | 38 |
| Сообщение главного специалиста-эксперта архивного отдела Приморского края Л.В.Ходовой «Общие требования к учетным документам архива и типичные ошибки при их составлении»…………………………………………… | 44 |
| Сообщение консультанта архивного отдела Приморского края Л.Н.Кузевичевой «Порядок и учет выдачи дел из архивохранилищ»………………………………… | 62 |
| Сообщение главного специалиста-эксперта архивного отдела Приморского края А.В.Начиновой «О качестве представления сведений о состоянии хранения документов в организациях – источниках комплектования государственных и муниципальных архивов по состоянию на 01.12.2009»…….. | 68 |
| Сообщение консультанта архивного отдела Приморского края И.А.Богданец «О качестве представленных в архивный отдел Приморского края БД «Архивный фонд» версия 3………………………….….…………………………... | 71 |
РЕШЕНИЕ
от 31 марта 2010 года № 1
Об итогах работы архивных учреждений Приморского края
за 2009 год и задачах на 2010 год
Рассмотрев итоги деятельности архивного отдела Приморского края, государственного учреждения «Государственный архив Приморского края» и муниципальных архивов Приморского края, коллегия
РЕШИЛА:
1. Принять к сведению информацию об итогах работы архивных учреждений края за 2009 год.
2. Отметить большую работу госархива края в деле обеспечения сохранности архивных фондов Приморского края.
3. считать приоритетными направлениями деятельности архивных учреждений Приморского края в 2010 году:
3.1. обеспечение условий, необходимых для сохранности архивных документов.
3.2. исполнение социально-правовых запросов граждан в установленные
законом сроки.
3.3. Разработку и внедрение в деятельность административных регламентов предоставления государственных (муниципальных) услуг и исполнения государственных (муниципальных) функций в области архивного дела.
4. Архивным учреждениям Приморского края в 2010 году:
4.1. организовать деятельность с учетом экономного расходования бюджетных средств, обеспечив, в первую очередь, безопасность архивов и архивных документов, исполнение социально-правовых запросов граждан;
4.2. Осуществить проведение на высоком качественном уровне научно-информационных мероприятий, посвященных 65-летию Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг.
4.3. Обеспечить:
оперативное предоставление архивной информации по обращениям органов государственной власти и местного самоуправления;
установку 4 версии программного комплекса "Архивный фонд" и начать ввод сведений (параллельно с ведением БД «Архивный фонд» 3 версии);
оперативное представление новостной и контактной информации в архивный отдел Приморского края для размещения на странице архивного отдела на сайте Администрации Приморского края;
прием дел, хранящихся в организациях-источниках комплектования сверх
установленного срока (только муниципальные архивы).
4.4. Расширить деятельность по привлечению внебюджетных поступлений за счет предоставления платных работ и услуг и спонсорской помощи (госархив края).
5. Архивному отделу Приморского края:
5.1. Продолжить работу по обеспечению госархива края помещениями.
5.2. Направить главам городских округов и муниципальных районов письма об итогах работы архивных учреждений края за 2009 год.
5.3. Продолжить совместную работу с Отделением Пенсионного фонда России по Приморскому краю по эффективному обеспечению социально-правовых интересов граждан, в том числе с использованием информационных технологий.
5.4. Продолжить оказание методической и практической помощи органам
местного самоуправления муниципальных районов, городских округов по реализации полномочий в области архивного дела.
6. Контроль за выполнением настоящего решения коллегии возложить на
секретаря коллегии Ходову Л.В.
___________________
А.П.Попович - начальник архивного отдела Приморского края, председатель коллегии
Об итогах работы архивных учреждений Приморского края
за 2009 год и задачах на 2010 год
деятельность архивных органов и учреждений Приморского края строилась в соответствии с задачами, направленными на реализацию государственной политики в архивном деле, осуществление мер по формированию Архивного фонда Российской Федерации, его учету, обеспечению сохранности и предоставлению информационных услуг гражданам.
В числе организационных мер по государственному регулированию в сфере архивного дела следует отметить следующее:
В целях развития нормативной базы деятельности архивных учреждений
Архивным отделом в 2009 году подготовлены проекты 5 постановлений и распоряжений, 2 из которых подписаны; проекты 3 административных регламентов предоставления государственных услуг. Работа над регламентами предоставления госуслуг закончена в 1 квартале 2010 года, количество услуг на отчетную дату равно двум.
В течение года администрациями 32 городских округов и муниципальных районов было принято 61 постановление и распоряжение по различным вопросам архивного дела (Шкотовский район – 7, Лазовский – 5, Ханкайский – 4); 2 решения представительного органа. Помимо ежегодных документов об утверждении графиков упорядочения и комплектования принимались распорядительные документы об утверждении административных регламентов предоставления муниципальных услуг, о паспортизации архивов организаций, о мерах по улучшению состояния делопроизводства и обеспечения сохранности документов в органах местного самоуправления, о проведении или подведении итогов смотров-конкурсов обеспечения сохранности документов, о перемещении архивного отдела и др. В Михайловском муниципальном районе решением Думы утверждена муниципальная целевая программа "Развитие архивного дела в Михайловском районе".
В 2009 году на заседании комиссии при Губернаторе Приморского края по вопросам взаимодействия с органами местного самоуправления были заслушаны главы Лазовского и Красноармейского муниципальных районов о работе органов местного самоуправления Лазовского, Красноармейского муниципальных районов по исполнению п. 16(17) ст. 15(14) Федерального закона от 06.10.2003 № 131-ФЗ - вопроса местного значения: формирование и содержание муниципального архива, включая хранение архивных фондов поселений. По итогам заседания комиссией было принято решение, в котором главам городских округов и муниципальных районов было рекомендовано не понижать организационно-правовой статус архивных отделов, своевременно решать вопросы обеспечения архивных отделов помещениями архивохранилищ, принять меры к внедрению отраслевого программного комплекса «Архивный фонд» 4-я версия.
Архивный отдел Приморского края подготовил и направил главам городских округов и муниципальных районов аналитические письма об итогах работы и нерешенных проблемах муниципальных архивных отделов в 2008 году.
В связи с принятием Федерального закона от 24.07.2009 № 213-ФЗ, установившего валоризацию пенсионного капитала, и во исполнение соответствующего совместного письма Росархива и Пенсионного фонда Российской Федерации 30 октября 2009 года проведено совместное совещание работников архивного отдела Приморского края, госархива края, архивного отдела управления делопроизводства администрации г. Владивостока и Отделения Пенсионного фонда Российской Федерации по Приморскому краю.
На совещании были рассмотрены проблемы взаимодействия территориальных органов ПФР и архивных учреждений Приморского края, достигнута договоренность об обмене документами в электронном виде, условием которого является установка в архивных учреждениях программного обеспечения ViPNet [Деловая почта] из состава программного обеспечения ViPNet [Клиент].
Для осуществления совместной деятельности учреждений ПФР и архивных учреждений Приморского края в сфере информационного обмена, архивный отдел Приморского края запросил и получил от Государственного комитета по делам архивов Челябинской области пакет документов, регламентирующий взаимодействие архивных учреждений с учреждениями ПФР по Челябинской области об обмене документов в электронном виде.
Главам городских округов и муниципальных районов было направлено письмо за подписью вице-губернатора Приморского края с просьбой, предусмотреть необходимые средства на приобретение программного обеспечения, заключить соглашение с учреждениями ПФР об обмене электронными документами, и, при необходимости, увеличить штатную численность архивных работников.
Для сокращения сроков исполнения запросов социально-правового характера и количества обращений органов ПФР в госархив края и муниципальные архивы мы просили представить в электронной форме сведения о местах хранения документов по личному составу, хранящихся в учреждениях, организациях и предприятиях,
находящихся на территориях городских округов и муниципальных районов Приморского края. Получены сведения от госархива края и 26 муниципальных архивов. Не представили сведения городские округа Арсеньев, Большой Камень, Партизанск, Уссурийск, муниципальные районы Октябрьский, Тернейский, Черниговский, Шкотовский, потому работа не закончена, сведения в Отделение ПФР по Приморскому краю не направлены. Анучинский, Красноармейский Хасанский архивные отделы представили сведения только на бумажном носителе. Кроме того, в ПФР в электронном виде направлен справочник «Документы по личному составу, хранящиеся в архивных отделах администраций городских округов и муниципальных районов Приморского края».
Проведено 2 заседания коллегии архивного отдела, одно из них - расширенное с участием руководителей и работников госархива края и муниципальных архивных отделов; рассмотрено 10 вопросов.
Принято участие в заседании научно-методического совета архивных учреждений Дальневосточного федерального округа в г. Хабаровске, на котором выступили с 3 сообщениями.
В течение 2009 года произошли изменения в сети и численности муниципальных архивов края: на базе архивного отдела администрации Уссурийского городского округа было создано муниципальное учреждение «Архив Уссурийского городского округа», в 2 муниципальных районах (Красноармейский, Ольгинский) прекратили функционировать архивные отделы как структурные подразделения органов местного самоуправления в области архивного дела и стали действовать специалисты по архивным вопросам в составе организационных отделов.
По состоянию на 01.01.2010 в государственном и муниципальных архивах края суммарно хранилось 2 061 358 ед. хранения на различных видах носителей (госархив – 1 083 316; муниципальные архивы – 978 042).
Хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации обеспечивали государственное учреждение «Государственный архив Приморского края» и 34 муниципальных архива.
Из 34 муниципальных архивов 23 существовали в форме архивных отделов администраций городских округов и муниципальных районов; 5 архивных отделов, входили в состав управлений делопроизводства и управления делами администраций; 4 - специалисты по архивным вопросам в составе управления делами, общего и организационного отделов; 1 муниципальный архив в г. Уссурийске.
В Партизанском городском округе с 1 января 2010 года вступило в силу постановление главы «О создании муниципального учреждения «Муниципальный архив Партизанского городского округа».
Численность госархива края не изменилась. Число работников муниципальных архивных отделов увеличилось с 75 до 77 человек: дополнительные штатные единицы были введены: одна - в архивном отделе администрации Дальнереченского городского округа и две - в МУ «Архив Уссурийского городского округа». Сокращена одна штатная единица в архивном отделе Дальнегорского городского округа.
Кадровые изменения произошли в госархиве края и Красноармейском районе.
Все основные плановые показатели на 2009 год архивами края выполнены за небольшим исключением:
госархивом края не выполнены плановые показатели по реставрации документов, подготовке фотодокументальных выставок и тематического перечня документов. Причина невыполнения – внеплановые затраты времени на перемещение архивных документов в связи с освобождением помещений для РГИА ДВ, увеличение количества запросов социально-правового характера, необходимость выявления архивных документов для подготовки сборника документов к 150-летнему юбилею г. Владивостока;
муниципальными архивными отделами не выполнен план по каталогизации управленческой документации в единицах хранения и фотодокументов в связи с тем, что проводилась каталогизация дел, ранее частично закаталогизированных и в связи с увеличением количества поступивших запросов граждан и организаций.
Выполнены следующие объемы работы:
В области формирования Архивного фонда Российской Федерации:
В ходе уточнения списков организаций – источников комплектования архивов края решением ЭПМК архивного отдела Приморского края согласовано исключение из списков 82 организаций и включение 226 организаций.
Например, в список источников комплектования госархива края включено 13 вновь образованных органов исполнительной власти Приморского края и 109 участков мировых судей Приморского края.
В списки источников комплектования муниципальных архивов включены, в основном, муниципальные комитеты и администрации городских и сельских поселений, исключены сельские и поселковые администрации, структурные подразделения администраций и другие организации в связи с ликвидацией или реорганизацией.
По состоянию на 01.01.2010 в списки источников комплектования архивных учреждений Приморского края входит 1353 организации, из них 348 организаций – источники комплектования госархива края, 1005 – архивных отделов. Из общего числа источников комплектования 355 – федеральные организации
Архивными отделами Лазовского, Партизанского, Тернейского, Хасанского и Хорольского районов заключено 27 соглашений о взаимоотношениях и сотрудничестве в области архивного дела с сельскими и городскими поселениями.
Прием дел:
В 2009 году в архивы края принято 13 537 ед.хр. управленческой документации (93,2 % от 2008 года). Из муниципальных архивов наибольшее количество дел приняли архивы Чугуевского (1391), Хасанского (744) районов, города Находки (527).
Научно-техническую документацию (421 ед.хр. принял госархив); план приема фотодокументов выполнен (139 ед. хр., госархив, Находка, Партизанск, Спасск, Кировский и Спасский районы)), но показатели приема фотодокументов по сравнению с 2006 годом значительно снизились, после ухода Н.В.Громыко;
прием дел по личному составу от ликвидированных организаций (16 764 ед.хр.) составил 74,5 % от 2008 года. Наибольшие объемы приняты в Фокино (3284), Хорольском районе (2562), Находке (1469), Уссурийске (1233), Пожарском (1011), Чугуевском (908), Октябрьском (879), Владивостоке (861), Надеждинском (727) районах.
Документы на электронных носителях (11 ед.хр.) приняли госархив и архивный отдел г. Находки.
Прием документов личного происхождения (102 ед.хр. на бумажной основе и 212 ед.хр. фотодокументов.) осуществляют госархив и архивные отделы Находки и Спасска-Дальнего.
В части упорядочения документов:
Для рассмотрения вопросов включения в состав Архивного фонда Российской Федерации проведено 17 заседаний экспертно-проверочной методической комиссии архивного отдела Приморского края (ЭПМК). Одно выездное заседание ЭПМК
было проведено в Кировском муниципальном районе.
Количество упорядоченных документов управленческой документации увеличилось, по сравнению с 2008 годом на 17,5 % и составило 23 174 ед.хр.
Госархив края закончил работу по обработке дел ликвидированных государственных нотариальных контор Владивостока. Утверждены описи на 5 309 ед.хр., документы принимаются на хранение.
Кроме того, ЭПМК архивного отдела Приморского края, ЭПМК госархива края и ЭПК городских округов и муниципальных районов согласовывали описи дел по личному составу действующих организаций - источников комплектования (20 482 ед.хр.)
Продолжалось взаимодействие архивных учреждений края с организациями:
согласовано 458 номенклатур дел общего и секретного делопроизводства, 16 инструкций по делопроизводству, 78 положений об ЭК, 21 положение об архивах организаций.
Сотрудники архивного отдела Приморского края и госархива края приняли участие в проверках состояния делопроизводства и обеспечения сохранности архивных документов в органах исполнительной власти Приморского края, структурных подразделениях Администрации Приморского края и краевых государственных учреждениях, проводимых контрольным управлением Администрации Приморского края по поручению Губернатора Приморского края. Итоги проверок были доведены до сведения Губернатора Приморского края.
Архивными отделами проведено 74 проверки делопроизводства (Ханкайский – 20, Партизанский – 10, Спасск - 9), условий обеспечения сохранности и учета
документов в архивах организаций, 38 семинаров, лекций, на которых присутствовало 556 человек
Сотрудники архивного отдела Приморского края и госархива края читали лекции в Администрации Приморского края, Управлениях Федерального казначейства, судебного департамента, государственной службы занятости населения.
В 2009 году архивами края проведена паспортизация ведомственных архивов организаций – источников комплектования.
Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской
Федерации:
Положительные тенденции имеются в Кавалеровском районе (архивный отдел переехал в новое помещение, в результате площади архивного отдела увеличились на 259 кв. м), в городе Спасске и Лазовском районе, где выделены и введены в эксплуатацию дополнительные помещения. Площадь архивохранилищ уменьшилась в архивном отделе Владивостока.
Общий объем площадей помещений архивных отделов составляет 6 296 кв.м. Немного уменьшилась степень загруженности муниципальных архивов: с 86,9 % в 2008 году до 86,6 % в 2009 году.
В 2009 году улучшены условия хранения документов в гг. Большой Камень, Находка, Партизанск, Спасск-Дальний, Кавалеровском, Партизанском, Спасском, Хасанском районах: осуществлен ремонт помещений, замена полов, замена или ремонт электропроводки, светильников, противогрибковая обработка хранилищ, установка или замена металлических дверей, демонтаж глухих решеток на окнах архивных отделах.
В 7 архивных отделах (гг. Артем, Большой Камень, Находка, Спасск-Дальний, Анучинский, Кировский, Красноармейский районы) дополнительно установлено 467 пог. метров металлических стеллажей. В архивном отделе г. Владивостока в результате уменьшения площадей архивохранилищ, уменьшилась и протяженность стеллажей на 89 пог. метров. Всего по состоянию на 31 декабря 2009 года в муниципальных архивах протяженность стеллажей составляет 18 112 пог. метров.
В архивных отделах г. Партизанска, Кавалеровского района проводились мероприятия по модернизации охранно-пожарной сигнализации, в г. Артеме заключен договор на подключение архивного отдела к кнопке экстренного вызова милиции.
Итого по состоянию на 31 декабря 2009 года 79 % помещений архивных отделов оборудованы пожарной сигнализацией, 66 % – охранной сигнализацией.
О размещении госархива края:
В связи с достигнутой ранее договоренностью с Росархивом, для улучшения условий хранения фондов РГИА ДВ, госархив края освободил одно архивохранилище и прилегающие к нему служебные кабинеты площадью 299,1 кв.м. Документы (143 856 дел) вывезены в здание по пр. 100 лет Владивостоку. Часть документов размещена на стеллажах, большая часть (98 853) хранится в складированном состоянии (фонды первичных партийных организаций) в связи с тем, что необходимо дополнительное финансирование на ремонт помещений в этом здании.
Вместе с помещениями РГИА ДВ передано 1 780 пог. метров металлических стеллажей. С учетом вновь приобретенных госархивом края стеллажей (724 п.м.), общая протяжённость архивных полок составляет 11 997 пог. метров.
По состоянию на 25 марта 2010 года госархив края занимает 1900,9 кв. м полезной площади в здании архива, РГИА ДВ – 1160,6 кв.м.
положение с размещением госархива края усугубилось в связи с принятием в июле 2009 года судебного решения и выданным по требованию Росархива исполнительным листом о выселении госархива края службой судебных приставов из занимаемых им помещений в здании по ул. Алеутская, 10а.
Архивным отделом были направлены письменные просьбы в департамент имущественных положений, а также вице-губернатору, курирующему вопросы имущества, о выделении госархиву края помещений во Владивостоке полезной площадью не менее 2 500 кв. м, выдерживающих соответствующую нагрузку, для перемещения госархива края.
Кроме того, за подписью курирующего вице-губернатора края Министру культуры РФ была направлена просьба, оказать содействие во временном оставлении госархива края в здании госархива края до окончания строительства нового здания библиотеки и архива.
Получена информация о том, что в краевой собственности во Владивостоке нет свободных помещений, пригодных для перемещения госархива края, а из Минкультуры – о том, что Росархив «намерен довести дело до его логического завершения».
Учитывая, что вопрос о перспективах размещения госархива края рассматривался на коллегии архивного отдела в ноябре 2009 года и сегодня будет отчет о выполнении решений коллегии, в том числе и по вопросам размещения госархива, проинформирую собравшихся кратко о принимаемых мерах:
1) госархиву края выделено помещение площадью 52 кв.м в административном здании по ул.1-я Морская, 2. Госархив начал ремонт помещения за счет средств, выделенных на содержание госархива края;
2) прорабатывается вопрос о создании филиала госархива края в Дальнегорске, готовятся предложения Губернатору края по данному вопросу;
3) прорабатывается вопрос об аренде помещений для госархива края.
Госархив края направил надзорную жалобу в Высший арбитражный суд, которая принята им к рассмотрению.
Для разрешения проблемы размещения госархива края в г. Владивостоке запланировано строительство нового здания, начало строительных работ – 2011 год.
Вопросы финансирования:
Финансово-экономический кризис сказался и на архивных учреждениях края. Бюджетное финансирование госархива края (без учета средств на обработку архива нотариата) было уменьшено на 12,1 %. Вместе с тем, благодаря поддержке департамента финансов Приморского края, удалось перенести средства с отдельных статей ЭКР, которые было невозможно освоить из-за отсутствия договора аренды с РГИА ДВ, на другие статьи ЭКР и использовать их на оплату перемещения фондов РГИА ДВ и покупку стеллажей. Кассовое исполнение бюджетных средств в госархиве составило 99,6 % (без нотариата).
На 2010 год заложены еще более жесткие параметры, на финансирование госархива края планируется направить на 2,8 млн. руб. меньше, чем в 2009 году.
За счет оказания платных услуг в 2009 году госархивом края получено 1 972,4 тыс. руб. (меньше, чем в 2008 году, не выполнено поручение Губернатора края об увеличении поступлений внебюджетных средств не менее чем на 10 % по отношению к 2008году), израсходовано 2 172 тыс. руб. Представляется, что госархив края не исчерпал все возможности привлечения внебюджетных средств, в том числе в виде спонсорской помощи.
За счет бюджетных и внебюджетных средств госархивом края закупались компьютерное оборудование, сканеры для оцифровки архивных документов, фотографическая, копировальная и оргтехника.
Приведенные выше цифры финансирования госархива из различных источников в 2009 – 2010 гг. заставят нас экономить бюджетные средства, направлять их, в первую очередь на безопасность архивов и архивных документов, обеспечение исполнения социально-правовых запросов граждан, а внебюджетные средства - направлять на решение первоочередных задач архива, не обеспеченных бюджетным финансированием.
В 2009 году из муниципальных бюджетов на ремонтные работы и приобретение компьютерного оборудования и копировально-множительной техники, металлических стеллажей, мебели и пр. для нужд архивных отделов направлено более 1, 500 млн. руб.
В 2009 году в госархиве края и муниципальных архивах продолжалась работа по улучшению физического состояния документов. Намеченные планы выполнены.
Проверка наличия и физического состояния архивных документов проводилась в госархиве края и 11 архивных отделах, суммарно проверено 32 538 дел.
Создание информационно-поисковых систем.
Продолжалась работа по описанию различных категорий документов в архивах. Их муниципальных архивов в этом направлении следует отметить работу города Спасска (описаны документы Спасской межрайонной организации ЛДПР, историка-исследователя, писателя, почетного гражданина города Спасска А.М.Бачурина), города Находки (описаны документы Г.Г. Шовба, почетного гражданина города Находка и электронные документы).
В госархиве края и Тернейском районе проводились усовершенствование и переработка описей
В госархиве края завершена работа по созданию нормативного комплекта описей.
Продолжалась тематическая разработка архивных фондов, закаталогизированно суммарно всеми архивами 272 ед.хр. управленческой документации, составлено и влито в каталоги 6 496 карточек. Закаталогизированно 536 фотодокументов (госархив и Партизанск), составлено и влито в каталог 802 карточки.
Большой радостью для нас стало издание в 2009 году первого тома Путеводителя по фондам Государственного архива Приморского края.
В области информатизация архивного дела в Приморском крае в 2009 году произошел ряд положительных сдвигов:
- госархив края завершил ввод в БД «Архивный фонд» 100 % хранящихся фондов; передана готовая БД «Архивный фонд» анучинскому району, он стал осуществлять ее ведение; увеличилось количество фондов, введенных в БД в Хорольском районе. Но есть и отрицательные моменты: в Дальнегорске потеряна информация в БД.
Всего БД «Архивный фонд» (третьей версии) ведут госархив края и 32 архивных отделах. В БД «Фондовый каталог» включены массивы данных по 29 архивным отделам, включившим в БД "Архивный фонд" 100% фондов, числящихся по паспортам.
В Приморском крае начато внедрение новой четвёртой версии ПК «Архивный фонд». Приобреталась или модернизировалась компьютерная техника, соответствующая техническим требованиям четвёртой версии ПК «Архивный фонд», подготовлены и направлены в госархив края и архивные отделы 35 компакт-дисков с дистрибутивом ПК «Архивный фонд» четвёртая версия. В архивном отделе Приморского края и 13 архивных отделах установлены однопользовательские варианты этого ПК.
проведено тестирование учётных функций ПК «Архивный фонд», опробована функция ведения АНСА с помощью ЕКДИ. По результатам внедрения выявлены некоторые проблемы программы. В связи с паспортизацией архивов и с целью представления информационных массивов в Росархив в третьей версии «Архивный фонд» и во второй версии «Фондовый каталог» с учётом письма Росархива
от 26.08.2009 № 2/1632-К, полный переход в 2009 году на четвёртую версию ПК «Архивный фонд» был приостановлен. Внедрение четвёртой версии – задача 2010 года.
В 17 архивных отделах продолжилось ведение тематических БД «Картотека решений органов местного самоуправления»; госархив края в течение года занимался оцифровкой архивных документов
Количество компьютеров в архивах увеличилось на 7 и составило 74 единицы. Количество работников на один современный компьютер в архивном отделе Приморского края составило 0,7 человек, в госархиве края – 1,66 человек, в архивных отделах – 1,04 человека.
В архивах функционирует 21 ЛВС (в архивном отделе Приморского края, госархиве и 11 архивных отделах; количество рабочих мест – от 2 до 8). Электронную почту имеют архивный отдел Приморского края (7 адресов), госархив (4 адреса) и 16 архивных отделов. Архивный отдел ведет собственную страницу на сайте АПК, госархив разработал и запустил собственный сайт, 10 архивных отделов имеют страницы на сайтах администраций городских округов и муниципальных районов. Выход в интернет имеют архивный отдел Приморского края, госархив и 18 архивных отделов.
В течение года продолжалось представление информационных ресурсов архивов края в сети Интернет: архивный отдел разместил электронный вариант справочника о документах по личному составу, хранящихся в архивных отделах администраций городских округов и муниципальных районов Приморского края, госархив - путеводитель по фондам, правила работы пользователей в читальном зале госархива, форму анкеты-заявления для оформления запроса в архив; в видеоблоге размещены ссылки на 2 видеосюжета, посвящённых открытию сайта госархива и изданию Путеводителя; пополнялась новостная и контактная информация. Архивный отдел оперативно направлял в службу поддержки портала «Архивы России» новости о событиях в архивной службе края.
Используют БД «Информационно-справочная система архивной отрасли» (ИССАО) и приложения к ней «Информационная система архивистов России» (ИСАР) архивный отдел Приморского края, госархив края, архивные отделы Арсеньева и Лазовского района.
Проведена большая работа по использованию архивных документов:
234 информационных мероприятия (52 выставки документов, 43 опубликованных статьи и подборки документов, 17 теле- и радиопередач, 6 опубликованных информационных сообщений, 46 информационных документов, 40 лекций и школьных уроков, 15 экскурсий по архивам для студентов и школьников, 2 дня открытых дверей, 1 круглый стол и пр.)
В 2009 году архивными учреждениями края было исполнено 49 283 запросов физических и юридических лиц (госархив – 3 342, архивные отделы – 45 941), связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций. 89,2 % (архивные отделы - 94%) запросов исполнено в установленные законодательством сроки.
Всего количество исполненных архивными отделами социально-правовых запросов увеличилось на 16% (по сравнению с 2008 годом). В муниципальных архивных отделах учреждениями Пенсионного фонда было проведено 723 встречных проверки, нарушений не выявлено.
Читальные залы посетил 1 391 исследователь, число посещений составило 4 155. Всего в 2009 году архивы края предоставили услуги 66 893 различным категориям пользователям архивной информацией. В целом по краю количество пользователей архивной информации увеличилось на 18%.
В 2009 году из архивохранилищ края было выдано 410 118 дел (госархив – 61 718, архивные отделы – 348 400). В целом по краю количество выданных из архивохранилищ дел увеличилось на 8%.
Продолжалась работа по рассекречиванию архивных документов, рассекречено полностью 13 865 дел по 7 фондам госархива края.
В целях методического обеспечения деятельности государственного архива и муниципальных архивных отделов, архивов организаций края архивным отделом Приморского края издано 3 информационно-методических бюллетеня (№№ 85-87).
Наряду с положительными моментами, в деятельности архивных учреждений края были недостатки и нерешенные проблемы, угрозы, назовем часть из них:
обеспечение госархива края помещениями;
укрепление материально-технической базы архивов и обеспечение сохранности документов по личному составу ликвидированных предприятий;
архивы нуждаются в дополнительных помещениях и дополнительной штатной численности;
требуется повышение квалификации кадров;
не решена проблема комплектования госархивов субъектов РФ и муниципальных архивов документами территориальных органов федеральных органов власти;
В 2009 году необходимо:
организовать деятельность с учетом экономного расходования бюджетных средств, обеспечив, в первую очередь, безопасность архивов и архивных документов, исполнение социально-правовых запросов граждан;
расширить деятельность по привлечению внебюджетных поступлений за счет предоставления платных работ и услуг и спонсорской помощи (госархив края).
осуществить проведение на высоком качественном уровне научно-информационных мероприятий, посвященных 65-летию Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг.;
начать ввод сведений в 4 версию программного комплекса «Архивный фонд» (параллельно с ведением БД «Архивный фонд» 3 версии);
оперативно представлять новостную и контактную информацию в архивный отдел Приморского края для размещения на странице архивного отдела на сайте Администрации Приморского края;
осуществить прием дел, хранящихся в организациях-источниках комплектования сверх установленного срока (только муниципальные архивы).
Архивному отделу Приморского края продолжить:
- работу по обеспечению госархива края помещениями;
- совместную работу с Отделением Пенсионного фонда России по Приморскому краю по эффективному обеспечению социально-правовых интересов граждан, в том числе с использованием информационных технологий;
- продолжить оказание методической и практической помощи органам местного самоуправления муниципальных районов, городских округов по реализации полномочий в области архивного дела.