Информационно-методический

Вид материала

Доклад

Содержание Общие требования к учетным документам Учету подлежат Учет архивных документов К ведению основных учетных документов предъявляются следующие Изменения в учетные документы вносятся только на основании соответствующих актов Книга учета поступлений Список фондов 1. В графе 3 «Название фонда» не всегда правильно указываются названия фондообразователя. Лист фонда 7. Не всегда вносятся записи об изменениях в количестве дел после переработки дел. Опись дел, документов 4. В итоговых записях о приеме дел ведется учет суммарного объема дел не по описям, а по фонду в целом. Реестр описей дел Дело фонда

Подобный материал:

• Развитие региональной методической службы, 18.25kb.
• Информационно методический центр, 276.8kb.
• Архангельский областной информационно-аналитический и методический центр по культуре, 453.63kb.
• Информационно-методический сборник "Область культуры" №3 2011г. Рубрика «официально», 57.5kb.
• Муниципальное учреждение «Информационно-методический центр» Рассказовского района, 263.64kb.
• Совместная деятельность мо школы и школьного информационно-методического центра в решении, 65.41kb.
• Лекция Информационно-вычислительные сети Понятие и виды информационно-вычислительных, 158.39kb.
• Чекмарев Юрий Васильевич, кандидат технических наук, профессор кафедры информационных, 573.49kb.
• -, 813.9kb.
• Муо учебный информационно – методический центр, 768.71kb.

___________________


Л.В. Ходова – главный специалист-эксперт архивного отдела Приморского края


Общие требования к учетным документам

архива и типичные ошибки при их составлении


Архивные учреждения осуществляют государственный учет архивных документов с целью определения количества и состава документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве в установленных единицах учета в соответствии с Правилами¹… 2007.

Состав и порядок ведения документов государственного учета архивных документов, в том числе формы паспорта архива и паспорта источника комплектования
архива, и порядок их представления устанавливаются Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации².

Учету подлежат:

хранящиеся в архиве архивные документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии архивных документов и копии фонда пользования, описи дел и документов;

документы Архивного фонда Российской Федерации, а также документы по личному составу, хранящиеся в организациях-источниках комплектования архива.

Учет производится путем присвоения архивным документам (ед.хр./ед.уч.) учетных номеров, являющихся составной частью архивных шифров.

Архивный шифр – обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с
целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда (архивной коллекции), описи, ед. хранения, ед. учета.

Учет архивных документов в государственном архиве осуществляется специальным подразделением или возлагается на специально выделенного работника.

В архивохранилище государственного архива назначается работник, ответственный за учет архивных документов архивохранилища.

Учет архивных документов в муниципальном архиве осуществляется начальником архивного отдела, директором муниципального архива и / или специально выделенным работником.

Записи в учетные документы вносятся только работниками, ответственными за учет.

В архиве разрабатываются порядок и схема учета архивных документов, который определяет состав учетных документов и учетных баз данных, ведущихся централизованно и в каждом архивохранилище; закрепляет последовательность выполнения работ по учету. Схема учета архивных документов в графической форме фиксирует порядок учета.

Порядок и схема учета архивных документов в архиве утверждаются приказом руководителя архива.

В состав основных учетных документов архива входят:

1. книга учета поступлений документов;
   
2. список фондов;
   
3. лист фонда;
   
4. опись дел, документов;
   
5. реестр описей дел, документов;
   
6. дело фонда.
   

Учетные документы, кроме описей дел, документов, предназначены для служебного пользования и пользователям не выдаются. В отдельных случаях по решению

руководства архива может быть выдано дело фонда.

К ведению основных учетных документов предъявляются следующие

общие требования:

Учет архивных документов периода до 1917 г. и после ведется раздельно с самостоятельной порядковой нумерацией фондов.

Номера фондов за период после 1917 года в архивах, хранящих документы обоих периодов, должны иметь индекс «Р», отделяемый от цифрового обозначения номера чертой (Р–1, Р–2 и т.д.).

Перенумерация архивных фондов производится в исключительных случаях и только с разрешения вышестоящего органа управления (в Приморском крае - архивного отдела Приморского края).

Изменения в учетные документы вносятся только на основании соответствующих актов, утвержденных в установленном порядке.

После внесения изменений в учетные документы и проставления в акте отметки «Изменения в учетные документы внесены» с указанием даты, наименования должности работника, внесшего изменения и его подписи, акты помещаются в дело фонда.

Акты необходимо нумеровать в деле фонда по видам актов в валовом порядке.

№ п/п	Наименование основных учетных документов архива	Общие требования	Ошибки, встречающиеся в муниципальных архивах при ведении учетных документов
1	2	3	4
	КНИГА УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЙ ДОКУМЕНТОВ (учет каждого поступления архивных документов в архив, а также количества и состава архивных документов, посту-пивших на хранение за определенный хронологический период времени; состояния их описания)	1. Вносятся все принятые в архив дела, а также обнаруженные неучтенные архивные документы. 2. Каждое поступление в пределах отчетного года получает в графе 1 порядковый номер в валовой последовательности. 3. В графе 2 указывается дата поступления. 4. В графе 3 указывается наименование организации, (фамилия, инициалы лица), от которой поступили документы. 5. В графе 4 указывается наименование, номер и дата документа, по которому приняты документы. 6. В графе 5 «Название фонда» указывается последнее полное название учреждения-фондо-образователя за тот период, за который принимаются документы. 7. В графе 6 указываются годы документов. 8. В графе 7 указывается количество ед. хр. или неописанных документов (листов). 9. В графе 8 «Краткая характеристика состояния» отмечаются, включены ли дела в опись или поступили в архив в неописанном виде. 10. Ежегодно на 1 января составляется итоговая запись о количестве архивных документов, поступивших на хранение за год.	1. Прием дел постоянного хранения и личному составу оформляется по отдельным книгам учета поступлений. 2. Не всегда верно заполняется графа 2 «Дата поступления» - с нарушением хронологии. 3. Не всегда верно заполняется графа 8 «Краткая характеристика состояния» - не отмечается, включены ли документы в опись или поступили в архив в необработанном виде; не указывается состав поступившей документации (управленческая, по личному составу, похозяйственные книги, фотодокументы и т.п.), указывается не верно: «хорошее», «удовлетворительное».
	СПИСОК ФОНДОВ (регистрация принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших)	1. Архивный фонд записывается только один раз, при первом поступлении в архив. 2. Не допускается внесение архивного фонда в список фондов ранее поступления его архивных документов на хранение. 3. Для учета архивных фондов используются номера в валовой последовательности, а также «свободные номера» - номера архивных фондов, архивные документы которых ранее были выделены к уничтожению в установленном поряд-ке или включены в состав объединенных архивных фондов, и которые ранее не использовались. Номера утраченных, переданных в другие архивы архивных фондов, а также номера архивных фондов, вошедших в состав объеди-ненного архивного фонда, архивные документы которых ранее использовались, не могут быть присвоены вновь поступившим архивным фондам. 4. Объединенные архивные фонды и архивные коллекции учитываются на общих основаниях. Объединенному архивному фонду, образованному из архивных фондов, ранее учтенных самос-тоятельно, присваивается номер одного из архив-ных фондов, включенных в его состав. 5. Название архивного фонда вносится в список фондов на основании исторической справки или титульного листа описи дел, документов. Название архивного фонда состоит из полного и (в скобках) официально принятого сокращенного названия фондообразователя с указанием его подчиненности, местонахождения, крайних дат существования. Если название фондообразователя менялось, то в списке фондов указывается его последнее название в рамках периода, за который приняты архивные документы. Название объединенного архивного фонда состоит из обобщенного названия, включенных в него архивных фондов, из названия руководящей организации и обобщенного названия подчи-ненных ей организаций, из перечня названий сменявших друг друга организаций. Конкретные названия всех организаций, архивные документы которых вошли в объединенный архивный фонд, а также их переименования указываются в листе фонда. Название архивного фонда личного проис-хождения состоит из фамилии и инициалов лица, его псевдонима, титула, ранга, звания; название архивного фонда семьи или рода - из фамилий и инициалов главных членов семьи или рода и их титулов, рангов, званий. Фамилии, имена, отчества, титулы, ранги, звания, родственные отношения всех членов семьи или рода указываются в листе фонда. В названии архивной коллекции указывается признак (признаки) ее формирования, а при необходимости - и ее составитель (прежний владелец, собиратель коллекции). 6. Ежегодно на 1 января к списку фондов составляется итоговая запись о количестве архивных фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в архиве. 7. Список фондов заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель. 8. Перепечатка списка фондов осуществляется только с разрешения архивного отдела Приморского края. В этом случае в список фондов обязательно вносятся номера, названия и основания выбытия всех архивных фондов, номера которых занимать запрещается.	1. В графе 3 «Название фонда» не всегда правильно указываются названия фондообразователя. Не указывается название вышестоящей организации, местонахождение и хронологические рамки существования организаций.
	ЛИСТ ФОНДА (учет в рамках архивного фонда количества и состава описей дел, документов и их нумерации, количества и состава архивных документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи дел, доку-ментов и архивному фонду в целом, фиксации изменений в названии архивного фонда)	1. Составляется на каждый впервые поступивший в архив архивный фонд. В нем учитываются все архивные документы архивного фонда, включая неописанные и секретные. 2. Порядок заполнения листа фонда: В графе «Крайние даты каждого названия фонда» указывается начальная и конечная даты существования учреждения-фондообразователя под каждым названием независимо от наличия в фонде документов за этот период. В графе «Название фонда» в хронологической последовательности указывается полное и в скобках официально принятое сокращенное название учреждения-фондообразователя с момента его образования, независимо от наличия документов за этот период. Каждое название пишется с новой строки. Последующие изменения в названии учреждения-фондообразователя вносятся по мере поступления в архив документов фонда. В графе «Дата первого поступления фонда» указывается дата поступления фонда в архив в соответствии с записью в книге учета поступления, для объединенного архивного фонда и коллекции – дата поступления или дата создания их в архиве в соответствии с актом описания документов, переработки описей. В разделе «Учет неописанных документов»: в графах 2, 4 «Наименование, №, дата документа» указывается акт, на основании которого произошли изменения (поступление, выбытие) в составе и объеме фонда (акт приема-передачи документов, акт об обнаружении документов, акт описания документов, акт проверки наличия и состояния дел, акт о выделении к уничтожению документов, акт о неисправимых повреждениях дел, акт о необнаружении дел); в графе 6 «Наличие (остаток) дел» указывается количество дел поступивших в неописанном состоянии в соответствии с соответствующим актом. В разделе «Учет описанных документов»: в графе 4 «Название описи или аннотация (краткая характеристика документов)» указывается характеристика документов: постоянного хранения, личный состав, личного происхождения, и т.п. в графе 7 «Наименование, №, дата документа» указывается акт, на основании которого произошло выбытие из состава и объема фонда (акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, акт о неисправимых повреждениях документов, акт приема-передачи документов на хранение, акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, акта возврата документов собственнику, акта об изъятии подлинных единиц хранения, документов); в графах 9, 10 «Наличие (остаток) ед.хр.» указывается количество дел как по данной описи, по которой произведена запись, так и по всему фонду в целом. 3. Лист фонда может быть пересоставлен только в случае, если он неисправимо поврежден или перестает отражать фактическое состояние и объем архивного фонда, после переработки архивного фонда или создания объединенного архивного фонда, уточнения истории фондообразователя. В случае пересоставления листа фонда ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делаются отметки: «Лист пересоставлен» с указанием даты пересоставления, должности и подписи лица, ответственного за учет. 4. Листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов в папке. К каждой папке составляется лист-заверитель, где указываются начальные и конечные номера архивных фондов и общее количество архивных фондов, листы которых находятся в папке. 5. При необходимости к листам фондов составляются указатели для оперативного поиска в архиве архивных документов той или иной организации.	1. Листы фондов заводятся не на все фонды. 2. На вновь поступившие фонды заводятся листы фондов старого образца. 3. Несвоевременно вносятся записи об изменении в названии фондообразователей. 4. Включаются недостоверные данные о приеме документов в архив (не составляются акты приема-передачи дел, не оформляются итоговые записи о приеме дел по разделам описи и по описи в целом). 5. Записи о приеме дел заносят карандашом. 6. В тех фондах, где были заведены листы фондов старого образца, и документы были приняты по двум описям и более, не ведется учет количества дел по каждой описи в отдельности. Неправильно оформляется прием неописанных документов из-за отсутствия раздела «Учет неописанных документов». Оформляются в одном разделе с описанными документами. 7. Не всегда вносятся записи об изменениях в количестве дел после переработки дел. 8. Не всегда указывается название описи или аннотация поступивших документов (постоянного хранения, личный состав, личного происхождения, и т.п.). 9. В случаях, когда на первых листах уже нет места для записей о приеме документов, не сделаны отметки вверху листа: «продолжение, ф. № …, лист 2», на первом листе не сделана отметка: «см. продолжение, лист 2». 10. Первые листы листов фондов, на которых уже нет места для записей о приеме документов, помещены, в нарушение правил, в дела фондов. 11. По неизвестной причине пересоставляются листы фондов, но как на старых, так и на новых листах фондов нет отметки о том, что они пересоставлены, не указана дата пересоставления и подпись начальника архивным отделом. 12. Пересоставленные листы фондов не помещаются в дела фонда.
	ОПИСЬ ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ (поединичный и суммарный учет архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме архивных документов, включенных в данную опись)	1. В описи дел, документов ед.хр./ед.уч. учитываются в соответствии с их систематизацией за порядковыми учетными номерами. 2. Описям дел, документов присваиваются учетные номера по листу фонда. 3. Не допускается присвоение описям дел, документов одинаковых учетных номеров, за исключением случаев при рассекречивании архивных документов. 4. В конце описи дел, документов во всех ее экземплярах делается итоговая запись, в которой указывается количество находящихся на хранении ед.хр./ед.учета, первый и последний номера ед.хр./ед.уч. по описи, оговариваются имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы и основание их выбытия. В итоговой записи к описи дел архивного фонда личного происхождения, включающей ед.хр./ед.уч. на различных носителях, дополнительно указывается количество таких ед.хр./ед.уч. После каждого поступления или выбытия архивных документов составляется новая итоговая запись к описи дел, документов, которая подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления. Если опись дел, документов состоит из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу, тому; кроме того, к каждому последующему годовому разделу, тому в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись. 5. Каждая опись дел, документов, том описи дел, документов должны иметь лист-заверитель. 6. Законченная опись дел, документов должна включать, как правило, не более 9999 ед.хр., ед.уч. 7. Архив должен иметь 3 экземпляра описей дел, документов, первый из которых является страховым. Если опись дел, документов, хранящихся в архиве, пересоставлена, то один экземпляр ранее действовавшей описи дел, документов включается во вновь составленную опись дел, документов за последним учетным номером, остальные экземпляры выделяются к уничтожению в установленном порядке.	1. При приеме дел по нескольким разделам описи итоговые записи в каждом годовом разделе не оформ-ляются, либо не оформляются итоговые записи о приеме документов по описи в целом. 2. В итоговых записях о приеме дел не всегда делаются отметки номера при-нятых дел, о наличии пропущенных и литерных номеров дел. 3. После каждого поступления документов во всех экземплярах описей (в рабочих и страховых) не оформ-ляются идентичные записи о количестве принятых дел по годовому разделу описи и сводная итоговая запись о приеме по описи в целом. 4. В итоговых записях о приеме дел ведется учет суммарного объема дел не по описям, а по фонду в целом. 5. В описи дел подшиваются разделы описей, дела по которым еще не приняты в архив. Вместе с описями помещаются заключения к описям, выписки из протоколов ЭПМК, объяс-нительные записки на недостающие дела. 6. Разделы описей за несколько лет, дела по которым приняты в архив не за весь период, находятся в наблюда-тельном деле. 7. Описи дел, где документы приняты по 2-м и более описям, несколько описей, в нарушение правил, подшиты все в общую обложку. 8. Описи дел организаций, включенные в объединенные фонды, подшиваются в дело фонда. 9. Неверно составляются, либо вообще не составляются предисловия к описям и титульные листы к описям. 10. На страховом и рабочем экземплярах описей дел не простав-ляется отметка в левом углу обложки о номере описи по реестру описей. 11. Описи подшиваются на скорос-шивателе. 12. Описи подшиваются в обратной хронологической последовательности. 13. Заведен не полный комплект описей.
	РЕЕСТР ОПИСЕЙ ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ (регистрация описей дел, доку-ментов, учета их количества и состава)	1. По реестру описей ведется поединичный и суммарный учет описей дел, документов архива. 2. Каждой новой описи дел, документов присваивается очередной порядковый номер по реестру, который проставляется на обложке описи дел, документов в верхнем левом углу. 3. Ежегодно на 1 января в реестре описей составляется итоговая запись о количестве описей дел, документов, поступивших и выбывших в течение года в архив, и их общем количестве.	1. Реестр описей в большинстве муниципальных архивах не ведется. 2. В некоторых муниципальных архивах реестр описей ведется только в электронном формате: каждый последующий год описи дел включаются в реестр не по мере поступления, с присвоением очередного порядкового номера, а включаются новыми строками по порядку номеров фондов, к которым они относятся, смещая предыдущую нумерацию описей (учет количества описей внутри фонда ведется по листу фонда»; в конце года оформляется одна итоговая запись, итоговые записи прошлых лет не сохраняются; каждый год в конце года реестр заново распечатывается на бумажный носитель - с первого по последний номер.
	ДЕЛО ФОНДА (комплекс документов по исто-рии источника комплектования (фондообразователя) и архив-ного фонда, ведущийся на каждый архивный фонд, объеди-ненный архивный фонд и архивную коллекцию; при нефон-довой организации аудиовизуаль-ных и электронных документов - дело организации - сдатчика документов)	1. Делу фонда присваивается номер архивного фонда, на который оно заведено. 2. В дело фонда включаются: 2.1.) историческая справка по истории фондообразователя и истории архивного фонда, дополнения к ней; 2.2.) акты, фиксирующие изменения в составе и объеме архивного фонда, в том числе: акт приема-передачи документов на хранение; акт обнаружения документов; акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; акта о неисправимых повреждениях документов; акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны; акта возврата документов собственнику; акт о технических ошибках в учетных документах; акт об обнаружении документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных и т.д.; акт описания документов, переработки описей; акт о рассекречивании документов; 2.3.) акты выдачи дел во временное пользование; 2.4.) документы, составленные по результатам проверки наличия и состояния дел, в том числе: акты проверки наличия и состояния архивных документов; лист проверки; 2.5.) пересоставленные листы фондов. 2.6.) копия характеристики архивного фонда, составленной для путеводителя (справочника); 2.7.) инструкции по работе с архивными документами архивного фонда, в том числе по усовершенствованию и переработке описей дел, документов; 2.8.) схемы систематизации архивных документов архивного фонда. 3. Дела фондов, объединенных в один фонд и включенных в состав объединенного архивного фонда, включаются в его дело фонда. 4. Документы дела фонда должны быть пронумерованы с составлением листа-заверителя, подшиты (прошнурованы), заключены в твердую обложку. К делу фонда составляется внутренняя опись. 5. Дела фондов хранятся в порядке номеров фондов.	1. Заводятся не на все фонды. 2. Для объединенного архивного фонда дело фонда заводится не на фонд в целом, а на каждую опись дел. 3. В дела фондов не подшиваются дополнения к историческим справкам. 4. Акты приема-передачи документов не заверяются печатями, не всегда нумеруются в валовом порядке в пределах фонда, в них не отмечаются номера принятых дел и дел, оставленных в учреждении, и не делается отметка о том, что в учетные документы внесены изменения. 5. В дела фондов помещаются документы, не относящиеся к делу фонда: описи дел, предисловия к описям, заключения к описям, выписки из протоколов ЭПМК архивного отдела, титульные листы к опиям. 6. Не составляются внутренние описи, листы-заверители. 7. Документы в делах фонда не подши-ваются, либо подшиваются на скорос-шивателе. 8. Документы в делах фонда подши-ваются в обратной хронологической последовательности.