Информационно-методический
| Вид материала | Доклад |
- Развитие региональной методической службы, 18.25kb.
- Информационно методический центр, 276.8kb.
- Архангельский областной информационно-аналитический и методический центр по культуре, 453.63kb.
- Информационно-методический сборник "Область культуры" №3 2011г. Рубрика «официально», 57.5kb.
- Муниципальное учреждение «Информационно-методический центр» Рассказовского района, 263.64kb.
- Совместная деятельность мо школы и школьного информационно-методического центра в решении, 65.41kb.
- Лекция Информационно-вычислительные сети Понятие и виды информационно-вычислительных, 158.39kb.
- Чекмарев Юрий Васильевич, кандидат технических наук, профессор кафедры информационных, 573.49kb.
- -, 813.9kb.
- Муо учебный информационно – методический центр, 768.71kb.
Выдача дел пользователям в читальный зал оформляется в соответствии с заказом (требованием) на выдачу архивных документов (приложение № 12, бюллетень № 81).
Заказ (требование) после разрешения руководителя регистрируется в книге выдачи дел из хранилища № 1 в читальный зал.
Выдача архивных документов работнику архива для использования в служебных целях оформляется также заказом (требованием) на выдачу архивных документов, который визируется руководителем соответствующего подразделения.
Заказ (требованием) регистрируется в книге выдачи архивных документов из хранилища в рабочие помещения, в которой работник, получивший архивные документы расписывается за каждую единицу хранения. Заказ (требование) находится в архивохранилище до истечения срока его хранения.
Выдача документов в лабораторию архива оформляется заказом на проведение соответствующих работ и регистрируется в книге выдачи архивных документов из хранилища в лабораторию, в которой расписывается работник лаборатории. Заказ учитывается в лаборатории и в соответствующем подразделении архива и служит контрольным документом за ходом проведения всех этапов работы с архивными документами.
Выдача документов во временное пользование оформляется актом о выдаче архивных документов во временное пользование и регистрируется в книге выдачи архивных документов из хранилища во временное пользование.
Выдача описей дел, описей документов
Выдача описей дел, описей документов оформляется заказом (требованием) на выдачу документов, и регистрируется в книге выдачи документов из хранилища, в которой расписывается получивший опись работник архива или пользователь.
Во время выдачи документов из архивохранилища работник архива обязан уведомить пользователя о том, что за сохранность полученных документов и
соблюдение правил работы с ними отвечает пользователь в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Документы выдаются из архивохранилища:
- пользователям в читальный зал и работникам архива (кроме особо ценных
документов, выдаваемых на срок не более 2-х недель) на срок до 1 месяца.
- фондообразователям (юридическое или физическое лицо, в деятельности
которого образуется документальный фонд)- до 3 месяцев;
- судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам - до 6
месяцев.
- для экспонирования документы выдаются на срок, определенный договором о проведении выставки.
- для создания страхового фонда, фонда пользования и для специальной обработки срок определяется планами работы архива, договорами на проведение соответствующих работ со сторонними организациями.
Продление сроков выдачи документов допускается с разрешения руководства архива.
Описи дел, описи документов выдаются на срок, не превышающий пяти дней.
Если описи дел, описи документов, составлены в одном экземпляре и хранится централизованно, то допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя архива или его заместителя выдать на срок, не превышающий один день, и оформляется по аналогии с выдачей подлинных архивных документов.
Контроль за сохранностью выданных документов и возвращение документов в архивохранилище осуществляется путем выверка книг выдачи документов из хранилища и проводится не реже одного раза в квартал или в полугодие. Если в результате выверки книг выдачи установлен факт нарушения сроков возвращения документов, выясняются его причины и принимаются меры к возврату документов. Если выданные документов необходимы для дальнейшего использования, то выдача дел переоформляется. При задержке возвращения документов без уважительных причин принимаются меры для их немедленного возврата в хранилище.
В книге выдачи документов делается отметка о возвращении документов в присутствии возвративших их работников архива или фондообразователя.
Если выявлены повреждения возвращенных документов, составляется акт в произвольной форме, который подписывается работником хранилища и лицом, возвратившим документы, и представляется на рассмотрение руководства архива.
В случаях хищения или повреждения документов, в том числе внесения в их текст изменений (если это может быть квалифицировано как повреждение документа) архив обращается с соответствующим заявлением в орган внутренних дел по месту расположения архива, и в 3-х дневный срок информирует архивный отдел Приморского края, принимает другие меры к возмещению ущерба в соответствии с законодательством Российской Федерации.
___________________
__________________________________________
(название архива)
КНИГА ВЫДАЧИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
ИЗ ХРАНИЛИЩА пользователям В ЧИТАЛЬНЫЙ ЗАЛ
Начата_____________________
Окончена__________________
Титульный лист книги выдачи архивных документов
из хранилища пользователям в читальный зал
_______________________________________________________________________
| № пп | Дата выдачи | Фонд №__ | Опись №__ | Ед.хр. №__ | Кому выдано | Расписка в получе-нии | Расписка в возвращении дата | Примечания |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
Форма книги выдачи архивных документов из хранилища
пользователям в читальный зал
__________________________________________
(название архива)
КНИГА ВЫДАЧИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
ИЗ ХРАНИЛИЩА РАБОТНИКАМ АРХИВА
Начата_____________________
Окончена__________________
Титульный лист книги выдачи архивных документов,
из хранилища работникам архива
_______________________________________________________________________
| № пп | Дата выдачи | Фонд №__ | Опись №__ | Ед.хр. №__ | Кому выдано | Расписка в получе-нии | Расписка в возвращении дата | Примечания |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
Форма книги выдачи архивных документов,
из хранилища работникам архива
__________________________________________
(название архива)
КНИГА ВЫДАЧИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
ИЗ ХРАНИЛИЩА ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ
Начата_____________________
Окончена__________________
Титульный лист книги выдачи архивных документов,
из хранилища во временное пользование
_______________________________________________________________________
| № пп | Дата выдачи | Фонд №__ | Опись №__ | Ед.хр. №__ | Кому выдано | Расписка в получе-нии | Расписка в возвращении дата | Примечания |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
Форма книги выдачи архивных документов
из хранилища во временное пользование
А.В.Начинова – главный специалист –
эксперт архивного отдела Приморского края
О качестве представления сведений о состоянии хранения
документов в организациях – источниках комплектования
государственных и муниципальных архивов
по состоянию на 01.12.2009
В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Росархива от 11.03.1997
№1344, организации – источники комплектования государственных муниципальных архивов ежегодно к 10 декабря отчетного года составляют и представляют в госархив края, архивные отделы администраций городских округов и муниципальных образований края паспорта архивов организаций на 1 декабря текущего года (приложение 4, 4а и 4б к Регламенту).
Приложение 4. Паспорт архива на управленческую документацию составляют организации списка источников комплектования всех архивов.
Приложение 4а. Паспорт архива на кинофотодокументы составляют только организации - источники комплектования госархива края. В муниципальные архивные отделы этот паспорт не представляется, в районах и городах нет организаций, имеющих фотофонотеки и хранящих кинофотофонодокументы,
Приложение 4б. Паспорт архива на научно-техническую документацию (НТД) составляют только организации-источники комплектования НТД госархива края и г. Уссурийска.
На основании перечисленных выше паспортов составляются Сведения о состоянии хранения документов в организациях источниках комплектования государственных, районных и городских архивов на 1 декабря текущего года (приложение 6 к Регламенту).
Периодичность и сроки представления Сведений о состоянии хранения документов в организациях – источниках комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации городских и районных архивов на 1 декабря …г. устанавливает орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации, но не реже, чем 1 раз в 3 года (на 1 декабря 1997 г., на 1 декабря 2000 г., на 1 декабря 2003 г., на 1 декабря 2006 г., на 1 декабря 2009 г. и т.д.). В Приморском крае мы определили, что Сведения архивными учреждениями края представляются в архивный отдел Приморского края 1 раз в 3 года и следующие сведения нужно будет представлять вместе с годовым отчетов за 2012 год.
Архивный отдел Приморского края на основании представленных Сведений о состоянии хранения документов в организациях – источниках комплектования государственных архивов, городских и районных архивов составляет сводные Сведения … и направляет их в Росархив 1 раз в 3 года вместе с годовым отчетом о работе.
Основные моменты, которые необходимо учитывать при проведении паспортизации.
Паспортизация предусматривает:
- рассылку в учреждения бланков паспортов в 2-х экземплярах;
- проведение семинаров, совещаний, индивидуальных консультаций с работниками архивов организаций и лицами, отвечающими за архивы, по вопросам заполнения паспортов, при этом проведение этих мероприятий целесообразно проводить непосредственно перед паспортизацией (сентябрь- октябрь);
- анализ паспортов архивов (при наличии ошибок в заполнении паспорта он возвращается для исправления).
- проведение совещаний с работниками архивов организаций и лицами, ответственными за архивы, по итогам заполнения паспортов;
- доведение итогов паспортизации до руководителей организаций- источников комплектования.
В ходе анализа результатов паспортизации 2009 года были выявлены недостатки, неточности в заполнении форм Сведений (ф.6), потребовавшие дополнительных уточнений. По представленным Сведениям видно, что не всеми архивными отделами была проведена паспортизация архивов организаций. Архивный отдел администрации Черниговского муниципального района вообще не предоставил Сведения по ф. 6. .
Рассмотрим ошибки, допущенные при подготовке Сведений по ф.6:
Раздел 1.
Строка 105, графа 1 неправильно заполнили 15 архивных отделов
(гг.Арсеньев, Дальнереченск, Владивосток, Находка, Фокино, Анучинский, Дальнереченский, Кировский, Красноармейский, Ольгинский, Михайловский, Пожарский, Тернейский. Ханкайский, Хасанский районы). Некоторые архивные отделы не показывали ликвидированные организации, которые не были исключены из списка источников комплектования, т.е. на Эпмк архивного отдела Приморского края не были представлены справки об их исключении и архивные отделы не получили выписки их протокола ЭПМК архивного отдела Приморского края о согласовании исключения из Списка. Некоторые архивные отделы не показали вновь включенные в список городские и сельские поселения.
Строка 105, графа 6 (полностью подготовили документы к передаче их на постоянное хранение) ошиблись 8 архивных отделов (Дальнереченск, Дальнегорск, Кировский, Красноармейский, Михайловский, Пожарский, Шкотовский).
Раздел 2.
Строка 205, графа 1 (всего единиц хранения).
Не учли неописанные документы 10 архивных отделов (гг. Артем, Большой-Камень, Дальнереченск, Фокино, Дальнереченский, Красноармейский, Партизанский, Хасанский, Шкотовский районы), т. е. в этих архивных отделах было отставание по упорядочению.
Строка 205, графа 2 (начальная дата) в двух архивных отделах (г.Артем, Партизанский район) поставлена начальная дата 1928 и 1929 годы – это похозяйственные книги. Согласно ст. 22 ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" похозяйственные книги хранятся в организации 75 лет, значит похозяйственные книги, созданные до 1935 года, должны быть приняты в архивные отделы.
Строка 205, графа 3 (конечная дата) 7 архивных отделов (Артем, Дальнегорск, Фокино, Партизанский, Пограничный, Тернейский, Хасанский) неправильно указали конечную дату документов, хранящихся в организациях. В 2009 году должны быть упорядочены документы в организациях – источниках комплектования по 2006 год включительно, поэтом конечная дата документов должна быть 2006 год. По существующей практике, архивные отделы администраций городских округов и муниципальных районов идут с опережением упорядочения, поэтому эти отделы конечную дату показали 2007, 2008 годы.
К Сведениям о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования архивов должна прилагаться пояснительная записка, в которой даются сведения отдельно по каждому виду документации (управленческая, научно-техническая, кино-фото-видео документация.);
- количество негосударственных организаций, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности, и объем этих документов в единицах хранения с указанием крайних дат, и степень подготовленности этих документов к передаче в государственные или районные архивы (отдельно по документам постоянного хранения и по личному составу).
В случае отсутствия в негосударственных организациях документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности, в пояснительной записке дается запись: "Негосударственных организаций, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности, на учете нет".
12 архивных отделов (г.Большой Камень. Дальнереченский, Лазовский, Партизанский, Октябрьский, Ольгинский, Михайловский, Пограничный, Тернейский, Хасанский, Чугуевский районы) не представили пояснительную записку к Сведениям.
Хочется отметить архивный отдел администрации Надеждинского муниципального района (Н.А.Швецова), которая прислала Сведения ф.6, составленные при помощи программного комплекса "Источники комплектования", можете ее попросить поделиться опытом. Также хочется отметить хорошее качество составления сведений ф.6 в гг. Спасск-Дальний, Партизанск, Кавалеровский , Спасский, Яковлевский районы и отметить Лазовский, Октябрьский районы, даже с отсутствием объяснительной записки к сведениям у меня не было к ним вопросов.
Архивный отдел администрации Находкинского городского округа провел сверку описей дел в негосударственных учреждениях, в результате которой были выявлены дела государственной части Архивного фонда Российской Федерации, не сданные в архив.
Архивный отдел надеется, что тем архивам, которые допускают ошибки в ходе паспортизации ведомственных архивов, будут сделаны соответствующие выводы, и указанные выше ошибки не будут допущены при очередной паспортизации.