Информационно-методический
| Вид материала | Доклад |
- Развитие региональной методической службы, 18.25kb.
- Информационно методический центр, 276.8kb.
- Архангельский областной информационно-аналитический и методический центр по культуре, 453.63kb.
- Информационно-методический сборник "Область культуры" №3 2011г. Рубрика «официально», 57.5kb.
- Муниципальное учреждение «Информационно-методический центр» Рассказовского района, 263.64kb.
- Совместная деятельность мо школы и школьного информационно-методического центра в решении, 65.41kb.
- Лекция Информационно-вычислительные сети Понятие и виды информационно-вычислительных, 158.39kb.
- Чекмарев Юрий Васильевич, кандидат технических наук, профессор кафедры информационных, 573.49kb.
- -, 813.9kb.
- Муо учебный информационно – методический центр, 768.71kb.
Решение
от 31 марта 2010 года № 4
Об итогах проверки наличия и состояния особо ценных
документов на бумажной основе в ГУ «Государственный архив
Приморского края»
Заслушав и обсудив информацию главного хранителя фондов, заведующего отделом государственного учета и обеспечения сохранности документов ГУ «Государственный архив Приморского края» М.С.Шулеповой об итогах проверки наличия и состояния особо ценных документов на бумажной основе в
ГУ «Государственный архив Приморского края»
решила:
1. Принять к сведению информацию М.С.Шулеповой.
___________________
М.С. Шулепова - главный хранитель фондов, заведующий отделом государственного учета и обеспечения сохранности документов
ГУ «Государственный архив Приморского края»
Об итогах проверки наличия и состояния особо ценных документов на
бумажной основе в ГУ «Государственный архив Приморского края»
Проверка наличия особо ценных документов проводилась в Государственном архиве Приморского края в 2009 году по истечении 10 лет после предыдущей сплошной проверки наличия, проведенной в 1995 — 1999 годах после переезда госархива в здание по ул. Алеутская 10а.
Особо ценные документы выявлены в 57 фондах. В основном, выявление ОЦ было проведено в 80 — 90-е годы прошлого века. Как правило, ОЦ выявлялись в фондах 1 и 2 категорий, например: Р-1 Приморрыбпром, Р-25 Исполнительный комитет Приморского областного Совета рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов, Р-26 Приморский краевой Совет народных депутатов, Р-1694 Администрация Приморского края, Р-46 Дальневосточное ордена Ленина морское пароходство, Р-131 Приморское краевое управление статистики и другие.
На все особо ценные документы составлены отдельные описи, не считая фонда Р-26,имеется реестр описей особо ценных документов.
Основная масса ОЦ документов находится в архивохранилище № 2, где хранятся документы органов власти, крупных отраслей промышленности края, статистики.
Так же ОЦ документы находятся в архивохранилище № 3, где хранятся документы органов народного образования, здравоохранения, строительных организаций, финансовых органов и т.д.
В архивохранилище № 1, где хранятся документы бывших партийных и комсомольских структур, выявление особо ценных документов не проводилось.
Проверку наличия и физического состояния проводили заведующие архивохранилищами и старшие хранители фондов.
Этот вид работы был включен в план основных показателей госархива и работа проводилась в архивохранилищах согласно этому плану.
Перед проверкой наличия, как положено, были выверены учетные документы — описи особо ценных дел, реестр описей особо ценных дел. При выверке реестра были обнаружены ошибки. Например: оказалось, что в реестре описей ОЦ на 01.01.1989 года в итоговой записи числится 6902 ед.хр., при пересчете получилось — 7026 ед.хр., разница — 124 ед.хр.
По описям ОЦ и реестру тоже встречаются несовпадения, например: фонд
Р-172 Приморское территориальное производственное жилищно-коммунальное объединение исполнительного комитета Приморского краевого Совета народных депутатов — по реестру числится 117 ед.хр. ОЦ документов, а по описям №1-6 — 124 ед.хр. ОЦ документов; так же по фонду Р-1165 Дальневосточная краевая рабоче-крестьянская инспекция, по реестру значится 122 ед.хр. ОЦ, а по описи — 180 ед.хр.
Итог проверки наличия показал следующее: все особо ценные дела, внесенные в описи оказались, в наличии, утери нет. Физическое состояние этих дел удовлетворительное.
На все фонды, содержащие ОЦ дела, составлены листы и акты проверки наличия, они утверждены директором госархива. Все дела ОЦ промаркированы, все - закартонированы, коробки промаркированы, после проверки наличия опечатаны. Хранятся они в конце фонда с данным номером.
По паспорту госархива на 01.01.2010 числится 10224 ед.хр. ОЦ, по реестру 10891 ед.хр., по факту получилось 10891 ед.хр. ОЦ, на 667 ед.хр. больше, но изменения в паспорт архива пока не внесены, так как необходимо еще раз провести
выверку учетных документов особо ценных документов.
Составить новый реестр описей ОЦ документов.
Работа предстоит большая, сложная. Она запланирована на 2010 год, по ее
результатам будут внесены изменения в паспорт госархива Приморского края.
___________________
Решение
от 31 марта 2010 года № 5
О ходе выполнения решений коллегии архивного отдела
Приморского края за 2009 год
Заслушав и обсудив информацию главного специалиста-эксперта архивного отдела, секретаря коллегии Л.В.Ходовой о выполнении решений коллегии архивного отдела Приморского края за 2009 год, коллегия архивного отдела Приморского края
решила:
1. Принять к сведению информацию Л.В.Ходовой.
2. Рекомендовать архивному отделу Приморского края усилить контроль за выполнением решений коллегий.
___________________
Л.В. Ходова – главный специалист - эксперт архивного отдела Приморского края, секретарь коллегии
О выполнении решений коллегии архивного отдела
Приморского края за 2009 год
Заседания коллегии в 2009 году проводились в соответствии с утвержденным планом. Проведено 2 заседания коллегии с приглашением руководителей и сотрудников Государственного архива Приморского края и архивных отделов администраций городских округов и муниципальных районов края. Одно из них было расширенным.
В ходе работы коллегии прозвучало много предложений и замечаний
по различным направлениям деятельности архивных учреждений края (13 выступлений). Обсуждены следующие вопросы:
об итогах работы архивных учреждений края за 2008 год и задачах на 2009 год;
о ходе выполнения плана научно-исследовательской и методической работы в 2008 году архивными учреждениями края;
о введении новой системы оплаты труда работников в госархиве края;
о перспективах размещения госархива края;
об упорядочении и обеспечении сохранности документов упраздненных государственных нотариальных контор;
о работе архивного отдела Приморского края и госархива края с государственными органами Приморского края и краевыми государственными учреждениями, организациями и предприятиями;
об участии госархива края в мероприятиях по подготовке и празднованию 150-летия г. Владивостока;
о плане работы коллегии архивного отдела Приморского края на 2010 год;
предложения о награждении работников архивных учреждений Приморского края в 2010 году.
Часть решений коллегии носила общий характер, касалась повседневной работы архивных учреждений.
Решение коллегии о выполнении основных направлений развития архивного дела в крае, планов работы архивных учреждений на 2009 год, в основном, выполнено.
Решение коллегии о ходе выполнения плана научно-исследовательской и методической работы в 2008 году архивными учреждениями края, в основном, выполнено.
Архивным отделом Приморского края разработан план мероприятий по внедрению в практику работы архивных учреждений края ПК «Архивный фонд» 4-я версия. Архивными учреждениями края начато внедрение новой четвёртой версии ПК «Архивный фонд».
Госархивом края проведено слияние баз данных в единую БД «Архивный фонд» и БД впервые направлена в Росархив. Архивным отделом управления делопроизводства администрации г. Владивостока завершен ввод в БД «Архивный фонд» 100% фондов, имеющихся в наличии. Архивными отделами администраций Анучинского и Пограничного муниципальных районов начата работа по ведению БД «Архивный фонд».
Госархивом края подготовлен и издан Путеводитель по фондам Государственного архива Приморского края, том 1 (представлены сведения о 1280 фондах ГАПК, охватывающих период с 1885 до 2008 года). Подготовлено дополнение к справочнику «Документы по личному составу Государственного архива Приморского края». Начата работа по подготовке Путеводителя по фондам Государственного архива Приморского края, том 2 (представлены фонды общественно-политических организаций), составлены схема путеводителя, план-проспект, исторические справки и аннотации документов к фондам I категории.
Решение коллегии о введении новой системы оплаты труда работников в госархиве края не выполнено. Администрацией края отменено решение о переходе на новые системы оплаты труда работников в краевых учреждениях. В настоящее время идет процесс согласования с руководителями органов исполнительной власти края проекта постановления Администрации Приморского края «О порядке и условиях применения тарифной системы оплаты труда, компенсационных и стимулирующих выплат работникам государственного учреждения «Государственный архив Приморского края».
Решение коллегии о перспективах размещения госархива края в основном выполнено. Госархивом края освобождено архивохранилище и прилегающие к нему рабочие помещения хранителей фондов общей площадью 299,3 кв.м на втором этаже здания архива по ул. Алеутская, 10а, вместе с установленными в архивохранилищах стеллажами и направлен акт приема-передачи в РГИА ДВ.
Архивный отдел Приморского края проинформировал Росархив по данному вопросу. Предложение госархива края о заключении договора о безвозмездном пользовании оставлены без внимания. В просьбе вице-губернатора края к руководству Росархива об оставлении госархива края в занимаемых им сейчас помещениях отказано. Росархив намерен довести дело о выселении госархива края до логического завершения.
Совместно с управлением культуры, с участием вице-губернаторов края Е.В.Хохолькова, И.А.Скоробогатовой, В.А.Балана, руководителями департаментов градостроительства, земельных ресурсов, УГП «Приморстройзаказчик», председателем ЗАКСа В.В.Горчакова проведено 2 совещания по вопросу строительства здания краевых библиотеки архив. На имя Губернатора края были поданы соответствующие предложения.
В результате Губернатор края согласовал земельный участок под строительство здания библиотеки и архива в районе ул. Гоголя во Владивостоке. Также принято решение о прекращении работы с ОАО «Институт общественных зданий» (г. Москва), которым был выполнен эскизный проект здания. Будет объявлен новый конкурс на проектирование здания библиотеки и архива. По мнению Губернатора края, строительство здания должно быть начато в 2011 году.
Вместе с тем, департамент имущественных отношений Приморского края предложил архивному отделу Приморского края рассмотреть возможность использования здания по ул. 50 лет Октября, 20, в г. Дальнегорске, на базе здания одного из краевых профессионально-технических училищ для использования полномочий архивного отдела по размещению архивных документов госархива края.
По предварительной оценке, здание учебного корпуса, возможно использовать для хранения архивных документов. При общей площади здания 2 920,7 кв.м., полезная площадь составляет 1942 кв.м., площадь архивохранилищ может составить 1 462 кв.м. Расчетная вместимость архивохранилищ в случае передачи здания в оперативное управление госархиву края сможет составить до 584 тыс.дел.
В настоящее время идет подготовка расчетов стоимости косметического ремонта помещений, необходимой штатной численности. На их основе будет подготовлено письмо Губернатору края с просьбой о создании филиала госархива края документов в г. Дальнегорске. Создание филиала госархива края в г. Дальнегорске поддержано вице-губернатором края И.А.Скоробогатовой.
Решение коллегии об упорядочении и обеспечении сохранности документов упраздненных государственных нотариальных контор, в основном, выполнено. Подготовлено и подписано соглашение от 25 декабря 2009 года о хранении и использовании документов упраздненных государственных нотариальных контор г. Владивостока в госархиве края. Приняты документы упраздненных государственных нотариальных контор г. Владивостока в количестве 12 753 дел. Вопрос о месте хранения документов упраздненных госнотконтор, хранящиеся у части нотариусов края, остается открытым, так как правовой департамент Администрации Приморского края кардинально изменил свою позицию относительно той, которая была в 2006 – 2007 годах.
Решение коллегии о работе архивного отдела Приморского края и госархива края с органами исполнительной власти Приморского края и краевыми государственными организациями, в основном, выполнено. В настоящее время идет процесс согласования с руководителями органов исполнительной власти края проекта распоряжения Администрации Приморского края «О совершенствовании делопроизводства и архивного дела в органах исполнительной власти Приморского края и краевых государственных учреждениях».
Другая часть решений коллегии требовала значительных организационных усилий, серьезной и сложной проработки, поэтому их выполнение будет продолжено в 2010 году:
проведение госархивом края выверки объемных показателей баз данных с учетными документами;
завершение ввода в БД «Архивный фонд» 100% фондов, имеющихся в наличии в архивных отделах Хорольского и Яковлевского муниципальных районов;
составление перечня краевых государственных учреждений и предприятий – возможных источников комплектования госархива края, в течение 2010 года проведение в них обследования, экспертное заключение о включении их в список источников комплектования госархива края представить на рассмотрение ЭПМК архивного отдела Приморского края;
участие госархивом края в мероприятиях по подготовке и празднованию 150-летия г. Владивостока;
разработка инструкции по обработке документов государственных нотариальных контор и представление в 1 квартале 2010 года на рассмотрение ЭПМК архивного отдела Приморского края.
Кроме того, на заседаниях коллегии рассматривались ходатайства о награждении лучших архивистов края. В 2009 году награждено 6 человек, в том числе:
Почетной грамотой Федерального архивного агентства награждены 4 человека:
Богданец Ирина Александровна – консультант архивного отдела Приморского края;
Красикова Татьяна Валентиновна – заведующий отделом научно-справочного аппарата госархива края;
Маликова Людмила Васильевна – начальник архивного отдела администрации Пожарского муниципального района;
Симоненко Татьяна Николаевна – ведущий архивист отдела научно-справочного аппарата госархива края;
благодарность Губернатора Приморского края объявлена 2 человекам:
Виноградовой Маргарите Дмитриевне – архивисту 1 категории отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства госархива края;
Киргизовой Ирине Николаевне - архивисту 1 категории отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства госархива края
___________________
СЕМИНАР РАБОТНИКОВ АРХИВНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ ПРИМОРСКОГО КРАЯ
1 апреля 2010 года
Н.С.Гонохова – заместитель начальника архивного отдела Приморского края
Об административном регламенте архивного отдела Приморского края
по предоставлению государственной услуги по организации исполнения
поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан,
а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав
и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок,
направляемых в иностранные государства
В соответствии с распоряжением Администрации Приморского края
от 17 февраля 2009 года № 70-ра «О плане мероприятий по проведению административной реформы в Приморском крае в 2009 году» в Сводный реестр государственных услуг, предоставляемых органами исполнительной власти Приморского края были включены 2 услуги, предоставляемые архивным отделом Приморского края: государственная услуга по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства и государственная услуга по организации информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.
Проекты административных регламентов по этим услугам уже разработаны и вывешены для публичного обсуждения, правда, второй регламент - по информационному обеспечению - еще находится на согласовании в правовом департаменте.
Организация исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, подразумевает организацию исполнения социально-правовых запросов, связанных с социальной защитой граждан и лиц без гражданства, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством.
Государственную услугу предоставляет архивный отдел Приморского края.
Непосредственное исполнение поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства (далее - запросов), осуществляют государственные и (или) муниципальные архивы, государственные органы, органы местного самоуправления, организации Приморского края при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.
Заявители – проживающие за рубежом российские и иностранные граждане, а также лица без гражданства. Заявителями также могут быть иные физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их в установленном порядке полномочиями
выступать от их имени при предоставлении государственной услуги.
Запросы могут поступать в архивный отдел через Федеральное архивное агентство (Росархив) и консульский департамент Министерства иностранных дел Российской Федерации (МИД России).
При консультировании заявителей по письменным запросам, ответ на запрос направляется в адрес заявителя, проживающего в государстве – участнике Союза Независимых Государств (далее – СНГ), или в адрес МИД России – для направления заявителю, проживающему в ином государстве.
В регламенте указан перечень необходимых документов для предоставления государственной услуги, которые заявитель должен представить в архивный отдел, а также основания для отказа заявителю.
Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
а) прием запроса;
б) анализ тематики поступившего запроса;
в) подготовка письменного ответа;
г) проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках, архивных копиях;
д) отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок, архивных копий.
После поступления в архивный отдел письменного запроса или запроса в электронной форме непосредственно от заявителя, из Росархива, консульского департамента МИД России, запрос регистрируется, передается на рассмотрение начальнику архивного отдела для назначения исполнителя поступившего запроса.
Исполнитель, или как у нас указано в регламенте – должностное лицо, осуществляющее анализ тематики поступившего запроса, определяет:
правомочность получения заявителем запрашиваемой информации;
степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения
запроса, либо установление фактов гибели документов в результате пожара, наводнения, порчи, уничтожения документов; отсутствие информации о месте хранения документов.
В случае если запрос не может быть исполнен без предоставления дополнительных сведений, запрос возвращается заявителю или в МИД России с сообщением об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.
После определения места хранения документов архивный отдел письменно уведомляет заявителя или МИД России о направлении запроса по принадлежности в государственные и (или) муниципальные архивы, государственные органы, органы местного самоуправления, организации Приморского края.
После определения места хранения документов архивный отдел направляет запрос по принадлежности, и при необходимости, уведомляет государственные и (или) муниципальные архивы, государственные органы, органы местного самоуправления, организации Приморского края о запросах, архивные справки, архивные выписки и архивные копии по которым требуют проставления апостиля и с указанием о порядке проставления апостиля.
В случае если запрос поступил из государств – участников СНГ, архивный
отдел, при направлении запроса по принадлежности, уведомляет государственные и (или) муниципальные архивы, государственные органы, органы местного самоуправления, организации Приморского края о направлении архивных справок, архивных выписок и архивных копий, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, по почте простыми письмами непосредственно в адрес заявителя.
В случае если запрос требует исполнения несколькими архивами, органами и организациями, архивный отдел направляет в соответствующие архивы, органы и организации копии запроса с указанием о направлении ответа в адрес архивного отдела. Все полученные от архивов, органов и организаций архивные справки, архивные выписки, архивные копии либо ответы об отсутствии запрашиваемых сведений архивный отдел с сопроводительным письмом направляет в МИД России или непосредственно в адрес заявителя.
В случае если место хранения архивных документов установить не удалось или установлены факты гибели (уничтожения) документов, заявителю, в МИД
России направляется письменный ответ об отсутствии запрашиваемых сведений. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку.
В регламенте Росархива есть раздел, в котором подробно расписан порядок оформления архивных справок, архивных выписок и архивных копий. В нашем
регламенте этого нет, поэтому позволю себе озвучить себе этот раздел из регламента Росархива:
Органы и организации, исполняющие полученные от Росархива и непосредственно из-за рубежа запросы, готовят архивные справки, архивные выписки или архивные копии.
Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).
Сведения о работе, учебе в нескольких органах, организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку, если все эти сведения содержатся в документах одного государственного, муниципального архива или органа, организации.
В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места («Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»).
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.
После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта, события.
В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены гербовой печатью (для государственных
органов и органов местного самоуправления, государственных и муниципальных архивов) или печатью организации.
Архивная справка оформляется на бланке органа, организации и адресуется
непосредственно заявителю.
Архивная справка подписывается руководителем органа, организации, заверяется гербовой печатью или печатью организации, проставляется номер и дата
составления.
В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами «Так в тексте оригинала», «Так в документе». После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя органа, организации или уполномоченного должностного лица и гербовой печатью или печатью организации.
На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется гербовой печатью или печатью организации и подписью руководителя органа, организации.
Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.
Российским, иностранным гражданам и лицам без гражданства, проживающим за рубежом, подлинные архивные документы не направляются. Вместо подлинников высылаются архивные справки, архивные выписки или архивные копии истребуемых документов.
Далее остановлюсь на порядке проставления апостиля и для чего он нужен.
Согласно общепризнанным нормам международного права документы, составленные в пределах юрисдикции одного государства, принимаются на территории другого государства только при условии их соответствующего удостоверения в установленном порядке.
В настоящее время наиболее широкое распространение получили два способа такого удостоверения - консульская легализация и проставление апостиля.
Процедура консульской легализации документов достаточно сложна. К тому же она имеет существенный недостаток - документ, прошедший легализацию, оказывается действительным только для государства, консульское учреждение которого проставило легализационную запись.
В целях упрощения процесса признания иностранных документов в городе Гааге 5 октября 1961 г. была подписана Конвенция, отменяющая требования консульской легализации иностранных документов, путем проставления апостиля. Проставление апостиля намного проще процедуры консульской легализации и является единственной формальностью, которую могут потребовать для удостоверения подлинности документа (для России вступила в силу в 1992 году).
В отличие от консульской легализации документ, на котором проставлен апостиль, может быть использован в любой стране участнице Гаагской конвенции.
Таким образом, архивные справки, архивные выписки и архивные копии,
направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - апостиля.
Апостиль не проставляется на документах, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.
Архивный отдел проставляет апостиль на архивных справках, архивных
выписках и копиях архивных документов, подготовленных государственными и (или) муниципальными архивами, государственными органами, органами местного самоуправления, организациями Приморского края (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами).
Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными органами, органами местного
самоуправления, организациями Приморского края (кроме государственных и
муниципальных архивов), осуществляется после их письменного обращения, с представлением в архивный отдел образцов подписей, с подтверждением полномочий на право подписи конкретных должностных лиц, а также образцов печатей.
Проставление апостиля производится путем оттиска специального штампа на свободном от текста месте документа на лицевой или оборотной его стороне или на отдельном листе. В последнем случае листы документа и лист, на котором проставлен апостиль, прошиваются и пронумеровываются и скрепляются печатью. Количество листов заверяется подписью должностного лица, проставляющего апостиль, с указанием наименования его должности.
Заполнение штампа апостиля производится чернилами (шариковой ручкой)
от руки или машинописным способом.
Подпись и печать, проставляемые на апостиль, не требуют заверения.
Факт проставления апостиля регистрируется специально уполномоченным должностным лицом в журнале учета проставления апостиля, где указываются: порядковый номер, дата проставления апостиля, фамилия, имя и отчество заявителя, откуда поступил запрос, фамилия уполномоченного должностного лица, проставившего апостиль, а также фамилия и должность лица, подписавшего архивную справку, архивную выписку, архивную копию, место хранения (номер дела) второго экземпляра архивной справки, архивной выписки и архивной копии.
После проставления апостиля архивный отдел направляет архивные справки, архивные выписки, архивные копии в МИД России.
Архивные справки, архивные выписки и архивные копии при личном обращении в архивный отдел могут быть выданы заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность; для третьих лиц - доверенности, оформленной в установленном порядке и при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля.