Информационно-методический

Вид материала

Доклад

Содержание Лист фонда Местонахождение фонда Лист фонда Местонахождение фонда Учет описанных документов Реестр описей дел, документов Порядок и учет выдачи дел из архивохранилищ

Подобный материал:

• Развитие региональной методической службы, 18.25kb.
• Информационно методический центр, 276.8kb.
• Архангельский областной информационно-аналитический и методический центр по культуре, 453.63kb.
• Информационно-методический сборник "Область культуры" №3 2011г. Рубрика «официально», 57.5kb.
• Муниципальное учреждение «Информационно-методический центр» Рассказовского района, 263.64kb.
• Совместная деятельность мо школы и школьного информационно-методического центра в решении, 65.41kb.
• Лекция Информационно-вычислительные сети Понятие и виды информационно-вычислительных, 158.39kb.
• Чекмарев Юрий Васильевич, кандидат технических наук, профессор кафедры информационных, 573.49kb.
• -, 813.9kb.
• Муо учебный информационно – методический центр, 768.71kb.

ЛИСТ ФОНДА

Крайние даты каждого названия фонда	НАЗВАНИЕ ФОНДА
1	2
[1940]-1964	Сучанский хлебокомбинат Приморского треста «Главхлеб»,
	г. Сучан Приморского края
1964-1972	То же, Приморского управления хлебопекарной промышленности,
	г. Сучан Приморского края
1972-1986	Партизанский хлебокомбинат Приморского управления
	хлебопекарной промышленности,
	г. Партизанск Приморского края
1986-1990	То же, Приморского управления хлебопекарной и макаронной
	промышленности,
	г. Партизанск Приморского края

Дата первого поступления фонда	МЕСТОНАХОЖДЕНИЕ ФОНДА (название архива)	№ фонда
		Прежний № фонда
1	2	3
08.02.2006	Архивный отдел администрации Партизанского городского округа	№ 99

Учет неописанных документов

Дата записи	ПОСТУПЛЕНИЕ		ВЫБЫТИЕ		Наличие (остаток) ед.хр. (документов, листов)
	Наименование, №, дата документа	Кол-во ед.хр. (документов, листов)	Наименование, №, дата документа	Кол-во ед.хр. (документов, листов)
1	2	3	4	5	6
08.02.2006	акт приема-	18 п.хр.			18 пост.хр.
	передачи	122 л.с.			122 л.с.
	№ 1 от 08.02.2006
15.05.2006			акт описания	140	0
			№ 1 от 15.05.2006

См. продолжение, лист 2

(Оборотная сторона листа фонда)

Дата записи	ПОСТУПЛЕНИЕ				ВЫБЫТИЕ			Наличие (остаток) ед.хр.
	№ описи	год	название описи или аннотация (краткая характеристика документов)	кол-во ед.хр.	№ описи	наименование, №, дата документа	кол-во ед.хр.	по дан- ной описи	по фонду в целом
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
15.05.2006	1	1960-1992	пост.хр.	18				18	18
15.05.2006	2	1940-1992	л.с.	122				122	140

Продолжение, ф. Р-99, лист 2

ЛИСТ ФОНДА

Крайние даты каждого названия фонда	НАЗВАНИЕ ФОНДА
1	2
1990-1992	Партизанский хлебокомбинат Приморского производственного
	объединения хлебопекарных и макаронных предприятий,
	г. Партизанск Приморского края

Дата первого поступления фонда	МЕСТОНАХОЖДЕНИЕ ФОНДА (название архива)	№ фонда
		Прежний № фонда
1	2	3
	Архивный отдел администрации Партизанского городского округа	№ 99

Учет неописанных документов

Дата записи	ПОСТУПЛЕНИЕ		ВЫБЫТИЕ		Наличие (остаток) ед.хр. (документов, листов)
	Наименование, №, дата документа	Кол-во ед.хр. (документов, листов)	Наименование, №, дата документа	Кол-во ед.хр. (документов, листов)
1	2	3	4	5	6

Учет описанных документов

Дата записи	ПОСТУПЛЕНИЕ				ВЫБЫТИЕ			Наличие (остаток) ед.хр.
	№ описи	год	название описи или аннотация (краткая характеристика документов)	кол-во ед.хр.	№ описи	наименование, №, дата документа	кол-во ед.хр.	по дан- ной описи	по фонду в целом
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

(Оборотная сторона продолжения листа фонда)

Дата записи	ПОСТУПЛЕНИЕ				ВЫБЫТИЕ			Наличие (остаток) ед.хр.
	№ описи	год	название описи или аннотация (краткая характеристика документов)	кол-во ед.хр.	№ описи	наименование, №, дата документа	кол-во ед.хр.	по дан- ной описи	по фонду в целом
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

РЕЕСТР ОПИСЕЙ ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ

№ пп	Номер фонда	Номер и название описи	Количество ед. хр.		Крайние даты	Кол-во экз.	Примечания
			всего	в т.ч. по л.с.
1	2	3	4	5	6	7	8
195.	97	опись № 1 пост.хр.	2	-	1986-2002	3
196.	97	опись № 2 л.с.	34	-	1961-2002	3
Итого на 01.01.2006 г. 196 (сто девяносто шесть) описей,
в том числе поступило в 2005 г. 10 (десять) описей,
выбыло в 2005 г. 0 (ноль) описей
Заведующий архивным отделом Н.Н.Осокина
31.12.2005
2006 год
197.	98	опись № 1 пост.хр.	53	-	1967-2000	3
198.	87	опись № 1 пост.хр.	19	-	1995-1998	3
199.	100	опись № 1 пост.хр.	6	-	1955-1959	3
200.	100	опись № 2 л.с.	58	58	1948-1959	3
201.	100	опись № 3 л.с.	20	20	1948-1959	3
202.	100	опись № 4 л.с.	19	19	1957-1960	3
Итого на 01.01.2007 г. 202 (двести две) описи,
в том числе поступило в 2006 г. (шесть) описей,
выбыло в 2006 г. 0 (ноль) описей
Заведующйиархивным отделом Н.Н.Осокина
31.12.2006
2007 год

Л.Н.Кузевичева - консультант архивного отдела Приморского края


Порядок и учет выдачи дел из архивохранилищ




Мы решили обратить внимание на эту тему по причине того, что учет выданных документов их архивохранилища практически не ведется и при составлении годовых отчетов архивные отделы городских округов и муниципальных районов показывают не точную цифру выданных документов.

Зачастую в отчетах не указываются цифры выданных документов во временное пользование, в читальный зал и работникам архива для служебных целей.

Порядок и учет выдачи документов из архивохранилища осуществляется в
соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 18.01.2001 № 19, зарегистрированные в Минюсте России 06.03.2007.

Документы выдаются из архивохранилища с письменного разрешения директора архива или начальника архивного отдела администрации городского округа или муниципального района (далее - руководителя):

- пользователям в читальный зал;

- работникам архива для служебных целей:

- для исполнения социально-правовых, имущественных тематических запросов;

- для подготовке публикаций, семинаров, конференций, уроков, лекций;

- для разработки и усовершенствования НСА к документам архива (путеводители, обзоры, указатели, исторические справки и т.д.);

- научно-технической обработке неописанных документов;

- выявления документов для реставрации и подшивке;

- экспонирования документов.

- работникам лаборатории архива или специализированным организациям – для проведения работ по созданию страхового фонда или специальной обработки при наличии договора с организацией.

- во временное пользование:

- фондообразователям;

- судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам при наличии гарантийного письма от них, для экспонирования архивных документов, при наличии договора о проведении выставки и соответствующего приказа руководителя.

Выдаваемые из архивохранилища документы, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель и лист использования документов.

На место документов, выданных из архивохранилища, кладется карта-заместитель (приложение № 14 приказа Минкультуры от 10 сентября 2007 года

№ 1273, бюллетень № 81, красная книжечка)

Выдачу документов из архивохранилища и прием их обратно, полистную проверку наличия и состояния архивных документов перед выдачей их из архивохранилища и при возврате, производит работник архивохранилища.

Обязательной полистной проверке наличия и состояния перед выдачей документов из архивохранилища и при их возврате подлежат:

уникальные документы и особо ценные документы;

архивные документы, имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные камни и металлы;

несброшюрованные архивные документы;

дела, ранее не выдававшиеся из архивохранилища и не имеющие листов-заверителей;

дела, содержащие автографы, графические документы, почтовые и гербовые знаки, печати, открытки, конверты с адресами, марками, и другие архивные документы, потенциально представляющие интерес для коллекционеров.

Отметка о проведенной полистной проверке ставится в листе-заверителе.

Из архивохранилища не выдаются документы, не прошедшие научное описание, техническую обработку и оформление.

Выдача из архивохранилища подлинников документов, документов в неудовлетворительном физическом состоянии осуществляется в исключительных случаях с письменного разрешения руководителя архива.

Учет выданных из архивохранилища документов осуществляется в книгах выдачи дел из хранилища, которые ведутся раздельно по каждому архивохранилищу, (это касается госархива и тех архивов, которые ведут учет выданных дел в каждом хранилище раздельно) и виду выдачи документов.